kokous-ja tapahtumasuunnittelijat Aikajana ja tarkistuslista
Lataa Kokoussuunnittelijoiden tarkistuslista PDF täältä
Destination Colorado on standardi ikimuistoisimmille ja tuotteliaimmille kokouksille. Colorado ylpeilee 300 päivän auringonpaisteella, jossa on loputtomasti vaihtoehtoja aktiviteetteihin, kuten vapaan biisonin katseluun Denverin ja Fort Collinsin tasangoilla Grand Junctionin lähellä sijaitseviin viinitarhoihin ja postikortteihin-Aspenin, Telluriden ja Buena Vistan täydelliset huiput. Kaikki, mitä Coloradolla on tarjottavanaan, ensimmäinen kysymyksesi pitäisi olla: ”Miksi kokouksenne eivät ole Coloradossa?”
Tapahtumasuunnittelutyökalut: Destination Colorado on luonut tämän ladattavan kokoussuunnittelijoiden aikajanan tarkistuslistan varmistaakseen, että seuraava tapaamisesi ei ole vain onnistunut vaan ikimuistoinen.
18 kuukautta
Kyllä, 18 kuukautta (puolitoista vuotta ennen kokousta) sinun pitäisi suunnitella kokoustasi tai tapahtumaa. Tuntuuko pitkältä ajalta? Työn vakaus. Hehän kutsuvat sitä kokoussuunnitteluksi syystä, eikö? Kun olet päättänyt, että Colorado on paikka määränpää kokous seuraava kysymys pitäisi olla, ” mikä on kokous noin?”Tähän kysymykseen vastaaminen auttaa varmistamaan tavoitteidesi täyttymisen ja pitämään sinut ajan tasalla koko suunnitteluprosessin ajan.
sisäisessä viestinnässä
selvitä ensin tapahtumasi tavoitteet ja tavoitteet. Kuten tuttu sananparsi sanoo: ”et voi osua kohteeseen, jota et näe.”Lisäksi varmista, että tavoitteesi ovat mitattavissa, jotta voit tarkastella tapahtumasi onnistumista sen valmistuttua ja tehdä tarvittaessa muutoksia. Laadi myös alustava esityslista, vieraslista ja luo protokolla henkilökunnan, sponsoreiden, näytteilleasettajien, puhujien, lehdistön ja rekisteröijien kanssa, jotta odotukset ovat selkeitä, jotta kysymykset reititetään asianmukaisesti. Perustamalla myynninedistämistoimintasuunnitelmat (Muistatko tehtävänimikkeesi kokoussuunnittelijana?) tällä hetkellä auttaa selventämään ”kuka-on-käsittely-mitä”, jotta voit tarkistaa, päivittää ja valmistella kaikki käytännöt, jotka koskevat tapahtumaa ja pitää kaikki asiaankuuluvat työntekijät ajan tasalla.
yksi tapa auttaa sinua ja henkilökuntaasi pysymään oikeilla raiteilla on luoda kalenteri henkilökunnan kokouksista, puhelinkonferensseista ja webinaareista. Kalenterissa tulisi olla kaikki tiedossa olevat tulostusvaatimukset, aikataulut ja määräajat kaikille mukana oleville. Suunnittele tapahtumaan liittyvät tehtävät niin, että voit varmistaa odotusten täyttymisen ja vastuiden välittämisen.
monissa tilaisuuksissa on mukana tutkimus-ja pääpuhujia. Kahdeksantoista kuukauden merkki on erinomainen aika luoda suuntaviivoja toimittamista papereita, jotta voit ja tiimisi runsaasti aikaa tarkistaa ja valita puhujia sekä antaa heille aikaa suunnitella oman tapahtuman.
taloudellinen tilanne
koskaan ei ole liian aikaista aloittaa alustavien budjettiluokkien valmistelua sijoitetun pääoman kokonaismäärän määrittämiseksi. näihin kuuluvat AP/AR-ja rahoitusmenettelyt, rekisteröinti-ja peruutusrakenteet, näyttelymaksut ja tarvittaessa uudet rahoituslähteet. Hyvä alustava talousarvio sisältää myös havainnot menneisyyden, nykyinen, ja mahdolliset rahoituslähteet, ja se on hyvä idea luoda vakuutusturva. Et halua, että tapahtumakävijät väittävät whiplashia hämmästyttävän näytteilleasettajan näyttöjen vuoksi.
tapahtumapaikka
Coloradolla on tarjottavanaan monia paikkoja, joten sinun ei pitäisi olla ongelma valita sivustoa, joka ylittää sinun ja osallistujien odotukset. Tunnista mahdolliset tapaamispäivät mahdollisimman pian ja sinulla on yleinen käsitys siitä, kuinka monta vierasta odotat osallistuvasi tapahtumaasi. Seuraava askel? Suuntaa www.destinationcolorado.com löytää täydellinen paikka. Kun olet lähettänyt kokousvaatimukset valitsemillesi sivustoille-Ehdotuspyynnöt (RFP: t) – voit alkaa koota osallistujalistan. Kun sivuston ehdotuksia alkaa virrata, älä unohda ajatella Majoitus tarpeet osallistujille. Se ei ole mitään järkeä on täydellinen paikka samalla vaativat osallistujia nukkumaan kokouskeskuksen käytävällä penkit. Jos näin on, niin haluan suositella seuraavaa suunniteltua liikkua; tarkistaa luokiteltu n työpaikkaluettelot.
kun olet valinnut muutaman tapahtumapaikan, tee pistokaskäyntejä paikan päällä varmistaaksesi tapahtumapaikkaa koskevien tietojen oikeellisuuden sekä tunnistaaksesi mahdolliset hotellihinnat ja korttelit. Kun tämä on valmis, olet valmis julkaisemaan alustavat tapahtumatiedot verkkosivustollesi ja aloittamaan tapahtumasi markkinoinnin.
viisitoista kuukautta pois
viidentoista kuukauden merkki on oiva aika keskittyä oman tapahtuman markkinointiin. Markkinointitehtäviin tulisi kuulua myynninedistämisstrategian kehittäminen, lehdistötiedotteiden laatiminen ja erityisvaatimusten hahmottaminen eri toimittajille, kuten mainonta, pitopalvelut, sisustajat, viihde, rahdinkäsittelijät, huonekalut, painatus ja rekvisiitta, turvallisuus ja muut palveluntarjoajat. Älä kaihda delegointia, sillä sinun täytyy muodostaa komiteoita ja suorittaa monia PR-tehtäviä tulevina kuukausina. Ensimmäisiin PR-tehtäviin tulisi sisältyä ensimmäisten kokousilmoitusten ja myynninedistämismateriaalien postittaminen mahdollisille osallistujille ja näytteilleasettajille tarvittaessa.
seuraa budjettiasi. Alat saada käsityksen todellisista kustannuksista, kun vahvistat paikkasi ja tunnistat tavarantoimittajiesi tarpeet. Pysymällä edelleen budjetissa saat kiitosta esimiehiltäsi sekä luottamusta kykyihisi (ja mahdolliseen työsuhdeturvaan). Miten pysyt budjetissasi? Kaksi tapaa: joko lisäämällä rahoitusta tai neuvottelemalla palveluntarjoajien kanssa. Mitä aikaisemmin voit asettaa takuut, sitä paremmin voit ennustaa lopulliset kulut. Tämä menee pitkälle varmistaa tarpeet tapahtuman täyttyvät ja antaa sinulle tilaa keskittyä muita tärkeitä tietoja, kuten tarpeet keynote puhujia, laitteet, ja majoitus.
kaksitoista kuukautta pois
kahdentoista kuukauden raja on hyvä aika tarkastella hotellisopimuksia ja niihin liittyviä määräaikoja. Luo lopullinen kokousbudjetti ja tee tarvittaessa muutoksia kirjanpitokäytäntöihisi. Saatat myös haluta laatia alustavan kokousaikataulun tiedotusvälineille, jossa hahmotellaan seuraavat kaksitoista kuukautta, jotta markkinointisuunnitelmasi on raiteillaan. Muihin tehtäviin tulisi kuulua puhelinsovelluksen konferenssiesitteen laatiminen, mukaan lukien kopiointi, asettelu ja palkintokategorioiden ja valintaperusteiden laatiminen.
kymmenen kuukautta
nyt on hyvä aika jatkaa markkinointiponnisteluja järjestölehtien ja uutiskirjeiden kautta. Muista sisällyttää Elämäkerrat, headshots, ja esittelyt Oman juontajat tehokkaasti saavuttaa tavoite osallistujia.
Jatkakaa siivoustyötä laatimalla päälista ehdotetuista ohjelmanaiheista, hiomalla yleisistuntojen, työpajojen ja oheistapahtumien pääformaattia sekä vertaamalla majoitustiloja. Näin voit saada käsityksen toiminnallisia alueita oman paikka ja ennuste alustavan huoneen tehtäviä tapahtumia ja toimintaa. Tietäen niin paljon kuin mahdollista noin paikka auttaa luomaan ja seurata menettelyjä ja valvontaa istuntoja ja pääsy tapahtumiin.
jos haluat olla pelin edellä, tee lopulliset valinnat kaikilta jäljellä olevilta toimittajilta ja seuraa mahdollisia papereita, joita harkitset esitettäväksi. Kun aikaa arvioida uudelleen kohdemarkkinoiden ja valmistella materiaaleja esitteen myös perustaa itse menestykseen myöhemmin.
kahdeksan kuukautta pois
jos olet tehnyt kotiläksysi ja olet täyttänyt määräaikasi, kahdeksan kuukauden merkki on sinulle ja tiimillesi aika ottaa rauhallisesti, sanoi kukaan koskaan. Huumori syrjään, tämä on aika, jolloin kaikki ponnistelut alkavat tulla yhteen. Seuranta on kuitenkin edelleen avainasemassa, jotta tapahtumasi sujuisi sujuvasti. Aloita lopullinen valinta papereita ja määrittää palkinnon ehdokaslistat. Lähetä ensimmäinen kokousesite sähköpostilla ja valmistele tarvittaessa toinen näytteilleasettajan pyyntö. Tämä pitää sinut ajan tasalla kaikista muutoksista, jotka on käsiteltävä ennen kuin välität päivitykset tapahtumapaikallesi.
osallistujien osalta, kun saat ilmoittautumislomakkeet, haluat käsitellä ne ja alkaa lähettää ennakkoilmoittautumisvahvistuksia. Harkitse myös rekisteröintilistojen ja nimikylttien laatimista ja laadi protokolla siitä, miten vieraasi saavat valtakirjansa.
muita hallinnollisia tehtäviä ovat muun muassa hotellitoimintatilakaavioiden laatiminen ilmoittautumista, yleisiä istuntoja, työpajoja, sosiaalisia tehtäviä ja niin edelleen varten. Määritä kaikkien tapahtumien lopullinen aikataulu ja pyydä aktiivisesti mainostajia ohjelmakirjaasi, jotta voit varmistaa markkinoiden kyllästymisen erityisille väestötiedoillesi.
neljän kuukauden päästä
on aika lähettää toinen promootioesite potentiaalisille osallistujille ja tehdä lopulliset valinnat palkinnon saajista. Jatkamalla pyytämistä ja seurantaa näytteilleasettajien, sponsoreiden ja mainostajien kanssa voit varmistaa, että kaikkien tarpeet täyttyvät. Tämä on myös aika tunnistaa materiaaleja rekisteröintipaketteja ja tilata konferenssipaketteja. Älä unohda suunnitella ja tulostaa kaikkia pääsylippuja kokoustoimintoihin ja tilata kaikki tarvittavat huonekalut ja laitteet paikan päällä, mukaan lukien huoneen sisustus, kuten kyltit ja kukat juhlapöytiin. Kaikki ruoka-ja juomavalikoimat on vahvistettava, ja palkinnot on tilattava niihin liittyvine materiaaleineen. Henkilöstön osalta on alettava yksilöidä ja jakaa paikan päällä tehtäviä henkilöstövastuita ja laadittava tiedotustilaisuudet koko tapahtumaan osallistuvalle henkilöstölle.
jos haluat lisätä juhlaasi eläytymistä, harkitse, onko sopivaa antaa lahjoja puhujillesi ja muille arvovieraille. Tämä on erinomainen tapa osoittaa arvostusta heitä kohtaan, ja se voi rohkaista puhujia palaamaan tuleviin tapahtumiin.
kahdesta neljään kuukautta pois
olet melkein perillä. Asiat alkavat kuumentua, mutta koska taju kokoussuunnittelija olet valmis ja luottavainen varmistaa onnistumisen tapahtuman, eikö?
kahdesta neljään kuukautta on aika, jolloin sinun on laadittava erityinen kokousnumero uutiskirjeeseesi tai muihin aikakauslehtiin muistuttaaksesi yleisöäsi tapahtumasta. Voit myös tarkistaa ja vahvistaa istuntoaikataulusi, huonetehtäväsi ja toimintohuonekaaviosi tapahtumapaikan tilojen ja sopivien tapahtumatoimittajien kanssa. Makuutilan noutolistan määrittäminen, turvallisuustarpeet, riskinhallintaprotokollan luominen ja sen vahvistaminen, että tapahtumasi on Amerikan Vammaislain (ADA) mukainen, on myös hyvä idea.
muita jatkotehtäviä ovat mm.tapahtuman budjetin tarkistaminen ja säätäminen tarpeen mukaan, tulostimen valitseminen ohjelmakirjaasi, jos et ole vielä tehnyt sitä, sekä tapahtuman arviointilomakkeiden valmistelu ja tulostaminen palautetta varten.
tapahtumapäivä
Voitko uskoa? Olet työskennellyt kovasti viimeiset puolitoista vuotta ja päivä on vihdoin koittanut! Onneksi sinulla on vielä töitä.
paikan päällä
muista tavata konferenssipäällikkösi ja käydä läpi heidän tilansa saavuttuasi. Näin saat hyvän käsityksen Huoneiden koosta, istumapaikoista, virran saatavuudesta ja palokäytävistä. Vahvista myös haluamasi asennustyylit (teatteri, Luokkahuone, juhla-ateria) ja pöytävalinnat (6′-10′ jalka pöydät, pyöreät pöydät).
jokainen huone
läpäistyäsi, vahvista, että jokainen juhlasali on varustettu asianmukaisilla palveluilla, kuten; pöydät / liinavaatteet, tuolit, baarimikot, viina, pitopalvelut, ja ainakin yksi konsultti käsittelemään erityistarpeita ja kysymyksiä osallistujille. Sopivien alueiden paikantaminen opasteille ja palkkioille on myös hyvä idea määrittää asennuksen aikana.
Rekisteröintipiste
tapahtumapaikkasi voi olla ennalta määrätty alue rekisteröintipöytääsi varten, joten on tärkeää neuvotella konferenssipäällikön kanssa sijainnista (koska tapahtumapaikkasi voi pitää useita tapahtumia samana päivänä). Kuulla rekisteröinti puitteet ja menetelmät, maksut, nimi merkit, rekisteröintiluettelot, raportit, ja henkilöstö. Kokoussuunnittelijana sinun tulee valvoa rekisteröintien, maksujen, talletusten, palautusten ja peruutusten käsittelyä, vahvistamista ja raportointia. Jos tapahtumasi hyväksyy paikan päällä suoritettavat maksut, on hyvä määrittää protokolla maksujen suojaamiseksi. Seuraa myös rekisteröintilistojen ja-merkkien valmistelua ja varmista, että kokoat rekisteröintipaketit ennen tapahtuman avaamista.
Staffing
Conduct pre-conference and daily staff meetings and gave instructional briefings for your registration staff, data collectors, volunteers, and others. Varmista, että henkilökuntasi tuntee komentoketjun ja viranomaistasot, jotta varmistat asianmukaisen vastuutason. Jokaisen päivän vaatimukset on aina hyvä käydä läpi ja tuoda esiin seuraavan päivän tarpeet myös henkilökunnan kanssa. Tarkista vastuut, menettelyt ja päällekkäiset alueet, kuten rekisteröinti, ruokatakuut, kaiuttimet, vipit, mediahuone asetelmia, puoliso/vieras/lasten tapahtumia, näyttelyitä, sponsorit, ja niin edelleen.
tavarat
Järjestä tilanhoitajan kanssa päivittäinen laskutarkastus, joka vahvistaa ja valvoo kaiken tapahtumaan liittyvän materiaalin toimitusta ja noutoa. Konsultoi kokoustukihenkilöstöä tarpeen mukaan avustusten myöntämiseksi ja suorita konferenssin jälkeinen lopetuskokous laitososastojen ja toimittajien kanssa tarpeen mukaan.
muita
muita tapahtuman huolenaiheita ovat valokuvaajan, videokuvaajan tarpeiden määrittäminen, hotellivarausten ja kuljetuksen vahvistaminen, tervetuliaislahjojen toimittaminen osallistujille, koristeet mukaan lukien tervetuliaiskyltit, juontajan taustatiedot, suuntaviitteet, viihdetarpeet ja pitopalvelu.
heti tapahtuman jälkeen
jälkiseuranta on aivan yhtä, ellei tärkeämpää, kuin ennalta suunnittelemasi ponnistelut. Varmista, että laadit listan kiitoskirjeistä ja lähetät ne viipymättä tapahtuman päätyttyä. Hanki konferenssiarvioinnit osallistujilta ja henkilökunnalta, pakkaa ja tee inventaario kaikista materiaaleistasi ja sovita raha-asiasi varmistaaksesi, että organisaatiosi on laskutettu asianmukaisesti. Varo piilokustannuksia, jotka sisältyvät toimittajan laskuihin. On aina tärkeää saada myyjäsopimukset kirjallisina ennen palvelujen suorittamista, joten et veloita palveluista, joista ei ole sovittu aiemmin.
Suorita talousarvion jälkeinen tulosarvio ja kerää ja järjestä tietosi lopullisia kokousraportteja varten. Kokousraporteissa on oltava yhteenveto kaikista arviointilomakkeista, joissa on asianmukaiset kustannuskeskukset ja maksuaikataulut.
