Trabajar digitalmente ya no es opcional. Más bien, es una necesidad. Con la forma en que se establecen las organizaciones grandes e internacionales, los empleados se encuentran cada vez más a menudo trabajando y comunicándose con colegas que nunca han conocido cara a cara.
El aumento del trabajo internacional y remoto ha impulsado la importancia de la comunicación digital en el lugar de trabajo. Las aplicaciones que admiten chat instantáneo y texto se están integrando cada vez más en el lugar de trabajo y en la vida personal. Pero esta facilidad de acceso y comunicación rápida no siempre significa que las cosas funcionen sin problemas. Si ha estado en cualquier tipo de relación, está bien que los «errores de comunicación» pueden ocurrir con frecuencia en persona. Ahora, imagina con qué frecuencia ocurren estos problemas de comunicación cuando no escuchas la voz de la otra persona.
Las tecnologías sociales han demolido las barreras del espacio y el tiempo, brindándonos una comunicación casi instantánea independientemente de la ubicación o la zona horaria. Pero con cualquier innovación avanzada, viene un conjunto de nuevas barreras y amenazas. Aunque hay efectos secundarios que no podemos evitar por completo, son algo que podemos aliviar. He aquí algunas de las barreras más comunes a la comunicación y algunas de las mejores maneras de romperlas.
Barrera # 1: Falta de perspectiva
Cualquier persona que haya enviado un mensaje de texto o correo electrónico sabe exactamente lo frustrante que puede ser no saber cómo la persona a la que está enviando mensajes significaba sus palabras. Aunque la puntuación adecuada puede ser útil, hay muchas grietas para que se deslice la interpretación correcta. ¿Enviaron el mensaje desde la oficina? Desde la cama? ¿Estaban enfermos y malhumorados? ¿Tal vez estaban distraídos y el mensaje no se refería exactamente a lo que estabas discutiendo?
Si no puedes ponerte en el lugar del remitente, la probabilidad de que tu respuesta sea inadecuada aumenta. Sin el contexto completo de estar en la misma habitación o conocer los antecedentes de ese individuo, las barreras en la comunicación se construyen con demasiada facilidad.
Avance:
No hay manera de saber exactamente lo que está pasando en la vida de otra persona a menos que se lo digan. Afortunadamente, pueden hacer precisamente eso con el software de intranet social. Las oportunidades de contribuir a foros o crear blogs permiten a las personas compartir información sobre sí mismas que rellena los espacios en blanco de esas comunicaciones basadas en texto. Tal vez incluso incorporar emojis. Aunque tradicionalmente no se consideran parte del vocabulario del lugar de trabajo, estas formas universales de comunicación pueden ayudar en la comunicación flexible. Ahora, los colegas pueden tomar información, tener una mejor idea de qué decir o cómo el escritor quiso decir su diálogo, y aplicarla a las futuras comunicaciones digitales.
Barrera # 2: Sin lenguaje corporal:
Hay tantas formas en que los humanos eligen comunicarse y una gran parte de eso cae bajo la variedad no verbal.
Entonces, ¿qué cuenta exactamente como comunicación no verbal?
En pocas palabras, la comunicación no verbal representa cualquier tipo de comunicación que no incluya el uso de palabras.
«Incluye el uso de señales visuales como el lenguaje corporal (kinésica), la distancia (proxémica) y el entorno físico/apariencia, de la voz (paralenguaje) y del tacto (háptica). También puede incluir cronemics (el uso del tiempo) y oculesics (contacto con los ojos y las acciones de mirar mientras se habla y escucha, frecuencia de miradas, patrones de fijación, dilatación de las pupilas y velocidad de parpadeo)»
Con tantos tipos diferentes de comunicación no verbal, es difícil creer que las comunicaciones digitales como el texto y el chat no incorporen esas funciones. Muchas personas temen que la tecnología, como parte integral de la forma en que las personas se comunican, tome cada vez más el lugar de la comunicación cara a cara. Esto dejaría a las personas demasiado inmersas en el mundo digital y no lo suficientemente presentes en el mundo real.
Sin estas señales no verbales, las interpretaciones erróneas son dadas. Ese signo de exclamación puede confundirte. ¿Fue esa última declaración sarcástica o seria? ¿Esa respuesta de una sola palabra significa que están enojados o seguros? El lenguaje corporal es una necesidad para una comunicación fluida.
Avance:
Probablemente haya escuchado al Dr. Regla de comunicación 7-38-55 de Albert Mehrabian: el 55% de nuestra comunicación total se transmite por el lenguaje corporal, el 38% por las señales vocales y el último 7% por las palabras. Bueno, otro estudio en la UCLA indicó que hasta el 93% de la efectividad de la comunicación está determinada por señales no verbales.
En una entrevista a Barack Obama realizada por el Príncipe Harry, Obama aborda el tema de las redes sociales y la conexión:
«Las redes sociales son una herramienta muy poderosa para que las personas de intereses comunes se reúnan, se conozcan y se conecten. Pero entonces es importante que se desconecten, se reúnan en un pub, se reúnan en un lugar de culto, se reúnan en un vecindario y se conozcan.»
La comunicación digital es brillante, pero también deberíamos seguir el consejo de Obama. Cuando sea posible, haga un seguimiento. Sal y reúnete cara a cara. Si la reunión en persona realmente está fuera de lugar, por ejemplo, si tiene colegas con sede en Singapur mientras opera desde la costa este de los EE.UU., intente hacer el cambio ocasional de texto a videoconferencia o FaceTime. Los movimientos y gestos de aprendizaje pueden ayudar mucho a reducir la cantidad de problemas de comunicación.
Fuente: Lifesize.com
Barrera # 3: Sin referencia emocional
La personalidad y los rasgos emocionales por sí solos pueden ser una barrera para la comunicación en el lugar de trabajo. Es difícil entender a tus compañeros de trabajo el 100% del tiempo, especialmente cuando es posible que solo los conozcas. Calcular en cuestiones como la distancia y la comunicación digital lleva esas dificultades al siguiente nivel. Cuando tratas con alguien a través de la cara de una pantalla de computadora, no estás al tanto de sus rasgos emocionales o preferencias personales.
¡Todos son diferentes! Algunos colegas se sienten fácilmente frustrados. Algunos necesitan una explicación detallada antes de firmar nada. Otros pueden sentirse ofendidos con la caída de un sombrero. Un estudio titulado » ¿La Tecnología en Línea Nos Hace Más o Menos Sociables? Una Revisión Preliminar y una Convocatoria de Investigación de la Universidad Northwestern lo explicaron bien:
«Compara leer el tweet de tu mejor amigo o de un extraño. Con tu mejor amigo, ya entiendes sus pensamientos y sentimientos típicos (ver Stinson & Ickes, 1992), dándole al tweet contexto y una riqueza emocional que profundiza aún más tu comprensión de los procesos mentales de tu amigo, lo que fomenta la sociabilidad. En contraste, el tweet de un extraño carece de contexto subyacente, lo que produce menos información sobre los estados mentales subyacentes y socava la sociabilidad.»
La tecnología digital tiene una inclinación por dejar a los comunicadores en la oscuridad cuando se trata de estos temas más delicados de intimidad y temperamento. Sin cierto nivel de familiaridad o conocimiento sobre las personalidades de sus colegas, está obligado a cruzar los cables en algún momento.
Avance:
¡Conozca a las personas con las que trabaja! La comunicación y el trabajo en equipo van de la mano. Aprovecha cosas como las salidas de la empresa y los blogs a través de la intranet. Muchas tecnologías de trabajo modernas integran características sociales como estándar, replicando el éxito visto en el mercado de consumo: use esas herramientas para dar me gusta, compartir y comentar. Todas estas oportunidades le permiten familiarizarse más con las personas con las que trabajará de cerca en el futuro y, con suerte, puede ayudarlo a eliminar cualquier inconsistencia que pueda experimentar.
Barrera # 4: Baja urgencia = Respuesta retardada
De acuerdo con Domo, se envían 913.242.000 mensajes de texto cada hora de cada día en todo el mundo, sin incluir la mensajería de aplicación a aplicación. Pero desafortunadamente, solo enviar el mensaje, no significa que tengas garantizada una respuesta. Todos hemos experimentado que un mensaje ha quedado sin respuesta, lo que tiene sentido ver cómo los textos tienen una tasa de respuesta promedio del 45%. Los correos electrónicos tienen una tasa aún más baja.
Fuente: SlideShare.net
Todos nosotros somos culpables de ignorar ese correo electrónico marcado con prioridad o de negarse a enviar ese recibo de lectura tan necesario. Esto se debe a que cuando estamos detrás de la seguridad de una pantalla, no hay nadie allí para perseguirlo en persona o colgarse sobre su hombro hasta que reciban una respuesta. Dependen de que usted escriba y envíe una respuesta. El sentido de urgencia no se transfiere digitalmente tan fácilmente como lo hace cara a cara, y sin eso, la puntualidad de las respuestas puede verse afectada. Esto puede hacer que el receptor pierda la confianza en ti o, lo que es peor, sienta que no los valoras.
Avance:
Lo más importante que puedes hacer es tratar a los demás de la forma en que te gustaría que te trataran. Si bien hay razones legítimas para las respuestas retrasadas, para limitarlas, debe darse cuenta de que todos los mensajes implican urgencia (a menos que se indique lo contrario). Si realmente no puedes dar una respuesta rápida, entonces enviar una nota rápida diciendo que abordarás el problema más tarde o un «te responderé» puede ayudar mucho a mejorar la comunicación.
Barrera # 5: Demasiado fácil de desconectar
Una de las distinciones más importantes entre la vida real y el mundo digital es la facilidad con la que las personas pueden distanciarse. Si bien la tecnología digital puede unir a personas de todo el mundo, todo lo que se necesita es pulsar un interruptor o un botón para apagarlo y desconectarlo. En una conversación fuera de línea, se extraen conclusiones basadas en poca o ninguna información. A diferencia de una conversación fuera de línea, los lectores no tienen el beneficio de cosas como el tono, el tono, las pausas extrañas. Esto nos deja en desventaja cuando se trata de interactuar digitalmente.
¿Has notado que es mucho más fácil decir algunas cosas en texto que en persona? Es el mismo concepto. Los conflictos ocurren de manera más natural en las conversaciones en línea, ya que hay un tipo específico de audacia que ocurre cuando el lector no puede ver su cara. En línea ofrece más oscuridad y anonimato, a menudo aumentando la distancia social y dificultando las conexiones interpersonales profundas.
Avance:
La percepción puede hacer maravillas en este caso. Muchas veces, el lector está creando un contexto negativo donde no existe. Simplemente darle al remitente el beneficio de la duda puede ahorrarle mucho dolor y detener una falta de comunicación en seco. Si siente que su comunicación digital todavía se inclina hacia una confrontación, dé un paso atrás y levante el teléfono. Hay menos posibilidades de que algo se comunique mal de esa manera.
Superar las barreras
En el lugar de trabajo, las comunicaciones digitales han superado significativamente el contacto cara a cara. Este cambio ha sido impulsado por muchas fuerzas, incluido el aumento de trabajadores remotos y móviles y la creciente población de generaciones impulsadas por la tecnología (Generación Y y Generación Z). Irónicamente, la misma cosa destinada a conectarnos tiene el potencial de hacernos menos sociales, menos profundamente conectados. Para romper realmente estas barreras de comunicación digital, los comunicadores deben tener cuidado de no permitir que el chat y el texto reemplacen por completo el contacto humano en el lugar de trabajo.
No hay duda de que estas tecnologías digitales son conceptos sorprendentes y progresivos. La clave está en asegurarse de que la comunicación sea clara.
