møde – og begivenhedsplanlæggere tidslinje og Tjekliste
Hent møde planlæggere tjekliste PDF her
Destination Colorado er standarden for de mest mindeværdige og produktive møder. Colorado kan prale af 300 solskinsdage med uendelige muligheder for aktiviteter, herunder visning af fritgående Bison i sletterne nær Denver og Fort Collins til vinmarker nær Grand Junction og postkort-perfekte toppe Aspen, Telluride og Buena Vista. Med alt, Colorado har at tilbyde, dit første spørgsmål bør være, ” Hvorfor er ikke dine møder i Colorado?”
Begivenhedsplanlægningsværktøjer: Destination Colorado har oprettet denne tjekliste til mødeplanlæggere for at sikre, at dit næste møde ikke kun bliver vellykket, men mindeværdigt.
18 måneder ud
Ja, 18 måneder ud (et og et halvt år før dit møde) du skal planlægge dit møde eller arrangement. Virker som lang tid? Kald det jobstabilitet. Trods alt, de kalder det mødeplanlægning af en grund rigtigt? Når du har besluttet, at Colorado er stedet for dit destinationsmøde, skal dit næste spørgsmål være, “hvad handler mødet om?”Besvarelse af dette spørgsmål vil hjælpe med at sikre, at dine mål nås og holde dig på sporet gennem hele planlægningsprocessen.
intern kommunikation
Identificer først målene og målene for din begivenhed. Som det velkendte ordsprog siger, ” Du kan ikke ramme et mål, du ikke kan se.”Sørg desuden for, at dine mål er målbare, så du kan gennemgå succesen med din begivenhed, når den er afsluttet, og foretage eventuelle justeringer, hvis det er nødvendigt. Forbered også en foreløbig dagsorden, gæsteliste, og opret en protokol med dit personale, sponsorer, udstillere, højttalere, presse, og registranter for at sikre, at forventningerne er klare, så spørgsmål dirigeres korrekt. Oprettelse af salgsfremmende handlingsplaner (husk din jobtitel som mødeplanlægger?) på dette tidspunkt vil hjælpe med at afklare” hvem-er-håndtering-hvad”, så du kan gennemgå, opdatere og forberede eventuelle politikker for begivenheden og holde alle relevante medarbejdere informeret.
en måde at hjælpe dig og dine medarbejdere med at holde styr på er at oprette en kalender med personalemøder, konferenceopkald og internetinarer. Kalenderen skal indeholde alle kendte udskrivningskrav, tidsplaner og frister for alle, der er involveret. Planlæg omkring opgaver, der er relateret til begivenheden, så du kan sikre dig, at forventningerne bliver opfyldt, og ansvar kommunikeres.
mange arrangementer omfatter forskning og hovedtalere. Atten-måneders mærket er et glimrende tidspunkt at etablere retningslinjer for indsendelse af papirer, så du og dit team har rigelig tid til at gennemgå og vælge dine højttalere samt give dem tid til at planlægge din begivenhed.
Financials
det er aldrig for tidligt at begynde at forberede foreløbige budgetkategorier for at fastlægge dit samlede investeringsafkast. dette inkluderer dine AP/AR og økonomiske procedurer, registreringsgebyr og annulleringsstrukturer, udstillingsgebyrer og nye finansieringskilder, hvis det kræves. Et godt foreløbigt budget vil også omfatte dine resultater af tidligere, nuværende og potentielle finansieringskilder, og det er en god ide at etablere forsikringsdækning. Du ønsker ikke, at begivenhedsdeltagere fremsætter krav om piskesmæld på grund af dine fantastiske udstillerskærme.
Event Site
med de mange steder, som Colorado har at tilbyde, bør du ikke have noget problem at vælge et sted, der overstiger dine forventninger og dine deltageres forventninger. Identificer mulige datoer for dit møde så hurtigt som muligt og få en generel ide om, hvor mange gæster du forventer at deltage i dit arrangement. Det næste skridt? Gå over til www.destinationcolorado.com at finde dit perfekte sted. Når du har sendt mødekravene til dine valgte sider – dine anmodninger om forslag (RFP ‘ er) – kan du begynde at samle en deltagerliste. Som din hjemmeside forslag begynder at hælde i, så glem ikke at tænke på indkvartering behov for dine deltagere. Det giver ingen mening at have det perfekte sted, mens du kræver, at dine deltagere sover på konferencecentrets gangbænke. Hvis dette er tilfældet, så lad mig anbefale dit næste planlagte træk; gennemgå de klassificerede for jobannoncer.
når du har valgt et par spillesteder, skal du gøre et punkt for at udføre besøg på stedet for at sikre nøjagtigheden af oplysningerne om lokalet samt identificere potentielle hotelpriser og blokke. Når dette er afsluttet, er du klar til at offentliggøre de foreløbige begivenhedsoplysninger på din hjemmeside og begynde at markedsføre din begivenhed.
femten måneder ud
femten måneders mærket er et perfekt tidspunkt at fokusere på markedsføring af din begivenhed. Marketingopgaver bør omfatte udvikling af en salgsfremmende strategi, udarbejdelse af pressemeddelelser og skitsering af specifikke krav til dine forskellige leverandører, såsom reklame, cateringfirmaer, dekoratører, underholdning, fragthandlere, møbler, trykning og rekvisitter, sikkerhed og andre tjenesteudbydere. Undgå at delegere, da du bliver nødt til at danne udvalg og udføre mange PR-funktioner i de kommende måneder. Indledende PR-opgaver skal omfatte mailing af dine første mødemeddelelser og reklamemateriale til potentielle deltagere og udstillere, hvis det er relevant.
Overvåg dit budget. Du vil begynde at få en fornemmelse af dine faktiske omkostninger, når du bekræfter dit sted og identificerer dine leverandørers behov. Ved at fortsætte med at holde dig inden for budgettet får du ros fra dine overordnede samt tillid til dine evner (og mulig jobsikkerhed). Hvordan forbliver du inden for dit budget? To måder: ved enten at øge din finansiering eller forhandle med dine tjenesteudbydere. Jo tidligere du kan indstille dine garantier, jo bedre egnet vil du være til at forudsige endelige udgifter. Dette vil gå langt i at sikre, at dine begivenheds behov er opfyldt, og give dig et pusterum til at fokusere på andre vigtige oplysninger, såsom behovene hos dine hovedtalere, udstyr, og indkvartering.
tolv måneder ud
tolvmånedersmærket er et godt tidspunkt at gennemgå hotelkontrakter og deres tilknyttede deadline datoer. Opret et endeligt mødebudget, og foretag om nødvendigt revisioner af dine regnskabsprocedurer. Du kan også udarbejde en foreløbig mødeplan for medierne, der skitserer de næste tolv måneder for at sikre, at din marketingplan er på rette spor. Andre opgaver bør omfatte udarbejdelse af en konference brochure af telefon app, herunder kopi, layout, og oprettelse af kategorier for priser og udvælgelseskriterier.
ti måneder ud
dette er et godt tidspunkt at fortsætte din marketingindsats gennem organisatoriske magasiner og nyhedsbreve. Sørg for at medtage biografier, headshots, og introduktioner af dine præsentanter for effektivt at nå dine måldeltagere.
fortsæt din husholdningsindsats ved at udarbejde en masterliste over foreslåede programemner, forfine masterformatet til dine generelle sessioner, værksteder og tilknyttede begivenheder samt sammenligne indkvarteringspladser. Dette giver dig mulighed for at få en ide om de funktionelle områder på dit sted og forudsige foreløbige rumopgaver til arrangementer og aktiviteter. At vide så meget som muligt om dit sted hjælper dig med at etablere og overvåge procedurer og kontroller for sessioner og adgang til dine begivenheder.
hvis du vil være foran spillet, skal du foretage dine endelige valg fra alle dine resterende leverandører og følge op på de papirer, du overvejer til præsentation. Tager tid til at revurdere dine målmarkeder og forberede materialer til din brochure vil også sætte dig op til succes senere.
otte måneder ud
hvis du har gjort dit hjemmearbejde og har overholdt dine deadlines, er otte måneders mærket en tid for dig og dit team at tage det roligt, sagde ingen nogensinde. Humor til side, Dette er den tid, hvor alle dine bestræbelser begynder at komme sammen. Imidlertid, opfølgning er fortsat nøglen til at sikre, at din begivenhed går glat. Begynd den endelige udvælgelse af papirer og bestemme prisen nominerede lister. E-mail dit første møde brochure og forberede din anden udstiller anmodninger, hvis det er relevant. Dette holder dig opdateret om eventuelle ændringer, der skal løses, før du formidler opdateringerne til dit sted.
hvad angår dine deltagere, vil du, når du modtager registreringsformularer, behandle dem og begynde at sende bekræftelser til forudregistrering. Overvej også at forberede registreringslister og navneskilte og etablere en protokol for, hvordan dine gæster får deres legitimationsoplysninger.
andre administrative opgaver inkluderer forberedelse af hotelfunktionsrumsdiagrammer til registrering, generelle sessioner, værksteder, sociale funktioner og så videre. Bestem den endelige tidsplan for alle begivenheder, og søg aktivt annoncører til din programbog, så du kan sikre markedsmætning for din specifikke demografi.
fire måneder ud
det er tid til at sende din anden salgsfremmende brochure til potentielle deltagere og foretage endelige valg af dine prismodtagere. Ved at fortsætte med at anmode om og følge op med udstillere, sponsorer og annoncører kan du sikre, at alles behov er opfyldt. Dette er også tiden til at identificere materialer til registreringspakker og bestille konferencepakker. Glem ikke at designe og udskrive alle billetter til optagelse i dine mødefunktioner og bestil alle nødvendige møbler og udstyr på stedet, herunder rumindretning såsom skiltning og blomster til banketborde. Alle mad-og drikkevaremenuvalg skal bekræftes, og ordrer skal placeres for priser med relaterede materialer. Med hensyn til bemanding, begynde at identificere og tildele personaleansvar på stedet og forberede briefingsnotater til alt personale, der er involveret i begivenheden.
hvis du ønsker at tilføje noget panache til dit arrangement, skal du overveje, om det er passende at præsentere gaver til dine højttalere og andre fornemme gæster. Dette er en glimrende måde at vise din påskønnelse over for dem, og det kan tilskynde dine højttalere til at vende tilbage til fremtidige begivenheder.
to til fire måneder ud
du er der næsten. Ting begynder at varme op, men når du er en kyndig mødeplanlægger, er du forberedt og sikker på at sikre succes for din begivenhed, højre?
mærket på to til fire måneder er det tidspunkt, hvor du bliver nødt til at forberede et særligt mødeudgave i dit nyhedsbrev eller andre tidsskrifter for at minde dit publikum om din begivenhed. Det kan også være en god ide at gennemgå og bekræfte din sessionsplan, værelsesopgaver og funktionsrumsdiagrammer med dit steds faciliteter og passende begivenhedsleverandører. Det er også en god ide at bestemme afhentningslisten til soveværelse, sikkerhedsbehov, etablere en risikostyringsprotokol og bekræfte, at din begivenhed er i overensstemmelse med American Disabilities Act (ADA).
andre opfølgningsopgaver inkluderer: gennemgang af dit begivenheds budget og justering efter behov, valg af en printer til din programbog, hvis du ikke allerede har gjort det, og forberedelse og udskrivning af din begivenheds evalueringsformularer til feedback.
begivenhedens dag
kan du tro det? Du har arbejdet hårdt i de sidste atten måneder, og dagen er endelig her! Heldigt for dig, du har stadig arbejde at gøre.
on-site
sørg for at mødes med din konference manager og udføre en gennemgang af deres faciliteter ved ankomsten. Dette giver dig en god ide om størrelsen på værelserne, siddekapacitet, strømtilgængelighed og brandudgange. Bekræft også din foretrukne opsætning-stilarter (teater, klasseværelse, banket) og bordvalg (6′-10′ fodborde, runde borde) også.
hvert værelse
når du har gennemført din gennemgang, skal du bekræfte, at hvert festlokale er udstyret med dets passende tjenester såsom; borde / sengetøj, stole, bartendere, spiritus, cateringfirmaer og mindst en konsulent til at håndtere særlige behov og spørgsmål fra dine deltagere. Lokalisering af passende områder til skiltning og præmier er også en god ide at bestemme under opsætningen.
Registreringsskranke
dit sted kan have et forudbestemt område til dit registreringsskranke, så det er afgørende at konsultere din konferencechef om placeringen (da dit sted kan have flere begivenheder, der afholdes samme dag). Rådfør dig om registrering rammer og metode, betalinger, navneskilte, registreringslister, rapporter og personale. Som mødeplanlægger skal du overvåge behandlingen, bekræftelsen og rapporteringen af registreringer, betalinger, indskud, refusioner og aflysninger. Hvis din begivenhed accepterer betalinger på stedet, er det en god ide at bestemme en protokol for at holde betalinger sikre. Overvåg også forberedelsen af registreringslister og badges, og sørg for at samle registreringspakkerne inden åbningen af din begivenhed.
bemanding
Udfør prækonference og daglige personalemøder og giv instruktions briefinger til dit registreringspersonale, dataindsamlere, frivillige og andre. Sørg for, at dit personale kender kommandovejen og myndighedsniveauerne for at sikre passende ansvarsniveauer. Det er altid en god ide at gennemgå hver dags krav og fremhæve den følgende Dags Behov også med personalet. Gennemgå ansvarsområder, procedurer og overlapningsområder som registrering, madgarantier, højttalere, VIP ‘ er, opsætninger af medierum, ægtefælle/gæst/børns begivenheder, udstillinger, sponsorer og så videre.
varer
Arranger en daglig fakturaanmeldelse med din facility manager for at bekræfte og overvåge levering og afhentning af alt begivenhedsrelateret materiale. Rådfør dig med mødesupportpersonale efter behov for udstedelse af drikkepenge og afhold et indpakningsmøde efter konferencen med facilitetsafdelinger og leverandører efter behov.
andet
andre områder af bekymring for dit arrangement er at bestemme behovene hos din fotograf, videograf, bekræfter hotelreservationer og transport, leverer velkomstgaver til deltagere, dekorationer inklusive velkomstskilte, præsentator baggrunde, retningsbestemt skiltning, underholdningsbehov og cateringfirmaer.
umiddelbart efter begivenheden
din opfølgning efter begivenheden er lige så, hvis ikke vigtigere, som din forudplanlægningsindsats. Sørg for at udarbejde en liste over takkebreve og mail dem straks efter afslutningen af din begivenhed. Få konference evalueringer fra deltagere og personale, pakke og udføre en oversigt over alle dine materialer, og forene dine financials at sikre din organisation er blevet faktureret korrekt. Hold øje med skjulte omkostninger, der er inkluderet i dine leverandørfakturaer. Det er altid vigtigt at få dine leverandøraftaler skriftligt, før tjenester leveres, så du ikke debiteres for tjenester, der ikke blev aftalt tidligere.
udfør en resultatgennemgang efter budgettet, og indsaml og Organiser dine data til de endelige møderapporter. Dine møderapporter skal indeholde en oversigt over alle evalueringsformularer med passende omkostningscentre og betalingsplaner brudt ud.
