sådan automatiseres 70% af din Ledelsesrapporteringsproces

Forestil dig en verden, hvor dine månedlige rapporter opdaterer sig selv. En enklere verden. En bedre verden. I denne verden behøver du ikke længere at spore folk for at foretage deres opdateringer eller indtaste deres data. Du behøver ikke bekymre dig om at uploade de nyeste oplysninger eller personer, der vises til mødet med modstridende kopier af de samme rapporter.

i denne verden fanger dit team handlingselementer live, og en rapport genereres automatisk efter mødet som en påmindelse om de trufne beslutninger. Derefter går påmindelser automatisk ud til dem, der er ansvarlige for at tage de næste skridt. I denne verden kan regelmæssig rapportering starte med problemfri dataanalyse og ende i regelmæssigt planlagte møder i stedet for at forbruge en uges forberedelse og teamkoordinering.

hvad kunne du gøre med al den ekstra tid?

den enklere, bedre verden eksisterer. Med Clearpoints planlægnings-og meddelelsesfunktioner kan du gøre alt dette og meget mere. Nu hvor du kan automatisere 70% af din rapporteringsproces, kan du få dine månedlige møder afsluttet og handlingselementer sendt mindre end to uger ind i den næste måned.

med al den tid kan du og dit team læse om de seneste fremskridt i god tid og komme til mødet forberedt til diskussion og beslutningstagning. Når mødet begynder, kan du spore handlingselementer i ClearPoint, når du beslutter dig for dem. Når mødet er slut, kan du få systemet til automatisk at minde dit team om, hvad de er ansvarlige for. Afhængigt af kompleksiteten i din rapporteringsproces kan du endda have din næste rapport klar til at gå om et par dage.

som dine partnere i strategistyring mener vi, at det er kritisk vigtigt at have en dokumenteret rapporteringsproces. Vi har beskrevet vores i Vores Ledelsesrapporteringsvejledning, som beskriver vores tip og tricks til at gøre din rapporteringsproces strømlinet og vellykket. Det er det samme dokument, som vi bruger internt til at spore vores egne mål og metrics, og vi har automatiseret vores processer for at sikre, at vores rapportering kører problemfrit.

Tjek kalenderen og beskrivelserne nedenfor for alle de begivenheder (vist i blåt), som du kan automatisere for at forenkle din proces. Rapportering arbejdsprocesser tillader en administrator at konfigurere alle automatisering og planlægge påmindelser, rapporter og møder på et sted. Du kan læse mere om, hvordan du konfigurerer Rapporteringsarbejdsgange i ClearPoint her. Fra nu af kan ClearPoint ikke helt gøre alt dit arbejde for dig, så vi har overladt 30% af processen til dig og dit team at arbejde på. 😊

automatiseret dataoverførsel, der føder og udløser dine beregninger og evalueringer.

i denne nye verden er dine Data Loader-pakker allerede indstillet til at køre den første dag i hver måned. For at starte tingene, vil Data Loader trække data fra dine andre kilder og repositories og uploade det til dine strategiske foranstaltninger. Når dataene er der, udføres alle dine beregninger, så dine data opdateres automatisk. Derefter opdateres diagrammer med de nye data, og dine evalueringer opdateres til rød, gul eller grøn afhængigt af, hvordan dine faktiske værdier sammenlignes med dine målværdier. Næste gang dine brugere logger ind, har de opdaterede data, diagrammer, evalueringer og sammenfattende rapporter klar til deres gennemgang og analyse. De vil endda modtage brugerdefinerede advarsler, hvis data er vendt væk fra sporet i den periode.

automatisk påmindelse sendt for at opdatere manuelle data, projekter og kvalitative oplysninger.

når vi taler om dine brugere, der logger ind, modtager de en automatisk e-mail-påmindelse, der beder dem om at opdatere yderligere data og kvalitativ analyse til deres mål og projekter i ClearPoint. Hver bruger modtager en brugerdefineret e-mail, der indeholder en liste over de elementer, de har brug for at opdatere, og endda links for at få adgang til hver side i ClearPoint. Som administrator kan du tilpasse meddelelsen med eventuelle specielle instruktioner og minde brugerne om fristen for at foretage opdateringer.

brugere opdaterer deres oplysninger.

dette er det første trin i din rapporteringsproces, der kræver noget fra dine teammedlemmer. Når brugerne modtager påmindelses-e-mailen, kan de logge ind for at foretage opdateringer til deres projekter og tilføje kvalitativ analyse til deres mål. Hver bruger har en brugerdefineret visning, der guider dem gennem opdateringsprocessen, hvilket gør det hurtigt og nemt for dem at tilføje kontekst til de elementer, de er ansvarlige for. De kan foretage opdateringer over et par dage afhængigt af de frister, Du bestemmer. Automatiske påmindelser justeres derefter for kun at sende yderligere påmindelser til de brugere, der stadig har brug for at foretage opdateringer.

anden påmindelse sendt til ejere, der stadig har brug for at foretage opdateringer.

nogle gange bliver e-mails begravet i din indbakke; det sker for alle. Når de første påmindelser er gået ud til alle opdateringer, sendes en automatisk påmindelse til nogen af dine brugere, der endnu ikke har foretaget opdateringer, hvilket giver dem en lille skub og minder dem om fristen. Du kan tilpasse denne meddelelse, og brugere, der allerede har foretaget deres opdateringer, bliver ikke generet.

rapporteringsperiode låst.

ingen kan lide overraskelser i sidste øjeblik. Planlæg ClearPoint til at låse automatisk, så opdateringer ikke kan foretages efter dataregistreringsfristen. Dette vil ikke kun sikre, at alle gennemgår de samme oplysninger, men vil også give dit strategikontor tid til at forberede dagsordenen for ledelsesteamet til at udføre. Du har måske nogle laggards første gang, men efter det, du kan være sikker på, at folk får deres oplysninger til tiden.

Briefing bog genereret og sendt til administratorer til gennemgang.

når alle data er i ClearPoint, og perioden er låst, vil strategikontoret (eller hvem du vælger) modtage en automatisk genereret rapport med en forhåndsvisning af månedens resultater. Hver bruger kan tilpasse den rapport, de modtager, så de har alle de oplysninger, de har brug for, sendt direkte til deres indbakke.

administratorer log ind og juster oplysninger, hvis det er nødvendigt.

hvis administratorer finder ud af, at der er oplysninger, der skal justeres under deres gennemgang, kan de logge ind på ClearPoint og foretage ændringer. Dette kan omfatte yderligere analyse, spørgsmål at fokusere på under møder eller endda ændringer i diagrammer.

Briefing bog genereret og sendt til ledergruppen.

forud for strategigennemgangsmødet genererer ClearPoint automatisk den briefingbog, der skal bruges i mødet, og sender den til mødedeltagerne. De kan være sikre på, at der ikke er nogen overraskelser på mødet, og med et læsningsdokument er de mere tilbøjelige til at være parat til at diskutere strategi og handle. Denne rapport kan tilpasses, som du vil, hvad enten det kun er et resume eller alle detaljer—hvad der fungerer bedst for dine ledere.

Capture action items live under strategianmeldelsesmødet.

alle deltagere vises til mødet med den samme version af rapporten (da den automatisk blev sendt til dem tidligere), og du kan projicere ClearPoint til at køre mødet. Under hele mødet kan du tilføje handlingselementer, knytte dem til mål, foranstaltninger og projekter, tildele ansvarlighed og angive en forfaldsdato. Sørg for at blive enige om beslutninger truffet og handlinger truffet inden afbrydelse.

Briefing Book of action items genereret og sendt til team.

ClearPoint genererer automatisk en Briefingbog med dine handlingselementer fra mødet og sender den videre til dit team. Hvis nogen gik glip af mødet, får de en opdatering af de tildelte handlingselementer, og der vil ikke længere være en undskyldning for manglende deadlines for handlingselement.

rapportering af Arbejdsprocesdashboard

der er mange trin til rapporteringsprocesser. Som administrator giver dashboardet rapportering af arbejdsproces dig indsigt i, hvor store fremskridt dit team har gjort med deres opdateringer hver måned. Se det samlede antal elementer opdateret og se hver persons individuelle Status. Du kan endda sende yderligere påmindelser til holdkammerater, som du ved, har brug for lidt ekstra skub, eller som ofte mister e-mails i deres indbakke.

administratorer kan også se alle trin i deres proces i kalendervisningen. Du kan se, hvornår dine data opdateres, dine påmindelses-e-mails sendes, og dine rapporter genereres. Kalenderen viser individuelle Rapporteringsarbejdsgange eller alle dine arbejdsgange på den samme kalender (farvekodet!).

vi har alle travlt, og der er mange ting, der skal gøres for at træffe strategiske beslutninger på tværs af en organisation.

ved at automatisere dele af din rapporteringsproces kan du bruge mere tid på at udføre dine strategiske initiativer og hjælpe din organisation med at nå sine mål. Ingen ønsker at bruge deres tid på at indtaste data, oprette rapporter, Sende e-mails eller skrive handlingselementer. Med ClearPoint kan du automatisere mange dele af processen og tage tiden tilbage til at hjælpe din organisation med at udføre.

har du mere tid nu, end du ved hvad du skal gøre med? Planlæg et opkald med ClearPoint for at se, hvor nemt det er at automatisere din rapportering med ClearPoint! Vi ser frem til at tale snart. I mellemtiden, glad rapportering!