en jobanalyse beskriver de opgaver, ansvarsområder og færdigheder, der er nødvendige for at udføre et job. Det giver de fakta, du har brug for for at skrive en nøjagtig jobbeskrivelse og ansætte den rigtige person. Her er hvorfor jobanalyser er vigtige, og hvordan man forbereder dem.
at skrive en jobanalyse er noget, som små virksomhedsejere ofte forsømmer at gøre, før de ansætter en medarbejder. I et travlt med at besætte en ledig stilling eller udfylde nye job, når virksomheden vokser, arbejdsgivere falder ofte tilbage på generiske jobtitler og jobbeskrivelser i stedet for at overveje de specifikke opgaver, som den nye medarbejder skal udføre, eller de færdigheder, som jobkandidaten har brug for for at udføre jobbet med succes.
må ikke falde i denne fælde. Det kan føre til at ansætte den forkerte person. Dårlige ansættelser er dyre, stressende og tidskrævende at håndtere. De er også ret almindelige. Ifølge en CareerBuilder-undersøgelse siger 74% af små virksomheder, at de har ansat den forkerte person til et job. Uanset om du ansætter din første medarbejder eller din tiende, kan du forbedre dine chancer for at ansætte den rigtige jobkandidat ved at lave en jobanalyse.
Hvad er en jobanalyse?
en jobanalyse er en grundig undersøgelse af de opgaver, ansvar, færdigheder og bløde færdigheder, der er nødvendige for at udføre et job med succes. Jobanalysen skal udføres som det første skridt i rekrutteringsprocessen. At skrive analysen hjælper dig med at afklare dine behov og forventninger. Det samler også de oplysninger, du har brug for for at skrive en god jobbeskrivelse.
Sådan udføres en jobanalyse
for at analysere jobbet skal du lave en liste over de opgaver, som du forventer, at den nye leje skal udføre, og være klar over, hvad du håber at opnå ved at få nogen til at udføre disse opgaver.
for hver opgave skal du identificere og liste de færdigheder, træning, evner og bløde færdigheder, der er nødvendige for at udføre opgaven. Du ved måske for eksempel, at du har brug for nogen til at hjælpe med at besvare telefoner, tage ordrer og gøre andre “rutinemæssige” ting. Men djævelen er i detaljerne. Vær klar over, hvordan dette arbejde skal udføres.
har medarbejderen brug for computerfærdigheder? Vil han eller hun nødt til at tage sig af ordrer, der kommer ind via en online indkøbskurv samt over telefonen? Skal medarbejderen også pakke og sende ordrerne? Hvis ja, bliver de nødt til at løfte noget tungt? Vil de “andre rutinemæssige ting”, du vil have gjort, omfatte bestilling af forsyninger og styring af lager? Hvad med at besvare spørgsmål om dine produkter og tjenester, hvis kunder ringer ind eller besvarer e-mail-forespørgsler eller kundeklager? Har den person, du ansætter, brug for fremragende stave-og grammatikfærdigheder? Forventes de også at opdatere regneark, administrere dine aftaler og arrangere rejser og møder?
Sådan finder og ansætter medarbejdere
ansættelse af formularer og skabeloner
hvad med sprogfærdigheder? Skal den nye lagervejleder, du vil ansætte, være flydende på et andet sprog end engelsk for at kommunikere med de mennesker, de fører tilsyn med? Hvis du ansætter en tjener eller laver mad til din restaurant, skal de være i stand til at læse og skrive engelsk eller skal være tosprogede? (En ven og jeg spiste middag en nat i en kinesisk restaurant på Long Island, NY, og da vi fik vores check, kunne vi ikke fortælle, hvad hver af os skyldte. Tjeneren havde skrevet vores ordrer ned på kinesisk.)
eller måske har du brug for en administrativ assistent eller Sekretær. I et lille firma er det ikke usædvanligt, at administratoren eller “sekretæren” er en nøglespiller, der ved, hvordan man udfylder dokumenter til regeringsorganer, screener opkald, opretter konti for forsyninger, interagerer med leverandører eller endda foretager bogføringen. Vil denne person håndtere kontoret i ejerens fravær? Overvåge og styre andre medarbejdere? Mange jobansøgere kan skrive 50 ppm, men ikke alle er skåret ud til at håndtere disse andre opgaver.
ansættelse af teknisk eller videnskabeligt personale? Hvor dygtige skal de være? Hvilke specifikke programmeringsfærdigheder har denne udvikler brug for? Og hvilken instrumentering skal kemikeren vide? Hvor meget selvstændigt arbejde forventes din tech eller videnskabsmand at gøre? Skal de tale offentligt eller handle direkte med klienter? Skrive videnskabelige artikler? Eller vil de bare følge ordrer og udføre rutinearbejde?
en grundig jobanalyse er lige så vigtig for de mest højtstående stillinger, der skal besættes. Salg og ledelse er afgørende for en virksomheds succes, især en lille eller voksende virksomhed. Erfarne ansøgere bringe til virksomheden baggrunde, der skal evalueres. Var de vellykkede? Var de holdspillere? Fulgte de blot anvisningerne, eller tog de kontrol over deres tidligere arbejdsmiljø og udtænkte innovative løsninger på hårde problemer? Har de opnået de ønskede resultater, og kan de få resultater for din virksomhed?
relateret: Hvordan til at foretage Reference kontrol af jobansøgere
relaterede: 5 No-Fail leje Tips til små virksomheder
Sæt dit job analyse på papir
må ikke bare “tænke” om færdigheder medarbejderen skal og de opgaver, du vil have dem til at gøre. Opret et formelt jobanalysedokument.
hvis en anden end dig vil overvåge eller interagere på en eller anden måde med den nye medarbejder, skal denne person også gennemføre en jobanalyse. Vejlederen kan tænke på krav, der gled dit sind. Før du fortsætter, skal du sammenligne din analyse med deres for at identificere forskelle i meninger om, hvad der er nødvendigt. Dette vil hjælpe med at sikre, at du ikke har udeladt nogen større kriterier.
at sætte dine behov, ønsker og forventninger skriftligt kan tage tanke og tid, men det er et af de vigtigste trin i ansættelsesprocessen. Hvis du ikke er klar over de færdigheder og træk, du har brug for en medarbejder til at besidde for at gøre et godt stykke arbejde, Hvordan kan du finde den rigtige person til at udfylde det job? Dokumentationen af dine behov vil guide dig gennem hele ansættelsesprocessen, uanset om du selv rekrutterer eller ansætter en rekrutterer for at finde den rigtige medarbejder.
