Auf der Oberfläche mag das Konzept der Bestandsverwaltung ziemlich einfach erscheinen – wie viel Lager haben wir für jedes der von uns verkauften Produkte zur Hand? Aber es ist viel komplizierter als das. Die Bestandsverwaltung umfasst die Buchhaltung für die Produkte in Ihrem Lager, die Rohstoffe, die zur Herstellung dieser Produkte benötigt werden, und andere Vorräte, um Ihr Geschäft am Laufen zu halten.
Bestandsverwaltung ist nicht nur eine Abrechnung dessen, was; es geht darum, vorherzusagen, was „sein wird“, damit die Organisation sicherstellen kann, dass sie über genügend Produkte, Rohstoffe und Vorräte verfügt, um die zukünftige Nachfrage zu decken. Tragen Sie zu viel Inventar, und Sie verschwenden wertvolle steuerliche Ressourcen. Tragen Sie zu wenig, und Sie riskieren, Geld durch verlorene Verkäufe zu verlieren.
Effektive Bestandsverwaltungssysteme können Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen und den Umsatz zu maximieren. Das richtige Bestandsmanagementsystem automatisiert einige Prozesse, verfolgt eingehende und ausgehende Waren und Dienstleistungen genau und liefert die Echtzeitdaten, die für Kauf- und Produktentwicklungsentscheidungen erforderlich sind.
Was ist Bestandsverwaltung?
Die Bestandsverwaltung zeigt an, wie viel Lagerbestand bestellt werden muss und wann. Der Bestandsverwaltungsprozess umfasst die Verfolgung des Bestands vom Zeitpunkt des Kaufs oder der Erstellung bis zum Verkauf.
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihr Inventar zu planen und zu verwalten, die sich jeweils an Ihren Produkt- und Geschäftsanforderungen orientieren. Die Pull-Strategie basiert auf der Kundennachfrage, bei der Sie bei Bedarf kleine Mengen Inventar bestellen. Die Push-Strategie hingegen beruht auf Prognosen und basiert auf der erwarteten oder prognostizierten Nachfrage. Die Just-in-Time-Strategie generiert Produkte zum Zeitpunkt der Bestellung. Die verwendete Strategie variiert je nach Branche, Geschäftsart und Inventarstrategie des Unternehmens.
Warum ist die Bestandsverwaltung für kleine Unternehmen so wichtig?
Unternehmen jeder Größe müssen den Lagerbestand nachverfolgen, um die Kosten zu verwalten und sicherzustellen, dass sie über ein ausreichendes Angebot an Produkten verfügen, um die Kundennachfrage zu befriedigen. Eine effektive Bestandsverwaltung ermöglicht es Unternehmen, Geld zu sparen und den Cashflow zu verbessern.
Zum Beispiel bedeutet der Kauf von Produkten oder Rohstoffen, die in Regalen stehen, dass der Nutzen oder Wert der in diese Materialien investierten Dollars nicht realisiert wird. Auf der anderen Seite kann es zu Umsatzeinbußen führen, wenn nicht genügend Lagerbestände vorhanden sind, um die Kundennachfrage zu befriedigen.
Für kleine Unternehmen ist es entscheidend, ihr Inventar zuverlässig und kostengünstig zu verwalten.
17 Tipps für die Bestandsverwaltung in kleinen Unternehmen
Die Gewährleistung einer effizienten, genauen und zuverlässigen Methode der Bestandsverwaltung ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Hier schauen wir uns 17 Tipps für die Bestandsverwaltung in kleinen Unternehmen an.
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Verwenden Sie die für Ihr Unternehmen geeignete Inventarisierungsmethode
Höchstwahrscheinlich gibt es eine Inventarisierungsmethode, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Für ein Unternehmen mit einem verderblichen Produkt wie Blumen oder Lebensmitteln würde dies bedeuten, dass das Inventar zuerst verkauft wird, das es zuerst gekauft hat — das ist die First-in-First-Out-Strategie (FIFO). Diese Strategie bedeutet, dass die ältesten Produkte und Materialien zuerst abgebaut werden.
FIFO ist die Standardinventurmethode, die von den meisten Unternehmen verwendet wird. Die Verwendung von FIFO ist aus einem bestimmten Grund einer der häufigsten Tipps zur Bestandsverwaltung für Unternehmen: Es kann einen großen Einfluss auf Ihr Endergebnis haben.
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Nachfrage verstehen und genau prognostizieren
Eines der Schlüsselelemente eines effektiven Bestandsmanagements ist eine genaue Prognose. Bestandsmanager verlassen sich auf Daten, um die Nutzung zu verfolgen — einschließlich einer Aufzeichnung historischer Verkäufe, Markttrends, Saisonalität und Technologien wie Predictive Analytics, die Managern helfen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Bestandsmanager müssen jedoch auch andere Faktoren wie das Wetter, die Gesundheit der Wirtschaft, Nachfrageverschiebungen und mehr berücksichtigen.
Die Fähigkeit, die Nachfrage genau zu prognostizieren, kann eine wichtige Rolle bei der Verwaltung der Lagerkosten und der Maximierung der Verkaufschancen spielen.
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Identifizieren von Low-Turn-Lagerbeständen
In der gesamten Lieferkette hilft die Fähigkeit, Low-Turn-Lagerbestände zu identifizieren, Lagerverwaltern bei Bestellungen von Rohstoffen, indem sie die Produktionsleistung anpasst und Produkte identifiziert, die möglicherweise nicht mehr stark nachgefragt werden.
Wenn Ihr Lagerverwaltungssystem beispielsweise ein bestimmtes Angebot identifiziert, das im Regal schmilzt, kann dies ein Signal dafür sein, dass die Nachfrage nach dem Produkt zurückgegangen ist oder zusätzliche Werbemaßnahmen erforderlich sind, um das Bewusstsein und die Nachfrage zu steigern. Durch die frühzeitige Identifizierung sich langsam bewegender Bestände haben Unternehmen die besten Chancen, sie zu verkaufen und zu vermeiden, dass sie veraltet sind. Zu den Taktiken gehört das Ausführen einer Sonderaktion, das Übertragen der Aktie an einen anderen Ort, an dem sie schneller verkauft wird, oder der Verkauf der Aktie an Dritte.
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Verfolgen Sie die Lagerbestände
Wenn Sie verfolgen, wie viele bestimmte Artikel verfügbar sind — ob für die Produktentwicklung oder für den Verkauf von Waren an Kunden —, können Bestandsmanager ihre Bestellprozesse optimieren. Die Einrichtung eines gut dokumentierten und konsistenten Inventory Cycle Counting-Prozesses kann dazu beitragen, Fehler zu minimieren, die sich auf die Lagerverfügbarkeit und den Zugriff auswirken können. Durch das Erstellen automatischer Erinnerungen im Bestandsverwaltungssystem Ihres Unternehmens können Bestandsmanager benachrichtigt werden, wenn möglicherweise zusätzliche Artikel bestellt werden müssen. Die Verfolgung der Lagerbestände hilft auch bei der Verwaltung und Überwachung der Produktnachfrage.
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Lagerbestände prüfen
Ihr Bestandsverwaltungssystem muss korrekt sein. Die Gewährleistung der Genauigkeit erfordert eine Kombination aus der richtigen Software und den richtigen Richtlinien und Praktiken. Die in Ihrer Bestandsverwaltungssoftware angezeigten Ebenen stimmen möglicherweise nicht immer perfekt mit den tatsächlich vorhandenen überein. Je näher Sie jedoch den beiden Ebenen entsprechen können, desto mehr Vertrauen können Sie in Ihre Bestandsverwaltungspraktiken haben.
Die Lagerbestände können von mehreren Faktoren beeinflusst werden, von der nicht genauen Bestandsaufnahme bis hin zu Beschädigung und Diebstahl. Die Überprüfung der Lagerbestände durch regelmäßige Zykluszählung hilft Ihnen, Fehler bei der Dateneingabe, potenziellen Abfällen und anderen Problemen bei der Bestandsverwaltung zu finden.
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Verwenden Sie Just-in-Time, wenn möglich
Um die Verfügbarkeit von Vorräten zu minimieren und die Betriebskosten zu kontrollieren, verwenden einige Unternehmen Just-in-Time (JIT) -Bestandsverwaltung. Lagerverwalter arbeiten eng mit Lieferanten zusammen, damit die Rohstoffe rechtzeitig zur Produktion eintreffen, jedoch nicht früher als nötig. Letztendlich ist es das Ziel, so wenig Inventar wie möglich zur Hand zu haben — aber genug, um das zu produzieren, was benötigt wird, wenn es benötigt wird.
JIT Inventory Management erfordert ein ausgeklügeltes Bestandsverwaltungssystem, das Bestellungen schnell bearbeiten und die erforderlichen Details verwalten kann, damit Sie Kundenaufträge ohne Verzögerung ausführen können.
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Fokus auf Qualitätskontrolle
Während des gesamten Bestandsmanagementprozesses ist ein Fokus auf Qualitätskontrolle von entscheidender Bedeutung — aus diesem Grund sollten Unternehmen Qualitätsprüfungen während des gesamten Produktlebenszyklus durchführen, um Abfall zu minimieren und sicherzustellen, dass er den Standards entspricht. Die Einbettung der Qualitätskontrolle in jeden Aspekt der Bestandsverwaltung und die genaue Dokumentation der kritischen Elemente der Qualitätskontrolle, wie z. B. genaue Bestellung und Rechnungsabgleich, sind von entscheidender Bedeutung. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die vorhandenen Prozesse versteht und einhält.
Keine Liste von Bestandsverwaltungstipps für kleine Unternehmen wäre vollständig, ohne die Schaffung und Aufrechterhaltung einer Kultur zu betonen, die sich bei jedem Schritt Ihres Bestandsprozesses auf Qualität konzentriert — von der Bestellung über den Empfang bis hin zur Kommissionierung und Verpackung. Es ist eine Kultur, die von oben beginnt und in alle Richtlinien, Verfahren und Praktiken eingebettet sein sollte. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie die Unternehmenskultur in Bezug auf Qualitätsfokus sehen. Nachdem Sie eine Baseline für die gesamte Umfrage sowie andere Indikatoren wie Kundenfeedback, Retouren und andere wichtige Leistungsindikatoren für die Bestandsverwaltung festgelegt haben, legen Sie Ziele für Verbesserungen fest. Betrachten Sie einzelne Bereiche sowie unternehmensweite Erfolgsmetriken und teilen Sie den Fortschritt mit, wenn Sie Meilensteine erreichen.
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Betrachten Drop Shipping
Mit drop shipping, lieferanten schiff produkte direkt von ihren lagern an den kunden, wodurch die notwendigkeit zu halten die produkt auf hand und entstehen die verwandte inventar kosten. Anstatt jeden Aspekt des Produktlebenszyklus zu steuern, sind Sie in erster Linie für das Marketing und den Verkauf des Produkts verantwortlich.
Sie eliminieren Lager— und Fulfillmentkosten und Ihr Gewinn ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Großhandelspreis und dem Einzelhandelspreis des Produkts – abzüglich der Kosten für Marketing und Verkauf des Produkts. Es ist wichtig, eine stabile Beziehung zu einem vertrauenswürdigen Drop-Shipping-Partner zu haben, um die Produktqualität und die richtige Bestandsverwaltungssoftware für die Verwaltung und Überwachung dieser Transaktionen sicherzustellen.
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Einrichten eines POS
POS-Technologie (Point-of-Sale) kann Ihrem kleinen Unternehmen helfen, Inventar und Lagerbestand in Echtzeit zu verfolgen. Wenn Artikel verkauft werden, wird Ihre Software automatisch aktualisiert, um den Lagerbestand und die Kosten der vorhandenen Waren anzuzeigen. Wie der Name schon sagt, wird POS-Technologie an der Verkaufsstelle verwendet und kann im Herstellungsprozess verwendet werden, um Lieferungen und Rohstoffe zu verfolgen, während sie verwendet werden. Ihre POS-Software sollte sich nahtlos in Ihr Bestandsverwaltungssystem integrieren lassen, damit Sie eingehende und ausgehende Bestände problemlos verfolgen können. Bei korrekter Ausführung und mit integrierter Software entfernen Sie Dateneingabefehler aus Ihrer Bestandszählung und verfügen über bessere Berichtsfunktionen. Sie können beispielsweise Dashboards mit Informationen wie Gewinnmargen für bestimmte Artikel und Lagerumschlag erstellen.
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Verwenden Sie ein Barcode-System
Obwohl sie vor mehr als 70 Jahren erfunden wurden, helfen Barcodes bei der Bestandsverwaltung.
Die schwarzen Balken und alphanumerischen Zeichen, mit denen Sie wahrscheinlich vertraut sind, stellen verschlüsselte Informationen dar, die es Unternehmen einfacher, schneller und genauer machen, ihr Inventar zu verwalten. Barcodes können von Handscannern gelesen werden, sodass Bestandsmanager sowohl eingehende als auch ausgehende Bestände problemlos verfolgen können.
Für Artikel in Ihrem Lager identifiziert der Barcode Informationen wie Größe, Farbe, Standort, Zeitpunkt der Herstellung des Artikels, Ablaufdatum und andere Details. Barcodes verleihen Ihren Produkten auch mehr Transparenz und helfen Ihnen, den Bestand effizienter zu nutzen, z. B. indem Sie Artikel verwenden, die zuerst ablaufen, um Bestellungen auszuführen. Es hilft Ihnen auch, eine schnelle Bestandsaufnahme durchzuführen und Aufträge effizienter zu erfüllen. In Einzelhandelseinstellungen kann der Barcode Produktnamen und Preise enthalten. Die Barcodes können die Produkte während ihres gesamten Lebenszyklus begleiten – von der Herstellung bis zum Service.
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Bestellungen verwenden
Unternehmen verwenden Bestellungen, um Bestellungen bei Lieferanten oder Lieferanten zu verfolgen. Bestellungen sind Dokumente mit Angaben darüber, was in welcher Menge und zu welchem Preis gekauft wurde.
Beim Wareneingang werden diese geprüft und mit der Bestellung verglichen, um sicherzustellen, dass der richtige Artikel in der richtigen Menge eingegangen ist und der auf der Rechnung angegebene Preis korrekt ist. Bestellungen spielen eine wesentliche Rolle beim genauen Erhalt des Inventars.
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Inventar genau empfangen
Wenn Inventar empfangen wird, muss es überprüft und mit der Bestellung verglichen werden, um die Genauigkeit sicherzustellen. Es ist wichtig zu überprüfen, ob Sie den richtigen Artikel in den bestellten Mengen erhalten und den vereinbarten Preis berechnet haben.
Das Empfangen von Inventar ist der erste Schritt für eine genaue Inventarzählung. Während Ihr Bestandsverwaltungssystem hier eine wichtige Rolle spielt, spielen auch Ihre Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Sie müssen gut ausgebildet sein und verstehen, welche Schritte beim Erhalt von Inventar zu unternehmen sind und warum dies für Unternehmen jeder Größe wichtig ist. Genauigkeit von Anfang an bringt Ihren Bestandsverwaltungsprozess auf festen Boden.
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Prozesse formalisieren und standardisieren
Die richtige Technologie kann Bestandsverwaltungsprozesse verbessern, indem sie Daten und Informationen für Einkaufs-, Fertigungs- und Verkaufsförderungsentscheidungen bereitstellt. Aber es gibt auch eine „Volksseite“.“ Die Formalisierung, Standardisierung und regelmäßige Überprüfung von Prozessen kann menschliche Fehler minimieren und sicherstellen, dass Ihre Prozesse so effizient wie möglich funktionieren.
Zum Beispiel kann etwas so Einfaches wie konsistente Bestandsaufnahme Ihnen helfen, Fehler zu minimieren und Kosten zu kontrollieren. Ein Standardprozess, den jeder auf die gleiche Weise befolgen muss, um Produkte zu empfangen, zu überprüfen, auszupacken und zu zählen — und ein ähnlicher Prozess für die Kommissionierung, Verpackung und den Versand von Produkten — kann Abweichungen minimieren, Abfall reduzieren und Ihren Gewinn steigern.
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Lagerraum organisieren
Die Organisation des Lagerraums hat erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz des Supply Chain Managements. Zeit wird verschwendet, wenn Inventar nicht gefunden werden kann oder zu lange dauert. Das Supply Chain Management muss nicht nur berücksichtigen, wie Lagerbestände aufgenommen, gelagert und abgerufen werden, sondern auch andere Herausforderungen bei der Bestandsverwaltung berücksichtigen, z. B. spezielle Anforderungen an verderbliche oder zerbrechliche Lagerbestände.
Lagerfläche ist ein wesentliches Element eines effizienten Bestands- und Auftragsmanagements. Wenn Sie Ihren Platz gut verwalten, können Sie mehr Inventar lagern und Ihr Lager voll ausnutzen, um die Kosten zu kontrollieren und den Umsatz zu steigern.
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Treffen Sie datengesteuerte Entscheidungen
Einer der Hauptvorteile eines robusten Bestandsverwaltungssystems sind die Daten, die es in Echtzeit bereitstellen kann, um Ihnen zu helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Ihr Lagerverwaltungssystem sollte aktuelle Informationen über das Angebot und die verfügbaren Produkte, die Kosten für die Bevorratung dieser Produkte, die Umschlagsrate für Produkte und den optimalen Zeitpunkt für die Wiederauffüllung bestimmter Vorräte bereitstellen.
Daten können auch dazu beitragen, zukünftige Verkaufsniveaus basierend auf der Verkaufshistorie vorherzusagen und die Lieferantenleistung zu überwachen. Datengesteuerte Entscheidungen zu treffen bedeutet, dass Sie die Kunst des Bestandsmanagements mit der Wissenschaft kritischer Datenelemente kombinieren, um Kosten zu minimieren und den Umsatz zu maximieren.
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Analysieren Sie die Lieferantenleistung
Das richtige Bestandsverwaltungssystem kann Ihnen auch dabei helfen, die Lieferantenleistung zu bewerten und zu analysieren. Fragen Sie sich:
- Welche Lieferanten liefern konsequent pünktlich?
- Welche Lieferanten haben die geringsten Versandfehler?
- Welche Anbieter bieten die besten Preise?
Ein Lieferant mit instabiler Leistung erhöht die Kosten für Ihre Bestandsverwaltungsprozesse. Das richtige System kann Ihnen bei der Bestandsanalyse helfen und problematische Lieferanten schnell und genau identifizieren, z. B. Lieferanten, die gewöhnlich langsam sind oder geringere Mengen als bestellt versenden.
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Investieren Sie in Bestandsverwaltungssoftware
Unternehmen nutzen Bestandsverwaltungssoftware, um ihre Lieferketten zu verwalten und zu optimieren. Bestandsverwaltungssoftware hilft kleinen Unternehmen sicherzustellen, dass sie über genügend Lagerbestände an den richtigen Standorten verfügen, um die Kundennachfrage zu erfüllen und die Effizienz ihrer Produktionsaktivitäten sicherzustellen.
Die Investition in die richtige Bestandsverwaltungssoftware liefert genaue, aktuelle Informationen, um wichtige Kaufentscheidungen zu treffen, z. B. wann der Bestand wieder aufgefüllt werden muss und welche Lieferanten verwendet werden sollen.
Effektives Bestandsmanagement ist für Unternehmen jeder Größe unerlässlich. Insbesondere für kleine Unternehmen kann ein effektives Bestandsmanagement jedoch dazu beitragen, begrenzte Ressourcen zu verwalten, die Genauigkeit an jedem Punkt der Lieferkette sicherzustellen und Entscheidungen über Produktentwicklung und Marketing zu treffen, um ein erfolgreiches Unternehmen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
Unternehmen können mit einem fortschrittlichen Bestandsverwaltungssystem Zeit und Geld sparen und den Umsatz maximieren. Es automatisiert den Prozess, um Kosten zu minimieren, eingehende und ausgehende Waren und Dienstleistungen genau zu verfolgen und die Echtzeitdaten bereitzustellen, die für Kauf- und Produktentwicklungsentscheidungen erforderlich sind.
Preisgekröntes
Cloud-Inventar
Kostenlose Produkttour
FAQs zur Bestandsverwaltung für kleine Unternehmen
Wie organisieren kleine Unternehmen ihr Inventar?
Kleine Unternehmen organisieren ihr Inventar basierend auf seiner Verwendung — Inventar, das im Produktionsprozess verwendet wird, Inventar, das von Verbrauchern gekauft wird, und Inventar, das im täglichen Betrieb des Unternehmens verwendet wird (Vorräte).
Inventar sollte in Lagern gelagert und organisiert werden, um einen einfachen Zugang zu gewährleisten und gleichzeitig den Aufwand zu minimieren. Zum Beispiel sollten Materialien, die im Produktionsprozess verwendet werden, in der Nähe des Ortes sein, an dem sie gepflückt und verwendet werden.
Wie verwalten Sie Ihr Inventar effektiv?
Ein effektives Bestandsmanagement erfordert eine Kombination aus der richtigen Technologie, den richtigen Richtlinien, Verfahren und Prozessen sowie gut ausgebildeten Mitarbeitern, die einen konsistenten Prozess für den Empfang und die Verwaltung von Rohstoffen und die Verarbeitung von Aufträgen verfolgen. Der Bestandsverwaltungsprozess beginnt mit dem Eingang von Artikeln in den Bestand und gewährleistet einen konsistenten Prozess zum Entfernen von Artikeln aus dem Bestand, zum Verwalten von Abfällen und zur kontinuierlichen Überwachung der Lagerbestände.
Was sind die 4 Arten von Inventar?
Es gibt vier Arten von Inventar, die kleine Unternehmen verwalten — Rohstoffe und Komponenten, Fertigwaren, unfertige Waren und MRO-Waren (Wartungs-, Reparatur- und Betriebsmittel). Rohstoffe und Komponenten sind die Inputs, die notwendig sind, um die Produkte herzustellen, die das Unternehmen verkauft; fertigwaren können an Kunden verkauft werden, unfertige Waren werden hergestellt, MRO-Waren führen den Geschäftsbetrieb aus – z. B. Lieferungen.
Was sind die 3 wichtigsten Bestandsverwaltungstechniken?
Die drei primären Bestandsverwaltungstechniken sind die Pull-Strategie, die Push-Strategie und die Just-in-Time-Strategie (JIT). Die Pull-Strategie basiert auf der Kundennachfrage. Die Push-Strategie basiert auf der erwarteten oder prognostizierten Nachfrage. Die Just-in-Time-Strategie produziert Produkte zum Zeitpunkt der Bestellung. Die verwendete Strategie variiert je nach Branche, Geschäftsart und Strategie des Eigentümers.
Was ist Lagerumschlag?
Der Lagerumschlag ist ein Maß für die Zeitspanne zwischen dem Erhalt und der Verwendung oder dem Verkauf von Lagerbeständen. Je kürzer die Zeit zwischen diesen beiden Punkten ist, desto effizienter und kostengünstiger ist der Bestandsverwaltungsprozess. Inventar, das länger als nötig verfügbar bleibt, stellt Kosten für das kleine Unternehmen dar. Diese Kosten können mit einem effektiven Bestandsverwaltungsprozess verwaltet und minimiert werden.
Was ist Bestandsanalyse?
Bestandsanalyse ist der Prozess der Überprüfung von Daten, um die richtige Menge an Lagerbeständen — Lieferungen und Produkte für Kunden — zu bestimmen, die verfügbar sind. Ziel ist es, die verfügbare Zeit zu minimieren, um die Lagerkosten zu senken und gleichzeitig sicherzustellen, dass genügend Produkt verfügbar ist, um sowohl die Produktionsanforderungen als auch die Kundennachfrage zu erfüllen.
Warum gibt es keine Tabellenkalkulationen für die Bestandsverwaltung?
Tabellenkalkulationen sind für die Bestandsverwaltung völlig unzureichend. Vor der Entwicklung der Bestandsverwaltungssoftware wurden häufig Tabellenkalkulationen verwendet. Sie sind jedoch fehleranfällig und nicht ausgereift genug, um Aspekte des Inventarprozesses zu automatisieren, damit Sie optimale Bestellzeiten sicherstellen und minutengenaue Berichte erstellen können.
