digitaalisesti työskentely ei ole enää vapaaehtoista. Se on pikemminkin välttämättömyys. Kun suuret ja kansainväliset organisaatiot on perustettu, työntekijät yhä useammin huomaavat työskentelevänsä ja kommunikoivansa kollegoiden kanssa, joita he eivät ole koskaan tavanneet kasvotusten.
kansainvälisen ja etätyön yleistyminen on nostanut digitaalisen viestinnän merkitystä työpaikoilla. Pikaviestiä ja tekstiä tukevat sovellukset integroituvat yhä enemmän työelämään ja yksityiselämään. Mutta tämä helppous ja nopea viestintä eivät aina tarkoita, että asiat sujuisivat ongelmitta. Jos olet ollut minkäänlaista suhdetta, olet hyvin ovat, että ’Miscommunications’ voi tapahtua usein henkilökohtaisesti. Kuvittele, miten usein näitä väärinkäsityksiä tapahtuu, kun et kuule toisen ääntä!
sosiaaliset teknologiat ovat purkaneet tilan ja ajan Raja-aidat ja antaneet meille lähes välittömän kommunikaation paikasta tai aikavyöhykkeestä riippumatta. Mutta kaikki kehittyneet innovaatiot, tulee joukko uusia esteitä ja uhkia. Vaikka on sivuvaikutuksia, joita emme voi täysin välttää, ne ovat jotain, että voimme lievittää. Tässä joitakin yleisimpiä esteitä viestinnän ja joitakin parhaita tapoja murtaa niitä.
Este #1: perspektiivin puute
jokainen, joka on joskus lähettänyt tekstiviestin tai sähköpostin, tietää tarkalleen, kuinka turhauttavaa voi olla, kun ei tiedä, miten viestittelijä tarkoitti sanansa. Vaikka oikeasta välimerkistä voi olla apua, oikean tulkinnan läpiviemiseen on paljon säröjä. Lähettivätkö he viestin toimistolta? Sängystä? Olivatko he sairaita ja kärttyisiä? Ehkä heidän huomionsa herpaantui, eikä viestissä käsitelty sitä, mistä puhuitte?
jos et pysty asettumaan lähettäjän asemaan, todennäköisyys sille, että vastauksesi voi olla sopimaton kasvaa. Ilman samassa huoneessa olemisen täyttä kontekstia tai tuntematta kyseisen henkilön taustoja viestinnän esteitä rakennetaan liian helposti.
Läpimurto:
ei voi tietää tarkasti, mitä toisen elämässä tapahtuu, ellei hän kerro. Onneksi he voivat tehdä juuri niin sosiaalisen intranetin ohjelmiston avulla. Mahdollisuudet osallistua foorumit tai luoda blogeja avulla yksilöt voivat jakaa tietoa itsestään, joka täyttää tyhjät näiden tekstipohjaisen viestinnän. Ehkä jopa emojit. Vaikka näitä yleisiä viestintämuotoja ei perinteisesti pidetä osana työpaikan sanastoa, ne voivat auttaa joustavassa viestinnässä. Nyt kollegat voivat ottaa vastaan tietoa, saada paremman käsityksen siitä, mitä sanoa tai miten kirjoittaja tarkoitti dialogiaan, ja soveltaa sitä tulevaan digitaaliseen viestintään.
Barrier # 2: No body language:
on niin monia tapoja, joilla ihmiset haluavat kommunikoida, ja suuri osa siitä kuuluu sanattomaan vaihteluun.
mikä siis lasketaan sanattomaksi viestinnäksi?
Yksinkertaisesti sanottuna sanaton viestintä tarkoittaa kaikkea sellaista viestintää, joka ei sisällä sanojen käyttöä.
”se sisältää visuaalisten vihjeiden, kuten kehonkielen (kinesics), etäisyyden (proxemics) ja fyysisen ympäristön/ulkonäön, äänen (paralanguage) ja kosketuksen (haptics) käytön. Se voi myös sisältää kroneemia (ajankäyttö) ja okulesics (katsekontakti ja toimet näköinen puhuessaan ja kuuntelemalla, taajuus katseita, malleja kiinnitys, pupillin laajeneminen, ja vilkkumisnopeus)”
niin monia erilaisia nonverbaalinen viestintä, on vaikea uskoa, että digitaalinen viestintä, kuten teksti ja chat eivät sisällä näitä toimintoja. Monet pelkäävät, että teknologia, joka on olennainen osa ihmisten kommunikointitapaa, syrjäyttää yhä enemmän kasvotusten tapahtuvan viestinnän. Tällöin ihmiset uppoutuisivat liikaa digitaaliseen maailmaan eivätkä olisi tarpeeksi läsnä todellisessa maailmassa.
ilman näitä sanattomia vihjeitä väärät tulkinnat ovat itsestäänselvyys. Tuo huutomerkki voi hämmentää sinua. Oliko tuo viimeinen lausunto sarkasmia vai vakavaa? Merkitseekö tämä yhden sanan vastaus sitä, että he ovat vihaisia tai varmoja? Kehonkieli on sujuvan viestinnän välttämättömyys.
Läpimurto:
olet luultavasti kuullut Tri. Albert Mehrabianin 7-38-55 viestinnän sääntö: 55% Koko viestinnästämme tapahtuu kehonkielellä, 38% äänisignaaleilla ja loput 7% sanoilla. No, toinen tutkimus UCLA osoitti, että jopa 93% viestinnän tehokkuutta määräytyy nonverbal vihjeitä.
prinssi Harryn johtamassa Barack Obaman haastattelussa Obama käsittelee aihetta sosiaalisesta mediasta ja yhteydestä:
”Sosiaalinen media on todella tehokas väline, jolla yhteistä etua ajavat ihmiset voivat kokoontua ja tutustua toisiinsa ja olla yhteydessä toisiinsa. Mutta sitten on tärkeää, että he pääsevät offline-tilaan, tapaavat pubissa, tapaavat jumalanpalveluspaikassa, tapaavat naapurustossa ja tutustuvat toisiinsa.”
digitaalinen viestintä on loistavaa, mutta myös Obaman neuvoja kannattaa noudattaa. Seuraa tilannetta mahdollisuuksien mukaan. Mene sinne ja tapaa kasvotusten. Jos tapaaminen henkilökohtaisesti todella on pois korteilta – esimerkiksi, jos sinulla on kollegoita Singaporessa, kun operoit Yhdysvaltain itärannikolta-kokeile satunnaista siirtymistä tekstistä videoneuvotteluun tai FaceTimeen. Liikkeiden ja maneerien opettelulla voi päästä pitkälle kommunikaatiovirheiden määrän laskemisessa.
lähde: Lifesize.com
Barrier # 3: mitkään tunneviitteet
persoonallisuus ja emotionaaliset piirteet eivät yksinään voi olla este työpaikalla tapahtuvalle kommunikaatiolle. On vaikea ymmärtää työkavereita 100% ajasta, varsinkin kun voi vain olla tutustumassa heihin. Laskeminen esimerkiksi etäisyyksissä ja digitaalisessa viestinnässä vie nämä vaikeudet seuraavalle tasolle. Kun käsittelet jotakuta tietokoneen ruudun kautta, et ole tietoinen hänen tunneperäisistä piirteistään tai henkilökohtaisista mieltymyksistään.
jokainen on erilainen! Jotkut kollegat turhautuvat helposti. Jotkut tarvitsevat perusteellisen selityksen ennen kuin kuittaavat mitään. Toiset saattavat loukkaantua hatun pudottamisesta. Tutkimus, jonka otsikkona on ” tekeekö verkkoteknologia meistä enemmän vai vähemmän seurallisia? Northwestern Universityn alustava tarkastelu ja tutkimuspyyntö selitti sen hyvin.:
” vertaa parhaan ystäväsi tai tuntemattoman twiitin lukemista. Parhaan ystäväsi kanssa ymmärrät jo heidän tyypilliset ajatuksensa ja tunteensa (KS.Stinson & Ickes, 1992), antaen twiitille sekä asiayhteyden että tunnerikkauden, joka syventää entisestään ymmärrystäsi ystäväsi henkisistä prosesseista – ja siten rakentaa sosiaalisuutta. Ventovieraan twiitistä sen sijaan puuttuu taustayhteys, se antaa vähemmän tietoa taustalla olevista mielentiloista ja heikentää sosiaalisuutta.”
digitaalitekniikalla on taipumus jättää kommunikaattorit pimentoon, kun kyse on arkaluonteisemmista intiimiyden ja temperamentin kysymyksistä. Ilman jonkinasteista perehtyneisyyttä tai tietoa kollegoiden persoonista, joutuu jossain vaiheessa väkisinkin lankaan.
Läpimurto:
Tutustu työkavereihisi! Viestintä ja tiimityö kulkevat käsi kädessä. Hyödynnä asioita, kuten yrityksen retkiä ja bloggaaminen intranetin kautta. Monet nykyajan työpaikan teknologiat integroivat sosiaaliset ominaisuudet standardiksi, toistaen kuluttajamarkkinoilla nähtyä menestystä: hyödynnä näitä työkaluja tykkäämiseen, jakamiseen, kommentointiin. Kaikkien näiden mahdollisuuksien avulla voit tutustua paremmin ihmisiin, joiden kanssa teet läheistä yhteistyötä tulevaisuudessa, ja voi toivottavasti auttaa sinua paukuttamaan mahdolliset epäjohdonmukaisuudet.
este # 4: Alhainen kiireellisyys = viivästynyt vastaus
domon mukaan maailmanlaajuisesti lähetetään 913 242 000 tekstiä joka tunti joka päivä, lukuun ottamatta sovellusten välistä viestittelyä. Mutta valitettavasti pelkkä viestin lähettäminen ei takaa vastausta. Me kaikki olemme kokeneet, että viesti jää vastaamatta, mikä on järkevää, kun näkee, miten tekstien keskimääräinen vastausprosentti on 45. Sähköpostit ovat vielä alhaisempia.
lähde: SlideShare.net
me kaikki olemme syyllisiä siihen, että unohdamme prioriteettimerkityn sähköpostin tai kieltäydymme lähettämästä kipeästi kaivattua lukukuittia. Tämä johtuu siitä, että kun olemme sermin turvallisuuden takana, siellä ei ole ketään, joka jahtaisi sinua henkilökohtaisesti tai roikkuisi olkasi yli, kunnes he saavat vastauksen. Ne ovat riippuvaisia siitä, että kirjoitat ja lähetät vastauksen. Kiireellisyyden tunne ei siirry digitaalisesti yhtä helposti kuin kasvotusten, ja ilman sitä vastausten oikea-aikaisuus voi kärsiä. Tämä voi johtaa siihen, että vastaanottaja menettää luottamuksensa sinuun,tai mikä pahempaa, tuntuu kuin et arvostaisi heitä.
Läpimurto:
merkittävintä on kohdella muita niin kuin haluaisi itseään kohdeltavan. Vaikka viivästyneisiin vastauksiin on oikeutettuja syitä, niiden rajoittamiseksi sinun on ymmärrettävä, että kaikki viestit merkitsevät kiireellisyyttä (ellei toisin mainita). Jos et todella voi antaa nopeaa vastausta, niin lähettämällä nopeasti huomata, että voit käsitellä asiaa myöhemmin tai ”palaan asiaan” voi mennä pitkälle kohti parempaa viestintää.
este #5: liian helppo katkaista
yksi tärkeimmistä eroista tosielämän ja digitaalisen maailman välillä on se, että ihmiset voivat ottaa etäisyyttä. Vaikka digitaalinen teknologia voi tuoda ihmisiä yhteen ympäri maailmaa, kaikki se kestää on napin painalluksella sammuttaa ja katkaista. Offline-keskustelussa johtopäätökset tehdään vähäisen tai olemattoman tiedon perusteella. Toisin kuin offline-keskustelussa, lukijat eivät ole hyötyä asioita, kuten sävy, sävelkorkeus, outoa taukoja. Tämä jättää meidät epäedulliseen asemaan, kun se tulee vuorovaikutuksessa digitaalisesti.
Oletko huomannut, että on paljon helpompaa sanoa joitakin asioita tekstin päällä kuin kasvotusten? Se on sama käsite. Ristiriidat syntyvät luontevammin verkkokeskusteluissa, sillä tietynlainen rohkeus syntyy, kun lukija ei näe kasvojasi. Verkossa on enemmän hämäryyttä ja anonymiteettiä, mikä usein lisää sosiaalista etäisyyttä ja vaikeuttaa syviä ihmissuhdeyhteyksiä.
Läpimurto:
havainnointi voi tehdä tässä tapauksessa ihmeitä. Monesti lukija luo negatiivista kontekstia sinne, missä sellaista ei ole. Jo pelkkä epäilyksen antaminen lähettäjälle voi säästää sinut paljolta murheelta ja estää väärinkäsityksen sen jäljiltä. Jos sinusta tuntuu, että digitaalinen kommunikaatiosi kallistuu yhä vastakkainasettelun suuntaan, ota askel taaksepäin ja vastaa puhelimeen. On vähemmän mahdollista, että mitään ei ymmärretä väärin sillä tavalla.
esteiden ylittäminen
työpaikoilla digitaalinen viestintä on merkittävästi ohittanut kasvokkaisen kanssakäymisen. Tätä muutosta ovat ajaneet monet voimat, kuten etätyöntekijöiden ja liikkuvien työntekijöiden lisääntyminen ja teknologiajohtoisten sukupolvien (Gen Y ja Gen Z) kasvava väestö. Ironista kyllä, juuri se, mikä on tarkoitettu yhdistämään meitä, voi tehdä meistä vähemmän sosiaalisia, vähemmän syviä yhteyksiä. Jotta nämä digitaalisen viestinnän esteet voitaisiin todella murtaa, viestijöiden on varottava, etteivät chat ja teksti Korvaa ihmiskontaktia työpaikalla kokonaan.
ei ole epäilystäkään siitä, että nämä digitaaliset teknologiat ovat hämmästyttäviä ja edistyksellisiä käsitteitä. Tärkeintä on varmistaa, että viestintä on selkeää.
