at arbejde digitalt er ikke længere valgfrit. Det er snarere en nødvendighed. Med den måde, hvorpå store og internationale organisationer oprettes, finder medarbejderne oftere og oftere sig i at arbejde og kommunikere med kolleger, som de aldrig en gang har mødt ansigt til ansigt.
stigningen i internationalt og fjernarbejde har skubbet betydningen af digital kommunikation på arbejdspladsen. Apps, der understøtter øjeblikkelig chat og tekst, bliver mere og mere integreret i arbejdspladsen og det personlige liv. Men denne lette adgang og hurtige kommunikation betyder ikke altid, at tingene kører problemfrit. Hvis du har været i nogen form for forhold, du har det godt, at ‘fejlkommunikation’ ofte kan ske personligt. Forestil dig nu, hvor ofte disse fejlkommunikation sker, når du ikke hører den anden persons stemme!
sociale teknologier har nedrevet barrierer for rum og tid, hvilket giver os næsten øjeblikkelig kommunikation uanset placering eller tidssone. Men med enhver avanceret innovation kommer et sæt nye barrierer og trusler. Selvom der er bivirkninger, som vi ikke fuldt ud kan undgå, er de noget, vi kan lindre. Her er nogle af de mest almindelige barrierer for kommunikation og nogle af de bedste måder at bryde igennem dem.
barriere #1: manglende perspektiv
enhver, der nogensinde har sendt en sms eller e-mail, ved nøjagtigt, hvor frustrerende det kan være at ikke vide, hvordan den person, du sender beskeder, betød deres ord. Selvom korrekt tegnsætning kan være nyttigt, er der mange revner for den rigtige fortolkning at glide igennem. Sendte de beskeden fra kontoret? Fra sengen? Var de syge og sure? Måske blev de distraheret, og meddelelsen adresserede ikke det, du diskuterede nøjagtigt?
hvis du ikke kan sætte dig selv i afsenderens sko, øges sandsynligheden for, at dit svar kan være uegnet. Uden den fulde sammenhæng med at være i samme rum eller kende baggrund for den enkelte, barrierer i kommunikation er for let konstrueret.
gennembrud:
der er ingen måde at vide præcis, hvad der foregår i en andens liv, medmindre de fortæller dig. Heldigvis kan de gøre netop det med sociale intranetprogrammer. Muligheder for at bidrage til fora eller oprette blogs giver enkeltpersoner mulighed for at dele oplysninger om sig selv, der udfylder emnerne i den tekstbaserede kommunikation. Måske endda indarbejde emojis. Selvom det ikke traditionelt ses som en del af arbejdspladsens ordforråd, kan disse universelle kommunikationsformer hjælpe med fleksibel kommunikation. Nu Kan kolleger tage information, Få en bedre ide om hvad de skal sige eller hvordan forfatteren mente deres dialog og anvende den på den fremtidige digitale kommunikation.
barriere # 2: intet kropssprog:
der er så mange måder, som mennesker vælger at kommunikere på, og en stor del af det falder ind under den ikke-verbale variation.
så, hvad der præcist tæller som ikke-verbal kommunikation?
kort sagt, ikke-verbal kommunikation tegner sig for enhver form for kommunikation, der ikke inkluderer brugen af ord.
“det inkluderer brugen af visuelle signaler såsom kropssprog (kinesik), afstand (fuldmægtig) og fysiske miljøer/udseende, af stemme (paralsprog) og berøring (Haptik). Det kan også omfatte kronemik (brug af tid) og oculesik (øjenkontakt og handlinger med at se, mens du taler og lytter, hyppighed af blik, fikseringsmønstre, pupiludvidelse og blinkhastighed)”
med så mange forskellige former for ikke-verbal kommunikation, det er svært at tro, at digital kommunikation som tekst og chat ikke inkorporerer disse funktioner. Mange mennesker frygter, at teknologi, som en integreret del af den måde, folk kommunikerer på, i stigende grad vil træde i stedet for ansigt til ansigt kommunikation. Dette ville efterlade folk for nedsænket i den digitale verden og ikke til stede nok i den virkelige verden.
uden disse ikke-verbale signaler er fejlfortolkninger en given. Det udråbstegn kan forvirre dig. Var det sidste udsagn sarkasme eller alvorlig? Betyder det Svar med et ord, at de er vrede eller forsikrede? Kropssprog er en nødvendighed for jævn kommunikation.
gennembrud:
du har sikkert hørt Dr. Albert Mehrabians 7-38-55 kommunikationsregel: 55% af vores samlede kommunikation leveres af kropssprog, 38% af vokalsignaler og de sidste 7% leveret af ord. Nå, en anden undersøgelse ved UCLA viste, at op til 93% af kommunikationseffektiviteten bestemmes af ikke-verbale signaler.
i en samtale af Barack Obama udført af prins Harry behandler Obama emnet sociale medier og forbindelse:
“sociale medier er et virkelig kraftfuldt værktøj for folk med fælles interesser til at indkalde og lære hinanden at kende og oprette forbindelse. Men så er det vigtigt for dem at komme offline, mødes på en pub, mødes på et sted for tilbedelse, mødes i et kvarter og lære hinanden at kende.”
Digital kommunikation er strålende, men vi bør også tage Obamas råd. Hvor det er muligt, Følg op. Kom ud og mød ansigt til ansigt. Hvis mødet personligt virkelig er uden for kortene – for eksempel, hvis du har kolleger med base i Singapore, mens du opererer fra USAs østkyst-prøv at foretage lejlighedsvis skift fra tekst til videokonferencer eller FaceTime. At lære bevægelser og manerer kan gå langt med at sænke mængden af fejlkommunikation.
kilde: Lifesize.com
barriere # 3: ingen følelsesmæssig reference
personlighed og følelsesmæssige træk alene kan være en barriere for kommunikation på arbejdspladsen. Det er svært at forstå dine kolleger 100% af tiden, især når du måske bare lærer dem at kende. Beregning i bekymringer som afstand og digital kommunikation tager disse vanskeligheder til det næste niveau. Når du beskæftiger dig med nogen gennem ansigtet på en computerskærm, du er ikke interesseret i deres følelsesmæssige træk eller personlige præferencer.
alle er forskellige! Nogle kolleger er let frustrerede. Nogle har brug for en dybdegående forklaring, før de logger af på noget. Andre kan blive fornærmet ved dråben af en hat. En undersøgelse mærket ‘ gør Online teknologi os mere eller mindre omgængelige? En foreløbig gennemgang og opfordring til forskning’ af det Nordvestlige Universitet forklarede det godt:
“Sammenlign læse kvidre af din bedste ven eller en fremmed. Med din bedste ven forstår du allerede deres typiske tanker og følelser (se Stinson & Ickes, 1992), hvilket giver kvidret både kontekst og en følelsesmæssig rigdom, der yderligere uddyber din forståelse af din vens mentale processer – og derved opbygger sociability. I modsætning hertil mangler en fremmeds kvidre nogen underliggende kontekst, hvilket giver mindre information om underliggende mentale tilstande og undergraver sociability.”
Digital teknologi har en forkærlighed for at efterlade kommunikatorer i mørket, når det kommer til disse mere sarte spørgsmål om intimitet og temperament. Uden en vis grad af fortrolighed eller viden om dine kollegers personligheder, du er bundet til at få dine ledninger krydset på et tidspunkt.
gennembrud:
Lær de mennesker, du arbejder med, at kende! Kommunikation og samarbejde går hånd i hånd. Udnyt ting som firmaudflugter og blogging via intranettet. Mange moderne arbejdspladsteknologier integrerer sociale funktioner som standard og gentager den succes, der ses på forbrugermarkedet: brug disse værktøjer til at kunne lide, dele, kommentere. Alle disse muligheder giver dig mulighed for at blive mere fortrolig med de mennesker, som du vil arbejde tæt sammen med i fremtiden og forhåbentlig kan hjælpe dig med at slå eventuelle uoverensstemmelser, du måtte opleve.
barriere # 4: Lav haster = forsinket respons
ifølge Domo sendes 913.242.000 tekster hver time hver dag over hele verden, ikke inklusive app-til-app-beskeder. Men desværre, bare at sende beskeden, betyder ikke, at du er garanteret et svar. Vi har alle oplevet at have en besked ubesvaret, hvilket giver mening at se, hvordan tekster har en gennemsnitlig svarprocent på 45%. E-mails har en endnu lavere sats.
kilde: SlideShare.net
vi er alle skyldige i at ignorere den prioriterede markerede e-mail eller afvise at sende den meget tiltrængte læsekvittering. Dette skyldes, at når vi står bag sikkerheden på en skærm, der er ingen der til at jagte dig personligt eller hænge over skulderen, indtil de bliver besvaret. De er afhængige af, at du faktisk skriver og sender et svar. Følelsen af uopsættelighed overføres ikke digitalt så let som det gør ansigt til ansigt, og uden det kan svarets aktualitet lide. Dette kan resultere i, at modtageren mister tilliden til dig, eller værre, føler at du ikke værdsætter dem.
gennembrud:
den mest betydningsfulde ting at gøre er at behandle andre, som du gerne vil blive behandlet. Selvom der er legitime grunde til forsinkede svar, skal du for at begrænse dem indse, at alle meddelelser indebærer uopsættelighed (medmindre andet er angivet). Hvis du virkelig ikke kan give et hurtigt svar, kan du sende en hurtig note, der siger, at du vil løse problemet senere, eller et “jeg vender tilbage til dig” kan gå langt i retning af forbedret kommunikation.
barriere #5: For let at afbryde
en af de vigtigste forskelle mellem det virkelige liv og den digitale verden er den lethed, hvor folk kan distancere sig. Mens digital tech kan bringe folk sammen over hele verden, er alt, hvad der kræves, at trykke på en kontakt eller trykke på en knap for at slukke og afbryde forbindelsen. I en offline samtale drages konklusioner baseret på ringe eller ingen information. I modsætning til i en offline samtale, læsere har ikke fordelen ved ting som tone, tonehøjde, ulige pauser. Dette giver os en ulempe, når det kommer til at interagere digitalt.
har du bemærket, at det er meget lettere at sige nogle ting over tekst end det er personligt? Det er det samme koncept. Konflikter forekommer mere naturligt i onlinesamtaler, da der er en bestemt form for dristighed, der opstår, når læseren ikke kan se dit ansigt. Online tilbyder mere uklarhed og anonymitet, ofte øger social afstand og hindrer dybe interpersonelle forbindelser.
gennembrud:
opfattelse kan gøre underværker i dette tilfælde. Mange gange skaber læseren negativ kontekst, hvor ingen eksisterer. Blot at give afsenderen fordelen ved tvivlen kan spare dig for en masse sorg og stoppe en fejlkommunikation i dens spor. Hvis du føler, at din digitale kommunikation stadig læner sig mod en konfrontation, skal du tage et skridt tilbage og hente telefonen. Der er mindre chance for, at noget vil blive fejlkommunikeret på den måde.
overvinde barriererne
på arbejdspladsen har digital kommunikation betydeligt overhalet ansigt til ansigt kontakt. Dette skift er blevet drevet af mange kræfter, herunder stigningen i fjerntliggende og mobile arbejdstagere og den voksende befolkning af teknologidrevne generationer (Gen Y og Gen å). Ironisk nok, netop det, der er beregnet til at forbinde os, har potentialet til at gøre os mindre sociale, mindre dybt forbundet. For virkelig at nedbryde disse digitale kommunikationsbarrierer skal kommunikatorer være forsigtige med ikke at tillade chat og tekst at erstatte menneskelig kontakt på arbejdspladsen helt.
der er ingen tvivl om, at disse digitale teknologier er fantastiske og progressive koncepter. Nøglen ligger i at sikre, at kommunikationen er klar.
