Hubo un tiempo no hace mucho tiempo en el que parecía que trabajaba sin parar, pero aún así sentía que no había logrado nada. Peor aún, miraba el reloj y exclamaba: «¿A dónde fue el día?»Desearía que hubiera un genio que mágicamente pudiera darme una hora extra o dos.
A menos que seas Aladino, ningún genio te concederá tal deseo. En su lugar, tienes que abrocharte el cinturón y descubrir formas inteligentes de encontrar más tiempo en tu día. Aunque suene imposible, puede encontrar ese tiempo si usa estas 10 tácticas.
Mantenga un registro de su tiempo.
Si desea encontrar más tiempo en su día, primero debe saber cómo gasta su tiempo. La mejor manera de hacerlo es iniciar un registro de tiempo y hacer un seguimiento de todos sus minutos.
Un registro de tiempo es solo un cuaderno donde anota lo que hace y cuánto tiempo tarda. Este proceso puede sonar engorroso, y lo es, pero hágalo durante una semana más o menos. Al final de la semana, podrás identificar cuánto tiempo te lleva realizar las tareas y cuánto tiempo dedicas a actividades improductivas. Como resultado, dejarás de subestimar y sobreestimar el tiempo que tardan ciertas cosas. Incluso puede descubrir bloques de tiempo perdidos, como durante su viaje diario por la mañana.
Si no eres fanático de llevar un cuaderno contigo en todo momento, hay una serie de herramientas digitales que pueden rastrear el tiempo para ti.
Haga que sus listas de tareas pendientes sean más efectivas.
Empresarios como Richard Branson consideran que las listas de tareas pendientes son herramientas que les ayudaron a alcanzar el éxito. El problema es que la mayoría de las listas de tareas pendientes son sosas, vagas y poco inspiradoras. Sin embargo, hay varias maneras en que puede hacer que su lista sea más poderosa y útil. Al escribir para Wise Bread, Kentin Waits sugiere las siguientes técnicas para mejorar sus listas de tareas pendientes:
- Adjunte una emoción a cada elemento ya que esto actúa como un motivador.
- Vincula una recompensa a la finalización de cada tarea.
- Use verbos precisos en lugar de verbos grandes y vagos.
- Comprenda cómo las acciones más pequeñas impactan en el panorama general.
- Dedique más tiempo a identificar sus «Tareas Más Valiosas» del día.
Duerme una hora menos.
De ninguna manera estoy abogando por que alguien duerma tan poco que se convierta en privado de sueño. No tener ocho horas completas de sueño genera problemas de salud, y también es contraproducente para la productividad.
Una investigación de la Fundación Nacional del Sueño ha encontrado que los adultos necesitan de siete a nueve horas de sueño por noche. Si duerme regularmente durante ocho o nueve horas, comience a despertarse una hora antes. Seguirás descansando lo suficiente para mantenerte sano y enérgico. Pero también tendrás una hora extra para hacer ejercicio, leer, trabajar en un ajetreo lateral o limpiar tu bandeja de entrada.
Debo añadir que no quieres poner la alarma una hora antes mañana. Ábrete paso con facilidad. Levántese 15 minutos antes durante un par de días, luego 30 minutos, 45 minutos y finalmente una hora antes. Sugiero que configure su alarma para su hora regular de vigilia y simplemente se diga a sí mismo la hora de despertar. Puede sorprenderse despertándose antes sin esa alarma a todo volumen.
Organízate.
Nos pasa a todos una u otra vez. Te estás preparando para salir por la puerta del trabajo solo para darte cuenta de que no tienes las llaves ni la billetera. Como resultado, llegas tarde a la oficina. Luego, al sentarse para comenzar la jornada laboral, busca frenéticamente en su escritorio un documento importante.
La persona promedio pasa más de cinco minutos buscando artículos extraviados. Perdemos 2,5 días al año buscando cosas perdidas.
La solución simple es organizarse. Déle un hogar a todo y vuelva a colocar los artículos cuando haya terminado de usarlos. Sabrás exactamente dónde está todo y no perderás tiempo buscando estos objetos. Paso los últimos 30 minutos de mi jornada laboral arreglando mi lugar de trabajo para que cuando llegue a la oficina al día siguiente, todo esté donde necesito que esté.
No maneje las cosas más de una vez.
Según Jana Kemp, a Boise, Idaho, «arquitecta del tiempo» y autora de, ¡No! Cómo Una Palabra Simple Puede Transformar Tu Vida, manejar el mismo artículo varias veces es ineficiente. Kemp dice: «Cuando se trata de correo electrónico, correo de voz o papeleo, tome medidas instantáneas, por ejemplo, lea, responda, elimine, archive, para que no tenga que volver a hacerlo. El tiempo acumulado ahorrado puede sumar hasta diez horas al mes.»
Un sistema que es efectivo es el 4Ds:
- Borrar (o soltar). Por ejemplo, escanee rápidamente su bandeja de entrada y los mensajes de basura que no le sean de utilidad o interés.
- Delegado. Cuando sea posible, asigne la mayoría de las tareas administrativas a otra persona, como un asistente personal.
- Diferir. Guarde artículos importantes, pero no urgentes, para más adelante cuando tenga la disponibilidad.
- Hazlo. Si hay un correo electrónico urgente y esencial de un cliente, respóndele lo antes posible.
Reconfigura tu smartphone.
¿Sabía que el estadounidense promedio revisa su teléfono cada 12 minutos? Otros estudios han encontrado que pasamos la mitad de nuestro teléfono vez en plataformas de medios sociales como Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat y YouTube. No es de extrañar que no aprovechemos al máximo nuestros días.
Mientras que algunas personas tienen suficiente fuerza de voluntad para ignorar sus teléfonos cuando reciben notificaciones, la mayoría de nosotros no podemos resistir esa tentación. Para resolver esto, puede poner su teléfono inteligente en modo avión o usar una herramienta para bloquear sitios que distraen durante cantidades específicas de tiempo.
Qué pasa con los momentos en que usas el teléfono para evitar la interacción, como durante tu viaje al trabajo en transporte público o cuando esperas en una oficina ocupada para una cita. Automáticamente encendemos nuestros teléfonos y nos absorben. Lo siguiente que sabes, es que acabas de pasar 30 minutos viendo videos o viendo lo que han estado haciendo tus amigos y familiares.
Para combatir esto, reorganiza tu teléfono. He eliminado muchas aplicaciones de mi teléfono e intento usar las redes sociales desde mi escritorio para tener una forma más controlada de manejarlo. No quiero distraerme en una mierda de cinco horas. De esta manera, solo reviso mis cuentas cuando estoy en mi escritorio, generalmente después de revisar mi bandeja de entrada a intervalos programados. Si eso es demasiado extremo, al menos elimina las aplicaciones de la pantalla de inicio para que no estés revisando tus cuentas de redes sociales cada par de minutos.
Programar menos.
Poner menos artículos en su agenda puede sonar obvio, pero los empresarios tienen una tendencia a morder más de lo que pueden masticar. Antes de comprometerte con una tarea o evento y agregarlo a tu calendario, pregunta si está moviendo la aguja hacia tus objetivos o no. Tal vez ser parte de una organización comercial local te ayudó a establecer contactos mientras iniciabas tu negocio. Hoy, sin embargo, puede ser un compromiso que te deje sintiéndote sobrepasado.
En otras palabras, deje de empacar su horario tan apretado que esté a punto de estallar. Solo asume responsabilidades que sirvan a un propósito. Empieza a decir no a todo lo demás, al menos por ahora.
Además, Chris Guillebeau sugiere que elimines la revisión de tu calendario y elimines las cosas que no te entusiasman. «Esta es una gran manera de liberar horas, bloques de tiempo o noches enteras de tu vida», escribe.
Sea más proactivo.
» Muchos de nuestros días se pasan en modo reactivo. Respondemos constantemente a los correos electrónicos, nos sentamos en reuniones inútiles y lidiamos con las ‘emergencias’ de otras personas», escribe Chris Winfield en un artículo para Time. «Todo esto hace que sea cada vez más difícil lograr algo realmente.»
Winfield recomienda usar la técnica Pomodoro en la que dedicas 25 minutos a una tarea para ser menos reactivo a las interrupciones. Solo te concentras en esa tarea hasta que se acaben los 25 minutos. Después de ese bloque de tiempo, tómate un descanso de cinco minutos. Cuando hayas completado cuatro ciclos, puedes tomarte un descanso más largo para ayudarte a mantenerte fresco y concentrado.
Después de aprovechar esta técnica, Winfield afirma que puede » hacer la cantidad de trabajo que solía llevarme 40 horas en solo 16.7.»
Sea creativo con el tiempo de espera.
¿Recuerdas el registro de tiempo que creaste? Es posible que haya notado que hay trozos de tiempo libre disponibles. Por ejemplo, si te sientas en el coche compartido o en el metro durante 30 minutos cada mañana, podrías usar ese tiempo para leer y responder correos electrónicos más largos, escuchar un podcast o un audiolibro, o escribir en tu diario de gratitud. Si ves tres horas de televisión al llegar a casa, reduce eso a solo una hora y pasa las otras dos horas en un pasatiempo o aprendiendo una nueva habilidad.
El punto es que todos tenemos momentos a lo largo del día que podrían gastarse mejor en algo productivo.
Agrupa tareas similares.
Armar un trabajo similar es una táctica conocida como procesamiento por lotes. Es una de las formas más efectivas de maximizar la productividad. Agrupar todas las tareas similares reducirá el tiempo empleado en cambiar de marcha (los engranajes de rectificado pueden parecerse más, como con el desorden diario). El procesamiento por lotes le anima a concentrarse en una tarea a la vez.
Ejemplos de lotes podrían ser preparar todas sus comidas los domingos por la tarde o hacer todos sus mandados al mismo tiempo. En el trabajo, esto podría ser programar todas sus reuniones en el mismo día y reservar horarios específicos para enviar correos electrónicos y hacer llamadas telefónicas.
