Sådan skriver du et bud: den komplette Guide

sidst opdateret: Dec 17, 2021 @ 9: 44 AM

det er sikkert at sige, at udbud af kontrakter er en fantastisk mulighed for at udvikle din virksomhed og levere tjenester til den offentlige sektor. Med over 150 tilbud uploadet til vores 11 portaler hver dag, er der en mulighed for enhver virksomhed – inklusive din.

når du har fundet din mulighed, vil du sørge for at maksimere den. Så i denne blog vil vi gennemgå, hvordan man skriver et bud korrekt.

spring ikke bare ind

en af de mere udtømmende, men vigtige processer, før du skriver et bud, er at sikre dig, at du ved, hvad du skriver om – for ikke at nævne denne proces overses ofte af mange, der tager udbud for første gang.

Ja, det er nemt at hurtigt hoppe ind og forsøge at besvare spørgsmålet foran dig uden et øjebliks tøven, men dette kan hurtigt snebold i ubesvarede krav og udarbejde noget, der ikke svarer på spørgsmålet.

oftere end ikke kan de, der er nye til udbud, ofte ende i deres eget ekkokammer – lægge svaret på det spørgsmål, de mener, at evaluatoren skal spørge, ikke hvad de rent faktisk leder efter.

denne tilgang til at skrive et bud vil, oftere end ikke, score Dårligt.

ved hvad du skriver om

før du begynder at skrive bud – sørg for, at du rent faktisk kan opfylde kriterierne som angivet i specifikationen og undgå spildt tid. Overvej:

• opfylder du minimumskriterierne?
• kan du opfylde køberens krav?
• har du de nødvendige akkrediteringer og medlemskaber?
• har du den relevante erfaring til at gennemføre kontrakten?

herfra kan du træffe en beslutning om bud/ikke-bud – hvis du ikke kan opfylde ovenstående, vil du sandsynligvis blive udelukket fra processen helt eller ende med at score Dårligt.

spørgsmål/Spørgsmål

så nu kan vi komme ind i fundamentet for, hvordan man skriver et bud. Så vi har evalueret specifikationen, og nu er vi klar til at tackle indsendelsen.

Prækvalifikationsspørgeskemaer eller prækvalifikationsspørgeskemaer (eller undertiden benævnt udvælgelsesspørgeskemaer) stiller typisk spørgsmål om, hvad du tidligere har gjort, og bruges som den første fase af udvælgelsen som en del af den begrænsede udbudsprocedure.

som diskuteret i det foregående punkt vil vi gerne forklare, hvordan vores erfaring gør os egnede til at levere kontrakten.

typisk involverer udfyldelse af en:

• udfyldning af grundlæggende virksomhedsoplysninger, såsom registreringsnumre
• bekræftelse af, at du ikke har overtrådt lovgivningen eller blev en James Bond – skurk natten over
• teknisk og professionel evne-eller casestudier (se næste afsnit)
• en erklæring og kontaktoplysninger

nogle dette er dog den typiske proces. Pas91 ‘ er i byggesektoren består af flere yderligere sektioner, som ofte indebærer en langt mere detaljeret, evidensbaseret tilgang.

casestudier

casestudier, der normalt indgår i afsnittet teknisk og faglig kompetence, beder dig om at beskrive 2-3 kontrakter af lignende art, som du har gennemført eller i øjeblikket er i gang med inden for de seneste fem år.

disse casestudier er en mulighed for at sælge dig selv og demonstrere tidligere succeser, og hvordan du kan bringe lignende resultater for købere.

med ordtællinger typisk inden for 500-ordmærket, kan du overveje:

• hvad er kontraktens omfang? For eksempel, hvor mange ejendomme renoverer du inden for en given periode?
• hvad er forholdet? Hvordan startede det?
• hvordan mobiliserede og leverede vi kontrakten?
• har du haft nogle vigtige udfordringer, og hvordan har vi lært af dem?
• for at opsummere, hvad er resultaterne? Er du færdig til tiden og inden for budgettet, og er kontrakten blevet fornyet eller forlænget?

ITT sektion

nu flytter vi til ITT sektionen. Det er her, at vide, hvordan man skriver et bud, vil være nyttigt, da dette er forslagsafsnittet. Dette er, hvad vi vil gøre.

typisk kan spørgsmål i et bud dække lignende:

• kvalitetsstyring
• sundhed og sikkerhed
• miljø og bæredygtighed
• Social værdi
• mobilisering
• Service delivery
• erfaring
• klagebehandling
• kontinuerlig forbedring
• supply chain and subcontractor management

dekonstruere spørgsmålet

udbudsspørgsmål består ofte af flere nøglepunkter, som en køber vil have dig til at adressere, med mærker fordelt ligeligt på tværs af hvert afsnit. Derfor, for at maksimere dine karakterer, du skal altid dekonstruere spørgsmålet på en sådan måde, at alle punkter behandles. Du kan ikke vide, hvordan man skriver et bud uden først at nedbryde de enkelte elementer i udbudsspørgsmålene. Lad os se på dette eksempel:

hovedentreprenøren skal give detaljer om, hvordan du foreslår at styre dine underleverandører og forsyningskæde (herunder placering af ordrer for at sikre passende leveringstider).

i dit svar skal du medtage detaljer om nedenstående:

• Giv 2 eksempler på et problem, der opstod ved at udføre lignende arbejde, og hvordan har du overvundet dette?
• Giv 2 eksempler på problemer, du tidligere har haft med underleverandører, og hvordan har du overvundet dette?

så – lad os dekonstruere denne. De dristige afsnit er mini-spørgsmålene, skal vi sige, som skal informere vores struktur. Bemærk, køberen har også været venlig over for os på denne, med nogle kuglepunkter for at påpege nogle andre punkter, de ønsker at se dækket.

vi kunne derfor vedtage følgende overskrifter og underpositioner:

• ledelse af vores underleverandører og forsyningskæde
• placering af ordrer for at sikre passende leveringstider
• problemer, der opstår under lignende arbejde
• problemer med underleverandører

som sådan fremhæver dette klart for køberen, at vi har behandlet hvert punkt i spørgsmålet, hvilket gør deres liv lettere. For ikke at nævne det sørger for, at vi dækker de punkter, de spørger!

gør livet lettere for køberen: vær kortfattet

købere vil potentielt have hundredvis af udbudsindlæg til at evaluere, og som sådan vil du skrive indhold, der er letlæseligt og tydeligt fremhæver overensstemmelse med specifikationen. Nogle tip til at gøre dine indlæg så lette at læse som muligt inkluderer:

• brug overskrifter, der er matchet med de dekonstruerede dele af spørgsmålet
• brug ikke fyldstof – eller fluffindhold, dette tilføjer ikke noget af værdi og kan i stedet frustrere en evaluator
• på en lignende note, vær til det punkt – hvis du kan sige noget med færre ord, skal du gøre det
• kuglepunkter er din ven-de er lette at læse og kan ofte giver dig mulighed for at sige meget mere med stramme ordtællinger

du vil stadig sikre dig, at selv når du er kortfattet, at hvad du skriver begge:

1. er sammenhængende, giver mening og besvarer spørgsmålet
2. er grammatisk korrekt, fri for daglig tale og fejl

ovenstående vil efterlade et negativt indtryk hos evaluatoren; vi er alle mennesker, så vi ønsker ikke at sætte dem i dårligt humør. En ulykkelig evaluator er en, der er mere tilbøjelige til at fratrække karakterer.

undgå fyldstofindhold

denne ide om at være til det punkt er især vigtigt, når vi overvejer ordtællinger. Det er ikke ualmindeligt at se disse begrænset til så lidt som 200 ord, for eksempel, mens du beder om flere ting, der skal dækkes i et svar. Her er det vigtigt at være kortfattet og undgå ‘fyldstof’ eller ‘fluff’ indhold-Se eksemplet nedenfor:

‘her hos Tendering Company Ltd brænder vi for kvalitet og stræber efter at implementere kvalitet i alt, hvad vi gør’

dette er en særlig tom erklæring, der ikke besvarer spørgsmålet, især i forbindelse med et kort svar. Tænk over det-det er 19 spildte ord, næsten 10% af ordet tæller siger absolut ingenting. Intet firma vil sige, at de ikke er ligeglade med kvalitet, ikke?

gennemgang og korrekturlæsning

så når du har skrevet dit svar, skal du altid sørge for, at det er korrekturlæst. Når alt kommer til alt afspejler stavefejl og grammatiske fejl dårligt på din indsendelse og fremhæver manglende opmærksomhed på detaljer.

Spørg en kollega, en leder eller direktør – et ekstra par øjne vil altid vise sig nyttigt, når:

• identificering af fejl, såsom sætninger, der ikke giver mening
• modsætninger eller punkter, der kan komme på tværs negativt
• yderligere indhold eller punkter, der kunne fodres i

for eksempel bruger vi her på Hudson Succeed en tretrins kontrolproces for alle budsvar:

• forfatteren vil foretage en selvanmeldelse, før han sender den til korrekturlæsning
• dette vil blive videregivet til et andet medlem af vores budteam til gennemgang
• vores chef for Budstyring eller Budleder gennemgår indholdet, inden han afslutter

indsendelse

Budindgivelser kan anmodes om af købere gennem en forskellige midler:

• e-mail indsendelse

• postforsendelse

• upload til en indkøbsportal

sidstnævnte er langt den mest almindelige. For at mindske risikoen for eventuelle it – fejl er det altid bedst at sikre, at du håndterer indsendelsen på forhånd – normalt dage-for at eliminere risikoen for fejl i sidste øjeblik og stress. Sene indsendelser-selv ved 1 sekund-ses ofte bort fra og vil ikke blive evalueret. Så planlæg fremad, og få det indsendt i god tid. Vi forsøger altid at få bud indgivet mindst en dag før indsendelsesfristen.

sæt dig ned med vores administrerende direktør, Jill Hudson

Jill har over 20 års erfaring med udbud skriftligt. Hun ved, hvor ensomt det kan blive, når du ser afvisning i de tidlige dage.

jeg gik ganske hurtigt fra en succesrekord på <15% i mine meget tidlige dage med budskrivning til > 70% bare ved at bruge den tid, der er nødvendig for at fordøje feedback og eliminere dumme fejl. Fejl jeg syntes at gøre hele tiden uden aften indse jeg gjorde det.”

det, du skal indse meget tidligt, er, at feedback er vejen til succes.

ingen kan virkelig lide at læse feedbacken om, hvordan de har savnet punktet i udbudsdokumentet. Svaret ramte ikke mærket – overhovedet, eller du har glemt at korrekturlæse, og dit svar på et spørgsmål er fyldt med fejl. Kø-spark dig selv under bordet og sæt kedlen på. Det er vigtigt at komme tilbage til ‘Tender Basics’, hver gang du skriver et bud.

men uden denne feedback vil du fortsætte med at lave disse fejl. Den mest almindelige fejl, du vil gøre, er ikke at forstå den tid, det tager at svare på et bud korrekt. Forudsat at du skriver en vindende indsendelse om 2 timer, er urealistisk, mens ABC Ltd bruger alle deres ressourcer.

Tender Basics:

du skal hurtigt indse, at den eneste måde, du vil begynde at vinde på, er at komme tilbage til tender basics:

1. tro på, at du kan vinde det – sikre, at du har de rigtige legitimationsoplysninger.
2. Gør dit hjemmearbejde – forskning er nøglen.
3. Brug den nødvendige tid til at skrive en vindende indsendelse.
4. forlad det ikke til sidste øjeblik – sådan sker fejl. Tidsstyring, når udbud er nøglen.
5. sørg for, at du forstår pointscoringsmekanismerne for at sikre, at du maksimerer dine svar på de stillede spørgsmål.
6. Besvar spørgsmålet med de oplysninger, de har anmodet om, ikke de oplysninger, du mener, de skal vide om din virksomhed.

vi er sikre på, at du har fastslået, at vores vigtigste råd over de mange blogs, vi har skrevet, er at være fornuftig med dine forventninger. Hvis du omsætter omkring 100.000 om året, vinder du ikke en kontrakt på 2.000.000 om året. Du skal heller ikke lægge alle dine æg i en kurv sådan. Så hvis dette er det handlingsforløb, du tager, vil du fortsætte med at modtage afvisningsbrevene.

Budskrivning er en kunstform. Det er ikke for alle, men du vil høste fordelene, hvis du bruger tiden på at lære og vurdere, hvad du skal for at vinde.

Jill siger “Jeg er fast overbevist om, at den eneste person, du nogensinde skal være i konkurrence med, er dig selv. På den måde bliver du altid bedre.”

fjern støj og … fokus!

de 6 mest almindelige fejl ved udbud

gennem vores 60 års budoplevelse har vi set mange fejl begået af leverandører, der ikke forstår, hvordan man skriver et bud. Vi ønsker at dele disse med dig for at sikre, at du aldrig falder i disse fælder.

1. ikke besvare det spørgsmål, der stilles

mange virksomheder besvarer et spørgsmål baseret på, hvilke oplysninger de mener, at udbudsselskabet skal vide om deres forretning, deres processer og deres erfaring. I stedet for hvad de rent faktisk har bedt om. Hvis du bliver bedt om at indsende et svar på et spørgsmål, skal du dobbelttjekke, at du har besvaret det, de har bedt om dig.

1. gør ikke din forskning

forskning er konge! Udbudsorganisationen vil gerne se, at du har taget dig tid til at lave dit hjemmearbejde. Dit bud svar vil være stærkere for det.

1. ikke at tage sig tid til at indsende dit bedste svar

hvis du ikke vil give det hele, er det meningsløst at afgive et bud. En anden vil sætte alle deres virksomhed indsats i at vinde dette arbejde, og er det virkelig det indtryk, du ønsker at forlade for din virksomhed? Vi har alle været der, når vi har set bud svaret 24 timer før det skyldes, men nogle gange er det virkelig bedst at passere end at indtaste et svar, der ikke er dit bedste arbejde.

1. mangler deadline, men sender det alligevel

Dette viser manglende respekt for udbudsprocessen, hvilket får det til at se ud som om du ikke kan eller ikke vil nå deadlines. Dit bud svar ville blive ignoreret alligevel, så hvis du har lavet en fejl og gik glip af fristen, ikke sende i dit svar og bruge det som en lærerig oplevelse.

1. ignorerer kravene i opfordringen til at afgive bud

mange udbudsdokumenter vil bede dig om at udfylde udbudsdokumenterne på en bestemt måde. Ignorer ikke disse anmodninger. Hvis ITT beder dig om at indsende dit svar ved hjælp af deres foruddefinerede spørgeskema, skal du ikke ignorere dette, brug det. Klienten kan mislykkes dit svar for ikke at følge de angivne retningslinjer. Det er meget arbejde at få dit bud afvist.

1. byder på absolut alt

så mange virksomheder begår den fejl at byde på absolut hvert stykke til arbejde og spekulerer på, hvorfor de ikke vinder noget. Du er så meget bedre at reagere på fem bud ekstremt godt, derefter 15 bud hurtigt og skyndte sig. Opret en tender checkliste, der giver dig en forståelse af de bud, du gerne vil vinde, kan levere godt, og holde sig til det.

Brug For Support?

ved hjælp af disse tips og tips, bør du være godt på vej til at finde ud af, hvordan du skriver et bud korrekt og tage kontrol over din Budstyring. Hvis du kæmper med at skrive bud og har brug for lidt hjælp – tilbyder vi fire budskrivningstjenester.

vores succes

at byde på tilbud er en vigtig proces for at sikre nye kontrakter og vokse din virksomhed. Afhængigt af din branche er det sandsynligt, at dine konkurrenter byder på de kontrakter, de sikrer. Ud over andre strategier såsom markedsføring er udbud en af de mest effektive måder at vokse din organisation på.

Hudson Succeed er et Durham-baseret forretningsudviklingsrådgivning. Vi blev grundlagt af mand og kone team, Jill og John Hudson. Jill har støttet globale organisationer med deres forretningsvækstindsats i næsten to årtier. Hudson blev grundlagt baseret på hendes erfaringer med udbud og indkøb.

på tværs af Hudson Group er vores mission at gøre udbud til et mere retfærdigt og gennemsigtigt spillerum for alle virksomheder.

mens vi arbejdede med de 700+ virksomheder, som vi støtter, bemærkede vi en almindelig misforståelse fra især SMV ‘ er. Det ser ud til, at nogle SMV ‘ er har det indtryk, at de er for små til at byde på arbejde. Dette er ikke tilfældet.

vores chef for Budstyring, Daniel Hall, sagde:

“du skal være realistisk, når du træffer din beslutning om bud/ikke-bud. Du bør altid overveje kontraktværdien og vurdere erfaringskravene, før du byder.

der er dog fordele ved at være en SMV ved udbud til arbejde. F. eks.har den britiske regering et mål om at bruge 1. kr. i 3. kr. sammen med SMV ‘ er. Det betyder, at offentlige organisationer ønsker at arbejde med mindre virksomheder.

SMV ‘ er har også den fordel, at de ikke konkurrerer med industrigiganter på mindre projekter. Større virksomheder har tendens til ikke at byde på kontrakter med mindre værdier, hvilket øger dine chancer for at vinde.”

siden lanceringen af vores Hudson Succeed-pakke med budskrivningstjenester har vi været begejstrede for at arbejde med virksomheder over hele verden. Men som en virksomhed med stærke rødder i nordøst er det altid en fornøjelse at støtte lokale virksomheder.

sikring af 4 års indkomst for Imagine you Can UK

Imagine you Can UK er en førende udbyder af National Borger Service (NCS) i Redcar og East Cleveland. De arbejder også over det nordlige England og leverer muligheder for personlig udvikling og beskæftigelsesegnethed for unge.

virksomhedens direktør henvendte sig til Hudson Succeed-teamet og spurgte om vores budskrivningstjenester. De krævede støtte ved afgivelse af et tilbud om levering af yderligere leveringspartnere for at give kapacitet til at levere et NCS-program.

udfordringer

når du byder på bud, vil der uundgåeligt være udfordringer, som du ikke forudså. Med erfaring bliver disse forhindringer lettere at afbøde. På grund af arten af dette bud vidste vi, at vi ville støde på udfordringer med følsomme oplysninger. Arbejdet krævede detaljerede oplysninger om Imagine You Can UK ‘ s beskyttelses-og datastyringsprocedurer.

stramme deadlines udgjorde også et problem for vores tidsstyring. Da virksomheden var en ny kunde, havde vi ikke en informationsbank ved hånden, som vi gør med tilbagevendende organisationer. Dette betød, at holdet måtte udtrække de nødvendige oplysninger inden for en kort tidsramme for at sikre maksimale kvalitetsmærker.

der blev derfor oprettet en detaljeret kommunikationsprocedure for at få de nødvendige oplysninger. Holdet gennemgik derefter en grundig budplan, der skitserede den nødvendige aktivitet for begge parter.

på grund af udbudsfristen blev arbejdet fordelt på tværs af vores team af budforfattere. De tog proaktivt ansvaret for hvert svar og producerede højkvalitets, velundersøgte og detaljerede bud svar.

resultater

vores team producerede 5.000 ord inden for lidt over 24 timer efter arbejdet blev bestilt.

som et resultat, Forestil dig, at du kan UK lykkedes med deres bestræbelser, og de blev accepteret på rammen. Dette sikrede dem bæredygtige, løbende indtægter i de næste fire år. På grund af denne succes har vi udviklet et fremragende forhold til virksomheden, og vi ser frem til at arbejde med dem i fremtiden.

“Daniel og holdet gav mig fremragende instruktioner om det indhold, de havde brug for for at gennemføre dette bud. Hele processen var problemfri, og jeg er glad for at sige, at vi blev accepteret på rammen. Det var en fornøjelse at arbejde med Hudson, og vi ser frem til at samarbejde i fremtiden.”- Dave King, direktør hos Imagine You Can UK.

Find flere casestudier.

at vinde et DPS-sted for APM Cleaning Ltd

APM Cleaning leverer Kommercielle og indenlandske rengøringsservice på nationalt plan. Virksomheden kontaktede Hudson Succeed for støtte efter at have identificeret en udbudsmulighed. De udtrykte bekymring for at udvikle kvalitetssvarene og fremlægge de beviser, der kræves for at vinde en plads på rammen.

efter vores indledende konsultation med APM Cleaning fandt Hudson-teamet en anden kontraktmulighed ved hjælp af vores Facility Tenders portal. Holdet gjorde klienten opmærksom på den anden åbning, som var en Facility Management DPS med Prosper Housing.

når arbejdet var aftalt, begyndte vores team at arbejde på begge bud for klienten.

udfordringer

fristerne var meget tæt sammen, hvilket betød, at begge indsendelser skulle udvikles i tandem, hvilket nødvendiggjorde opdeling af arbejdsbyrden mellem to budforfattere. Dette, kombineret med løbende udbud, som vi allerede udarbejdede for andre kunder, udgjorde en udfordring for vores tidsstyring.

APM var også en ny klient med Hudson Succeed, hvilket betød, at de krævede virksomhedsoplysninger skulle udvindes.

gennem oprettelsen af Hudsons korte budplan blev der implementeret en kommunikationsprocedure mellem os og klienten. De to tildelte budforfattere samarbejdede effektivt for at sikre ingen overlapning i anmodninger om information fra APM.

når buddet var afsluttet, gennemgik det en grundig, intern gennemgangsproces. Vores chef for Budstyring tog føringen på alle stadier af indholdsudvikling.

resultater

begge bud blev underskrevet og indsendt fire dage før fristen.

som et resultat af vores teams samlede indsats sikrede vi med succes APM en plads på den anden DPS. Vi havde succes med alle de partier, der blev anvendt til.

vi afventer stadig resultaterne af den oprindelige udbudsmulighed.

på grund af denne succes er vi glade for at kunne sige, at vores samarbejde med APM Cleaning er fortsat. Vi har siden støttet afgivelsen af yderligere fire bud. Den ene har haft succes. Vi venter på resultaterne for de andre. Vi ser også frem til at samarbejde med kunden om et fremtidigt bud senere på året.

” Hudson-teamet var meget reaktivt i deres måder at arbejde på og håndterede al kommunikation meget effektivt og effektivt. Dette partnerskab er kredit til den nylige sejr for Prosper DPS for Facilities Management, som vi havde succes på alle anvendte partier. Vi vil anbefale Hudson til ethvert firma, der har brug for budstøtte af enhver art!”- Samantha Reid, direktør hos APM Cleaning Ltd.

Find flere udtalelser.

rådgivning til SMV ‘ er

vi forstår, at bud på kontrakter kan virke skræmmende under en pandemi. Det er dog vigtigt at huske, at virksomheder stadig aktivt søger leverandører.

forståeligt nok ved nogle SMV ‘ er ikke, hvordan de skal byde på arbejde. Denne praksis er mere udbredt i nogle brancher end i andre. I byggeriet, for eksempel, de fleste virksomheder er enten aktivt udbud eller har været involveret i processen før.

bud på bud har dog fordele. Eksempel:

1. offentlige kontrakter garanti løn

det kan virke underligt at underskrive en kontrakt og ikke garanteres løn. Desværre hører vi oftere om dette i den private sektor, end vi gerne vil.

kronen kommerciel Service hurtig betaling kode betyder, at dette ikke vil ske i den offentlige sektor. Koden bestemmer, at fakturaer skal betales inden for 60 dage. Dette giver leverandørerne ro i sindet, vel vidende at indkomsten er garanteret, og overskuddet kan redegøres for.

1. Byg din oplevelse

hvis du er en relativt ny virksomhed, er det afgørende at opbygge en portefølje af erfaringer, før du går efter de store kontrakter. Ved at sikre mindre værdiprojekter kan du demonstrere relevant og imponerende oplevelse, når tiden kommer til at “byde større”.

opbygning af en portefølje af erfaringer betyder også at opbygge en bank af kontakter. Budgivning for bud hjælper med at forbinde dig med købere, som du måske ikke har haft adgang til tidligere.

1. rammer kan hjælpe din bæredygtighed

at vinde pladser på langsigtede rammer øger dine chancer for at sikre kontrakter bæredygtigt. Nogle rammer kan vare op til 10 år eller mere. Du vil ikke gå glip af muligheden for at byde på dette arbejde, da projekterne offentliggøres.

så tid til at få revner

vores team af erfarne budforfattere og ledere er klar til at yde det niveau af support, du har brug for med dine kvalitative indsendelser, fra at skrive bud, for at hjælpe med plejeprocessen.