9 Pasos para tratar con participantes de reuniones difíciles

Tratar con participantes de reuniones difíciles es una habilidad esencial para cualquier profesional. Aprender a superar los conflictos en una reunión no solo te ayudará a convertirte en un comunicador más efectivo, sino que también te ayudará a ser un líder más efectivo.

A veces, es posible que deba trabajar con personas hostiles o que no cooperen y que no sea agradable estar cerca. O bien, puede haber situaciones puntuales en las que encuentre a alguien en una reunión que de repente domina todas las discusiones, desvía la agenda y pone en peligro los objetivos de la reunión.

Al tratar con personas difíciles en reuniones, hay 9 factores clave a tener en cuenta para controlar eficazmente cualquier conflicto.

< círculo h> 1< círculo h> Trate de entender por qué están actuando de la manera en que lo están haciendo.

Asegúrese de centrarse en el hecho de que no es personal. Es la forma en que eligen actuar. A veces, un conflicto en una reunión surge de conflictos entre tipos de personalidad. Es posible que te sientas tentado a juzgar la personalidad de una persona, pero eso no es productivo.

Evite los juicios personales y piense en el comportamiento en su lugar. ¿Cómo está afectando su comportamiento a ti y al equipo? La noción de personalidades y tipos de personalidades son herramientas para ayudar a las personas a entenderse mejor entre sí, pero en el mundo real, necesitamos mirar lo que la gente dice y hace en lugar de algunas generalizaciones sobre quiénes creemos que podrían ser.

<h-círculo>2<h-círculo>pregúntese cómo puede mejorar la comunicación con la persona.

Las personas a veces son constantemente difíciles porque sienten que no se les escucha. ¿Necesitan tiempo fuera de la reunión para hablar sobre algunas de sus ideas? Trata de entender de dónde viene la energía difícil. Concéntrate en el futuro y en cómo puedes mejorar las relaciones personales en el futuro.

<círculo h>3<círculo h >Considere las consecuencias directas de cómo actúa en una reunión.

Recuerda que en una reunión estás en un entorno público. Puede empeorar una mala situación respondiendo de manera demasiado agresiva, pero es posible que deba ser agresivo para detener a alguien que también está siendo agresivo.

Hagas lo que hagas, lo harás frente al grupo, lo que es un ejemplo para tu organización. Por ejemplo, si un empleado está siendo descaradamente grosero con otros miembros del equipo, responda con firmeza al problema. Trate el incidente con seriedad, en lugar de pasarlo de una manera informal, para dar ejemplo a todos los presentes.

<círculo h> 4<círculo h> Mantenga una quilla uniforme.

Cuando alguien esté siendo difícil en una reunión, trate de ser amigable, pero no demasiado amigable. No sonrías demasiado, pero tampoco seas agresivo ni grosero. A veces, un objetivo inconsciente del comportamiento difícil es lograr que usted y otros participantes de la reunión se levanten. Al no reaccionar demasiado en ninguna dirección, evitas alimentarte de este deseo.

< círculo h>5<círculo h> ¿»vienen de un buen lugar»?

Algunas personas son difíciles de tratar porque interactúan de maneras que las ponen nerviosas. Por ejemplo, pueden parecer deshonestos o constantemente inútiles, pero en realidad no son maliciosos.

Siempre esté atento a las personas que tienen buenas intenciones, pero la entrega es difícil. La mayoría de las veces, compañeros de trabajo y socios están tratando de ayudar. Están siendo difíciles porque tienen pasión, opiniones fuertes, una gran idea (en su mente) o están tratando de demostrar algo. Tal vez quieran tomar el control de una discusión para asegurarse de que ciertos comentarios o puntos se tomen en serio.

Pero en el centro del problema, todos quieren lo mismo: un cliente feliz, una empresa rentable, un producto libre de errores.

Los expertos en conflictos sugieren usar estas frases para reducir la escalada:
– Sé que estás enojado/frustrado/confundido / irritado y lo respeto. ¿Estaría bien hablar contigo al respecto?
– Me gustaría hablarles de lo que está pasando entre nosotros y tratar de dejarlo atrás. Ambos estamos enojados y molestos, pero creo que nos ayudaría a seguir adelante si pudiéramos hablar honestamente sobre cómo podemos avanzar.
– Soy sincero en mis intentos de tratar de llegar a una resolución con usted con la esperanza de que podamos reconstruir nuestra relación. ¿Estarías abierto a eso?

< círculo h> 6< círculo h> Tome un descanso.

En una reunión larga en la que se tiene que tomar una decisión para el negocio, un encuentro desafiante puede arruinar el flujo. A veces, lo mejor es presionar reset en la reunión, tomar un descanso y dejar que la energía negativa desaparezca de la sala.

Anime a los miembros del equipo a dar un paseo por la oficina (físico o virtual). Con unos minutos de tiempo en silencio, una persona perturbadora puede obtener una idea de su problema y regresar a la sesión renovada y con una perspectiva diferente. Quién sabe, puede que incluso se las arreglen para volver con una disculpa.

< círculo h> 7< círculo h> Tenga expectativas razonables en el momento.

Tenga en cuenta que, con algunas personas, sus acciones solo tendrán un impacto limitado en el cambio de su comportamiento. En el mejor de los casos, es posible que pueda detener el comportamiento a corto plazo y superar la reunión, pero una interacción no cambiará su vida.

Sin embargo, practicar buenas habilidades de comunicación una y otra vez conducirá a un cambio en su cultura de reuniones y verá menos encuentros problemáticos como resultado.

<círculo h>8<círculo h> Sepa cuándo es responsabilidad del gerente

La gestión de conflictos en el lugar de trabajo a menudo debe abordarse en una conversación individual entre el gerente y su informe directo. Si algunos de los consejos de este blog no funcionan (e incluso si lo hacen), a menudo hay otra conversación que tener por separado.

Algunos miembros del equipo pueden necesitar capacitación sobre cómo expresar sus ideas de manera efectiva. Pueden tender a hablar sobre los demás sin darse cuenta. Una vez más, si hay un problema de tipo de personalidad aquí, la persona puede no darse cuenta de que existe o no tener las habilidades para abordarlo.

Pero, si un gerente puede señalar una acción disruptiva específica que alguien toma y luego proporcionar habilidades o capacitación para ayudar a adaptarse, será mejor para todos en el negocio. Estás abordando el problema en su núcleo, en lugar de en un solo incidente.

< círculo h> 9< círculo h> Comprenda cuándo se necesitan nuevas reglas.

Es agradable cuando todos hacen lo que se supone que deben hacer. Por lo general, no somos fanáticos de poner demasiadas políticas en su lugar, pero a veces se necesitan algunas reglas básicas para crear una llamada de atención.

Por ejemplo, es posible que tenga un equipo en el que algunos asistentes lleguen sistemáticamente tarde a las reuniones. La mayoría de las reuniones duran mucho.

Podrías adoptar una actitud de confrontación ante este mal comportamiento y enfrentarte a ellos cada vez que lleguen tarde. Pero esto solo será efectivo para unas pocas reuniones y ciertamente no los hará más emocionados de ser puntuales en el futuro.

En su lugar, a largo plazo, establezca políticas de programación que aborden el problema. Afróntalo como un problema de equipo, no personal, diciendo que las reuniones se alargan, algo que a nadie le gusta. Muestre los beneficios de llegar a tiempo, como irse temprano, y posiblemente combine el cambio con otras mejoras, como una agenda de reuniones simplificada, para que la política no parezca estar dirigida a alguien en particular.

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