Cómo escribir una oferta: La Guía completa

Última actualización: 17 de diciembre de 2021 a las 9:44

Es seguro decir que la licitación de contratos es una gran oportunidad para desarrollar su negocio, brindando servicios para el sector público. Con más de 150 licitaciones subidas a nuestros 11 portales cada día, hay una oportunidad para cada negocio, incluido el suyo.

Una vez que haya encontrado su oportunidad, querrá asegurarse de maximizarla. Así que, en este blog, vamos a repasar cómo escribir una oferta correctamente.

No se limite a entrar

Uno de los procesos más exhaustivos, pero esenciales, antes de escribir una licitación es asegurarse de que sabe sobre qué está escribiendo, sin mencionar que este proceso a menudo es pasado por alto por muchos que aceptan licitaciones por primera vez.

Sí, es fácil entrar rápidamente y tratar de responder a la pregunta que tienes delante sin dudarlo un momento, pero esto puede convertirse rápidamente en requisitos perdidos y redactar algo que no responde a la pregunta.

La mayoría de las veces, aquellos que son nuevos en la licitación a menudo pueden terminar instalados en su propia cámara de eco, escribiendo la respuesta a la pregunta que creen que el evaluador debería estar haciendo, no lo que realmente están buscando.

Este enfoque para escribir una oferta, en la mayoría de los casos, tendrá una puntuación baja.

Sepa sobre qué está escribiendo

Antes de comenzar a escribir ofertas, asegúrese de que puede cumplir con los criterios establecidos en la especificación, evitando la pérdida de tiempo. Considere:

• ¿Cumple con los criterios financieros mínimos?
• ¿Puede cumplir de manera factible los requisitos del comprador?
• ¿Tiene las acreditaciones y membresías requeridas?
• ¿Posee la experiencia pertinente para llevar a cabo el contrato?

Desde aquí, puede tomar una decisión de puja/no puja; si no puede cumplir con los gustos de los anteriores, es probable que se lo excluya del proceso por completo o que termine obteniendo una puntuación deficiente.

PQQs / SQS

Así que ahora podemos entrar en los fundamentos de cómo escribir una licitación. Por lo tanto, hemos evaluado la especificación y ahora estamos listos para abordar la presentación.

los PQQ o cuestionarios de precalificación (o a veces denominados cuestionarios de selección) suelen hacer preguntas sobre lo que ha hecho en el pasado anteriormente y se utilizan como primera etapa de selección, como parte del procedimiento de licitación restringido: las licitaciones de procedimiento abierto rara vez usan PQQ.

Como comentamos en el punto anterior, vamos a querer explicar cómo nuestra experiencia nos hace adecuados para la entrega del contrato.

Normalmente, completar un PQQ implica:

• Rellenar información básica de la empresa, como números de registro
• Confirmar que no ha infringido la legislación o que se ha convertido en un villano de James Bond de la noche a la mañana
• Capacidad técnica y profesional, o estudios de casos (consulte la siguiente sección)
• Una declaración y datos de contacto

este es el proceso típico. Algunos PQQ, como los PAS91 en el sector de la construcción, constan de varias secciones adicionales, lo que a menudo implica un enfoque mucho más detallado y basado en pruebas.

Estudios de casos

Normalmente incluidos en la sección PQQ bajo «Capacidad técnica y profesional», los estudios de casos le piden que describa 2-3 contratos de naturaleza similar que haya completado o esté realizando en los últimos cinco años.

Estos estudios de caso son una oportunidad para venderse y demostrar éxitos anteriores, y cómo puede obtener resultados similares para los compradores.

Con recuentos de palabras normalmente dentro de la marca de 500 palabras, podría considerar:

• ¿Cuál es la escala del contrato? Por ejemplo, ¿cuántas propiedades renueva en un período determinado?
• ¿Cuál es la naturaleza de la relación? ¿Cómo empezó esto?
• ¿Cómo movilizamos y entregamos el contrato?
• ¿Ha tenido algún desafío clave y cómo hemos aprendido de ellos?
• Para resumir, ¿cuáles son los resultados? ¿Terminó a tiempo y dentro del presupuesto, y el contrato ha sido renovado o extendido?

Sección ITT

Ahora pasamos a la sección ITT. Aquí es donde saber cómo escribir una licitación será útil, ya que esta es la sección de propuestas. Esto es lo que haremos.

Por lo general, las preguntas en una licitación pueden cubrir los gustos de:

• Gestión de la calidad
• Salud y seguridad
• Medio ambiente y sostenibilidad
• Valor social
• Movilización
• Prestación de servicios
• Experiencia
• Tramitación de reclamaciones
• Mejora continua
• Cadena de suministro y gestión de subcontratistas

Deconstruya la pregunta

Las preguntas de licitación a menudo se componen de varios puntos clave que un comprador querrá que aborde, con marcas distribuidas por igual en cada sección. En consecuencia, para maximizar sus marcas, siempre debe deconstruir la pregunta de tal manera que se aborden todos los puntos. No se puede saber cómo escribir una oferta sin antes desglosar los elementos individuales de las preguntas de la oferta. Veamos este ejemplo:

El contratista principal debe proporcionar detalles de cómo se propone administrar sus subcontratistas y la cadena de suministro (incluida la colocación de pedidos para garantizar los plazos de entrega adecuados).

En su respuesta, incluya detalles sobre lo siguiente:

• Proporcione 2 ejemplos de un problema que ocurrió completando un trabajo similar y ¿cómo lo superó?
• Proporcione 2 ejemplos de problemas que ha enfrentado con subcontratistas en el pasado y ¿cómo superó esto?

Así que vamos a deconstruir este. Las secciones en negrita son las mini-preguntas, digamos, que deberían informar nuestra estructura. Tenga en cuenta que el comprador también ha sido amable con nosotros en este caso, con algunas viñetas para señalar algunos otros puntos que quieren ver cubiertos.

Por lo tanto, podríamos adoptar los siguientes títulos y subtítulos:

• Gestión de nuestros subcontratistas y cadena de suministro
• Colocación de pedidos para garantizar plazos de entrega adecuados
• Problemas que ocurren durante trabajos similares
• Problemas con subcontratistas

Como tal, esto resalta claramente al comprador que hemos abordado cada punto de la pregunta, haciéndole la vida más fácil. ¡Sin mencionar que asegura que cubramos los puntos que están pidiendo!

Hacer la vida más fácil para el comprador: sea conciso

Los compradores tendrán, potencialmente, cientos de presentaciones de ofertas para evaluar, y como tal, desea escribir contenido que sea de fácil lectura y que destaque claramente la conformidad con la especificación. Algunos consejos para hacer que sus envíos sean lo más fáciles de leer posible incluyen:

• Use encabezados que coincidan con las partes deconstruidas de la pregunta
• No use contenido de relleno o esponjoso, esto no agrega nada de valor, y en su lugar podría frustrar a un evaluador
• En una nota similar, vaya al grano: si puede decir algo en menos palabras, hágalo
• Los puntos con viñetas son su amigo, son fáciles de leer y pueden a menudo le permiten decir mucho más con recuentos de palabras ajustados

Aún desea asegurarse de que, incluso cuando está siendo conciso, lo que está escribiendo ambos:

1. Es coherente, tiene sentido y responde a la pregunta
2. Es gramaticalmente correcto, libre de coloquialismos y errores

Lo anterior dejará una impresión negativa en el evaluador; todos somos humanos, por lo que no queremos ponerlos de mal humor. Un evaluador infeliz es aquel que tiene más probabilidades de deducir notas.

Evitar el contenido de relleno

Esta idea de ser directo es especialmente importante cuando consideramos el recuento de palabras. No es raro ver que se limitan a tan solo 200 palabras, por ejemplo, mientras se pide que se cubran varias cosas en una respuesta. Aquí, ser conciso y evitar el contenido «relleno» o «esponjoso» es vital; vea el ejemplo a continuación:

«Aquí en Tendering Company Ltd, nos apasiona la calidad y nos esforzamos por implementar la calidad en todo lo que hacemos»

Esta es una declaración particularmente vacía que no responde a la pregunta, especialmente en el contexto de una respuesta corta. Piénsalo: se trata de 19 palabras desperdiciadas, casi el 10% del número de palabras no dice absolutamente nada. Ninguna compañía va a decir que no les importa la calidad, ¿verdad?

Revisión y corrección de pruebas

Por lo tanto, una vez que haya escrito su respuesta, siempre debe asegurarse de que ha sido revisada. Después de todo, los errores ortográficos y gramaticales se reflejan mal en su presentación, destacando la falta de atención al detalle.

Pregúntele a un colega, gerente o director: un par de ojos adicionales siempre será útil cuando:

• Identificar errores,como oraciones que no tienen sentido
• Contradicciones o puntos que pueden encontrarse negativamente
• Contenido adicional o puntos que se podrían alimentar en

Por ejemplo, aquí en Hudson Succeed, utilizamos un proceso de verificación de tres etapas para todas las respuestas de licitación:

• El escritor realizará una autoevaluación antes de enviarla para su revisión
• Esto se pasará a otro miembro de nuestro equipo de ofertas para su revisión
• Nuestro Jefe de Gestión de Ofertas, o Administrador de Ofertas, revisará el contenido antes de finalizar

Envío

una variedad de medios:

• Envío de correo electrónico

• Envío postal

• Carga en un portal de adquisiciones

Este último es, con mucho, el más común. Para mitigar la posibilidad de posibles errores de TI, siempre es mejor asegurarse de manejar el envío con anticipación, generalmente días, para eliminar la posibilidad de errores de último minuto y estrés. Los envíos tardíos, incluso por 1 segundo, a menudo no se tienen en cuenta y no se evaluarán. Por lo tanto, planifique con anticipación y hágalo llegar a tiempo. Siempre intentamos que las ofertas se presenten al menos un día antes de la fecha límite de presentación.

Siéntese con nuestra Directora General, Jill Hudson

Jill tiene más de 20 años de experiencia en Escritura de ofertas. Ella sabe lo solitario que puede llegar a ser cuando ves rechazo en los primeros días.

Pasé rápidamente de un récord de éxito de <15% en mis primeros días de escritura de ofertas a > 70% simplemente gastando el tiempo necesario para digerir los comentarios y eliminar errores tontos. Errores que parecía estar cometiendo todo el tiempo sin que la noche se diera cuenta de que lo estaba haciendo.»

Lo que hay que darse cuenta desde el principio es que la retroalimentación es el camino hacia el éxito.

A nadie realmente le gusta leer los comentarios de cómo han perdido el punto del documento de licitación. La respuesta no dio en el blanco, en absoluto, o se ha olvidado de corregir y su respuesta a una pregunta está llena de errores. Cola-patéate debajo de la mesa y pon la tetera. Es importante volver a los «Conceptos básicos de Licitación» cada vez que escribas una oferta.

Sin embargo, sin estos comentarios, continuará cometiendo estos errores. El error más común que cometerás es no entender el tiempo que lleva responder a una oferta correctamente. Suponer que escribirás una presentación ganadora en 2 horas no es realista, mientras ABC Ltd está utilizando todos sus recursos.

Fundamentos de la licitación:

Debe darse cuenta rápidamente de que la única manera de comenzar a ganar es volver a los fundamentos de la licitación:

1. Cree que puedes ganarlo, asegurándote de tener las credenciales correctas.
2. Haga su tarea-la investigación es clave.
3. Dedique el tiempo necesario a escribir una propuesta ganadora.
4. No lo deje hasta el último minuto, así es como ocurren los errores. La gestión del tiempo en las licitaciones es clave.
5. Asegúrese de comprender los mecanismos de puntuación para asegurarse de maximizar sus respuestas a las preguntas formuladas.
6. Responda a la pregunta con la información que han solicitado, no con la información que cree que deberían saber sobre su negocio.

Estamos seguros de que ha establecido que nuestro principal consejo sobre los muchos blogs que hemos escrito, es ser sensatos con sus expectativas. Si facturas alrededor de £100,000 al año, no ganarás un contrato de £2,000,000. Tampoco deberías querer poner todos tus huevos en una canasta como esa. Por lo tanto, si este es el curso de acción que está tomando, continuará recibiendo las cartas de rechazo.

La escritura tierna es una forma de arte. No es para todos, pero cosecharás las recompensas si pasas el tiempo aprendiendo y evaluando lo que necesitas para ganar.

Jill afirma: «Creo firmemente que la única persona con la que deberías competir es contigo mismo. De esa manera siempre te pondrás mejor.»

Elimina el ruido y focus ¡Concéntrate!

Los 6 errores más comunes cometidos al licitar

A lo largo de nuestros 60 años de experiencia en licitaciones, hemos visto muchos errores cometidos por proveedores que no entienden cómo escribir una licitación. Queremos compartirlos con ustedes para asegurarnos de que nunca caigan en estas trampas.

1. No responder a la pregunta que se hace

Muchas empresas responden a una pregunta basada en la información que creen que la empresa licitadora debe saber sobre su negocio, sus procesos y su experiencia. En lugar de lo que realmente pidieron. Si se le pide que envíe una respuesta a una pregunta, verifique que haya respondido lo que le han pedido.

1. No hacer su investigación

la Investigación es el rey! La organización de licitaciones querrá ver que se ha tomado el tiempo para hacer su tarea. Su respuesta tierna será más fuerte por ello.

1. No tomarse el tiempo para enviar su mejor respuesta

Si no vas a darlo todo, no tiene sentido presentar una oferta. Alguien más pondrá todos los esfuerzos de su empresa en ganar este trabajo, y ¿es realmente la impresión que desea dejar para su negocio? Todos hemos estado allí cuando hemos visto la respuesta tierna 24 horas antes de su vencimiento, pero a veces es mejor pasar que ingresar una respuesta que no es su mejor trabajo.

1. Faltando la fecha límite, pero enviándola de todos modos

Esto muestra una falta de respeto por el proceso de licitación, lo que hace que parezca que no puede o no logrará los plazos. Su respuesta tierna sería ignorada de todos modos, por lo que si cometió un error y no cumplió con la fecha límite, no envíe su respuesta y utilícela como una experiencia de aprendizaje.

1. Ignorar los requisitos de la licitación

Muchos documentos de licitación le pedirán que complete los documentos de licitación de una manera específica. No ignore estas solicitudes. Si el ITT le pide que envíe su respuesta utilizando su cuestionario predefinido, no lo ignore, utilícelo. El cliente puede fallar su respuesta por no seguir las pautas proporcionadas. Es mucho trabajo hacer que tu oferta sea desestimada.

1. Pujar por absolutamente todo

Muchas empresas cometen el error de presentar ofertas para absolutamente cada pieza de trabajo y se preguntan por qué no ganan nada. Es mucho mejor responder a cinco licitaciones extremadamente bien, luego a 15 licitaciones de forma rápida y apresurada. Cree una lista de verificación de licitaciones que le dé una comprensión de las licitaciones que le gustaría ganar, que pueda entregar bien y que se adhiera a ella.

¿Necesita Ayuda?

Con estos consejos y sugerencias, debería estar bien encaminado para averiguar cómo escribir una licitación correctamente y tomar el control de la Gestión de su Oferta. Si tiene problemas con la redacción de licitaciones y necesita un poco de ayuda, ofrecemos cuatro servicios de redacción de licitaciones.

Nuestro éxito

Pujar por licitaciones es un proceso vital para asegurar nuevos contratos y hacer crecer su negocio. Dependiendo de su industria, es probable que sus competidores estén pujando por los contratos que están asegurando. Además de otras estrategias como el marketing, la licitación es una de las formas más efectivas de hacer crecer su organización.

Hudson Succeed es una consultora de desarrollo de negocios con sede en Durham. Fuimos fundados por el equipo de marido y mujer, Jill y John Hudson. Jill ha estado apoyando a organizaciones globales con sus esfuerzos de crecimiento empresarial durante casi dos décadas. Hudson fue fundada sobre la base de sus experiencias en licitaciones y adquisiciones.

En todo el Grupo Hudson, nuestra misión es hacer que la licitación sea un campo de juego más justo y transparente para todas las empresas.

Al trabajar con las más de 700 empresas que apoyamos, notamos un error común en las PYMES en particular. Parece que algunas PYME tienen la impresión de que son demasiado pequeñas para presentar ofertas de trabajo. Este no es el caso.

Nuestro Jefe de Gestión de Pujas, Daniel Hall, dijo:

» Debe ser realista al tomar su decisión de puja / no puja. Siempre debe considerar el valor del contrato y evaluar los requisitos de experiencia antes de pujar.

Sin embargo, ser PYME tiene ventajas a la hora de presentar ofertas de trabajo. Por ejemplo, el gobierno del Reino Unido tiene el objetivo de gastar £1 de cada £3 en PYMES. Esto significa que las organizaciones del sector público quieren trabajar con empresas más pequeñas.

Las PYME también tienen la ventaja de no competir con gigantes de la industria en proyectos más pequeños. Las empresas más grandes tienden a no pujar por contratos con valores más pequeños, lo que aumenta sus posibilidades de ganar.»

Desde el lanzamiento de nuestra suite Hudson Succeed de servicios de redacción de ofertas, nos ha encantado trabajar con empresas de todo el mundo. Sin embargo, como empresa con fuertes raíces en el Noreste, siempre es un placer apoyar a las empresas locales.

Obtener ingresos de 4 años para Imagine You Can UK

Imagine You Can UK es un proveedor líder del Servicio Nacional al Ciudadano (NCS) en Redcar y East Cleveland. También trabajan en todo el norte de Inglaterra, ofreciendo oportunidades de desarrollo personal y habilidades de empleabilidad para los jóvenes.

El Director de la compañía se acercó al equipo de éxito de Hudson y le preguntó sobre nuestros servicios de redacción de ofertas. Necesitaban apoyo con la presentación de una licitación para la provisión de asociados de ejecución adicionales que proporcionaran capacidad para ejecutar un programa de SAN.

Desafíos

Al hacer una oferta, inevitablemente habrá desafíos que no previste. Con la experiencia, estos obstáculos se vuelven más fáciles de mitigar. Debido a la naturaleza de esta licitación, sabíamos que encontraríamos desafíos con información sensible. El trabajo requería información detallada sobre los procedimientos de protección y gestión de datos de Imagine You Can UK.

Los plazos ajustados también plantearon un problema para nuestra gestión del tiempo. Como la empresa era un cliente nuevo, no teníamos un banco de información a mano, como lo hacemos con las organizaciones que regresan. Esto significaba que el equipo tenía que extraer la información necesaria en un corto período de tiempo para garantizar las máximas marcas de calidad.

Por lo tanto, se creó un procedimiento de comunicación detallado para obtener la información necesaria. A continuación, el equipo se sometió a un plan de licitación exhaustivo, en el que se esbozaba la actividad necesaria para ambas partes.

Debido a la fecha límite de la licitación, el trabajo se asignó a nuestro equipo de redactores de ofertas. Se hicieron cargo proactivamente de cada respuesta y produjeron respuestas de licitación de alta calidad, bien investigadas y detalladas.

Resultados

Nuestro equipo produjo 5.000 palabras en poco más de 24 horas desde que se encargó el trabajo.

Como resultado, Imagine You Can UK tuvo éxito con su esfuerzo y fueron aceptados en el marco. Esto les aseguró ingresos sostenibles y continuos para los próximos cuatro años. Debido a este éxito, hemos desarrollado una excelente relación con la empresa, y esperamos trabajar con ellos en el futuro.

«Daniel y el equipo me dieron excelentes instrucciones sobre el contenido que necesitaban para completar esta licitación. Todo el proceso fue fluido y me alegra decir que fuimos aceptados en el marco. Fue un placer trabajar con Hudson y esperamos colaborar en el futuro.»- Dave King, Director de Imagine You Can UK.

Encuentre más estudios de casos.

Ganar un lugar de DPS para APM Cleaning Ltd

APM Cleaning proporciona servicios de limpieza comerciales y domésticos a escala nacional. La compañía se puso en contacto con Hudson Succeed para obtener apoyo después de identificar una oportunidad de licitación. Expresaron su preocupación por la elaboración de respuestas de calidad y la aportación de las pruebas necesarias para ganar un lugar en el marco.

Después de nuestra consulta inicial con APM Cleaning, el equipo de Hudson encontró otra oportunidad de contrato utilizando nuestro portal de Licitaciones de Instalaciones. El equipo informó al cliente de la segunda apertura, que fue un DPS de Administración de Instalaciones con Prosper Housing.

Una vez acordado el trabajo, nuestro equipo comenzó a trabajar en ambas licitaciones para el cliente.

Desafíos

Los plazos eran muy próximos, lo que significaba que ambas presentaciones debían desarrollarse en conjunto, lo que requería dividir la carga de trabajo entre dos redactores de ofertas. Esto, combinado con las licitaciones en curso que ya estábamos compilando para otros clientes, planteó un desafío para nuestra gestión del tiempo.

APM también era un nuevo cliente con Hudson Succeed, lo que significaba que los detalles requeridos de la compañía debían extraerse.

A través de la creación del plan de licitación básico de Hudson, se implementó un procedimiento de comunicación entre nosotros y el cliente. Los dos redactores de ofertas asignados colaboraron eficazmente para garantizar que no se superpusieran las solicitudes de información de APM.

Una vez completada, la respuesta a la licitación se sometió a un proceso de revisión interna exhaustivo. Nuestro Jefe de Gestión de Ofertas tomó la iniciativa en todas las etapas del desarrollo de contenido.

Resultados

Ambas ofertas se firmaron y presentaron cuatro días antes de la fecha límite.

Como resultado de los esfuerzos combinados de nuestro equipo, conseguimos con éxito un lugar en APM en el segundo DPS. Tuvimos éxito en todos los lotes solicitados.

Todavía estamos a la espera de los resultados de la oportunidad de licitación inicial.

Debido a este éxito, nos complace decir que nuestra relación de trabajo con APM Cleaning ha continuado. Desde entonces, hemos apoyado la presentación de otras cuatro ofertas. Uno ha tenido éxito. Estamos esperando los resultados para los demás. También esperamos trabajar con el cliente en una oferta futura, a finales de este año.

«El equipo de Hudson fue muy reactivo en sus formas de trabajo y manejó todas las comunicaciones de manera muy efectiva y eficiente. Esta asociación es un crédito a la reciente victoria de Prosper DPS para la Administración de Instalaciones, que tuvimos éxito en todos los lotes solicitados. ¡Recomendaríamos Hudson a cualquier empresa que requiera soporte de licitación de cualquier tipo!»- Samantha Reid, Directora de APM Cleaning Ltd.

Encuentra más testimonios.

Asesoramiento para PYMES

Entendemos que la licitación de contratos puede parecer desalentadora durante una pandemia. Sin embargo, es importante recordar que las empresas siguen buscando proveedores activamente.

Es comprensible que algunas PYME no sepan licitar para trabajar. La práctica es más frecuente en algunas industrias que en otras. En la construcción, por ejemplo, la mayoría de las empresas están licitando activamente o han participado en el proceso antes.

Sin embargo, las licitaciones tienen ventajas. Por ejemplo:

1. Pago de garantía de contratos del sector público

Puede parecer extraño firmar un contrato y no tener una paga garantizada. Lamentablemente, escuchamos que esto sucede en el sector privado con más frecuencia de lo que nos gustaría.

El Código de Pronto Pago del Servicio Comercial de Crown significa que esto no sucederá en el sector público. El código estipula que las facturas deben pagarse en un plazo de 60 días. Esto da tranquilidad a los proveedores, sabiendo que los ingresos están garantizados y que las ganancias se pueden contabilizar.

1. Crea tu experiencia

Si eres un negocio relativamente nuevo, construir una cartera de experiencia es crucial antes de ir tras los grandes contratos. Al asegurar proyectos de menor valor, puede demostrar una experiencia relevante e impresionante a la hora de «pujar más grande».

Además, construir una cartera de experiencia significa construir un banco de contactos. Pujar por licitaciones ayuda a conectarte con compradores a los que es posible que no hayas tenido acceso anteriormente.

1. Los marcos pueden ayudar a su sostenibilidad

Ganar lugares en marcos a largo plazo aumenta sus posibilidades de obtener contratos de manera sostenible. Algunos marcos pueden durar hasta 10 años o más. No querrás perder la oportunidad de pujar por este trabajo a medida que se publiquen los proyectos.

Por lo tanto, es hora de ponerse a trabajar

Nuestro equipo de escritores y gerentes de ofertas experimentados está a su disposición para brindarle el nivel de soporte que necesite con sus envíos cualitativos, desde escribir ofertas hasta ayudarlo con el proceso de atención.