Cómo Crear un Presupuesto de Nómina

El presupuesto ayuda a determinar por adelantado si tiene suficiente dinero para hacer las cosas que necesita y desea hacer. Mejor aún, le da un plan de gastos para asegurarse de que siempre tenga dinero para las cosas que necesita.

El presupuesto de nómina funciona de manera similar, pero en cambio, se centra en la mano de obra. Le dice qué personal necesitará para ayudar a su empresa a lograr los objetivos deseados en los próximos 12 meses y si tiene el dinero para acomodarlos.

En esta guía, profundizaremos en los matices de un presupuesto de nómina y cubriremos cómo puede crear uno con gusto para llevar un registro de su dinero. También proporcionaremos alternativas a este servicio que pueden adaptarse mejor a diferentes escenarios.

Guía paso a paso para Crear un Presupuesto de Nómina

Al crear un presupuesto de nómina, puede hacerlo usted mismo o contratar a un contador. Alternativamente, puede usar un servicio de nómina para automatizar las tareas manuales y garantizar una mejor precisión, sin el esfuerzo.

A continuación se muestra un resumen paso a paso de la preparación de un presupuesto de nómina.

Paso 1: Prepare una Lista de todos los Puestos de Su Organización

Haga una lista de todos los puestos actuales, incluido el suyo, y clasifíquelos en función de su importancia y departamento. Debe agregar a cada persona a la que paga a su lista, incluyendo:

• Usted mismo (si está en la nómina)
• Empleados por hora
• Empleados en el lugar
• Personal administrativo
• Equipo de ventas (comisiones pagaderas estimadas, si corresponde)
• Empleados remotos
• Empleados contratados/independientes (ya que no tiene que pagar impuestos o beneficios por ellos, asegúrese de marcarlos)
• Empleados temporales

Puede recopilar esta información en una simple hoja de cálculo.

Paso 2: Incluya los Gastos de Nómina para Cada Posición Listada

El siguiente paso es calcular los gastos para cada posición. Aquí es donde el uso de software de nómina confiable como Gusto puede ser útil.

Suponiendo que ya tiene a sus empleados configurados con Gusto, puede extraer números históricos de los informes. Dado que puede pagar a sus empleados a través del software, tendrá un registro completo de la compensación de su empleado. Alternativamente, puede revisar las cifras del año pasado para sumar todos los gastos.

Una vez hecho esto, estimarás el pago anual por cada posición después de tener en cuenta los aumentos y bonificaciones. Si desea crear una nueva posición para la que aún no tiene datos, consulte las agencias de empleo locales o sitios web como Glassdoor para hacerse una idea de los salarios promedio en su área o lo que ofrecen sus competidores.

Recuerde, siempre es mejor presupuestar más de lo que cree que necesitará en lugar de ir con una cantidad más baja. Si encuentra que los bonos y la compensación aumentan, separe esos números de los salarios regulares. Esto le permitirá ver estos datos para cada empleado y en su conjunto, cuando sea necesario.

Si te encuentras lidiando con gastos específicos que no pertenecen a ninguna posición, puedes usar un nombre generalizado como «Corporativo» o algo similar para indicar que es un gasto comercial.

Echemos un vistazo a cómo se verá esto para cada posición.

Para los trabajadores asalariados y por hora

Los trabajadores asalariados y por hora son muy diferentes entre sí. Mientras que el primero es simple (toma sus salarios brutos y divídelos por 12 al hacer un presupuesto mensual), el segundo es más complejo. Para los trabajadores por hora, debe estimar el número de horas trabajadas cada mes, lo que puede no ser consistente durante todo el año.

Además, si paga a los trabajadores asalariados en un horario de dos semanas, algunos meses tendrán tres cheques de pago. Debes tener en cuenta estos meses.

Para Impuestos sobre la nómina

Cada empleador tiene que pagar impuestos sobre la nómina, por lo que es necesario un presupuesto para asegurarse de que pueda cumplir con esta obligación.

Debe consultar la tabla de impuestos cada vez antes de preparar el presupuesto para asegurarse de que los números sean correctos. Aquí están las cifras actuales:

• Desempleo federal: 6% en los primeros 7 7,000
• Seguro Social: 6.2%
• Medicare: 1.45%
• Medicare adicional (para empleados que ganan más de $200,000): 0.9%

Para los costos de horas extras del proyecto

Piense en las posiciones con más probabilidades de acumular horas extras y cuándo. Proceda a calcular las horas extras previstas para ese mes e introdúzcalas en el presupuesto.

Considere las siguientes preguntas para hacer un presupuesto más preciso:

• ¿Es mejor pagar horas extras a ciertos trabajadores que contratar ayuda adicional?
• ¿El trabajo siempre está ocupado durante días específicos de la semana o ciertos meses del año?
• ¿Ciertos puestos trabajan más horas extras que otros en su organización?
• Anticipa cualquier evento que cause un aumento en las horas extras, como el lanzamiento de un producto, un evento especial en la tienda, etc.?

Para Bonificaciones para empleados

Debe incluir bonificaciones para empleados en su presupuesto de nómina.

Si las bonificaciones se basan en el rendimiento, eche un vistazo a las métricas del año pasado para obtener orientación. Por el contrario, si los bonos están orientados a eventos, averigüe qué empleados recibirán el bono y colóquelo en el mes correspondiente. No olvides anotar para qué sirve el bono.

En el caso de los bonos anuales pagados de forma general, calcule cuánto será para el año y reserve una parte del dinero para pagar el bono cada mes. Esto puede ser una cantidad estándar o un porcentaje de los beneficios de la empresa.

Para Empleados Independientes/Contratados / Temporales

Debe presupuestar para todos sus empleados contratados y autónomos. Pero normalmente estarían en una parte diferente del presupuesto que en la nómina. Su única consideración es la cantidad total que pagará por contrato, junto con los costos administrativos para adquirirlos, como los honorarios de agencia si usa una agencia de personal para llenar esos puestos.

Para Costos de Beneficios para Empleados y Cuenta Para Puestos Nuevos o Abiertos

Los beneficios para empleados son el costo regular de mantener a los empleados e incluyen primas de seguro médico, 401 (k), etc. Tendrá que consultar con sus proveedores de seguros y servicios de jubilación para obtener los cargos más precisos para el próximo año. También es esencial incluir las tasas administrativas y de otro tipo en las proyecciones presupuestarias.

A continuación, piense en las nuevas posiciones que desea agregar. Sin embargo, coloque sus salarios proyectados solo en el mes para planificar la contratación del empleado. Por ejemplo, si planea abrir una nueva ubicación en mayo, no necesita presupuestar a todos los empleados para esa ubicación de enero a abril.

Asegúrese de priorizar a sus empleados actuales, ya que puede ser útil si el presupuesto no permite todas las contrataciones que desea. Esto le permitirá ver qué posiciones puede empujar para una fecha posterior.

Paso 3: Agregue todas las Categorías de Gastos

En esta etapa, debe tener todos los datos introducidos en su programa de nómina. Puede ver los totales de cada mes, así como de todo el año.

La idea aquí es ver los totales de gastos de nómina para cada posición y categoría, incluidos los salarios brutos, los impuestos y los beneficios. Necesitará los totales de cada mes, así como la suma anual para su presupuesto.

Paso 4: Revise Su Presupuesto de Nómina

Ahora tiene los números, todo lo que queda para determinar si son razonables o no. He aquí cómo hacer esto:

• Verifique la precisión de la información. Revisa todos los números para comprobar si has cometido algún error. Cuando sea posible, haga pasar su presupuesto a los jefes de departamento en caso de que tengan más información actualizada.
• Compare los gastos proyectados del año pasado con los gastos reales. Aprender de los errores del pasado es útil para eliminar los problemas potenciales que involucran su nómina actual. Si tuvo problemas con la nómina el año anterior, ¿cree que tendrá problemas similares con el presupuesto de este año? Si calculó mal un área específica la última vez, verifique si lo hizo bien este año.
• Compare el presupuesto con los ingresos proyectados. ¿Espera obtener ganancias suficientes para cubrir todos los gastos, especialmente para las nuevas contrataciones? ¿Cómo modificará el presupuesto u otras áreas del presupuesto para compensar si no puede?

Recomendamos crear tablas y gráficos para comprender el flujo de datos. Esto le permitirá profundizar en los datos rápidamente y reorganizar las áreas de una manera que responda mejor a sus preguntas.

3 Beneficios principales del Presupuesto de nómina

Desde anotar la nómina histórica real hasta ahorrar tiempo y energía y una gestión financiera efectiva, el presupuesto de nómina tiene varias ventajas. Echemos un vistazo más profundo a ellos.

Organización de datos mejorada

La creación de un presupuesto de nómina requiere que el usuario capture sus datos reales históricos de nómina y otros componentes de su modelo de planificación.

Puede llevar su nómina a su almacén, almacenarla en una sola fuente y, a continuación, acceder a ella desde la misma fuente. Esto también puede darle acceso a un presupuesto simplificado y automatizado en un solo lugar, algo que puede ser útil en el futuro. El hecho de que obtenga acceso a varias fuentes de datos también es crucial.

Mayor transparencia para los empleados

Los empleados también se benefician de un presupuesto de nómina preciso.

Cada empleado ve su cheque de pago como una medida reflexiva del valor individual como empleado. Es psicología humana. Es por eso que apreciarán tener una revisión clara de sus talones de pago, incluidas las horas extras, el sindicato/no sindicato, la diferencia de turnos y otros detalles específicos relacionados con su salario.

Mejor Gestión de las Finanzas

Quizás el beneficio más importante de un presupuesto de nómina es cómo lo equipa con el conocimiento para facilitar una mejor toma de decisiones y gestión financiera.

Puede utilizar la información para pronosticar y administrar las finanzas de cualquier departamento y de la empresa en su conjunto. Toda la información relevante se recopila en un solo lugar, lo que, a su vez, deja poco o ningún espacio para errores o errores humanos. A su vez, puede ahorrar tiempo, energía y dinero valiosos.

3 Los mayores desafíos Con la Creación de un Presupuesto de Nómina y Cómo Solucionarlos

Crear un presupuesto de nómina no es el trabajo más fácil que hará. Pero sin duda es un trabajo que bien vale la pena su esfuerzo y tiempo. Estos son tres desafíos comunes a los que se enfrentan los usuarios al preparar su presupuesto, junto con soluciones para ayudarlo a evitarlos:

Tiempo libre de Factorización

Es increíblemente importante tener en cuenta el tiempo libre pagado o los días de enfermedad para evitar errores al manejar la nómina. Pero el hecho de que la nómina ya sea bastante complicada y tal vez pospuesta debido a vacaciones o enfermedad puede complicar rápidamente las cosas.

Para evitar esto, deberá tener las horas de trabajo de todos sus empleados al menos tres días de anticipación. Si un cheque de pago se retrasa, asegúrese de informar a los empleados lo antes posible para ayudar a evitar cualquier falta de comunicación.

Clasificación errónea de empleados

Clasificar erróneamente a las personas puede ser una pesadilla cuando se trata de nómina. Muchas empresas no se dan cuenta de que todos los que trabajan para ellas no siempre son sus empleados, pueden ser trabajadores independientes o contratistas. Estos grupos tienen diferentes conjuntos de reglas que rigen su nómina.

Si su organización contrata trabajadores independientes, empleados temporales o contratistas, asegúrese de que estas personas no estén clasificadas como empleados en su nómina. No serán elegibles para los mismos beneficios que sus empleados reales, y tampoco tendrá que retener una parte de sus ingresos para fines fiscales. Verifique dos veces todas sus posiciones enumeradas y asegúrese de que estén clasificadas correctamente para evitar pagar multas innecesarias.

Mantener la confidencialidad

Todos los registros de nómina deben mantenerse y manejarse con confidencialidad y deben almacenarse en un entorno seguro. Si bien esto puede parecer simple, en esta era de la tecnología, las preocupaciones sobre los datos y la privacidad son cada vez mayores.

No debe divulgar ninguna información personal de los empleados sin su permiso y cumplir con una orden judicial o mandato gubernamental. También puede utilizar servicios de nómina de alta seguridad (Gusto es un excelente ejemplo) para proteger sus activos sensibles.

Otras Opciones para Crear un Presupuesto de Nómina

Esta publicación te mostró cómo crear un presupuesto de nómina usando Gusto, pero esa no es tu única opción.

Si tiene un número igual de empleados y contratistas en nómina, puede considerar OnPay, que realiza un seguimiento de los empleados de W-2 y de los contratistas de 1099. Además, este servicio puede ejecutar la nómina en los 50 estados de los Estados Unidos sin costo adicional.

Si prefiere limitar sus herramientas de trabajo, puede optar por ADP. Esta solución 2 en 1 ofrece excelentes soluciones de nómina y recursos humanos. Además, la herramienta ofrece varios beneficios, como el seguimiento automatizado del tiempo de los empleados, la nómina en línea con cálculo de impuestos y la gestión del talento (reclutamiento, contratación e incorporación), por nombrar algunos.

¿Desea una visión más detallada de los mejores servicios de nómina? Aquí están nuestras cinco mejores selecciones:

• Gusto: Lo mejor para la facilidad de uso general
• Paychex: La mejor versatilidad
• ADP: Lo mejor para la integración de recursos humanos
• OnPay: Lo mejor para empleados y contratistas
• Ondulación: Lo mejor para la automatización de nóminas