So bereiten Sie sich in 9 Schritten auf ein Meeting vor | Fellow.app

Sie würden keinen Marathon laufen, ohne vorher zu trainieren, oder zum ersten Mal einen Apfelkuchen backen, ohne ein Rezept zu verwenden.

Das gleiche gilt für eine Versammlung. Sie würden Ihr Team nicht zusammenrufen, um etwas Wichtiges zu besprechen, ohne vorher zu planen, oder?

Zumindest — wir hoffen, Sie würden es nicht tun. Vorbereitung ist wichtig, besonders wenn es darum geht, ein Meeting abzuhalten. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, sich richtig vorzubereiten, egal welche Art von Meeting Sie haben, verschwenden Sie am Ende die Zeit und Energie aller.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie sich richtig vorbereiten sollen, hat Fellow Sie mit diesen neun Tipps abgedeckt, um sicherzustellen, dass nichts durch die Ritzen fällt.

So bereiten Sie sich in 9 Schritten auf ein Meeting vor

Sie sind bestrebt, Ihr Meeting in Gang zu bringen, und wir geben Ihnen keine Schuld. Es gibt wahrscheinlich viel zu besprechen, Kundengeschichten zu teilen und Geschäftsstrategien zu vereinbaren. Bevor Sie jedoch eintauchen, stellen Sie sicher, dass Sie diese neun Schritte ausführen, um sicherzustellen, dass das Meeting so produktiv wie möglich ist.

• Erstellen einer Besprechungsvorlage
• Bitten Sie die Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten
• Unterstützende Dokumente anhängen oder einbetten
• Geben Sie den Personen Zeit zur Vorbereitung
• Üben Sie, was Sie sagen werden
• Entscheiden Sie, ob andere Personen präsentieren
• Definieren Sie Besprechungsrollen
• Notieren Sie 6002>
• Ermutigen Sie die Teilnehmer, Kameras

1 Erstellen einer Besprechungsvorlage

Das Wichtigste zuerst – erstellen Sie zunächst eine Besprechungsvorlage. Auf diese Weise erhalten Sie eine Struktur für Ihr Meeting, sodass das Gespräch konzentriert und thematisch bleiben kann.

Die Tagesordnung beginnt mit der Uhrzeit und dem Ort (wenn Sie sich persönlich treffen), gefolgt vom Zweck des Meetings. Es sollte Informationen wie eine Liste von Themen, Diskussionspunkten, Aktionselementen und anderen Aktivitäten enthalten, die die Teilnehmer diskutieren werden.

Einen klaren und umfassenden Überblick darüber zu geben, was passieren wird, wenn das Meeting stattfindet, ist entscheidend für den Erfolg des Meetings, da jeder weiß, was von ihm erwartet wird, welche Fragen oder Kundengeschichten er bereithalten sollte zu teilen und welche Rolle er dabei spielen wird.

Benötigen Sie weitere Hilfe? Nutzen Sie die Vorlagen für die Besprechungsagenda, die Ihnen Fellow zur Verfügung stellt.

2 Bitten Sie die Teilnehmer, zur Agenda beizutragen

Was kann aus einer guten Agenda eine großartige Agenda machen? Bitten Sie die Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten und ihre eigenen Tagesordnungspunkte hinzuzufügen.

Möglicherweise hat ein Teilnehmer einen bestimmten Engpass oder eine Herausforderung, bei deren Überwindung er Hilfe benötigt, ein Update zu einem Meilenstein, an dessen Erreichung das Team arbeitet, oder wesentliche Änderungen an der Unternehmensrichtlinie. Wenn Sie sicherstellen, dass die Besprechungsagenda kollaborativ ist und einfach mit den Teilnehmern geteilt werden kann, wird sichergestellt, dass nichts durch die Ritzen fällt und alle Aktionselemente besprochen werden.

Es kann den Teilnehmern auch ein Heads-up für Fragen und Herausforderungen geben, die diskutiert werden, so dass sie im Voraus über einige dieser Engpässe nachdenken können, so dass sie vielleicht mit einer Lösung oder Idee zur Besprechung kommen können.

3 Unterstützende Dokumente und Grafiken anhängen oder einbetten

Beim Erstellen einer Agenda haben Sie eine bessere Vorstellung davon, welche Dokumente und Dateien die Besprechungsteilnehmer benötigen, um über relevante Themen auf dem Laufenden zu sein. Es wird Ihnen auch helfen, ein gewinnendes PowerPoint- oder Foliendeck zu erstellen, das ansprechend und informativ ist.

Es ist wichtig, dass Sie den Besprechungsteilnehmern genügend Zeit geben, um sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, wichtige Informationen und Metriken zu überprüfen. Wenn es also Material gibt, das Sie im Voraus überprüfen möchten, senden Sie es mindestens 24 Stunden im Voraus. Drücken Sie den Teilnehmern aus, dass Sie sich diese Materialien im Voraus ansehen möchten.

Schließlich gibt es nichts Schlimmeres, als Ihr Team zu Beginn des Meetings mit 50 Folien zu überraschen. Zu wissen, in was sie gehen werden, bereitet das Treffen auf den Erfolg vor.

4 Geben Sie den Mitarbeitern Zeit, Kommentare und Fragen vorzubereiten

In ähnlicher Weise gibt das Anhängen dieser Materialien Ihrem Team genügend Zeit, Kommentare, Bedenken, Fragen und Geschichten vorzubereiten. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie ein Meeting haben, bei dem niemand vorbereitet ist, mit Gesprächen, die überall stattfinden, und das wird wahrscheinlich ein weiteres Meeting benötigen, um die Ziele zu erreichen.

Je mehr Zeit Ihr Team hat, um diese Kommentare und Fragen im Voraus vorzubereiten, desto besser wird das Gespräch im Meeting! Es stellt auch sicher, dass alle engagiert und zum Thema bleiben, damit nichts durch die Ritzen fällt.

5 Wenn Sie präsentieren, üben Sie, was Sie sagen werden

Alle großartigen Präsentationen erfordern ein wenig Übung.

Also, wenn du der Gastgeber der Besprechung bist oder derjenige, der die Dinge in Gang setzt, sei sicher, dass du übst, was du sagen wirst, bevor alle Augen auf dich gerichtet sind! Egal, ob Sie Folien präsentieren, das gesamte Gespräch führen oder einfach nur ein paar Fragen oder Gesprächsthemen auf den Tisch bringen, üben Sie mindestens einmal, was Sie sagen werden. Sie können verschiedene Möglichkeiten in Betracht ziehen, um das Meeting oder die Konversation zu starten, ob mit einem Eisbrecher oder Story-Share.

Sie können auch wichtige Punkte auf ein Blatt Papier schreiben, das Sie in den Besprechungsraum mitbringen, oder ein Dokument elektronisch vorlesen lassen. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden, Dies stellt sicher, dass Ihr Standpunkt so klar und prägnant wie möglich dargestellt wird, und Sie minimieren die Menge an Wandern, während Sie sprechen.

Und wenn Sie planen, Folien einfach abzulesen, lesen Sie sie nicht wörtlich, sondern schalten Sie sie um und fügen Sie einige zusätzliche Kommentare hinzu, damit Sie die anderen Teilnehmer nicht langweilen.

6 Entscheiden Sie, ob andere Personen präsentieren (und informieren Sie sie im Voraus)

Dasselbe gilt für andere Besprechungsteilnehmer. Wenn sie die Folien präsentieren, lassen Sie sie vorher wissen, welche Folien sie liefern müssen. Geben Sie ihnen auch die Möglichkeit, ihre eigenen Folien oder Präsentationsmaterialien zu erstellen, um den Inhalt in ihrer eigenen Stimme zu erstellen und ein persönliches Flair zu verleihen. Denken Sie außerdem daran, dass das Präsentieren nicht für jeden von Natur aus selbstverständlich ist. Wenn Sie anderen genügend Zeit zur Vorbereitung geben, können Sie ihre Nerven beruhigen und sich wohler fühlen, wenn Sie vor anderen Teilnehmern sprechen.

Sie sollten auch bedenken, dass es immer am besten ist, wenn mehr als eine Person die Präsentation vorliest oder die Stimme der sprechenden Person im Allgemeinen erhöht. Wenn Sie nur einer Person die Möglichkeit geben, sich zu präsentieren, kann sich das Meeting wie ein einseitiges Gespräch anfühlen. Es fühlt sich auch langweilig an.

7 Definieren Sie Besprechungsrollen wie Notiznehmer und Zeitnehmer

Niemand mag es, in letzter Minute eine Besprechungsrolle zu haben, also finden Sie im Voraus heraus, wer die Besprechungsnotizen, die Protokolle und wer der Zeitnehmer sein wird.

Wenn beispielsweise jemand in Ihrem Team pünktlich sein kann, weisen Sie ihn als Zeitnehmer zu, dessen Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich beginnt und endet und dass alle Punkte auf der Tagesordnung entsprechend besprochen werden. Der Notizverwalter sollte organisiert sein, da er die wichtigsten Entscheidungen und Details aufzeichnet, die während des Meetings getroffen wurden. Es liegt auch an ihnen, die Notizen an die Teilnehmer zu senden, sobald das Meeting zu Ende ist.

Erinnern Sie diese Person daran, dass Notizen innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting verschickt werden sollten, damit alles im Vordergrund bleibt.

8beachten Sie alle Aktionselemente und wichtigen Imbissbuden

Es kann hilfreich sein, eine Besprechungssoftware zu verwenden, die einige der schweren Aufgaben für Sie erledigt — z. B. einen Ort zum Aufschreiben wichtiger Imbissbuden aus den Gesprächen und Aktionselementen für das, was weiterverfolgt werden muss.

Mit einem Meeting-Tool wie Fellow ist es beispielsweise einfach, den Überblick über Aktionselemente zu behalten, für die bereits ein Abschnitt verfügbar ist. Auf diese Weise sind alle relevanten und wissenswerten Informationen an einem Ort organisiert. Sie wissen nie, wann die perfekte Idee aufkommt, also möchten Sie bereit sein, einen Ort zu finden, an dem Sie sie aufschreiben können.

9 Wenn remote, ermutigen Sie die Teilnehmer, Kameras eingeschaltet zu haben

Es kann schwierig sein, ein produktives virtuelles Meeting abzuhalten, aber eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle engagiert sind, zuhören und Teil der Konversation sind, besteht darin, alle zu bitten, ihre Kamera einzuschalten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Regel im Voraus in Gang setzen, damit niemand unvorbereitet aussieht, als wäre er kamerabereit. Wenn Sie Ihr Team beim Sprechen sehen und wissen, dass andere beim Sprechen aufpassen, wird das Meeting persönlicher.

Sie können Teilnehmer auch ermutigen, sicherzustellen, dass sie an einem ruhigen Ort ohne Ablenkungen sitzen und eingehende Benachrichtigungen stummschalten, damit ihre Aufmerksamkeit auf der Konversation bleibt.

Bereit für alles!

Effektive Meetings kommen nicht überraschend. Es braucht Zeit, Mühe und viel Vorbereitung, um sicherzustellen, dass alles zusammenpasst. Unabhängig von der Art des Meetings, wie viele Personen anwesend sind oder was besprochen werden muss, ist es immer eine gute Idee, diese Schritte zu befolgen, damit Sie auf das vorbereitet sind, was auf dem Spiel steht.