Cómo Facturar y Codificar para Optometría

Cuando comienza a trabajar en su práctica de optometría, la facturación y la codificación pueden parecer un tema desalentador, lo que lleva a muchos a buscar asistencia y orientación. Desafortunadamente, este tema no se cubre a fondo en su educación, o al menos no con regularidad. Este artículo ofrecerá una breve explicación sobre el asunto, pero para una orientación o tutoría más completa sobre el tema, sugerimos encarecidamente aprender de otros optometristas o unirse a un grupo de red de optometristas como PECAA.

Introducción a la facturación y Codificación de Optometría

Un viejo adagio de facturación médica dice que «Si no está documentado, no se hace», y eso todavía suena cierto hoy en día. Al igual que cualquiera de los otros campos de especialidad médica, la optometría tiene pautas, procedimientos y políticas de documentación e informes muy específicos a seguir. Si bien son muy estrictas en términos de precisión y puntualidad, todas las prácticas están sujetas a estas reglas y las compañías de seguros están seguras de llamarlas si no las siguen.

Para que cualquier agencia de seguros pueda reembolsar en su totalidad, todas las reclamaciones deben ser muy detalladas y estar libres de errores. Las compañías de seguros no son ajenas a las reglas y regulaciones, ya que ellas mismas también están sujetas a altos estándares y expectativas de pacientes y clínicas por igual. Para establecer las mejores relaciones entre el médico, el paciente y la agencia de seguros, la documentación exhaustiva, oportuna y precisa de todas las conversaciones y acciones es clave.

Inicio de los Servicios de Facturación y Codificación de Optometría

Para iniciar el proceso, primero debe decidir qué paneles de seguros son adecuados para su práctica y obtener la acreditación o el reconocimiento de cada uno. Un panel de seguros es un grupo de médicos que trabajan con una compañía de seguros para proporcionar servicios de salud a los clientes inscritos. Cada compañía de seguros opera dentro de su propio panel, por lo que los médicos deben trabajar con varios paneles de seguros para ser más accesibles para más pacientes.

Elegir los paneles de seguros adecuados es una decisión importante que requiere una cuidadosa investigación de proveedores locales y competidores. Primero, determine los empleadores más grandes en su área de destino y luego averigüe qué seguro se utiliza predominantemente para cada uno. El siguiente paso sería revisar los planes de reembolsos para cada compañía y tenerlos en cuenta en los planes de visión que está considerando proporcionar. Es importante tener en cuenta que las reglas de acreditación de seguros varían de un estado a otro, por lo que es mejor hablar con otros optometristas que trabajan en la misma área.

Errores comunes en Facturación y Codificación para Optometría

En los últimos 10 años, el campo de la optometría ha ampliado su alcance de práctica, lo que resulta en prácticas de facturación de optometría más extensas y no hay suficientes códigos precisos para facturar. Ya sea que haya un código para un diagnóstico todavía o no, los clientes continuarán viniendo para emergencias y atención de rutina. La mayoría de las veces, algunos de los errores más costosos cometidos por los consultorios médicos terminan siendo el resultado de una facturación incorrecta que se hace inocentemente, sin malicia o malas intenciones.

Pero las compañías de seguros no están analizando las reclamaciones por intención, las están revisando para verificar la precisión del diagnóstico y la cohesión con los exámenes proporcionados. Cuando surge una situación en la que el código para una condición médica aún no existe, el médico que lo trata puede ser puesto en un lugar difícil. La mejor manera de combatir errores de facturación y codificación optométricos como estos es mantenerse al día con todos los códigos ICD-10 y los procedimientos pertinentes y aceptados.

Los siguientes ejemplos son algunos de los errores más comunes cometidos por clínicas de optometría nuevas y futuras:

• Presentar una reclamación a una compañía de seguros de rutina: Las compañías de seguros de rutina procesan millones de reclamaciones, lo que resulta en un reembolso mucho menor. Con el tiempo, estos pequeños sacrificios pueden convertirse en una gran carga financiera para su práctica. La mejor manera de evitar reembolsos menos que aceptables es encontrar el panel de seguros adecuado para su área y proporcionar reclamos precisos y detallados de manera consistente.
• Uso de modificadores incorrectos: Los modificadores son códigos de dos dígitos vinculados al CPT y se utilizan para describir los servicios completados con mayor precisión. Estos códigos pueden ser excelentes para justificar procedimientos matizados, pero cuando se usan incorrectamente, pueden resultar en una reclamación totalmente denegada.
• Presentar reclamaciones antes de la acreditación adecuada: Presentar reclamaciones a los paneles de seguros antes de recibir la acreditación adecuada no solo ralentiza el proceso de reembolsos a su oficina, sino que también ralentiza los planes de tratamientos continuos para sus pacientes. Los médicos deben verificar sus credenciales antes de presentar reclamaciones a nuevas compañías de seguros.

Códigos ICD – 10 para Facturación de optometría

Los códigos ICD-10 son códigos alfanuméricos utilizados por médicos, compañías de seguros de salud y agencias de salud pública para representar síntomas y diagnósticos. CIE-10 significa Clasificación Estadística Internacional de Enfermedades y Problemas de Salud Relacionados 10ª Revisión. Si recién está comenzando su viaje de facturación y codificación y no está familiarizado con cómo funciona el proceso de reclamaciones, puede ser un poco abrumador tratar de comprender cómo los códigos ICD-10 encajan en la mezcla.

Una vez que el paciente ingresa al consultorio y llena toda la documentación de identificación y seguro requerida, el examen puede comenzar. Después del examen, se proporciona un informe detallado de todos los síntomas, tratamientos, hallazgos y diagnósticos al departamento de reclamaciones o a los programadores internos. Sobre la base de la documentación recopilada por todos los proveedores de atención relevantes, incluidos médicos, enfermeras y técnicos médicos, el codificador resume la información facturable y proporciona los códigos relevantes para cada uno. Después de completar el proceso de codificación, el agente de facturación ingresará los códigos en los formularios apropiados, ya que cada compañía de seguros tiene su proceso de reclamos, y luego se presentarán para el reembolso.

Conocer los códigos ICD-10 específicos para la industria de la optometría es un paso muy importante y que eventualmente le ahorrará mucho tiempo. Como optometrista, es probable que se familiarice con cientos, o potencialmente miles, de códigos ICD-10 a lo largo de su carrera. Un recurso útil para memorizar los códigos o aprender más sobre cada uno es ICD10data.com. Este sitio web le permite buscar todos los códigos de diagnóstico y puede ayudarlo a elegir el código más específico para cada escenario.

El Entrenamiento Exclusivo de PECAA: Cómo hacer Facturación y Codificación para Optometría

Esperamos que esta breve introducción a la facturación y codificación para optometría le haya sido útil, pero es importante tener en cuenta que el tema requiere mucho más investigación que leer una publicación de blog. Afortunadamente, los miembros de nuestra red tienen acceso al programa de facturación y codificación de PECAA, que ayuda a los miembros a aprender a facturar y programar correctamente los servicios médicos y de la vista de su práctica con consultas personalizadas y oportunidades educativas exclusivas y personalizadas.

El programa de facturación y codificación de PECAA se divide en tres categorías:

1. Facturación optométrica: La sección de facturación optométrica de nuestra capacitación se centra en tener procesos de facturación óptica consistentes. Esto hace una gran diferencia para recibir pagos oportunos y precisos. Esta sección cubrirá los siguientes temas:

• Comprensión de las políticas de pagadores individuales para el envío exitoso de reclamaciones
• Asesoramiento sobre procesos de facturación eficientes y efectivos
• Comprensión de la explicación del pago de los pagadores de seguros
• Resolución efectiva de reclamaciones y gestión de denegaciones
• Mantenerse actualizado en las reglas y regulaciones de los CMS (Centros de Servicios de Medicare y Medicaid) para mantener sus prácticas de facturación en cumplimiento

2. Codificación Optométrica: La sección de codificación optométrica lo mantendrá actualizado sobre la información relacionada con CPT, ICD – 10 e Iniciativas de Pago de Calidad. Esta sección incluye:

• Soporte de codificación óptica
• Uso adecuado del modificador
• Documentación para el cumplimiento
• Soporte ICD-10-CM
• Comprensión de los requisitos de informes de calidad

3. Gestión del Ciclo de ingresos: La tercera sección del programa de facturación y codificación de PECAA ofrece recomendaciones para lograr una gestión completa y predecible del ciclo de reclamaciones mejorando lo siguiente:

• Proceso de verificación de seguros
• Captura de ingresos de pacientes en el momento del servicio
• Optimización del flujo de trabajo del ciclo de reclamaciones
• Supervisión y gestión de cuentas por cobrar
• Gestión de saldos de pacientes envejecidos

Ayuda con la facturación y codificación de Optometría

Si es nuevo en facturación y codificación para optometría, nuestro consejo es comenzar lentamente, ser minucioso e interactuar con otros optometristas para el aprendizaje cruzado. Si está interesado en obtener más información sobre el programa exclusivo de facturación y codificación de PECAA, no dude en contactarnos.