Cet article a été initialement publié le 11 janvier 2017 et mis à jour le 7 février 2021.
Le cadre de gestion de projet Scrum est basé sur quatre réunions Agiles de base, c’est-à-dire des cérémonies: la réunion de planification de Sprint, le Stand-up quotidien, la Revue de Sprint et la Rétrospective de Sprint.
La planification du printemps fait partie intégrante de la préparation de votre équipe pour un sprint réussi. Sans une quantité appropriée de travail et de compréhension de vos objectifs, un Sprint peut rapidement dérailler. Heureusement, ces réunions sont assez faciles à maîtriser une fois que vous avez perfectionné quelques processus de planification clés.
Si vous n’avez jamais organisé de réunion de planification de sprint, voici votre guide de référence.
Sélection des éléments du Backlog
Au début de chaque Sprint, le Product Owner, l’équipe Scrum et le Scrum Master se réunissent pour organiser le travail pour le Sprint à venir.
Tout d’abord! Tout le monde examine le carnet de commandes du produit tandis que le Propriétaire du produit donne un aperçu des objectifs et du contexte de chaque article.
Ensuite, l’équipe Scrum sélectionne le nombre d’éléments du Backlog de produits qu’elle souhaite compléter pendant le Sprint. Étant donné que les éléments du Backlog apparaissent par ordre d’importance, l’équipe Scrum doit choisir les éléments en haut du Backlog.
Cette dynamique crée un équilibre entre l’équipe Scrum et le Product Owner. Le Product Owner crée/organise le Backlog et choisit ce qui est le plus important. Mais l’équipe Scrum décide exactement de la quantité de travail à laquelle elle peut s’engager dans un Sprint donné. Le Scrum Master facilite ce processus et maintient l’équilibre des pouvoirs.
Ce processus garantit que chaque membre de l’équipe se sent responsabilisé par rapport à son propre travail. De plus, cela garantit un engagement plus sincère et une plus grande responsabilité de la part de l’équipe.
Il y a une exception à cette règle: l’équipe ne peut extraire des éléments plus bas de l’arriéré que si cela est plus logique avec les autres travaux en cours dans ce Sprint. Ce qui signifie, si le travail sera logiquement fait plus rapidement car il est très similaire à d’autres éléments.
Estimation de la disponibilité de l’équipe
Avant de sélectionner des éléments de l’arriéré, l’équipe est également responsable d’estimer le temps dont dispose chaque membre pour le travail lié au Sprint. La plupart des journées des membres de l’équipe ne seront pas entièrement consacrées au travail de sprint. Le temps disponible doit être déterminé par la journée de travail moyenne moins le temps qu’ils s’attendent à consacrer à d’autres tâches telles que la maintenance, les réunions, les pauses déjeuner, les e-mails et les corrections de bugs.
De façon réaliste, la plupart des gens ont quatre à six heures par jour disponibles pour le travail de sprint.
Estimation du temps nécessaire pour compléter chaque élément de l’arriéré
La deuxième pièce du puzzle consiste à déterminer le temps que prendra chaque élément lui-même. Cela nécessite que le propriétaire du produit et l’équipe travaillent ensemble pour décomposer chaque élément en tâches individuelles. Vous pouvez ensuite attribuer à ces tâches un temps estimé pour les terminer. Le temps nécessaire pour compléter tous les éléments sélectionnés pour le Sprint ne peut pas dépasser le temps disponible dans l’équipe.
Chaque estimation de tâche et de temps est enregistrée dans un document appelé Backlog de Sprint. Il s’agit d’une version du Backlog qui n’est pertinente que pour le Sprint actuel.
Auto-organisation
Une fois que votre équipe a finalisé la disponibilité des membres ainsi que le temps nécessaire pour chaque tâche, l’équipe commence ensuite à déterminer qui terminera chaque élément en faisant du bénévolat.
Les éléments ne sont jamais » attribués » aux membres de l’équipe. Des facteurs tels que le séquençage peuvent signifier qu’il est plus logique pour une personne d’obtenir un certain groupe d’éléments. Mais vous n’attribuez jamais de tâches contre la volonté du travailleur.
La charge de travail finale de chaque individu doit être raisonnable et équitable. Le propriétaire du produit jouera un rôle énorme en aidant l’équipe à bien comprendre chaque élément afin qu’elle puisse répartir les choses aussi uniformément que possible.
Suivi des progrès
À la fin de la réunion, le Backlog de Sprint contiendra une liste des tâches assignées avec des estimations de temps.
De nombreuses équipes utilisent un tableau Kanban (physique ou numérique) pour suivre visuellement chaque élément au fur et à mesure qu’il se déplace dans le Sprint. Les catégories simples comme Faire, En cours, Révision du code et Terminé peuvent aider l’équipe à avoir une vue rapide de la progression des éléments de Sprint.
D’autres équipes utilisent un logiciel de gestion de projet dédié, qui peut les aider à suivre les Sprints du début à la fin avec des fonctionnalités visuelles telles que des graphiques de Gantt et de Burndown. Les statuts de tâches comme Ouvert, En cours, Résolu et Fermé gardent la progression transparente pour tous les membres. Et les données de suivi telles que le temps estimé et le temps réel peuvent vous aider à mieux estimer le travail à l’avenir.
Pendant le Sprint
Une fois que l’équipe Scrum s’est engagée et que le Sprint a commencé, le Product Owner ne peut pas modifier les exigences ou ajouter de nouvelles demandes. Cette personne ne peut pas apporter de modifications avant le début du prochain Sprint.
Il y a une exception claire à cette règle: Vous pouvez apporter des modifications au milieu du sprint si un facteur externe modifie les priorités de manière si radicale que les résultats du Sprint seraient un gaspillage s’ils continuaient. Cela arrive rarement, mais si cela avait lieu, l’équipe arrêterait tout le travail et recommencerait le processus de planification du sprint à partir de zéro. Le propriétaire du produit ne devrait recourir à cette perturbation massive que dans des circonstances extrêmes.
Il y a deux effets positifs de rendre les sprints non modifiables. Premièrement, protéger l’équipe des changements et des ajouts au milieu du sprint crée un environnement de travail plus positif. Les membres de l’équipe se sentiront confiants dans leur capacité à terminer leur travail et à bien le faire.
Deuxièmement, il encourage le Product Owner à prioriser son carnet de commandes avec le plus grand soin. Ils sont plus susceptibles de faire preuve de diligence raisonnable avant de pousser un élément en haut de la liste.
Au fil du temps, les équipes s’améliorent pour estimer la durée des éléments, prévoir les problèmes et collaborer les unes avec les autres. Grâce à cette planification de sprint structurée, les propriétaires de produits peuvent être sûrs que leurs équipes sont à la fois engagées et capables de faire le travail.
Adaptation aux changements
Bien que les sprints ne devraient presque jamais être interrompus, cela ne signifie pas que le changement n’est pas le bienvenu dans le cadre de Scrum. Au contraire, des modifications de l’arriéré principal peuvent survenir à tout moment. Le Product Owner a le droit d’effectuer les ajouts, suppressions ou modifications nécessaires avant le prochain Sprint.
Lorsque les équipes abordent le changement de cette manière, il devient une partie intégrante du processus et n’est plus considéré comme une cause de stress ou une raison de manquer des délais.
Après le sprint
Le processus Agile est cyclique. Même si vous choisissez souvent d’organiser vos réunions de planification printanières, vous y reviendrez toujours pour recommencer le processus. Plus votre équipe a souvent vécu cela, plus chaque cycle sera fluide.
En plus d’avoir terminé le projet ou les tâches à accomplir, votre Sprint n’a pas été entièrement réussi à moins que vous n’ayez appris quelque chose en équipe. La prochaine étape du processus dans laquelle vous passerez est la Rétrospective Sprint. Cela impliquait une analyse de tout ce que vous venez d’accomplir et de ce qui pourrait mieux se passer la prochaine fois. Pour vous familiariser avec certaines des techniques que vous et votre équipe pouvez utiliser, commencez à étudier avant de terminer votre sprint. Un Scrum Master capable connaît exactement chaque étape du processus.
Réflexions finales
La réunion de planification du sprint durera souvent quelques heures lorsqu’elle est exécutée correctement. Les engagements pris nécessitent une réflexion et une réflexion approfondies. Vous devez accorder à votre équipe le temps dont elle a besoin pour bien planifier son succès.
Garder vos tâches organisées et transparentes rendra le suivi du processus beaucoup plus facile, alors envisagez d’investir dans un logiciel de gestion de projet dédié si votre équipe ne l’est pas déjà. Non seulement un excellent outil de gestion de projet vous fera gagner du temps et des efforts, mais il facilitera également la collecte d’informations sur le processus une fois que vous serez prêt à plonger dans votre rétrospective.
