9 trin til håndtering af vanskelige mødedeltagere

håndtering af vanskelige mødedeltagere er en vigtig færdighed for enhver professionel. At lære at glattere over konflikt i et møde vil ikke kun hjælpe dig med at blive en mere effektiv kommunikator, det vil hjælpe dig med at blive en mere effektiv leder.

til tider kan du blive bedt om at arbejde med usamarbejdsvillige eller fjendtlige mennesker, som måske ikke er behagelige at være i nærheden. Eller, der kan være engangssituationer, hvor du finder nogen i et møde, der pludselig dominerer enhver diskussion, kaster dagsordenen ud af sporet, og sætte mødemålene i fare.

når man beskæftiger sig med vanskelige mennesker i møder, er der 9 nøglefaktorer, der skal tages i betragtning for effektivt at kontrollere enhver konflikt.

<h-cirkel>1<h-cirkel> prøv at forstå, hvorfor de handler på den måde, de er.

sørg for at fokusere på det faktum, at det ikke er personligt. Det er bare den måde, de vælger at handle på. Nogle gange opstår en konflikt i et møde fra konflikter mellem personlighedstyper. Du kan blive fristet til at bedømme en persons personlighed, men det er ikke produktivt.

undgå personlige vurderinger og tænk på adfærd i stedet. Hvordan er deres adfærd påvirker dig og holdet? Begrebet personligheder og personlighedstyper er værktøjer til at hjælpe folk med bedre at forstå hinanden, men i den virkelige verden, vi er nødt til at se på, hvad folk siger og gør snarere end nogle generaliseringer om, hvem vi tror, de kan være.

<h-cirkel>2<h-cirkel > spørg dig selv, hvordan du kan forbedre kommunikationen med personen.

folk er undertiden konstant vanskelige, fordi de føler, at de ikke bliver hørt. Har de brug for tid uden for mødet for at tale om nogle af deres ideer? Prøv at forstå, hvor den vanskelige energi kommer fra. Fokuser på fremtiden, og hvordan du kan forbedre personlige forhold i fremtiden.

<h-cirkel>3<h-cirkel> overvej de direkte konsekvenser af, hvordan du handler i et møde.

Husk at i et møde er du i et offentligt miljø. Du kan gøre en dårlig situation værre ved at reagere for aggressivt, men du skal muligvis være aggressiv for at standse en person, der også er aggressiv.

uanset hvad du gør, gør du det foran gruppen, som er et eksempel for din organisation. For eksempel, hvis en medarbejder er åbenlyst uhøflig over for andre teammedlemmer, skal du reagere assertivt på problemet. Behandl hændelsen alvorligt, snarere end at videregive den på en afslappet måde, for at være et eksempel for alle tilstedeværende.

<h-cirkel>4<h-cirkel > hold en jævn køl.

når nogen har svært ved et møde, så prøv at være venlig, men ikke for venlig. Smil ikke for meget, men vær heller ikke aggressiv eller åbenlyst uhøflig. Nogle gange er et ubevidst mål for den vanskelige opførsel at få en stigning ud af dig og andre mødedeltagere. Ved ikke at reagere for tungt i nogen retning undgår du at fodre ind i dette ønske.

<h-cirkel>5<h-cirkel>er de “kommer fra et godt sted”?

nogle mennesker er svære at håndtere, fordi de interagerer på måder, der kommer på folks nerver. For eksempel kan de virke uærlige eller konstant uhensigtsmæssige, men de er faktisk ikke ondsindede.

altid være på udkig efter folk, der mener godt, men leveringen kommer på tværs så svært. Det meste af tiden forsøger kolleger og partnere at hjælpe. De er vanskelige, fordi de har lidenskab, stærke meninger, en god ide (i deres sind), eller de forsøger at gøre et punkt. Måske vil de tage kontrol over en diskussion for at sikre, at visse kommentarer eller punkter tages alvorligt.

men i kernen af spørgsmålet ønsker alle det samme: en glad kunde, et rentabelt firma, et fejlfrit produkt.

Konflikteksperter foreslår at bruge disse sætninger til at de-eskalere:
– jeg ved, at du er vred/frustreret/forvirret/irriteret, og det respekterer jeg. Ville det være ok at tale med dig om det?
– jeg vil virkelig gerne tale med dig om, hvad der foregår mellem os og forsøge at lægge det bag os. Vi er begge vrede og oprørte, men jeg tror, det ville hjælpe os med at komme videre, hvis vi kunne tale ærligt om, hvordan vi kan komme videre.
– jeg er oprigtig i mine forsøg på at forsøge at udarbejde en beslutning med dig i håb om, at vi kan genopbygge vores forhold. Ville du være åben for det?

<h-cirkel>6<h-cirkel>tag en pause.

i et langt møde, hvor en beslutning skal træffes for virksomheden, kan et udfordrende møde skrue op for strømmen. Nogle gange er den bedste ting at gøre, er at trykke på Nulstil på mødet, tage en pause, og lad den negative energi klart fra rummet.

opmuntre teammedlemmer til at tage en tur rundt på kontoret (fysisk eller virtuel). Med et par minutters stille tid kan en forstyrrende person få et indblik i deres problem og vende tilbage til sessionen opdateret og med et andet perspektiv. Hvem ved, de kan endda klare at komme tilbage med en undskyldning.

<h-cirkel>7<h-cirkel>har rimelige forventninger i øjeblikket.

Vær opmærksom på, at med nogle mennesker vil dine handlinger kun have en begrænset indflydelse på at ændre deres adfærd. I bedste fald kan du muligvis stoppe adfærden på kort sigt og komme igennem mødet, men en interaktion vil ikke ændre livet.

at øve gode kommunikationsevner gang på gang vil dog føre til en ændring i din mødekultur og se færre problematiske møder som et resultat.

<h-cirkel>8<h-cirkel> ved, hvornår det er lederens ansvar

håndtering af konflikt på arbejdspladsen skal ofte kontaktes i en en-til-en samtale mellem lederen og deres direkte rapport. Hvis nogle af tipene i denne blog ikke fungerer (og selvom de gør det), er der ofte en anden samtale, der skal føres separat.

nogle teammedlemmer har muligvis brug for træning i, hvordan de kan udtrykke deres ideer effektivt. De kan have en tendens til at tale over andre uden at indse det. Igen, hvis der er et personlighedstype problem her, personen er muligvis ikke klar over, at det eksisterer eller har evnerne til at tackle det.

men hvis en leder kan pege på en bestemt forstyrrende handling, som nogen tager og derefter give færdigheder eller træning for at hjælpe med at tilpasse sig, vil det være bedre for alle i virksomheden. Du løser problemet i sin kerne, snarere end i en enkelt hændelse.

<h-cirkel>9<h-cirkel> forstå, hvornår nye regler er nødvendige.

det er rart, når alle bare gør, hvad de skal gøre. Vi er generelt ikke fans af at sætte for mange politikker på plads, men nogle gange er et par grundregler det, der kræves for at skabe et vågneopkald.

du kan f.eks. have et team, hvor nogle deltagere konsekvent kommer for sent til møder. Så løber de fleste møder længe.

du kan indtage en konfronterende holdning til denne dårlige opførsel og komme i deres ansigt hver gang de er for sent. Men dette vil kun være effektivt til et par møder, og det vil bestemt ikke gøre dem mere begejstrede for at være punktlige i fremtiden.

i stedet for på lang sigt at indføre planlægningspolitikker, der løser problemet. Løse det som et team problem, ikke en personlig, siger, at møder kører lang, som ingen nyder. Vis fordelene ved at dukke op til tiden, som at forlade tidligt, og potentielt parre ændringen med andre forbedringer, som en strømlinet mødedagsorden, så politikken ikke ser ud til at være målrettet mod nogen især.

Hvad skal du spørge i en-til-en?

føler du dig nogensinde isoleret på arbejdet?
hvordan kan du lide at modtage anerkendelse?
hvilken type feedback mangler du?
…og 300 + andre spørgsmål

Gennemse 1: 1 spørgsmål