Cómo Automatizar el 70% de su Proceso de Informes de Gestión

Imagine un mundo en el que sus informes mensuales se actualicen por sí mismos. Un mundo más simple. Un mundo mejor. En este mundo, ya no tienes que rastrear a las personas para hacer sus actualizaciones o ingresar sus datos. No tiene que preocuparse de cargar la información más reciente o de que las personas se presenten a la reunión con copias contradictorias de los mismos informes.

En este mundo, tu equipo captura elementos de acción en vivo y se genera automáticamente un informe después de la reunión como recordatorio de las decisiones tomadas. Luego, los recordatorios se envían automáticamente a los responsables de tomar los siguientes pasos. En este mundo, los informes periódicos pueden comenzar con un análisis de datos sin interrupciones y terminar en reuniones programadas regularmente, en lugar de consumir una semana de preparación y coordinación de equipo.

¿Qué podrías hacer con todo ese tiempo extra?

Ese mundo mejor y más simple existe. Con las funciones de programación y notificación de ClearPoint, puede hacer todo esto y más. Ahora que puede automatizar el 70% de su proceso de informes, puede completar sus reuniones mensuales y enviar elementos de acción en menos de dos semanas del mes siguiente. Haga clic para twittear

Con todo ese tiempo, usted y su equipo pueden leer el progreso reciente con mucha antelación y asistir a la reunión preparados para la discusión y la toma de decisiones. Una vez que comience la reunión, puede realizar un seguimiento de los elementos de acción en ClearPoint a medida que los decida. Cuando termine la reunión, el sistema le recordará automáticamente a su equipo de qué es responsable. Dependiendo de la complejidad de su proceso de presentación de informes, incluso podría tener su próximo informe listo en unos pocos días.

Como sus socios en la gestión de estrategias, creemos que es de vital importancia tener un proceso de informes documentado. Hemos descrito los nuestros en nuestra Guía de Informes de gestión, que detalla nuestros consejos y trucos para hacer que su proceso de informes sea ágil y exitoso. Es el mismo documento que utilizamos internamente para realizar un seguimiento de nuestros propios objetivos y métricas, y hemos automatizado nuestros procesos para asegurarnos de que nuestros informes se ejecuten sin problemas.

Consulte el calendario y las descripciones a continuación para ver todos los eventos (que se muestran en azul) que puede automatizar para simplificar su proceso. Los flujos de trabajo de informes permiten a un administrador configurar toda la automatización y programar recordatorios, informes y reuniones en un solo lugar. Puede obtener más información sobre cómo configurar flujos de trabajo de informes en ClearPoint aquí. A partir de ahora, ClearPoint no puede hacer todo su trabajo por usted, por lo que hemos dejado el 30% del proceso para que usted y su equipo trabajen. 😊

Carga de datos automatizada que alimenta y activa sus cálculos y evaluaciones.

En este nuevo mundo, los paquetes de cargador de datos ya están configurados para ejecutarse el primer día de cada mes. Para empezar, el Cargador de datos extraerá datos de sus otras fuentes y repositorios y los cargará en sus medidas estratégicas. Una vez que los datos estén allí, se ejecutarán todos los cálculos para que los datos se actualicen automáticamente. A continuación, los gráficos se actualizarán con los nuevos datos y sus evaluaciones se actualizarán a rojo, amarillo o verde, dependiendo de cómo se comparen sus valores reales con los valores objetivo. La próxima vez que tus usuarios inicien sesión, tendrán datos, gráficos, evaluaciones e informes de resumen actualizados listos para su revisión y análisis. Incluso recibirán alertas personalizadas si los datos se han desviado de la pista durante ese período.

Recordatorio automático enviado para actualizar datos manuales, proyectos e información cualitativa.

Hablando de los usuarios que inician sesión, una vez que se cargan los datos, recibirán un recordatorio por correo electrónico automatizado pidiéndoles que actualicen los datos adicionales y el análisis cualitativo de sus medidas y proyectos en ClearPoint. Cada usuario recibirá un correo electrónico personalizado que incluye una lista de los elementos que necesita actualizar e incluso enlaces para acceder a cada página en ClearPoint. Como administrador, puede personalizar el mensaje con instrucciones especiales y recordar a los usuarios la fecha límite para realizar actualizaciones.

Los usuarios actualizan su información.

Este es el primer paso en el proceso de informes que requiere cualquier cosa de los miembros de su equipo. Una vez que los usuarios reciben el correo electrónico de recordatorio, pueden iniciar sesión para actualizar sus proyectos y agregar análisis cualitativos a sus medidas. Cada usuario tiene una vista personalizada que lo guía a través del proceso de actualización, por lo que es rápido y fácil para ellos agregar contexto a los elementos de los que son responsables. Pueden realizar actualizaciones en unos pocos días, dependiendo de los plazos que determine. Los recordatorios automáticos se ajustarán para enviar solo recordatorios adicionales a aquellos usuarios que aún necesiten realizar actualizaciones.

Segundo recordatorio enviado a los propietarios que aún necesitan realizar actualizaciones.

A veces, los correos electrónicos se entierran en su bandeja de entrada; le sucede a todos. Una vez que se hayan enviado los recordatorios iniciales a todos los actualizadores, se enviará un recordatorio automático a cualquiera de los usuarios que aún no hayan realizado actualizaciones, dándoles un pequeño empujón y recordándoles la fecha límite. Puede personalizar este mensaje, y los usuarios que ya hicieron sus actualizaciones no serán molestados.

Período de informe bloqueado.

A nadie le gustan las sorpresas de última hora. Programe ClearPoint para que se bloquee automáticamente para que no se puedan realizar actualizaciones después de la fecha límite de entrada de datos. Esto no solo asegurará que todos revisen la misma información, sino que también le dará a su oficina de estrategia tiempo para preparar la agenda para que el equipo de liderazgo la ejecute. Es posible que tenga algunos rezagados la primera vez, pero después de eso, puede estar seguro de que la gente recibirá su información a tiempo.

Libro informativo generado y enviado a los administradores para su revisión.

Una vez que todos los datos estén en ClearPoint y el período esté bloqueado, la oficina de estrategia (o quien usted elija) recibirá un informe generado automáticamente con una vista previa de los resultados del mes. Cada usuario puede personalizar el informe que recibe para que tenga toda la información que necesita enviada directamente a su bandeja de entrada.

Los administradores inician sesión y ajustan la información si es necesario.

Si los administradores encuentran que hay información que necesita ajustes durante su revisión, pueden iniciar sesión en ClearPoint y realizar cambios. Esto podría incluir análisis adicionales, preguntas en las que centrarse durante las reuniones o incluso cambios en los gráficos.

Libro informativo generado y enviado al equipo de liderazgo.

Antes de la reunión de revisión de estrategia, ClearPoint generará automáticamente el libro de información que se utilizará en la reunión y lo enviará a los asistentes a la reunión. Pueden estar seguros de que no habrá sorpresas en la reunión, y con un documento de lectura anticipada, es más probable que estén preparados para discutir la estrategia y tomar medidas. Este informe se puede personalizar como desee, ya sea un resumen o todos los detalles, lo que funcione mejor para sus líderes.

Capture elementos de acción en vivo durante la reunión de revisión de la estrategia.

Todos los asistentes se mostrarán a la reunión con la misma versión del informe (ya que se les envió automáticamente por correo electrónico anteriormente), y puede proyectar ClearPoint para ejecutar la reunión. A lo largo de la reunión, puede agregar elementos de acción, vincularlos a objetivos, medidas y proyectos, asignar responsabilidades y establecer una fecha de vencimiento. Asegúrese de ponerse de acuerdo sobre las decisiones tomadas y las acciones tomadas antes de levantar la sesión.

Elementos de libro de acción de información generados y enviados al equipo.

ClearPoint generará automáticamente un Libro de información con tus elementos de acción de la reunión y lo enviará a tu equipo. Si alguien se perdió la reunión, tendrá una actualización de los elementos de acción asignados, y ya no habrá excusa para no cumplir con los plazos de los elementos de acción.

Panel de flujo de trabajo de informes

Hay muchos pasos para los procesos de informes. Como administrador, el Panel de flujo de trabajo de informes le proporciona visibilidad de cuánto progreso ha realizado su equipo en sus actualizaciones cada mes. Ver el número total de elementos actualizados y ver el Estado individual de cada persona. Incluso puedes enviar recordatorios adicionales a compañeros de equipo que sabes que necesitan un pequeño empujón adicional o que a menudo pierden correos electrónicos en su bandeja de entrada.

Los administradores también pueden ver todos los pasos de su proceso en la vista de calendario. Puede ver cuándo se actualizarán sus datos, se enviarán correos electrónicos de recordatorio y se generarán sus informes. El calendario mostrará flujos de trabajo de informes individuales, o todos sus flujos de trabajo en el mismo calendario (¡codificado por colores!).

Todos estamos ocupados y hay muchas cosas que debemos hacer para tomar decisiones estratégicas en toda una organización.

Al automatizar partes de su proceso de informes, podrá dedicar más tiempo a ejecutar sus iniciativas estratégicas y ayudar a su organización a alcanzar sus objetivos. Nadie quiere pasar su tiempo ingresando datos, creando informes, enviando correos electrónicos o escribiendo elementos de acción. Con ClearPoint, puede automatizar muchas partes del proceso y recuperar el tiempo para ayudar a su organización a ejecutar.

¿Tienes más tiempo ahora del que sabes qué hacer? Programe una llamada con ClearPoint para ver lo fácil que es automatizar sus informes con ClearPoint. Esperamos poder hablar pronto. ¡Mientras tanto, feliz reportaje!