Asiakirjojen hallinta on prosessi, jossa tietoa luodaan, jaetaan, järjestetään ja tallennetaan tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Asiakirjojen hallintajärjestelmän luominen on yrityksille välttämätöntä.
monien yritysten kohdalla asiakirjahallintajärjestelmän painopiste on asiakirjojen järjestämisessä ja tallentamisessa. He haluavat tallentaa asiakirjoja organisoidusti ja turvallisesti, jolloin asiakirjojen löytäminen on helppoa.
jos kirjoitat ”asiakirjahallintajärjestelmän” mihin tahansa hakukoneeseen, saat pitkiä luetteloita asiakirjahallinnan ”ratkaisuista”, joista monet sisältävät ohjelmistoja tai sovelluksia, jotka ylistävät paperittoman toimiston etuja.
asiakirjahallintajärjestelmän luominen
riippumatta siitä, käytätkö ohjelmistoa vai et, jotta yrityksesi asiakirjahallinta toimisi tehokkaasti, sen on noudatettava joitakin parhaita käytäntöjä. Näihin neljään kysymykseen vastaaminen auttaa sinua kehittämään asiakirjahallintajärjestelmän:
mitkä ovat asiakirjojen laatimissäännöt?
laskut, maksumuistutukset, myyntisopimukset, sähköpostit, taseet, laskentataulukot, raportit – kaikki yritykset luovat erilaisia asiakirjoja liiketoimintansa normaalin toiminnan aikana. Jotta asiat pysyisivät järjestyksessä, yritysten on laadittava säännöt asiakirjojen luomiseksi.
esimerkiksi:
- onko olemassa sisäisiä malleja joillekin tavallisille liikeasiakirjoillesi, kuten kirjeille ja laskuille? Missä ne sijaitsevat?
- onko olemassa sisäistä tyyliohjetta, jota pitää noudattaa?
- pitäisikö uusissa asiakirjoissa mainita päivämäärä ja kellonaika?
- mitä menettelyjä on noudatettava näiden asiakirjojen jakamisessa tai tarkistamisessa?
joidenkin pienten yritysten kohdalla dokumenttien luomisessa on merkitystä vain sillä, missä eri yritysdokumenttien mallit sijaitsevat ja miten niitä tulisi käyttää. Kuitenkin, jos dokumenttien luomiseen yrityksessäsi liittyy eri ihmiset tekevät yhteistyötä, tarkistaa tai päivittää asiakirjoja, sinun täytyy viettää aikaa päättää, miten nämä asiat olisi tehtävä tehokkuuden ja johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
miten asiakirjoja säilytetään?
itse asiassa tähän kysymykseen liittyy kaksi näkökohtaa. Ensimmäinen koskee varastoinnin fyysisiä näkökohtia. Vaikka pieni yrityksesi tallentaa asiakirjoja arkistokaapeissa, on kustannuksia liittyy varastointi – ei vain kustannukset tiedostojen, mutta aika sinä tai työntekijät viettävät arkistointi tai hakemiseen asiakirjoja. Itse asiassa, useimmat pienet yritykset, suurin kustannukset liittyvät varastointi on luultavasti kustannukset hukkaan aikaa, kun ihmiset etsivät asiakirjoja.
toinen asiakirjojen säilyttämisen osa-alue on organisatorinen. Miten asiakirjat arkistoidaan? Asiakirjojen arkistoinnissa keskeistä on hyvien tiedostonhallintakäytäntöjen noudattaminen. Miten käsittelet tiedostoja, jotka ovat vanhentuneita tai valmiita hävitettäväksi asiakirjahallintajärjestelmässäsi?
käyn esimerkiksi jokaisen vuoden alussa läpi tietokoneellani olevat eri työhön liittyvät tiedostot, poistan ne, jotka eivät ole enää ajankohtaisia, luon uusia kansioita, jotka on merkitty vuoden ja/tai aiheen mukaan, siirrän tiedostoja tarpeen mukaan.
sama voidaan tehdä paperisten tiedostojen kanssa. Ei ole vaikeaa poistaa vanhoja asiakirjoja kansiosta ja luoda uusi etiketti, jossa on ”vanha” otsikossa. Jotkut ohjelmistoratkaisut tarjoavat automaattisia arkistointivaihtoehtoja. Microsoft Outlook, esimerkiksi, voit arkistoida vanhoja sähköposteja.
miten asiakirjahakua voidaan yksinkertaistaa?
tämä kysymys pääsee dokumenttien hallintajärjestelmän ytimeen. Tutkimus osoittaa, että tärkeiden asiakirjojen ja tietojen etsimiseen käytetty aika on hyvin kallista.
jälleen kerran hyvät arkistointitavat voivat auttaa ongelman ratkaisemisessa. Jos teet asioita, kuten johdonmukaisesti noudattaen tiukkoja nimeämiskäytäntöjä, asiakirjat on paljon helpompi löytää.
olitpa yksin tai yrityksen omistaja, joka työskentelee työntekijöiden kanssa, Luo luettelo tiedostojen sijainneista, jotka muistuttavat käyttäjiä siitä, mihin tietyt tiedostotyypit menevät ja mistä tietyt asiakirjat löytyvät. Muista sisällyttää tieto siitä, onko tiedosto tietokonejärjestelmässä, sisäisellä palvelimella, pilvessä vai paperilla arkistoituna fyysiseen paikkaan.
Oletetaan esimerkiksi, että käytät yrityksessäsi kuvia, videoita tai vaikka paperikuvia. Tiedoston sijaintiluettelossa oleva merkintä voi olla:
- digitaaliset kuvat / video: tietokone (tai palvelin) – asema E: / valokuvat-tiedosto sopivassa aihekansiossa
paperikuvat: arkistokaappi 3 – Valokuvat – aiheittain
jaetut verkko-tai pilvikansiot tulee merkitä sisällön mukaan, aivan kuten arkistokaapin laatikot tulee olla.
miten voimme pitää asiakirjamme turvassa?
asiakirjaturvan ensimmäinen puolustuslinja on suojata fyysisesti yhtiön tiloja. Kaikkiin yrityksiin pitäisi asentaa turvajärjestelmät, kuten hälytysjärjestelmä-myös kotitoimistoihin.
yritykset saattavat myös haluta (tai joutua) investoimaan muihin turvatoimiin, kuten kaltereiden tai turvakameroiden asentamiseen tai vartiointipalvelujen vuokraamiseen. Voit viettää kaiken aikaa maailmassa luoda salasanoja ja salata tiedostoja suojella sähköisiä tiedostoja, mutta se ei ole kovin tehokas, jos joku voi vain murtautua ja varastaa tietokoneen ja kiintolevyn sen sisällä.
kaikissa arkistokaapeissa tulee olla lukot ja ne tulee pitää lukittuina työajan jälkeen (ja lukittuina lounasaikaan, jos ketään ei ole paikalla).
sähköisten asiakirjojen yleisiä turvakäytäntöjä ovat asiakirjojen säännöllinen varmuuskopiointi ja asiakirjojen varmuuskopioiden pitäminen eri paikassa kuin kiintolevyllä, jossa alkuperäiset asiakirjat sijaitsevat. Off-site-tallennus on ihanteellinen suojaamaan tietojasi luonnonkatastrofeilta (toinen syy, miksi pilvi on loistava vaihtoehto).
pienet yritykset, joiden työntekijät jakavat samaa tietoverkkoa, saattavat myös haluta rajoittaa joidenkin käyttäjien pääsyä verkkoon niin, että he voivat käyttää tai tarkastella vain osaa verkon resursseista. Sinulla saattaa esimerkiksi olla jaettu verkko-tai pilvikansio nimeltä ”Kirjanpito”, johon on vain hallintaoikeus. Vaikka käyttäjällä olisi lupa käyttää jotakin resurssia, kuten sovellusta, tietyt asiakirjat voidaan suojata salasanalla. Asiakirjan sisältö voidaan myös salata, jolloin se on vain niiden saatavilla, joilla on salausavain.
työntekijöiden tekemät tietovarkaudet ovat toinen uhka tietoturvalle. Sisäpoliittisena asiana pienten yritysten pitäisi käydä läpi työntekijöitään ja saada taustaselvitys.
asiakirjojen hallintajärjestelmän käyttöönotto
kun olet vastannut yllä oleviin kysymyksiin ja luonut asiakirjanhallintasuunnitelman, olet valmis toteuttamaan sen.näin varmistat, että koko tiimisi tuntee yrityksesi asiakirjahallintajärjestelmän yksityiskohdat ja noudattaa asianmukaisia menettelyjä asiakirjojen luomisessa, tallentamisessa ja hakemisessa.
sinun on myös varmistettava, että kaikki käyttäjät, jotka käyttävät ja käyttävät asiakirjoja organisaatiossasi, ovat synkronoituja ja nimeävät ja tallentavat asiakirjat asianmukaisesti. Tämän varmistamiseksi tarkista säännöllisesti, onko tiettyjä tiedostoja helposti löydettävissä ja onko arkistointivirheitä.
pienten yritysten ohjelmistoratkaisut
myös pienet yritykset voivat nauttia ohjelmistoratkaisun eduista dokumenttien hallintaan ilman, että heidän tarvitsee käyttää siihen omaisuuksia. Vaihtoehdot, kuten software-as-a-service (SaaS) ja e-learning-koulutus, minimoivat kustannukset ja helpottavat toteutusta.
Lue lisää SoftExpert ECM: stä ja löydä tämän ratkaisun tarjoamat edut yrityksellesi. Takaamme, että se säästää rahaa ja antaa nopean tuoton sijoituksellesi.
Learn more about SoftExpert ECM
