Un análisis de trabajo detalla las tareas, responsabilidades y habilidades necesarias para realizar un trabajo. Proporciona los datos que necesita para escribir una descripción precisa del trabajo y contratar a la persona adecuada. He aquí por qué los análisis de trabajo son importantes y cómo prepararlos.
Escribir un análisis de trabajo es algo que los propietarios de pequeñas empresas a menudo se olvidan de hacer antes de contratar a un empleado. En un apuro para llenar un puesto vacante o para llenar nuevos empleos a medida que el negocio crece, los empleadores a menudo recurren a títulos de trabajo genéricos y descripciones de trabajo en lugar de considerar las tareas específicas que el nuevo empleado tendrá que hacer o las habilidades que el candidato necesitará para realizar el trabajo con éxito.
No caigas en esta trampa. Puede llevar a contratar a la persona equivocada. Las malas contrataciones son costosas, estresantes y requieren mucho tiempo. También son bastante comunes. Según una encuesta de CareerBuilder, el 74% de los empleadores de pequeñas empresas dicen que han contratado a la persona equivocada para un trabajo. Ya sea que esté contratando a su primer empleado o a su décimo, puede mejorar sus posibilidades de contratar al candidato adecuado haciendo un análisis de trabajo.
¿Qué es un análisis de trabajo?
Un análisis de trabajo es un estudio en profundidad de las tareas, responsabilidades, habilidades y habilidades interpersonales necesarias para realizar un trabajo con éxito. El análisis de puestos debe realizarse como primer paso en el proceso de contratación. Escribir el análisis le ayuda a aclarar sus necesidades y expectativas. También reúne la información que necesitará para escribir una buena descripción del trabajo.
Cómo hacer un análisis de trabajo
Para analizar el trabajo, haga una lista de las tareas que esperará que realice el nuevo empleado y tenga claro lo que espera lograr al hacer que alguien realice estas tareas.
Para cada tarea, identifique y enumere las habilidades, la capacitación, las habilidades y las habilidades interpersonales necesarias para realizar la tarea. Usted puede saber, por ejemplo, que necesita a alguien que le ayude a contestar teléfonos, recibir órdenes y hacer otras cosas «rutinarias». Pero el diablo está en los detalles. Sea claro acerca de cómo se tendrá que hacer ese trabajo.
¿Necesitará el empleado conocimientos de informática? ¿Tendrá que hacerse cargo de los pedidos que llegan a través de un carrito de compras en línea, así como por teléfono? ¿El empleado tendrá que empacar y enviar los pedidos también? Si es así, ¿tendrán que levantar algo pesado? ¿Esas» otras cosas de rutina » que querrá que se hagan incluirán el pedido de suministros y la administración del inventario? ¿Qué hay de responder preguntas sobre sus productos y servicios si los clientes llaman o responden a consultas por correo electrónico o quejas de clientes? ¿Necesitará la persona que contrate excelentes habilidades de ortografía y gramática? ¿También se espera que actualicen las hojas de cálculo, gestionen sus citas y organicen viajes y reuniones?
Cómo Encontrar y Contratar empleados
Formularios y Plantillas de contratación
¿Qué pasa con las habilidades lingüísticas? ¿El nuevo supervisor de almacén que desea contratar debe hablar con fluidez un idioma distinto del inglés para comunicarse con las personas que supervisa? Si está contratando a un camarero o cocinero para su restaurante, ¿tendrá que ser capaz de leer y escribir en inglés o tendrá que ser bilingüe? (Un amigo y yo cenamos una noche en un restaurante chino en Long Island, Nueva York, y cuando recibimos nuestro cheque no podíamos decir lo que cada uno de nosotros debía. El camarero había escrito nuestras órdenes en chino.)
O tal vez necesite un asistente administrativo o una secretaria. En una empresa pequeña, no es raro que el administrador o «secretario» sea un jugador clave que sepa completar documentos para agencias gubernamentales, revisar llamadas, configurar cuentas para suministros, interactuar con proveedores o incluso llevar la contabilidad. ¿Esta persona se encargará de la oficina en ausencia del propietario? ¿Supervisar y administrar a otros empleados? Muchos solicitantes de empleo pueden escribir 50 wpm, pero no todos están hechos para manejar estas otras tareas.
¿Contratar personal técnico o científico? ¿Qué tan hábiles necesitan ser? ¿Qué habilidades de programación específicas necesitará ese desarrollador web? ¿Y qué instrumentación necesitará saber el químico? ¿Cuánto trabajo independiente se espera que haga su técnico o científico? ¿Tendrán que hablar en público o tratar directamente con los clientes? Escribir artículos científicos? ¿O simplemente estarán siguiendo órdenes y haciendo trabajo de rutina?
Un análisis exhaustivo de las funciones es igualmente importante para los puestos de más alto nivel que se han de cubrir. Las ventas y la gestión son fundamentales para el éxito de una empresa, especialmente una empresa pequeña o en crecimiento. Los solicitantes con experiencia aportan a la empresa antecedentes que deben evaluarse. ¿Tuvieron éxito? ¿Eran jugadores de equipo? ¿Se limitaron a seguir instrucciones o tomaron el control de su entorno de trabajo anterior, ideando soluciones innovadoras para problemas difíciles? ¿Lograron los resultados deseados y pueden obtener resultados para su empresa?
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Ponga su análisis de trabajo en papel
No solo «piense» en las habilidades que el empleado necesitará y las tareas que desea que hagan. Cree un documento formal de análisis de trabajos.
Si alguien que no sea usted supervisará o interactuará de alguna manera con el nuevo empleado, pídale que también complete un análisis de trabajo. El supervisor puede pensar en requisitos que se le olvidaron. Antes de continuar, compare su análisis con el de ellos para identificar las diferencias de opinión sobre lo que se necesita. Hacerlo le ayudará a asegurarse de que no ha omitido ningún criterio importante.
Poner por escrito tus necesidades, deseos y expectativas puede llevar tiempo y reflexión, pero es uno de los pasos más importantes en el proceso de contratación. Si no tiene claras las habilidades y rasgos que necesita que un empleado posea para hacer un buen trabajo, ¿cómo puede encontrar a la persona adecuada para ocupar ese trabajo? La documentación de sus necesidades lo guiará a lo largo de todo el proceso de contratación, ya sea que realice el reclutamiento usted mismo o contrate a un reclutador para encontrar al empleado adecuado.
