13 Formas Comprobadas de Aumentar La Asistencia a un Evento

Como organizador de eventos, la baja asistencia es tu peor pesadilla.

Has pasado meses de tu vida, miles de dólares e incontables horas preparando el mejor evento de la historia de la empresa. Pero llega el día, y la asistencia al evento es menos de la mitad de lo que había planeado.

Los asientos están vacíos—y el ambiente es letárgico en el mejor de los casos.

No importa cuán bien planificado esté tu evento; si no entiendes cómo hacer que la gente se presente, todo será en vano.

Es por eso que en esta publicación, cubriremos los 13 pasos esenciales para aumentar la asistencia a su próximo evento.

Cubriremos todo, desde planearlo de la manera correcta, a través del marketing e incentivando las inscripciones, hasta organizar un evento exitoso y atractivo que será el tema de conversación de su industria en los próximos años.

Razones comunes para la baja asistencia a eventos

Es posible que los invitados no se presenten a su evento por todo tipo de razones. La gente pierde vuelos, tiene problemas de cuidado de niños y se enferma todo el tiempo. El marketing de eventos puede estar por debajo del par, o surgen conflictos de programación entre dos eventos competidores.

Por otro lado, la gente puede aparecer, pero tu evento experimenta problemas que causan un éxodo masivo.

Sus micrófonos o altavoces pueden fallar, el wifi puede apagarse o la presentación en la pantalla grande puede no reproducirse. El proceso de check-in puede volverse loco y causar tiempos de espera ridículamente largos incluso para entrar en el evento.

O si su evento es al aire libre, podría llover y arruinar sus planes.

A pesar de la cantidad de cosas que pueden causar una baja asistencia al evento, hay algunas estrategias que puede implementar para tener la mejor oportunidad de ver números altos en su próximo evento.

Todo se reduce a la planificación, el marketing y hacer que su evento sea lo más único y atractivo posible.

Vamos a verlas con más detalle.

Entiende por qué tu Público quiere Asistir en primer Lugar

¿Por qué tu público quiere estar allí? Según la Asociación Internacional de Exposiciones y Eventos:

– el 92% asiste para aprender algo

– el 78% se presenta porque la ubicación es atractiva

– el 76% participa para encontrar oportunidades de networking

Proporciona sorteos que satisfagan esas necesidades.

¿Tiene sesiones de trabajo o mezcladores sociales que brindarán a sus asistentes muchas oportunidades para mezclarse y establecer contactos?

¿Qué pasa con su orador invitado o sesiones educativas? ¿Le darán a su audiencia esa rica experiencia de aprendizaje que anhelan?

En cuanto a su ubicación, asegúrese de aprovechar lo que lo convierte en un gran lugar para celebrar un evento.

Concéntrate en los objetivos de tu evento y en los resultados clave que estás buscando. ¿Qué valores estás promoviendo y qué tipos de miembros de la audiencia resuenan con ese mensaje?

Imagina este escenario de pesadilla: planeas un evento increíble diseñado para llevar a los responsables de la toma de decisiones en las empresas locales a comprar tu producto. El día en sí, su evento cuenta con una gran asistencia y está seguro de que está a punto de romper todos los récords de ventas de su empresa.

Pero nada sale de ello.

Te das cuenta de que tu audiencia estaba compuesta casi en su totalidad por jubilados y estudiantes universitarios, nadie en posición de comprar lo que estás vendiendo.

Comprender a tu público objetivo te ayuda a definir un plan para el evento que coincida con sus motivaciones.

Utilice datos reales de eventos, encuestas y entrevistas anteriores para determinar la personalidad de un cliente.

No se olvide de pedir información a personas de otros departamentos de su organización, como ventas o servicio al cliente, para obtener una imagen completa.

¿Qué características, como la edad, el nivel de ingresos, la educación y la ubicación, tiene este asistente objetivo?

Deje que la información que recopila dicte cómo comercializa, marca y diseña su evento.

Ofrecer incentivos para Inscripciones o Llegadas anticipadas

Ofrecer descuentos para inscripciones anticipadas o beneficios para llegadas anticipadas podría ayudar a aumentar la asistencia al evento. De hecho, el 64% de los organizadores de eventos afirman que los descuentos por reserva anticipada son su táctica promocional más exitosa.

Considere ofrecer un sistema de descuentos escalonados, con incentivos como:

– Mejoras VIP gratuitas

– Descuentos para los primeros 100 inscritos o personas que comparten su evento en las redes sociales

– Ventajas como asientos en primera fila en la presentación principal

-Descuentos para grupos o programas de referencia como promociones BOGO (compre uno y obtenga uno) en entradas

concedido y que valoras su participación.

Además, la gente siempre está emocionada por obtener premios o descuentos, por lo que llamarás su atención (al menos por un tiempo).

Su trabajo después de eso es mantener esa atención.

Relacionado: Cómo conseguir que Más Personas Se Registren para Tus Eventos

Donar Entradas u Organizar Sorteos en Redes Sociales

Puede parecer contradictorio, pero a veces regalar entradas gratis es mejor que intentar vender hasta el último.

A menos que su espectáculo o evento tenga una demanda extremadamente alta, las probabilidades son buenas de que tenga al menos algunas entradas no compradas.

Esos asientos vacíos serán notorios para el público, aunque solo sea subconscientemente.

Regalar boletos también puede tener beneficios tangibles.

Cuantas más personas tengas en tu audiencia, más probabilidades tendrás de vender ofertas adicionales, como concesiones. Si estás promocionando un nuevo servicio o producto, eso significa más ojos y posibles clientes futuros.

Pruebe las siguientes tácticas:

– Sorteos en redes sociales: Realice una promoción para que el primer grupo de seguidores le dé «me gusta» o comparta su evento en las redes sociales.

– Dona algunas entradas a subastas silenciosas: Muchas organizaciones, como iglesias, escuelas y organizaciones benéficas, buscan artículos para subastar en sus eventos de recaudación de fondos. Dar algunas entradas a una subasta garantiza publicidad gratuita para usted.

– Regala entradas a los estudiantes-Refuerza tu reputación apoyando las artes o las escuelas locales. ¿Es su evento una actuación? Regala entradas al grupo de teatro local. Es un evento de la industria? Ofrezca pases gratuitos a estudiantes entusiastas de la escuela de negocios.

– Obsequios de entradas en su lista de correo electrónico: Use entradas gratuitas como incentivo para abrir sus correos electrónicos promocionales. Menciona el sorteo en tu línea de asunto para obtener mejores tasas de apertura y engagement. Aún mejor, vincula la entrada del sorteo a compartir el evento en las redes sociales para un poco de publicidad gratuita.

– Regalos de radio: Los viajeros construyen una relación de confianza con su DJ de radio favorito, por lo que escuchar sobre un evento de los labios de ese DJ los hará más propensos a creer que el evento vale la pena.

En cada caso, regalar entradas gratis genera buena publicidad para ti y tu evento.

Enviar invitaciones personales

Aunque las campañas de marketing generalizadas, los anuncios y las promociones en redes sociales tienen su lugar, no hay coincidencia con las plantillas de invitación personalizadas que se envían directamente a las direcciones de correo electrónico de los posibles asistentes.

Para generar la mejor respuesta, asegúrate de enviar correos electrónicos profesionales y atractivos.

Comience segmentando su audiencia y enviando correos electrónicos personalizados basados en datos demográficos.

El correo electrónico debe sentirse personalizado y relevante para cada destinatario.

Asegúrese de insertar el nombre del destinatario en la línea de asunto o saludo («Una invitación especial para usted, Sally»). Sea cual sea la línea de asunto que elijas, debería llamar la atención y llegar al punto.

El cuerpo de su mensaje debe estar lleno de información, pero lo suficientemente corto como para leerlo en un minuto o dos.

Concéntrate en el valor que tu evento proporcionará a los asistentes y no olvides incluir una llamada a la acción (CTA).

Un gráfico llamativo también ayudará en gran medida a mantener a tu audiencia comprometida—pero asegúrate de que responda en dispositivos móviles, como este ejemplo de Hubspot.

Unirse a sitios de descubrimiento de eventos

Hace una década, la gente buscó en Google palabras clave para encontrar eventos relevantes cerca de ellos. Sin embargo, los usuarios de Internet de hoy en día están recurriendo a sitios de descubrimiento que sugieren eventos que pueden atraerlos.

Para optimizar el descubrimiento de tu evento, asegúrate de:

– Haz una lista de tu evento en tantos sitios como sea posible, como Facebook Events, Eventful y Goldstar.

– Haz posible que los visitantes se registren en tu evento sin salir del sitio de descubrimiento

– Anima a los usuarios a CONFIRMAR su asistencia en Facebook, lo que personalizará las recomendaciones y ayudará a que tu evento sea más visible

– Incluye la ubicación de tu evento para aumentar las posibilidades de que se conserve en los feeds de usuarios cercanos

– Usa un hashtag pegadizo y compartible

al usar sitios de descubrimiento, aumentas el conocimiento de tu evento entre tu público objetivo.

Mantén a los asistentes entusiasmados

Es esencial que los asistentes se entusiasmen con el próximo evento y que sigan así. Piensa en formas de mantener el interés de tu audiencia desde las etapas de planificación hasta el correo electrónico de seguimiento después del evento.

Aquí hay algunas ideas.

Teasers y Sneak Peeks

Entusiasme a sus posibles asistentes con correos electrónicos de teaser que sugieren más ventajas por venir.

Aumenta el suspenso y haz que anticipen ansiosamente información adicional sobre tu evento a medida que revelas más detalles.

Lanza regularmente estos teasers en el período previo al evento para generar anticipación.

Marketing de contenidos

Antes del evento, publique contenido relacionado con él. Anuncie detalles específicos en su blog, como:

– La fecha y hora

– La ubicación

– El caso del itinerario

– oradores Invitados y sus bios

– Algunos de los temas que se tratarán en el evento

Aumentar el número de ojos en su caso por el aterrizaje de un par de artículos como invitado en otros sitios web, así.

Ofrezca artículos útiles a otros blogs de su industria que pueda vincular a su próximo evento. Los lectores que puedan estar interesados en asistir pueden hacer clic en tu página de destino para obtener más información sobre tu evento.

¡Publica también en las redes sociales! Usa tu hashtag de marca y publica algo todos los días antes del evento.

Puede incluir regalos, encuestas de audiencia, una cuenta regresiva, un chat o seminario web para responder preguntas sobre el evento y videos promocionales.

En el Evento

¡Sé original! Si tu evento se siente como lo mismo que los asistentes han experimentado cientos de veces antes, estarán lejos de emocionarse.

Intenta encontrar una manera de darle un giro único a tu evento. Incorpore un tema creativo o una nueva tecnología llamativa (como realidad aumentada/virtual o tecnología de interacción con la audiencia).

Simplifique el registro

Para evitar crear barreras de entrada, mantenga su proceso de registro lo más simple posible.

– Permitir el registro de grupo: Permita que las personas se registren como un grupo, lo que significa que una persona puede pagar por otras en su empresa (o familia). Los descuentos para grupos también pueden fomentar una mayor participación.

– Acepta múltiples opciones de pago: Asegúrate de permitir tarjetas de crédito, PayPal y otras formas de pago seguras. Acepte bancos extranjeros y tarjetas de crédito si algunos asistentes pueden venir de fuera de su país.

– Incluir precios automáticos: El software que ajusta automáticamente los precios en función de los descuentos por reserva anticipada o los niveles de membresía diferenciados mantiene las cosas simples. Si ya estás agotado, ofrecer listas de espera automatizadas puede ayudar a que las personas se incluyan en la lista de invitados si otras se retiran.

– Sea compatible con dispositivos móviles: La mayoría de los huéspedes realizan el pago en sus teléfonos, así que asegúrese de que su página de registro se vea bien en dispositivos móviles. Si no es así, diseña una versión separada para dispositivos móviles de tus páginas de aterrizaje y registro.

– Mantenga el registro corto y simple: Limite sus páginas de registro a información simple como nombre, información de contacto e información de facturación. Agregue algunas preguntas de preferencia al final (como adaptaciones para discapacitados, preferencias dietéticas o tamaño de camiseta si planea darlas) y déjelo así.

– No envíe a los registrantes fuera de su sitio: Las personas dudan en proporcionar información de pago a un sitio web desconocido, así que elija un software de registro que integre el proceso directamente en su propio sitio.

Su objetivo debe ser mantener las cosas fáciles de usar y sencillas.

Obtenga los Medios para cubrir su Evento

Es importante promocionar su evento con suficiente antelación para correr la voz lo suficiente.

Una buena regla general es comenzar a promocionar el evento al menos 3-6 meses antes de la fecha.

Cuanto más cubran los medios de comunicación su evento, más gente lo sabrá, lo que significa que habrá más posibilidades de mayor asistencia.

Haga una lista de medios de comunicación en su área y notifíqueles de su próximo evento.

Es útil escribir uno o dos comunicados de prensa para que pueda tener cierto control sobre cómo se presenta la información de su evento.

Utiliza el marketing por correo electrónico para hacer correr la voz a tus suscriptores, y no olvides incluir enlaces al sitio web de tu evento y botones para compartir para que puedan correr la voz a sus propios seguidores.

No subestimes el poder del marketing de boca en boca orgánico.

Según Sprout Social, el 75% de las personas tienen más probabilidades de pagar por un boleto de evento si lo ven promocionado en las redes sociales.

Si tienes patrocinadores o invitados de alto perfil, pídeles que promocionen el evento en sus propios canales.

Fomenta el uso compartido de tu Evento

El uso compartido no debe detenerse cuando comience tu evento.

Configure geofiltros de Snapchat (lentes de realidad aumentada que superponen imágenes o accesorios divertidos sobre la vida real) o zonas de fotografía para que sus asistentes se diviertan y compartan en las redes sociales.

¿Tiene un rincón sin usar en su espacio para eventos?

Cuelga un fondo oscuro y saca algunos accesorios simples con iluminación exclusiva para fotos, y tendrás una actividad fácil para Instagram para tus invitados.

Cree un hashtag dedicado e imprímalo en carteles en el evento para alentar a cualquier publicación de redes sociales relacionada con el evento a incluirlo.

Haz uso de ese hashtag configurando un muro de redes sociales que transmita en vivo publicaciones relacionadas en tu evento.

También puede alquilar una impresora de hashtags, que imprime automáticamente cualquier foto publicada en Twitter o Instagram con un determinado hashtag.

Los asistentes pueden tomar una foto de grupo fuera del vestíbulo o una selfie en el bar—siempre que publiquen la foto con el hashtag, pueden ir a recoger el recuerdo impreso en su estación de impresión.

Invierta en Fotografía profesional

Su evento es el momento perfecto para invertir en fotografía de alta calidad, tanto para sus invitados como para su organización.

Después de todo, ¿cuándo más tendrá una gran iluminación, altavoces interesantes, revelaciones de productos e invitados que probablemente estén vestidos de manera más formal de lo habitual (y con suerte en un ambiente festivo)?

Esas fotos pueden ser infinitamente útiles. Podrías:

– Incluirlos en un comunicado de prensa o incorporar redes sociales

– Enviarlos a los invitados en un correo electrónico de seguimiento recordándoles la diversión que se divirtieron

– Enviarlos a personas que no asistieron (para mostrarles lo que se perdieron)

– Usarlos en campañas de marketing y materiales de marca que muestren el compromiso del cliente/audiencia.

Sí, las fotos son geniales, pero ¿necesitas contratar a un profesional? ¿Por qué no enviar a un interno con su teléfono inteligente para tomar algunas fotos?

Si bien esta es una opción si tiene pocos fondos, es mejor invertir en calidad si puede permitírselo.

Un fotógrafo profesional sabrá qué buscar y cómo obtener las mejores fotos. Tendrán un buen ojo para iluminar, enmarcar las tomas y atrapar a las personas en sus mejores momentos.

Los profesionales también pueden editar sus fotos para darle un resultado más pulido y de alta calidad para usar en sus materiales más adelante.

Aproveche la potencia del video

La promoción de video puede amplificar la asistencia a eventos al agregar valor exponencial. En lugar de aburridas presentaciones de diapositivas, el vídeo puede ofrecer a tu audiencia una experiencia inmersiva.

También puedes transmitir en directo, lo que dará a más personas la opción de asistir virtualmente a tu evento.

Te permite dar valor a aquellos que no pudieron asistir, lo que aumenta tu credibilidad y sentimientos positivos hacia tu marca.

La transmisión en vivo también hace que el contenido de tu evento sea más compartible, ya que todo se graba y transmite a medida que sucede.

Considere la posibilidad de transmitir los siguientes tipos de videos:

– Videos promocionales para generar emoción antes del evento

– Entrevistas con miembros, voluntarios y personal

– Actualizaciones y anuncios del evento

– Vistas previas y avances de la ubicación, el entretenimiento y el espacio para eventos

– Sesiones de preguntas en vivo&A

Antes y después en el evento, su contenido de video puede ayudar a atraer a los asistentes, enriquecer sus experiencias y proporcionar contenido valioso para compartir con otros más adelante.

Conecta Ponentes con Asistentes

Sin duda, la alineación de ponentes de tu evento será uno de los principales factores que incentiven la asistencia de tu audiencia. ¿Por qué no dejar que ese incentivo funcione un poco más a su favor?

En lugar de simplemente hacer que su orador invitado se presente para dar una charla, considere pedirle que se involucre más con los asistentes.

Invítelos a quedarse para un panel de preguntas&A antes o después de su presentación, donde los asistentes pueden interactuar directamente con el orador.

O tal vez su orador esté dispuesto a participar en un chat o foro en línea en la aplicación de su evento.

¿Y qué pasa durante la sesión de presentación en sí? Considere proporcionar tecnología para que el orador realice una encuesta en vivo o solicite comentarios de la audiencia en tiempo real.

Cualquier cosa que ayude a los asistentes a sentirse como si estuvieran interactuando personalmente con el orador y aprendiendo de él aumentará la impresión de que obtuvieron el máximo rendimiento por su dinero.

No quieres que ingieran pasivamente una charla que podrían buscar fácilmente en YouTube. Para ejecutar una sesión de Q&A realmente impresionante, asegúrate de tratarla como una parte intencional del evento, no como una idea de último momento.

Aliente a los participantes a hacer preguntas concisas y sustantivas y evitar divagar a toda costa.

Planifique que el personal o los moderadores naveguen a través de la multitud con micrófonos para mantener los procedimientos funcionando sin problemas.

Haz que la ciudad forme Parte del Evento

Especialmente si muchos de tus asistentes vienen de lejos, parte del atractivo de tu evento probablemente sea su ubicación. ¡Aprovecha al máximo!

Es probable que tu ciudad tenga muchas atracciones que ofrecer.

Considere publicar una lista útil de cosas que hacer mientras está en la ciudad en su campaña de marketing por correo electrónico, en las redes sociales y en el sitio web de su evento.

Haga una lista de museos, restaurantes y vida nocturna sugeridos para visitar mientras sus asistentes están en la ciudad.

Destaque las atracciones turísticas que su ciudad tiene para ofrecer.

Si su evento tiene lugar en un lugar divertido o único (como un museo local, un teatro vintage o un centro cultural), ¡aprovéchelo!
Por ejemplo, discuta las emocionantes características del lugar como parte de sus materiales promocionales.

Aumente la asistencia al evento Con Regpack

Planificar un evento requiere mucho tiempo y esfuerzo, no querrá llegar al día y descubrir que su asistencia es mucho menor de lo previsto.

Al hacer el esfuerzo de comprender las motivaciones de su audiencia, ofrecer incentivos y comercializar su evento en todos los canales adecuados para mantener a los asistentes entusiasmados, preparará su evento para el éxito.

Uno de los factores más importantes en la asistencia es facilitar un proceso de inscripción sencillo, por lo que Regpack está aquí para apoyar las necesidades de su evento con facturación automatizada e integración de inscripciones en su propio sitio web. ¡Pruebe una demostración gratuita hoy mismo!