Lista de Cronogramas y Lista de Planificadores de Reuniones y Eventos
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Destination Colorado es el estándar para las reuniones más memorables y productivas. Colorado cuenta con 300 días de sol con un sinfín de opciones para actividades que incluyen ver bisontes en libertad en las llanuras cerca de Denver y Fort Collins, viñedos cerca de Grand Junction y picos perfectos para postales de Aspen, Telluride y Buena Vista. Con todo lo que Colorado tiene para ofrecer, su primera pregunta debería ser, » ¿Por qué no están sus reuniones en Colorado?»
Herramientas de planificación de eventos: Destination Colorado ha creado esta lista de verificación de calendario para organizadores de reuniones descargable para garantizar que su próxima reunión no solo sea exitosa sino memorable.
18 Meses de espera
Sí, 18 meses de espera (un año y medio antes de la reunión), debería estar planeando su reunión o evento. Parece mucho tiempo? Llámalo estabilidad laboral. Después de todo, lo llaman planificación de reuniones por una razón, ¿verdad? Después de que haya decidido que Colorado es el lugar para su reunión de destino, su próxima pregunta debe ser: «¿De qué se trata la reunión?»Responder a esta pregunta ayudará a garantizar que se cumplan sus objetivos y lo mantendrá en el buen camino durante todo el proceso de planificación.
Comunicación interna
En primer lugar, identifique las metas y objetivos de su evento. Como dice el adagio familiar, » No se puede alcanzar un objetivo que no se puede ver.»Además, asegúrese de que sus objetivos sean mensurables para que pueda revisar el éxito de su evento una vez finalizado y hacer los ajustes necesarios. Además, prepare una agenda preliminar, una lista de invitados y establezca un protocolo con su personal, patrocinadores, expositores, oradores, prensa y solicitantes de registro para garantizar que las expectativas sean claras y que las preguntas se dirijan adecuadamente. Establecer planes de acción promocionales (¿recuerda su puesto de trabajo como planificador de reuniones?) en este momento le ayudará a aclarar «quién está manejando qué» para que pueda revisar, actualizar y preparar cualquier política que rija el evento y mantener informado a todo el personal relevante.
Una forma de ayudarle a usted y a su personal a mantenerse al día es crear un calendario de reuniones de personal, conferencias telefónicas y seminarios web. El calendario debe incluir cualquier requisito de impresión conocido, horarios y plazos para todos los involucrados. Planifique las tareas relacionadas con el evento para asegurarse de que se cumplan las expectativas y se comuniquen las responsabilidades.
Muchos eventos incluyen investigación y oradores principales. La marca de dieciocho meses es un excelente momento para establecer pautas para la presentación de trabajos para que usted y su equipo tengan tiempo suficiente para revisar y seleccionar a sus oradores, así como para darles tiempo para planificar su evento.
Finanzas
Nunca es demasiado pronto para comenzar a preparar categorías presupuestarias preliminares para establecer sus ROI generales, incluidos sus procedimientos financieros y de AP/AR, tarifas de inscripción y estructuras de cancelación, tarifas de exhibición y nuevas fuentes de financiamiento si es necesario. Un buen presupuesto preliminar también incluirá sus hallazgos de fuentes de financiamiento pasadas, actuales y potenciales,y es una buena idea establecer una cobertura de seguro. No quieres que los asistentes al evento hagan afirmaciones de latigazo cervical debido a las increíbles exhibiciones de tus expositores.
Sitio del evento
Con las muchas ubicaciones que Colorado tiene para ofrecer, no debería tener problemas para seleccionar un sitio que supere sus expectativas y las de sus asistentes. Identifique las posibles fechas de su reunión lo antes posible y tenga una idea general de cuántos invitados espera asistir a su evento. El siguiente paso? Dirígete a www.destinationcolorado.com para encontrar su lugar perfecto. Después de enviar los requisitos de la reunión a los sitios seleccionados, sus solicitudes de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés), puede comenzar a armar una lista de prospectos de asistentes. A medida que las propuestas de su sitio comienzan a llegar, no olvide pensar en las necesidades de alojamiento para sus asistentes. No tiene sentido tener el lugar perfecto mientras se requiere que los asistentes duerman en los bancos del pasillo del centro de convenciones. Si este es el caso, entonces déjame recomendarte tu próximo movimiento planeado; revisa los clasificados para buscar ofertas de trabajo.
Una vez que seleccione algunos lugares, haga un punto para realizar visitas al sitio para garantizar la precisión de la información sobre el lugar, así como identificar posibles tarifas y bloques de hoteles. Una vez que se complete, estará listo para publicar la información preliminar del evento en su sitio web y comenzar a comercializar su evento.
Quince meses
La marca de quince meses es un momento perfecto para enfocarse en la comercialización de su evento. Las tareas de marketing deben incluir el desarrollo de una estrategia promocional, la preparación de comunicados de prensa y la descripción de requisitos específicos para sus diversos proveedores, como publicidad, catering, decoradores, entretenimiento, manipuladores de carga, muebles, impresión y accesorios, seguridad y otros proveedores de servicios. No rehúse a delegar, ya que tendrá que formar comités y realizar muchas funciones de relaciones públicas en los próximos meses. Las tareas iniciales de relaciones públicas deben incluir enviar por correo los anuncios de su primera reunión y los materiales promocionales a los posibles asistentes y expositores, si es apropiado.
Controle su presupuesto. Comenzará a hacerse una idea de sus costos reales a medida que confirme su lugar e identifique las necesidades de sus proveedores. Al mantenerse dentro del presupuesto, obtendrá elogios de sus superiores, así como confianza en sus habilidades (y posible seguridad en el trabajo). ¿Cómo se mantiene dentro de su presupuesto? De dos maneras: aumentando su financiación o negociando con sus proveedores de servicios. Cuanto antes pueda establecer sus garantías, más adecuado será para pronosticar los gastos finales. Esto ayudará en gran medida a garantizar que se satisfagan las necesidades de su evento y le permitirá un poco de espacio para concentrarse en otra información importante, como las necesidades de sus oradores principales, el equipo y el alojamiento.
Doce meses de plazo
La marca de doce meses es un buen momento para revisar los contratos de hoteles y sus fechas límite asociadas. Cree un presupuesto de reunión final y revise sus procedimientos contables si es necesario. También es posible que desee preparar un calendario tentativo de reuniones para los medios de comunicación que describa los próximos doce meses para asegurarse de que su plan de marketing esté bien encaminado. Otras tareas deben incluir la preparación de un folleto de la aplicación telefónica de la conferencia, que incluya copia, diseño y el establecimiento de categorías para los premios y los criterios de selección.
Diez meses
Este es un buen momento para continuar con sus esfuerzos de marketing a través de revistas y boletines organizacionales. Asegúrese de incluir las biografías, fotos e introducciones de sus presentadores para llegar efectivamente a sus asistentes objetivo.
Continúe sus esfuerzos de limpieza preparando una lista maestra de temas sugeridos del programa, refinando el formato maestro para sus sesiones generales, talleres y eventos auxiliares, así como comparando los espacios de alojamiento. Esto le permitirá hacerse una idea de las áreas funcionales de su lugar y pronosticar asignaciones provisionales de salas para eventos y actividades. Conocer tanto como sea posible sobre su lugar le ayudará a establecer y supervisar los procedimientos y controles para las sesiones y la admisión a sus eventos.
Si quieres adelantarte al juego, haz las selecciones finales de todos los proveedores restantes y haz un seguimiento de los documentos que estés considerando presentar. Tomarse el tiempo para reevaluar sus mercados objetivo y preparar materiales para su folleto también lo preparará para el éxito más adelante.
Ocho meses de espera
Si ha hecho su tarea y ha cumplido con sus plazos, la marca de ocho meses es un momento para que usted y su equipo se lo tomen con calma, dijo nadie. Dejando de lado el humor, este es el momento en que todos sus esfuerzos comienzan a unirse. Sin embargo, el seguimiento sigue siendo clave para garantizar que su evento se desarrolle sin problemas. Comience la selección final de trabajos y determine las listas de nominados para el premio. Envíe por correo electrónico su folleto de la primera reunión y prepare su segunda solicitud de expositor, si es apropiado. Esto lo mantendrá actualizado sobre cualquier cambio que deba abordarse antes de transmitir las actualizaciones a su sede.
Con respecto a sus asistentes, una vez que reciba los formularios de inscripción, querrá procesarlos y comenzar a enviar por correo las confirmaciones de preinscripción. Además, considere la posibilidad de preparar listas de registro y tarjetas de identificación y establecer un protocolo sobre cómo sus invitados adquirirán sus credenciales.
Otras tareas administrativas incluyen la preparación de diagramas de espacios para funciones hoteleras para el registro, sesiones generales, talleres, funciones sociales, etc. Determine el horario final de todos los eventos y solicite activamente anunciantes para su libro de programas para que pueda garantizar la saturación del mercado para sus datos demográficos específicos.
Dentro de cuatro meses
Es hora de enviar por correo su segundo folleto promocional a los asistentes potenciales y hacer la selección final de los ganadores de los premios. Al continuar solicitando y haciendo un seguimiento con expositores, patrocinadores y anunciantes, puede garantizar que se satisfagan las necesidades de todos. Este es también el momento de identificar los materiales para los paquetes de registro y pedir paquetes de conferencia. No olvide diseñar e imprimir todas las entradas para las funciones de su reunión y pedir todo el mobiliario y el equipo necesarios en el lugar, incluida la decoración de la habitación, como carteles y flores para las mesas de banquetes. Todas las selecciones de menú de alimentos y bebidas deberán confirmarse, y los pedidos de premios deberán realizarse con materiales relacionados. En cuanto a la dotación de personal, comience a identificar y asignar responsabilidades de personal in situ y prepare notas informativas para todo el personal que participe en el evento.
Si desea agregar algo de estilo a su evento, considere si es apropiado o no presentar regalos a sus oradores y otros invitados distinguidos. Esta es una excelente manera de mostrarles su aprecio, y puede animar a sus oradores a regresar para eventos futuros.
De dos a cuatro meses
Ya casi está. Las cosas están empezando a calentarse, pero al ser un planificador de reuniones inteligente, está preparado y confiado para garantizar el éxito de su evento, ¿verdad?
La marca de dos a cuatro meses es el momento en que tendrá que preparar un número especial de reunión en su boletín de noticias u otras publicaciones periódicas para recordar a su público su evento. También es posible que desee revisar y confirmar su horario de sesiones, asignaciones de salas y diagramas de salas de funciones con las instalaciones de su lugar y los proveedores de eventos apropiados. Determinar la lista de recogida del dormitorio, las necesidades de seguridad, establecer un protocolo de gestión de riesgos y confirmar que su evento cumple con la Ley de Discapacidades Estadounidenses (ADA) también es una buena idea.
Otras tareas de seguimiento incluyen: revisar el presupuesto de su evento y hacer los ajustes necesarios, seleccionar una impresora para su libro de programas, si aún no lo ha hecho, y preparar e imprimir los formularios de evaluación de su evento para obtener comentarios.
Día del Evento
¿Puedes creerlo? ¡Has trabajado duro durante los últimos dieciocho meses y el día finalmente ha llegado! Por suerte para ti, todavía tienes trabajo que hacer.
En el lugar
Asegúrese de reunirse con su gerente de conferencias y realizar un recorrido por sus instalaciones a su llegada. Esto le dará una buena idea del tamaño de las habitaciones, la capacidad de asientos, la disponibilidad de energía y las salidas de emergencia. Además, confirme sus estilos de configuración preferidos (teatro, aula, banquete) y opciones de mesa (mesas de 6 a 10 pies, mesas redondas) también.
Cada habitación
Al completar su recorrido, confirme que cada sala de banquetes esté equipada con sus servicios apropiados, como; mesas / ropa de cama, sillas, camareros, licores, empresas de catering y al menos un consultor para atender las necesidades especiales y las preguntas de sus asistentes. También es una buena idea determinar la ubicación de áreas apropiadas para señalización y primas durante la configuración.
Mostrador de inscripción
Su lugar puede tener un área predeterminada para su mostrador de inscripción, por lo que es crucial consultar con su gerente de conferencias sobre la ubicación (ya que su lugar puede tener varios eventos en el mismo día). Consulte sobre el marco y la metodología de registro, pagos, tarjetas de identificación, listas de registro, informes y personal. Como planificador de reuniones, deberá supervisar el procesamiento, la confirmación y la presentación de informes de registros, pagos, depósitos, reembolsos y cancelaciones. Si su evento acepta pagos en el lugar, es una buena idea determinar un protocolo para mantener los pagos seguros. Además, supervise la preparación de las listas de inscripción y las insignias y asegúrese de ensamblar los paquetes de inscripción antes de la apertura de su evento.
Dotación de personal
Lleve a cabo reuniones de personal previas a la conferencia y diarias y dé instrucciones para su personal de registro, recolectores de datos, voluntarios y otros. Asegúrese de que su personal conozca la cadena de mando y los niveles de autoridad para garantizar niveles de responsabilidad adecuados. Siempre es una buena idea revisar los requisitos de cada día y resaltar las necesidades del día siguiente con el personal también. Revise las responsabilidades, los procedimientos y las áreas de superposición, como el registro, las garantías de alimentos, los oradores, las personalidades, las configuraciones de la sala de medios, los eventos para cónyuges/invitados/niños, las exposiciones, los patrocinadores, etc.
Mercancías
Organice una revisión diaria de facturas con el gerente de su instalación para confirmar y supervisar la entrega y recogida de todos los materiales relacionados con el evento. Consulte con el personal de apoyo a las reuniones, según sea necesario, para la emisión de propinas y realice una reunión de recapitulación posterior a la conferencia con los departamentos y proveedores de las instalaciones, según sea necesario.
Otros
Otras áreas de interés para su evento son determinar las necesidades de su fotógrafo, camarógrafo, confirmar las reservas de hotel y el transporte, proporcionar regalos de bienvenida para los asistentes, decoraciones que incluyen letreros de bienvenida, telones de fondo para presentadores, señalización direccional, necesidades de entretenimiento y servicios de catering.
Inmediatamente después del evento
Su seguimiento posterior al evento es igual, si no más importante, que sus esfuerzos de planificación previa. Asegúrese de preparar una lista de cartas de agradecimiento y enviarlas por correo inmediatamente después de la finalización de su evento. Obtenga evaluaciones de conferencias de los asistentes y el personal, empaque y realice un inventario de todos sus materiales, y concilie sus finanzas para garantizar que su organización se haya facturado adecuadamente. Tenga cuidado con los costos ocultos incluidos en las facturas de sus proveedores. Siempre es importante obtener sus acuerdos de proveedor por escrito antes de que se presten los servicios, para que no se le cobre por servicios que no se acordaron anteriormente.
Realice una revisión de rendimiento posterior al presupuesto y recopile y organice sus datos para los informes finales de las reuniones. Los informes de las reuniones deben incluir un resumen de todos los formularios de evaluación con los centros de costos apropiados y los calendarios de pago detallados.
