Wenn Ihre gemeinnützige Organisation über ein großes Freiwilligenkorps, Zugang zu einem geeigneten Veranstaltungsort, genügend interessierte Mitglieder verfügt, um auf einigermaßen hohem Niveau zu erscheinen und zu bieten, und Kontakte zu Händlern, Fachleuten oder erfahrenen Mitgliedern, die Artikel für Gebote spenden oder Patenschaften und andere Unterstützung leisten, kann eine Live-Auktion eine gute Möglichkeit sein, Geld zu sammeln. Sie können es zum „Hauptereignis“ machen oder es mit einem anderen Ereignis wie einem Galadinner kombinieren.
Aber unterschätzen Sie nicht die Arbeit im Voraus. Sie müssen etwa fünf bis acht Monate im Voraus mit der Planung beginnen und sich um die unten beschriebenen vorbereitenden Schritte kümmern.
- Ziele für Teilnahme, Beschaffung und Verdienst festlegen
- Planen Sie ein Budget
- Datum und Ort festlegen
- Wählen Sie einen Auktionator
- Einladungen verschicken
- Bitten Sie um Spenden von Waren und Dienstleistungen
- Bereiten Sie schriftliche Materialien vor
- Bewerben und veröffentlichen Sie die Veranstaltung
- Erstellen eines Sitzplans
- 10.Anzeigen von Auktionsgegenständen einrichten
- Einrichten eines Kassensystems
- Planen Sie „Tag der Veranstaltung“ -Aufgaben
Ziele für Teilnahme, Beschaffung und Verdienst festlegen
Um sicherzustellen, dass Ihre Auktion Geld verdient, müssen praktikable Ziele für die Anzahl der Personen festgelegt werden, die teilnehmen, wie viele Artikel zum Bieten verfügbar sind und wie viel diese Artikel beim Verkauf verdienen. Sie finden Ratschläge dazu in der Q & A, „Wie viel kann unsere gemeinnützige Organisation erwarten, wenn wir eine Live-Auktion abhalten?“
Planen Sie ein Budget
Führen Sie einige Zahlen aus, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung rentabel ist, und planen Sie, welche Artikel Sie für ein Darlehen oder eine Spende benötigen. Ihre Hauptausgaben, abhängig von Ihrem vorhandenen Vermögen und dem, was Sie gespendet bekommen, umfassen wahrscheinlich eine Saalmiete, Speisen und Getränke, Dekorationen, ein ausgezeichnetes Soundsystem, den Druck von Katalogen und Programmen, Zwischenablagen und Stifte, und die Gebühr des Auktionators oder Webhosters. Fragen Sie nach, ob ein Mitglied einen für die Überführung von Auktionsgegenständen in die Halle zur Verfügung stellt — wenn nicht, müssen Sie möglicherweise einen mieten.
Auf der Einkommensseite könnten Sie planen, Eintritt zu verlangen, Werbeflächen in Ihrem Katalog zu verkaufen, Geschäftspatenschaften (zusammen mit Warenspenden) zu erbitten, Verlosungen oder Ballonknaller abzuhalten, ein Signature-Getränk zu verkaufen und natürlich Gewinne aus den versteigerten Gegenständen zu erzielen.
Datum und Ort festlegen
Viele gemeinnützige Organisationen veranstalten im Herbst Auktionen für Menschen, die anfangen, Weihnachtsgeschenke zu kaufen, sich aber noch nicht in einem Zustand der Einkaufsmüdigkeit befinden. Wochenendabende sind in der Regel am besten, so dass es den Gästen nichts ausmacht, spät zu bleiben. Wenn es einen Grund gibt, einen Wochentag zu wählen, sollten Sie früh beginnen, z. B. um 5:30 Uhr. Planen Sie, sie auch zum Abendessen zu füttern.
Wenn Sie bereits einen Ort im Auge haben, vielleicht das Auditorium Ihrer Schule oder das extra große Wohnzimmer eines Vorstandsmitglieds, großartig, Wenn nicht, ist dies eines der frühesten Details, um die Sie sich kümmern müssen, um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort verfügbar ist, und damit Sie ihn in allen „Save the Date“ -Benachrichtigungen oder auf Ihrer Website ankündigen können.
Die Lage ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Suchen Sie nach einem Veranstaltungsort im Innenbereich, der groß genug ist, um nicht nur Ihre Zielgruppe unterzubringen und Kontakte zu knüpfen, sondern auch Artikel anzuzeigen, die Sie verkaufen möchten. noch nicht so groß, dass sich die Gäste verloren oder eingelagert fühlen. Es sollte auch gut beleuchtet sein, bequem für Ihre wahrscheinlichen Teilnehmer, und ansonsten im Einklang mit der beabsichtigten Stimmung der Veranstaltung.
Wählen Sie einen Auktionator
Die Dienste eines professionellen Auktionators — der in der Tat mit einem Stab von Helfern kommen kann — werden wahrscheinlich mehrere tausend Dollar kosten (manchmal abhängig von Ihrem Einkommensniveau). Natürlich wird ein echter Profi das Gehalt und dann einige zurückverdienen, durch die Kunst, das Bieten angemessen zu gestalten, die Begeisterung des Publikums zu wecken und zu wissen, wie man mit Problemen wie einer Pause im Bieten umgeht.
Einladungen verschicken
Charity—Auktionen neigen dazu, Mitglieder Ihrer Gruppe mehr als die Welt insgesamt anzuziehen, also um es zu einem Erfolg zu machen, senden Sie Mitgliedern Save the Date E-Mails, sobald Sie das grundlegende Datum, die Uhrzeit und den Ort ausgearbeitet haben – bis zu fünf Monate im Voraus. Folgen Sie denen mit gedruckten Einladungen 60 bis 90 Tage vor der Veranstaltung.
Bitten Sie die Leute, sich zu melden, indem Sie Tickets im Voraus kaufen. Das vermeidet, dass die Leute ihre Meinung in letzter Minute ändern, und reduziert die Menge an Bargeld, die von Ihren Registrierungsleuten gehandhabt wird.
Bitten Sie um Spenden von Waren und Dienstleistungen
Der Schlüssel zur Rentabilität Ihrer Auktion besteht darin, die meisten oder vollständig gespendeten Waren zu versteigern. Selbst Artikel, die niedrige Gebote anziehen, sind für Sie reiner Gewinn – und werden die Schnäppchenjäger in den Folgejahren zurückbringen.
Starten Sie diesen Vorgang, sobald Sie das Datum Ihrer Veranstaltung kennen. Es ist optimal, wenn ein Komitee von Freiwilligen drei bis sechs Monate vor der Veranstaltung mit der Beschaffung von Artikeln beginnt.
Ihre Auktion sollte für jeden Publikumstyp etwas bieten. Beliebte Artikel sind Tickets für Reisen, Erholung und Sport; Promi- und Sport-Erinnerungsstücke; Geschenkgutscheine für Restaurants, Kultur und Unterhaltung; Gesundheits- und Schönheitsprodukte und -dienstleistungen (Spa-Geschenkgutscheine sind beliebt); Kunst und Handwerk und Home Décor; Elektronik; professionelle Dienstleistungen; Praktika für junge Leute; Geschenke für Kinder; und Pakete oder einzigartige Erlebnisse, die eines der oben genannten kombinieren. Bereiten Sie mindestens ein oder zwei Big-Ticket-Artikel vor, wie eine Reise nach Hawaii.
Bereiten Sie schriftliche Materialien vor
Bereiten Sie sowohl für interne Zwecke als auch für die Öffentlichkeit einige oder alle der folgenden vor:
- masterliste der zum Bieten verfügbaren Artikel
- Auktionskatalog
- Veranstaltungsprogramm
- Gebotsanleitung
- Gebotsblätter (nur für eine stille Auktion)
- Gebotsblätter (nur für eine Live-Auktion) und
- Abholbelegformulare.
Details und Beispiele dazu finden Sie im Leitfaden für Freiwillige zum Sammeln von Spenden; Sammeln Sie Geld für Ihre Schule, Ihr Team, Ihre Bibliothek oder Ihre Gemeinschaftsgruppe (Nolo).
Bewerben und veröffentlichen Sie die Veranstaltung
Wenn Sie Glück haben, reichen Ihre Einladungen allein aus, um Menschen zu Ihrer Veranstaltung zu locken — aber möglicherweise ist eine zusätzliche Werbung erforderlich. Wenn Sie eine Auktion veröffentlichen, erzeugen Sie Aufregung, indem Sie einige der wichtigsten Artikel beschreiben, die zum Bieten angeboten werden. Fordern Sie auch jeden Ihrer Anführer und Freiwilligen heraus, eine bestimmte Anzahl von Tickets zu verkaufen.
Erstellen eines Sitzplans
Wenn Ihre Auktion nicht sehr informell sein wird, vielleicht mit Leuten, die auf Stühlen aufgereiht sind, kann ein Sitzplan dazu beitragen, die Freude der Menschen zu maximieren und sicherzustellen, dass potenzielle Top-Bieter gut im Raum platziert sind.
10.Anzeigen von Auktionsgegenständen einrichten
Bei Live-Auktionen ist es üblich, Artikel zu Beginn der Veranstaltung separat anzuzeigen, bevor sie für die eigentliche Auktion auf die Bühne gebracht werden. Ihr Ziel ist es, visuell ansprechende Displays zu erstellen und den Menschen die Möglichkeit zu geben, zu entscheiden, was sie wollen.
Schützen Sie wertvolle oder leicht zu hebende Gegenstände, indem Sie sie entweder in eine Vitrine legen, einen Freiwilligen den Tisch bewachen lassen oder sie einfach aufbewahren und Fotos oder ein Storyboard aufstellen. Letzteres ist auch für Geschenkgutscheine nützlich. Sie können auch kreativ werden, vielleicht indem Sie einen Freiwilligen herumlaufen lassen, der eine teure Halskette modelliert.
Der letzte Schliff sollte ein großes Poster oder Banner mit dem Namen und dem Logo Ihrer Organisation auf der Vorderseite oder über dem Podium sein, auf dem der Auktionator stehen wird, um das Publikum daran zu erinnern, dass ihre Gebote alle für einen guten Zweck sind.
Einrichten eines Kassensystems
Eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung einer Auktion kommt am Ende, wenn Sie die Zahlung sammeln und die Bieter mit ihren Waren vereinen müssen. Die Idee ist, dass die Leute ihre Bieternummer zeigen, bestätigen, was sie schulden, nachdem sie eine elektronisch berechnete Summe erhalten haben, ihre Artikel abholen und gehen. Wenn dieser Prozess langsam ist, können die Leute aus der Tür gehen, ohne zu bezahlen. Die größeren gemeinnützigen Organisationen stellen in der Regel jemanden ein, der die Kasse übernimmt, entweder das Unternehmen, das den Auktionator bereitstellt, oder einen Dienst wie greatergiving.
Planen Sie „Tag der Veranstaltung“ -Aufgaben
Finden Sie jede mögliche Aufgabe heraus, die die Leute am Auktionstag erledigen müssen, und weisen Sie dann entweder Freiwillige zu oder stellen Sie Fachleute ein, um sie auszuführen. Für die komplexeren Rollen sollten Sie Schulungen durchführen. Zu den wichtigsten Arbeitsaufträgen gehören beispielsweise Personen für Einrichtung, Registrierung, Kinderbetreuung, Fotos, Kasse, Aufräumteam sowie Geldzählung und Einzahlung.
Jetzt müssen Sie nur noch die Auktion abhalten! Detaillierte Informationen zu allem, was oben beschrieben wurde, sowie zur Auktion selbst finden Sie im Volunteers ‚Guide to Fundraising; Sammeln Sie Geld für Ihre Schule, Ihr Team, Ihre Bibliothek oder Ihre Community-Gruppe (Nolo).
