There was a time not that long ago where it seemed like I worked nonstop but still feeling like I had not accomplished anything. Vielä pahempaa oli se, että katselin kelloa ja huudahdin: ”mihin päivä meni?”Toivoin, että olisi olemassa henki, joka voisi maagisesti antaa minulle ylimääräisen tunnin tai kaksi.
ellet ole Aladdin, yksikään henki ei toteuta tällaista toivetta. Sen sijaan sinun täytyy vyöttäytyä ja keksiä ovelia tapoja löytää enemmän aikaa päivääsi. Vaikka se voi kuulostaa mahdottomalta, sen ajan voi löytää, jos käyttää näitä 10 taktiikkaa.
Pidä kirjaa ajastasi.
jos haluat löytää päivääsi enemmän aikaa, sinun on ensin tiedettävä, miten vietät aikasi. Paras tapa tehdä tämä on käynnistämällä aikaloki ja seuranta kaikki minuutit.
aikaloki on vain muistikirja, jossa kirjoitetaan ylös, mitä tekee ja kuinka kauan se kestää. Tämä prosessi voi kuulostaa vaivalloiselta, ja sitä se onkin, mutta tee näin noin viikon ajan. Viikon lopussa pystyt tunnistamaan, kuinka kauan tehtävien suorittaminen oikeasti kestää ja kuinka paljon aikaa käytät tuottamattomaan toimintaan. Tämän seurauksena lopetat alle ja yliarvioida, kuinka kauan tietyt asiat kestää. Saatat jopa löytää menetetty lohkojen aikaa, kuten aikana aamulla työmatka.
jos et pidä muistikirjan kantamisesta mukanasi koko ajan, on olemassa joukko digitaalisia työkaluja, joilla voi seurata aikaa puolestasi.
tehosta tehtävälistoja.
Richard Bransonin kaltaiset yrittäjät luottivat tehtävälistoihin työkaluina, jotka auttoivat heitä menestymään. Ongelmana on, että useimmat tehtävälistat ovat mitäänsanomattomia, epämääräisiä ja innottomia. Kuitenkin, on olemassa useita tapoja, joilla voit tehdä luettelon tehokkaampi ja hyödyllinen. Kirjoittaminen Wise Bread, Kentin Waits ehdottaa seuraavia tekniikoita parantaa tehtävälistoja:
- Liitä jokaiseen kohtaan tunne, koska se toimii motivaattorina.
- Linkitä palkkio kunkin tehtävän suorittamiseen.
- käytä tarkkoja verbejä suurten ja epämääräisten sijaan.
- ymmärrä, miten pienemmät toimet vaikuttavat kokonaiskuvaan.
- käytä enemmän aikaa päivän ”arvokkaimpien tehtäviesi” tunnistamiseen.
Nuku tunti vähemmän.
en missään nimessä kannata sitä, että kukaan nukkuisi niin vähän, että tulisi univajeeksi. Se, ettei saa täyttä kahdeksan tuntia unta, aiheuttaa terveyshuolia – se on myös haitallista tuottavuudelle.
National Sleep Foundationin tutkimuksen mukaan aikuiset tarvitsevat seitsemästä yhdeksään tuntia unta yössä. Jos nukut säännöllisesti kahdeksan tai yhdeksän tuntia-aloita herääminen tuntia aikaisemmin. Saat silti tarpeeksi lepoa pysyäksesi terveenä ja energisenä. Mutta, sinulla on myös ylimääräinen tunti viettää käyttäessään, lukeminen, työskentely puolella touhu tai siivota postilaatikkosi.
lisään, että et halua vain asettaa hälytystäsi tuntia aikaisemmin huomenna. Ota rauhallisesti. Nouse ylös 15 minuuttia aiemmin pari päivää, sitten 30 minuuttia, 45 minuuttia ja lopulta tuntia aikaisemmin. Ehdotan, että asetat herätyksesi tavalliselle valveillaoloajallesi ja kerrot vain itsellesi heräämisajan. Saatat yllättää itsesi heräämällä aikaisemmin ilman tuota hälytystä.
Järjestäydy.
niin käy meille kaikille kerran jos toisessakin. Valmistaudut kävelemään ovesta ulos töihin vain huomataksesi, ettei sinulla ole avaimia tai lompakkoa. Tämän vuoksi saavut toimistolle myöhässä. Kun sitten istut alas aloittaaksesi työpäivän, etsit kuumeisesti pöydältäsi tärkeää asiakirjaa.
keskivertoihminen käyttää yli viisi minuuttia väärin sijoitettujen tavaroiden etsimiseen. Menetämme 2,5 päivää joka vuosi etsiessämme kadonnutta tavaraa.
yksinkertainen ratkaisu on järjestäytyminen. Anna kaikelle koti ja laita tavarat takaisin, kun olet valmis käyttämään niitä. Tiedät tarkalleen, missä kaikki on ja ei tuhlaa aikaa etsimällä näitä esineitä. Käytän työpäivän viimeiset 30 minuuttia työpaikan siistimiseen niin, että kun saavun seuraavana päivänä toimistolle, kaikki on siellä missä pitääkin.
älä käsittele asioita useammin kuin kerran.
mukaan Jana Kemp, Boise, Idaho, ”aika arkkitehti” ja kirjailija, ei! Miten yksi yksinkertainen sana voi muuttaa elämäsi, käsittely saman kohteen useita kertoja on tehotonta. Kemp sanoo, ” Kun se tulee e-mail, vastaaja, tai paperityötä, ryhtyä välittömiin toimiin – esimerkiksi, lukea, vastata, poistaa, tiedosto – joten sinun ei tarvitse palata siihen. Säästettyä aikaa voi kertyä jopa kymmenen tuntia kuukaudessa.”
yksi toimiva järjestelmä on 4DS:
- Poista (tai pudota). Esimerkiksi, nopeasti skannata postilaatikkosi ja roskakoriin viestejä, jotka eivät ole mitään hyötyä tai kiinnostaa sinua.
- delegoi. Jos mahdollista, anna useimmat hallinnolliset tehtävät jollekulle toiselle, kuten henkilökohtaiselle avustajalle.
- lykkää. Tallenna tärkeitä, mutta ei kiireellisiä kohteita myöhemmin, kun sinulla on käytettävissäsi.
- tee se. Jos on kiireellinen ja olennainen sähköpostia asiakkaalta, vastata niihin ASAP.
Määritä älypuhelimesi uudelleen.
Tiesitkö, että keskiverto amerikkalainen tarkistaa puhelimensa 12 minuutin välein? Muissa tutkimuksissa on havaittu, että käytämme noin puolet puhelinajastamme sosiaalisen median alustoilla, kuten Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat ja YouTube. Ei ihme, ettemme saa kaikkea irti päivistämme.
vaikka joillakin ihmisillä on tarpeeksi tahdonvoimaa vain sivuuttaa puhelimensa, kun he saavat ilmoituksia, suurin osa meistä ei voi vastustaa kiusausta. Voit ratkaista tämän, voit laittaa älypuhelimen lentokonetilassa tai käyttää työkalua estää häiritseviä sivustoja tietyn ajan.
entäpä ne kerrat, kun käytät puhelinta välttääksesi kanssakäymistä, kuten työmatkasi aikana joukkoliikenteessä tai odottaessasi kiireisessä toimistossa tapaamista. Menemme automaattisesti puhelimiin ja meidät imaistaan mukaan. Seuraavaksi olet katsellut videoita 30 minuuttia tai nähnyt, mitä ystäväsi ja perheesi ovat puuhailleet.
tämän torjumiseksi Järjestele puhelimesi uudelleen. Olen poistanut monia sovelluksia puhelimestani ja yritän käyttää sosiaalista mediaa työpöydältäni niin, että minulla on hallitumpi tapa käsitellä sitä. En halua häiritä viiden tunnin ajanhukkaa. Näin, minä vain tarkistaa minun tilejä, kun olen minun työpöydälle – yleensä kun olen käynyt läpi minun saapuneet määräajoin. Jos se on liian äärimmäinen, sitten ainakin poistaa sovelluksia aloitusnäytön niin, että et ole tarkistaa sosiaaliset tilit parin minuutin välein.
aikataulu pienempi.
vähemmän tavaraa kalenteriin laittaminen voi kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta yrittäjillä on taipumus purra enemmän kuin jaksaa pureskella. Ennen kuin sitoudut johonkin tehtävään tai tapahtumaan ja lisäät sen kalenteriisi, Kysy, liikuttaako se neulaa kohti tavoitteitasi. Ehkä se, että olet osa paikallista yritysorganisaatiota, auttoi sinua verkostoitumaan aloittaessasi yritystäsi. Nykyään se voi kuitenkin olla sitoumus, joka saa sinut tuntemaan itsesi ylirasittuneeksi.
toisin sanoen, lopeta aikataulusi pakkaaminen niin tiukaksi, että se on puhkeamaisillaan saumoista. Ota vain vastuuta, joka palvelee tarkoitusta. Ala sanoa ei kaikelle muulle – ainakin toistaiseksi.
Chris Guillebeau ehdottaa, että poistat kalenterisi ja poistat ne asiat, joista et ole innostunut. ”Tämä on loistava tapa vapauttaa tunteja, palikoita tai kokonaisia iltoja omasta elämästä”, hän kirjoittaa.
tule aktiivisemmaksi.
” niin monet päivämme kuluvat reaktiivisessa tilassa. Vastaamme jatkuvasti sähköposteihin, istumme turhissa kokouksissa ja käsittelemme muiden ihmisten ’hätätilanteita'”, kirjoittaa Chris Winfield teoksessaan a piece for Time. ”Kaiken tämän vuoksi on yhä vaikeampaa saada mitään aikaan.”
Winfield suosittelee käyttämään Pomodoro-tekniikkaa, jossa tehtävään käytetään 25 minuuttia, jotta se reagoisi vähemmän keskeytyksiin. Keskity siihen tehtävään vasta, kun 25 minuuttia on kulunut. Tuon aikalohkon jälkeen pidä viiden minuutin tauko. Kun olet suorittanut neljä jaksoa, voit olla pidempi tauko auttaa sinua tuoretta ja keskittynyt.
hyödynnettyään tätä tekniikkaa Winfield toteaa pystyvänsä ”tekemään sen työmäärän, joka ennen vei minulta 40 tuntia vain 16,7: ssä.”
Get creative with waiting time.
Muistatko luomasi aikalokin? Olet ehkä huomannut, että vapaa-aikaa on tarjolla runsaasti. Jos istut esimerkiksi kimppakyydissä tai metrossa 30 minuuttia joka aamu, voit käyttää sen ajan pidempään sähköpostien lukemiseen ja vastaamiseen, podcastin tai äänikirjan kuunteluun tai kiitollisuuspäiväkirjaan kirjoittamiseen. Jos katsot kotiin tullessasi kolme tuntia televisiota, lyhennä se vain tuntiin ja käytä loput kaksi tuntia johonkin harrastukseen tai uuden taidon opetteluun.
pointti on, että meillä kaikilla on pitkin päivää hetkiä, jotka voisi paremmin käyttää johonkin tuottavaan.
ryhmitä samankaltaisia tehtäviä yhteen.
vastaavan työn kasaaminen on taktiikkaa, jota kutsutaan batchingiksi. Se on yksi tehokkaimmista tavoista maksimoida tuottavuus. Kaikkien samankaltaisten tehtävien yhdistäminen vähentää vaihteiden vaihtamiseen kuluvaa aikaa (hammaspyörien hionta voi olla enemmän sen kaltaista – esimerkiksi päivittäisessä sotkussa). Batching kannustaa keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan.
esimerkkeinä batching voisi olla prepping kaikki ateriat sunnuntai-iltapäivisin tai käynnissä kaikki asiat samaan aikaan. Töissä, tämä voisi olla aikataulutus kaikki kokoukset samalle päivälle ja varata erityisiä aikoja sähköpostitse ja soittaa puheluita.
