Connect Excel to SQL Server: 3 easy Steps

edellisessä artikkelissa puhuimme siitä, miksi tarvitset sekä Exceliä että SQL: ää tiedonhallintaratkaisuissasi, mutta miten liität Excelin SQL Serveriin? Tässä artikkelissa, aiomme näyttää vaiheet ja korostaa keskeinen etu käyttämällä Excel-lisäosa kuten SQL leviää.

mutta, ensin, aiomme uudelleen korkki edut yhteyden Excel dataan SQL Server.

hyödyt Excelin liittämisestä SQL Serveriin

osoittaaksemme Excelin liittämisen edut SQL Serveriin, katsotaanpa esimerkkiä.

tätä laskentataulukkoa käytetään valmistavan yrityksen myyntiedustajien tekemään tarjouksia asiakkaille. Jokaisella myyntiedustajalla on kopio laskentataulukosta, joka sisältää luettelon varastotuotteista ja niiden hinnoista. Luettelo varastoeristä ja hinnoista poimitaan rahoitusjärjestelmästä hallinnoijan toimesta. Lainauslomake käyttää joitakin tietojen validointi lookup kaavat hakea hinnat, kun myynti Rep valitsee kohteen avattavasta.

tämä toimii hyvin, kunnes organisaation on päivitettävä hinnat. Tällöin jokaisen käyttäjän on kopioitava ja liitettävä uusi hinnoittelu laskentataulukkoon (tai käytettävä uutta taulukkolaskentataulukon kopiota). Myös, kun myyntiedustaja luo tarjouksen, he eivät tiedä, ovatko tuotteet todella varastossa.

parempi ratkaisu olisi liittää Excel-laskentataulukko rahoitusjärjestelmän tietokannan inventaariotaulukkoon. Aina kun myyntiedustaja avaa lainauslaskennan, he päivittävät hintatiedot live-tietokannasta. Voimme mennä askeleen pidemmälle ja tehdä yhteyden tietokantaan myös tuoda takaisin nykyiset varastotasot niin, että noteeraukset voidaan valmistaa kohteita todella varastossa.

joten Yhteenvetona voidaan todeta, että Excelin liittämisen edut SQL Serveriin ovat:

• meillä on pääsy ja voimme tarkastella ajantasaisia tietoja
• käytämme yhtä ainoaa luotettua tietolähdettä
• voimme tehdä lennossa analyysin tai koota lähdetietoja käyttämällä yksinkertaisia Excel-toimintoja, kuten pivot-taulukoita

Liitä Excel SQL Server-tietokantaan : 3 helppoa vaihetta

helpoin tapa liittää Excel SQL Server tietokantaan on SQL spreads. SQL Spreads on yksinkertainen Excel-lisäosa.

SQL-Spreadien lataus löytyy täältä, ja asennusprosessi on kuvattu täällä.

Vaihe 1: Kerää tietokantayhteystiedot

tarvitset seuraavat tiedot liittääksesi Excelin SQL Serveriin, joten saat tiedot ensimmäisenä askeleena:

• SQL Server-nimi
• Tietokannan nimi
• taulukko tai näkymä, joka sisältää tarvitsemasi tiedot
• kirjautumistiedot (jos ei käytä Windows-todennusta)

SQL Server-nimen muoto riippuu siitä, asennetaanko SQL Server paikallisesti, verkkoon vai etäsijaintiin (huomaa, että tämä on sama nimi kuin kun muodostat yhteyden SQL Server-palvelimeen SQL Server Management studiossa).

tyypillinen palvelimen nimi	tapaus
Localhost	kun SQL Server on asennettu paikallisesti
localhost\sqlexpress	kun SQL Server Express on asennettu paikallisesti
toimialue\palvelinnimi	kun SQL Server on asennettu yritysverkkoon
IP-osoite	kun SQL Server on asennettu etäpaikkaan

Vaihe 2: Yhdistä SQL Server

kun SQL Spreads on asennettu, näet sen uutena nauha-välilehtenä; Siirry tästä ja napsauta Design Mode-painiketta.

SQL Spreads Designer-paneelissa oikealla puolella, napsauta Muokkaa-painiketta avataksesi SQL Server-yhteysikkunan.

syötä SQL Server-palvelimen nimi SQL Server-nimikenttään:

Valitse, jos haluat muodostaa yhteyden Windows-kirjautumisella (Windows Authentication) tai kirjoita käyttäjätunnus ja salasana (SQL Server Authentication). Windows-todennus on kahdesta vaihtoehdosta turvallisempi (katso lisätietoja tästä).

Click OK. SQL Spreads yrittää muodostaa yhteyden tietokantaan. Jos yhteys onnistuu, tietokantasi näkyvät SQL Spreads Designer-paneelissa.

Vaihe 3: Valitse relevantti taulukko SQL Server

nyt kun olemme luoneet yhteyden Excelistä SQL Serveriin, voimme valita minkä taulukon tietoja haluamme käyttää Excelissä.

SQL Spreads Designerissa klikkaa tietokantaa ja valitse sitten taulukkosi.

heti kun valitset taulukon, taulukon tiedot on merkitty Excel-taulukkoon.

voit nyt nähdä kaikki tiedot SQL Server-taulukossasi ja käyttää niitä Excel-työkirjassasi. Todellinen voima SQL Spreadeilla on kyky päivittää taulukon tiedot SQL Server-palvelussa suoraan Excelistä. Voin esimerkiksi päivittää hinnat tuotetaulukossa suoraan Excelissä ja tallentaa muutokset takaisin SQL Server-palveluun!

esimerkki: yksinkertainen lainauslomake Excelissä yhdistetty SQL Server

palataan aikaisempaan esimerkkiin lainauslomakkeesta ja inventaarioluettelosta. Aiomme muuttaa tätä niin, että lainauslomake saa tietonsa taulukosta SQL server eikä staattinen lista laskentataulukon.

jos haluat seurata tätä esimerkkiä, sinun on päästävä AdventureWorks-näytetietokantaan, johon pääset täältä.

ensin luomme uuden arkin quote_sample-työkirjaan ja jätämme sen Oletusnimellä Sheet2-SQL Serverin tiedot asutetaan täällä.

seuraavaksi otamme yhteyden AdventureWorks-tietokantaan yllä kuvattujen vaiheiden avulla.

Askel (1) : Yhteystiedot

tässä ovat yhteystiedot, joita aion käyttää yhteyden muodostamiseen SQL Server-tietokantaani:

• SQL Server Name: Andy\SQLExpress
• Tietokannan nimi: AdventureWorks
• Table or View: Production.Product
• Login details: Windows authentication

Step (2): Connect to SQL Server

we want to connect to the Product table in SQL Server and populate the ’Product’ sheet in the quote worksheet. Voit tehdä tämän napsauttamalla SQL Spreads > Design Mode ja anna yhteyden tiedot ja laajentaa oikea tietokanta (meidän tapauksessamme, AdventureWorks), jotta voimme valita asiaankuuluvan taulukon (meidän tapauksessamme, tuotanto.Tuote).

Vaihe (3): Valitse tuotanto.Tuotetaulukko SQL Server

klikkaa tuotantoa.Tuotetaulukko luettelossa ja tiedot sisällytetään automaattisesti tuotelomakkeeseen.

voimme nyt käyttää näitä tietoja lähteenä Lainausmalliin, mutta ennen kuin teemme, aiomme tarkastella miten suodattaa SQL: stä palautetut tiedot niin, että vain varastossa olevat kohteet näkyvät.

Napsauta Suodattimet-välilehteä SQL Spreads Designerissa. Alla suodatin tyyppi vaihtoehto, voimme valita ’sarake’ tai ’Custom SQL’. Aiomme valita ’Custom SQL’, koska meidän täytyy suorittaa SQL-kysely, joka palauttaa vain varastossa olevat tuotteet, ja se tarkoittaa, että meidän on liityttävä Tuotetaulukkoon ProductInventory-taulukkoon.

kun napsautat ”Custom SQL” – asetusta, näkyviin tulee tekstiruutu, johon voit syöttää SQL-kyselyn. Käyttötapauksessamme haluamme palauttaa tuoteluettelon liittymiskyselyn kautta, meidän on käytettävä Alikyselyä. Joten, meidän täytyy liittää seuraavat:

Name in (SELECT P.Name AS ProductFROM AdventureWorks.Production.Product AS PJOIN AdventureWorks.Production.ProductInventory AS PI ON P.ProductID = PI.ProductIDJOIN AdventureWorks.Production.Location AS L ON PI.LocationID = L.LocationIDwhere L.Name = 'Finished Goods Storage' AND PI.Quantity > 0GROUP BY P.Name, P.ListPrice)

mukautettu SQL-ruutu:

kun napsautat ”Tallenna”, Tuotetaulukon tiedot pienenevät suodatettuihin tietueisiin. Lopuksi, aiomme päivittää nimetty alue, jota käytettiin tietojen validointi haut Lainauslomakkeessa:

ja, meidän on myös päivitettävä Xlookup-toiminto, jota lainauslomake käyttää saadakseen hinnan, kun käyttäjä valitsee kohteen – sen on viitattava uuteen taulukkoon 2, joka on SQL Serverin tiedot.

That ’ s it! Myyntiedustajamme voivat nyt luoda hintatarjouksia, jotka perustuvat ajantasaisiin hintoihin tuotteille, jotka ovat tällä hetkellä varastossa. Aina kun myyntiedustaja avaa laskentataulukon, tiedot päivittyvät SQL serveriltä.

Bonusominaisuus! Update prices in Excel and save to SQL Server

olemme yhdistäneet Excelin SQL Serveriin, jotta myyntiedustajamme voivat luoda lainauksia, jotka perustuvat ajantasaisiin hintoihin ja saatavuuteen.

voimme mennä askeleen pidemmälle ja tarjota nimetylle käyttäjälle (esim.ylläpitäjälle) mahdollisuuden päivittää tuotteiden myyntihinnat suoraan Excelissä ja saada päivitykset tallennettua takaisin ” tuotantoon.Product ’ – taulukko SQL Server-palvelussa.

esimerkiksi, jos haluaisin muuttaa listan ensimmäisen kohteen hinnan 39 dollariin.99, voin kirjoittaa ListPrice solu ja klikkaa ’Tallenna tietokantaan’ – se on niin helppoa! Tietenkin, haluaisimme tämä ominaisuus lukittu tietyille käyttäjille vain, ja tämä on helppo tehdä kautta SQL leviää.

Yhteenveto

tässä artikkelissa olemme osoittaneet, kuinka helppoa on yhdistää Excel SQL Server käyttäen SQL Spreads-lisäosaa. Kävimme myös läpi esimerkin osoittaaksemme, miten yksinkertainen lainausmerkit laskentataulukko voi käyttää ajantasaisia myyntihintatietoja SQL-tietokannasta, ja miten hinnat tietokannassa voidaan myös päivittää suoraan Excelistä.

Lataa SQL-Spreadien kokeiluversio ja yhdistä Excel SQL Server-palveluun tänään.