Muchos oradores temen las preguntas de la audiencia o tratan de evitarlas. Sin embargo, permitir que tu audiencia haga preguntas durante tu presentación mantiene a tu audiencia interesada. También le proporciona información valiosa sobre el contenido de la presentación.
¿Tiene que incluir una sesión de Q&en su presentación?
En resumen-sí. Si está haciendo una presentación rápida e informal, su sesión Q& A puede tomar solo unos minutos y ser más informal, pero aún así es una buena idea asegurarse de que su mensaje haya sido bien recibido y entendido. Las presentaciones oficiales son más estructuradas y deben tener un tiempo dedicado a las preguntas de la audiencia.
Responder a las preguntas de tu audiencia puede mejorar tu presentación y hacerte lucir más creíble. Por otro lado, una sesión de Q&A mal manejada puede arruinar sus esfuerzos y dañar su presentación.
Algunos presentadores piensan que una buena presentación cubre el 100% del tema y no deja espacio para preguntas adicionales. Incluso dirían algo como «todo debería estar claro y espero que no haya preguntas». No estoy de acuerdo con este enfoque. Nunca desalentaría a mi audiencia de tomar parte activa en mi presentación. No recibir preguntas al final de la presentación puede sugerir que la audiencia estaba aburrida y no escuchó o que la presentación no fue clara en absoluto y los dejó confundidos y sin palabras.
Prepárese para su pregunta& A
Piense en su presentación e intente anticipar las preguntas que pueda recibir y prepare sus respuestas. Idealmente, cuando la pregunta lo permita, incorpore en su respuesta algunos de los mensajes clave o llamadas a la acción de su presentación.
¿Ya ha presentado el mismo tema y recuerda algunas de las preguntas más frecuentes? Edite su presentación e incluya las respuestas a estas preguntas en sus diapositivas o discurso. Presentación por primera vez y no se le ocurre ninguna pregunta? Puede pedir ayuda a sus colegas o amigos o hacer una búsqueda rápida en Internet.
También puede pensar qué preguntas no desea o no puede responder y preparar su respuesta en caso de que surjan. Estos pueden incluir un tema que solo esté remotamente relacionado con su presentación o cualquier pregunta que requiera revelar información personal en su respuesta. Si le preocupa que lo pongan en el lugar, imagine la(s) peor (s) pregunta (s) que se le pueda (n) hacer. Redacte sus respuestas para su tranquilidad. Es probable que nunca aparezcan, pero te sentirás menos preocupado.
Si hay un tema delicado sobre el que sabe que la gente preguntará, aborde el tema al comienzo de su presentación. Mostrará que no está ocultando nada y hará que sea más fácil para todos concentrarse en el resto de su presentación.
¿Cuándo responder preguntas durante su presentación?
Dependiendo de su presentación, el tamaño de la audiencia y sus preferencias, puede elegir manejar las preguntas de la audiencia en diferentes momentos:
- En cualquier momento durante la presentación: Le dices a tus oyentes que levanten la mano y hagan preguntas cada vez que algo no esté claro para ellos y respondes a estas preguntas de inmediato. Puede funcionar bien durante reuniones pequeñas en las que no esperas muchas preguntas. Si hay muchas interrupciones, manejar las preguntas de esta manera puede distraer al presentador y a su audiencia.
- En momentos específicos durante su presentación: Planifica algunos espacios para responder preguntas durante su sesión. Pueden ser, por ejemplo, después de cada parte de su presentación. Le permite agrupar preguntas sobre un tema determinado y aclarar cualquier cosa que no esté clara antes de pasar a la siguiente parte.
- Al final de su presentación: Usted responde todas las preguntas al final de su presentación. Este es el método más común de manejar Q&A y el más práctico para reunirse con grandes audiencias.
Si planea responder preguntas al final, asegúrese de reservar tiempo y cumplir con su horario. Pedirle a tu audiencia que guarde todas las preguntas para el final de tu presentación y no responder al menos a algunas no es profesional y muestra una falta de respeto por tu audiencia. Por la misma razón, no debe extender la sesión Q& A mucho más allá del horario original, incluso si tiene tiempo.
Piense con anticipación cuando quiera responder preguntas. Comunícalo a tu audiencia al principio de tu presentación. Si va a presentar una conferencia o reunión organizada por otra persona, consulte con los organizadores de antemano.
Durante una presentación en línea, puedes pedir a tu audiencia que publique preguntas en el chat durante la sesión. Puede leerlas y responderlas al final de su presentación. Solo asegúrate de que la gente lo sepa y sepa dónde publicar sus preguntas.
Si presentas un tema delicado, es posible que tu audiencia no tenga el valor de hacer preguntas a menos que lo haga de forma unánime. Piense si esto puede ser un problema para su presentación y si puede permitir preguntas anónimas. Explique a su audiencia al comienzo de su presentación cómo pueden enviar tales preguntas.
Si está respondiendo preguntas al final de su presentación, no la convierta en la última parte. Mantén 1-2 minutos al final para las observaciones finales. Úsalos para resumir tus mensajes clave y repetir la llamada a la acción. Su audiencia recordará mejor el principio y el final de su presentación, por lo que desea mantener el control sobre estas partes y no dejar que una pregunta no interesante o negativa robe el enfoque.
¿Cómo gestionar las preguntas durante la sesión Q& A?
Esto puede parecer bastante obvio: alguien hace una pregunta sobre su presentación, usted responde la pregunta, alguien más hace otra pregunta, etc.
Sin embargo, si observa de cerca, hay un poco más en este proceso y algunas cosas que podría hacer para maximizar el valor de la sesión Q&A:
- Escuche atentamente la pregunta, no interrumpa ni deje que nadie interrumpa a la persona que hace la pregunta. Si no está seguro de haber entendido la pregunta correctamente, pida una aclaración. Puedes animar a la persona a ponerse de pie para que toda la audiencia pueda escuchar la pregunta.
- Si la pregunta te parece interesante, no dudes en darle crédito al interlocutor («Esa fue una gran pregunta» o «Me alegro de que hayas hecho esa pregunta»). Si no le gusta la pregunta, trate de no mostrarla, no ataque a la persona ni haga comentarios negativos.
- Puede repetir la pregunta para asegurarse de que toda la audiencia la escuchó y darse un poco de tiempo para pensar. Hazlo con tus propias palabras para confirmar que entendiste.
- Una vez que haya escuchado la pregunta, no necesita apresurarse con su respuesta. Puedes hacer una pausa de unos segundos para reflexionar y darte tiempo para valorar la pregunta y el interlocutor.
- Responda a la pregunta: puede responderla o usar una de las otras técnicas que se describen a continuación. Al responder, asegúrate de mantener el contacto visual con toda tu audiencia y no solo con la persona que hizo la pregunta.
- Compruebe si su respuesta es satisfactoria, si ha sido bien entendida y si ha respondido bien a la pregunta. Puede hacerlo mirando el lenguaje corporal del interrogador o preguntándole.
¿Cómo responder a preguntas sobre su presentación?
Muchos presentadores tienen miedo de las sesiones Q& A o intentan evitarlas. Tienen miedo de preguntas agresivas, temas incómodos o de que se les pregunte sobre algo que no saben. No sucede a menudo, pero como presentador, debe tener en cuenta que proporcionar una respuesta inmediata y completa a una pregunta de la audiencia es solo una de sus posibles respuestas. Veamos diferentes opciones:
- Responder-en la mayoría de los casos, recibirá preguntas interesantes y relevantes sobre su presentación y querrá responderlas. Es perfecto. Si es posible, trate de incorporar algunos de los mensajes clave de su presentación y llamado a la acción en sus respuestas.
- Refiérase a otro orador o material: si la pregunta ya fue respondida por usted u otro presentador o será cubierta en la siguiente parte de su presentación, no necesita responder.
- Devuelve la pregunta – si necesitas un poco de tiempo para pensar en tu respuesta, puedes preguntar a la audiencia la opinión o al interlocutor sobre su opinión (o lo que haría, etc.).)
- Responde más tarde: si necesitas más tiempo para responder o si la pregunta no es relevante para toda la audiencia, puedes tomarla sin conexión. Solo asegúrese de tomar nota de la pregunta e informar a la persona cómo va a responder o dónde puede ponerse en contacto con usted.
- Negarse a responder – debe responder cualquier pregunta, que esté fuera de alcance, personal o inexacta. Asegúrese de haber entendido bien la pregunta y de negar educadamente la respuesta.
