Esta publicación se publicó originalmente el 11 de enero de 2017 y se actualizó más recientemente el 7 de febrero de 2021.
El marco Scrum de gestión de proyectos se basa en cuatro reuniones ágiles básicas, es decir, ceremonias: la reunión de Planificación de Sprint, el Stand up Diario, la Revisión de Sprint y la Retrospectiva de Sprint.
La planificación de primavera es una parte integral de la preparación de su equipo para un Sprint exitoso. Sin una cantidad adecuada de trabajo y comprensión de sus objetivos, un Sprint puede descarrilarse rápidamente. Afortunadamente, estas reuniones son bastante fáciles de dominar una vez que haya perfeccionado algunos procesos de planificación clave.
Si nunca has realizado una reunión de Planificación de Sprints, esta es tu guía de referencia.
Seleccionar elementos del Backlog
Al comienzo de cada Sprint, el Propietario del Producto, el Equipo de Scrum y el Maestro de Scrum se reúnen para organizar el trabajo para el próximo Sprint.
¡Lo primero es lo primero! Todos revisan el Backlog de productos, mientras que el Propietario del producto proporciona información sobre los objetivos y el contexto de cada artículo.
A continuación, el equipo de Scrum selecciona la cantidad de elementos del Backlog de Productos que desea completar durante el Sprint. Debido a que los elementos del Backlog aparecen en orden de importancia, el equipo de Scrum debe elegir los elementos de la parte superior del Backlog.
Esta dinámica crea un equilibrio entre el equipo de Scrum y el Propietario del producto. El Propietario del producto crea / organiza el Backlog y elige lo que es más importante. Pero el equipo de Scrum decide exactamente cuánto trabajo pueden comprometerse en un Sprint determinado. El Scrum Master facilita este proceso y mantiene el equilibrio de poderes.
Este proceso garantiza que cada miembro del equipo se sienta empoderado con respecto a su propio trabajo. Además, garantiza un compromiso más sincero y una mayor rendición de cuentas por parte del equipo.
Hay una excepción a esta regla: el equipo solo puede extraer elementos de más abajo del Atraso si tiene más sentido con el otro trabajo en curso en ese Sprint. Es decir, si el trabajo lógicamente se hará más rápido porque es muy similar a otros elementos.
Estimación de la disponibilidad del equipo
Antes de seleccionar elementos del Backlog, el equipo también es responsable de estimar cuánto tiempo tiene cada miembro para el trabajo relacionado con Sprint. La mayoría de los días de los miembros del equipo no se dedicarán por completo al trabajo de Sprint. El tiempo disponible debe estar determinado por la jornada laboral promedio menos el tiempo que esperan pasar haciendo otros trabajos como mantenimiento, asistir a reuniones, pausas para el almuerzo, correo electrónico y correcciones de errores.
Siendo realistas, la mayoría de las personas tienen de cuatro a seis horas al día disponibles para el trabajo de Sprint.
Estimar el tiempo para completar cada elemento atrasado
La segunda pieza del rompecabezas es averiguar cuánto tiempo tomará cada elemento en sí. Esto requiere que el Propietario del producto y el equipo trabajen juntos para dividir cada elemento en tareas individuales. A continuación, puede asignar a esas tareas un tiempo estimado para que se completen. El tiempo para completar todos los elementos seleccionados para el Sprint no puede exceder el tiempo disponible en el equipo.
Cada tarea y estimación de tiempo se registran en un documento llamado Sprint Backlog. Esta es una versión del Backlog que solo es relevante para el Sprint actual.
Autoorganización
Una vez que su equipo haya finalizado la disponibilidad de los miembros, así como el tiempo necesario para cada tarea, el equipo comienza a determinar quién completará cada elemento ofreciéndose voluntario.
Los artículos nunca se «asignan» a los miembros del equipo. Factores como la secuenciación pueden significar que tiene más sentido que una persona obtenga un cierto grupo de elementos. Pero nunca asignas tareas en contra de la voluntad del trabajador.
La carga de trabajo final de cada individuo debe ser razonable y justa. El Propietario del Producto jugará un papel importante para ayudar al equipo a comprender completamente cada artículo para que puedan dividir las cosas de la manera más uniforme posible.
Seguimiento del progreso
Al final de la reunión, el Backlog de Sprint contendrá una lista de tareas asignadas con estimaciones de tiempo.
Muchos equipos usan un tablero Kanban (ya sea físico o digital) para rastrear visualmente cada elemento a medida que se mueve a través del Sprint. Las categorías simples como Hacer, En Progreso, Revisión de Código y Listo pueden ayudar al equipo a obtener una vista rápida de cómo progresan los elementos de Sprint.
Otros equipos utilizan un software de gestión de proyectos dedicado, que puede ayudarlos a rastrear Sprints de principio a fin con características visuales como gráficos de Gantt y Burndown. Los estados de tareas como Abierto, En curso, Resuelto y Cerrado mantienen el progreso transparente para todos los miembros. Y los datos de seguimiento, como el tiempo estimado y el tiempo real, pueden ayudarlo a estimar mejor el trabajo en el futuro.
Durante el Sprint
Una vez que el Equipo Scrum se compromete y comienza el Sprint, el Propietario del Producto no puede cambiar los requisitos ni agregar nuevas solicitudes. Esta persona no puede hacer cambios hasta el inicio del siguiente Sprint.
Hay una excepción clara a esta regla: Puedes hacer cambios a mitad del sprint si un factor externo cambia las prioridades de manera tan drástica que los resultados del Sprint serían un desperdicio si continuaran. Esto rara vez sucede, pero si se lleva a cabo, el equipo detendría todo el trabajo y comenzaría el proceso de Planificación de Sprints desde cero. El Propietario del producto solo debe recurrir a esta interrupción masiva en circunstancias extremas.
Hay dos efectos positivos de hacer que los Sprints sean inalterables. Primero, proteger al equipo de cambios y adiciones a mitad de carrera crea un ambiente de trabajo más positivo. Los miembros del equipo se sentirán seguros de su capacidad para completar su trabajo y hacerlo bien.
En segundo lugar, anima al Propietario del producto a priorizar su trabajo atrasado con el máximo cuidado. Es más probable que hagan su diligencia debida antes de colocar un artículo en la parte superior de la lista.
A medida que pasa el tiempo, los equipos mejoran a la hora de estimar el tiempo que tardan los artículos, prever los problemas y colaborar entre sí. Con esta Planificación estructurada de Sprint, los propietarios de productos pueden estar seguros de que sus equipos están comprometidos y son capaces de hacer el trabajo.
Adaptación a cambios
Aunque los Sprints casi nunca deben interrumpirse, esto no significa que el cambio no sea bienvenido dentro del marco de Scrum. Por el contrario, los cambios en el trabajo atrasado principal pueden ocurrir en cualquier momento. El Propietario del Producto tiene libertad para hacer cualquier adición, eliminación o modificación necesaria antes del siguiente Sprint.
Cuando los equipos abordan el cambio de esta manera, se convierte en una parte contabilizada del proceso y ya no se ve como una causa de estrés o razón para incumplir los plazos.
Después del sprint
El proceso Ágil es cíclico. Independientemente de la frecuencia con la que elija organizar sus reuniones de planificación de primavera, siempre volverá a ellas para comenzar el proceso de nuevo. Cuanto más a menudo su equipo pasó por esto, más suave será cada ciclo.
Además de completar el proyecto o las tareas en cuestión, tu Sprint no fue del todo exitoso a menos que aprendieras algo como equipo. El siguiente paso del proceso en el que te moverás es la Retrospectiva de Sprint. Implicaba el análisis de todo lo que acabas de lograr y lo que podría ir mejor la próxima vez. Para obtener una ventaja sobre algunas de las posibles técnicas que usted y su equipo pueden usar, comience a estudiar antes de terminar su Sprint. Un experto en Scrum sabe exactamente cada paso del proceso.
Pensamientos finales
La reunión de planificación de Sprint a menudo durará un par de horas cuando se ejecuta correctamente. Los compromisos presentados requieren una reflexión y una deliberación cuidadosas. Debe permitir que su equipo tenga el tiempo que necesita para planificar a fondo el éxito.
Mantener sus tareas organizadas y transparentes hará que el seguimiento del proceso sea mucho más fácil, así que considere invertir en un software de gestión de proyectos dedicado si su equipo aún no lo está. Una gran herramienta de gestión de proyectos no solo le ahorrará tiempo y esfuerzo, sino que también le facilitará obtener información del proceso una vez que esté listo para sumergirse en su Retrospectiva.
