Správa dokumentů je proces, ve kterém jsou informace vytvářeny, sdíleny, organizovány a ukládány efektivním a vhodným způsobem. Vědět, jak vytvořit systém správy dokumentů, je pro společnosti zásadní.
pro mnoho společností je systém správy dokumentů zaměřen na organizaci a ukládání dokumentů. Chtějí ukládat dokumenty organizovaným a bezpečným způsobem, což usnadňuje vyhledávání dokumentů.
pokud do libovolného vyhledávače zadáte „systém správy dokumentů“, získáte dlouhé seznamy“ řešení pro správu dokumentů“, mnoho z nich se softwarem nebo aplikacemi, které vychvalují výhody bezpapírové kanceláře.
jak vytvořit systém správy dokumentů
bez ohledu na to, zda používáte software nebo ne, aby správa dokumentů vaší společnosti fungovala efektivně, musí dodržovat některé osvědčené postupy. Odpovědi na tyto čtyři otázky vám pomohou vyvinout systém správy dokumentů:
jaká jsou pravidla pro vytváření dokumentů?
faktury, upomínky k platbám, kupní smlouvy, e-maily, rozvahy, tabulky, zprávy-všechny společnosti vytvářejí různé dokumenty během běžného provozu svého podnikání. Aby byly věci organizované, musí společnosti stanovit pravidla pro vytváření dokumentů.
například:
- existují interní šablony pro některé z vašich standardních obchodních dokumentů, jako jsou dopisy a faktury? Kde se nacházejí?
- existuje interní průvodce stylem, který je třeba dodržovat?
- měly by nové dokumenty obsahovat datum a čas?
- jaké postupy je třeba dodržovat při sdílení nebo revizi těchto dokumentů?
u některých malých společností je při tvorbě dokumentů důležité pouze to, kde jsou umístěny šablony pro různé obchodní dokumenty a jak by měly být použity. Pokud však vytváření dokumentů ve vaší společnosti zahrnuje spolupráci, revizi nebo aktualizaci dokumentů různých lidí, musíte věnovat nějaký čas rozhodování o tom, jak by se tyto věci měly udělat, aby byla zajištěna účinnost a konzistence.
jak budeme ukládat dokumenty?
ve skutečnosti existují dva aspekty této otázky. První zahrnuje fyzické aspekty skladování. I když vaše malá společnost ukládá dokumenty do kartoték, s ukládáním jsou spojeny náklady – nejen náklady na soubory, ale čas, který vy nebo vaši zaměstnanci strávíte podáním nebo získáním dokumentů. Ve skutečnosti je pro většinu malých podniků největší náklady spojené s ukládáním pravděpodobně náklady na promarněný čas, kdy lidé hledají dokumenty.
druhým aspektem ukládání dokumentů je organizační. Jak budou dokumenty archivovány? Klíčem k archivaci dokumentů je dodržovat správné postupy správy souborů. Jak se vypořádáte se soubory, které jsou zastaralé nebo připravené k likvidaci ve vašem systému správy dokumentů?
na začátku každého roku například procházím různé pracovní soubory v počítači, odstraním ty, které již nejsou aktuální, vytvářím nové složky označené rokem a / nebo tématem, přesouvám soubory podle potřeby.
totéž lze provést s papírovými soubory. Není těžké odstranit staré dokumenty ze složky a vytvořit nový štítek se „starým“ v názvu. Některá softwarová řešení nabízejí možnosti automatického podání. Microsoft Outlook například umožňuje archivovat staré e-maily.
jak lze zjednodušit vyhledávání dokumentů?
tato otázka se dostane do jádra vašeho systému správy dokumentů. Výzkum ukazuje, že čas strávený hledáním důležitých dokumentů a informací má velmi vysoké náklady.
Opět platí, že dobré archivační postupy mohou pomoci vyřešit problém. Pokud děláte věci, jako je důsledné dodržování přísných postupů pojmenování, dokumenty budou mnohem snazší najít.
ať už jste jediným vlastníkem pracujícím sami nebo vlastníkem firmy se zaměstnanci, vytvořte seznam umístění souborů, který uživatelům připomene, kam konkrétní typy souborů jdou a kde najít konkrétní dokumenty. Nezapomeňte uvést, zda je soubor v počítačovém systému, na interním serveru, v cloudu nebo, pokud je na papíře, archivován na fyzickém místě.
Předpokládejme například, že ve vaší společnosti používáte obrázky, videa nebo dokonce papírové fotografie. Položka v seznamu Umístění souboru může být:
- digitální obrázky / video: počítač – nebo server) – jednotka E: / fotografie-soubor v příslušné složce témat
papírové fotografie: kartotéka 3-fotografie – podle tématu
sdílené síťové nebo cloudové složky by měly být označeny podle obsahu, stejně jako by měly být zásuvky kartotéky.
jak můžeme zabezpečit naše dokumenty?
první obrannou linií v oblasti bezpečnosti dokumentů je fyzická ochrana zařízení společnosti. Všechny společnosti by měly mít nainstalovány bezpečnostní systémy, jako je poplašný systém – dokonce i domácí kanceláře.
společnosti mohou také chtít (nebo potřebovat) investovat do jiných bezpečnostních opatření, jako je instalace barů nebo bezpečnostních kamer nebo najímání bezpečnostních služeb. Můžete strávit celou dobu na světě vytvářením hesel a šifrováním souborů, abyste chránili své elektronické soubory, ale nebude to příliš efektivní, pokud se někdo může jen vloupat a ukrást váš počítač a pevný disk uvnitř.
všechny kartotéky by měly mít zámky a měly by být uzamčeny po pracovní době (a uzamčeny v době oběda, pokud nikdo není poblíž).
Obecné bezpečnostní postupy pro elektronické dokumenty zahrnují pravidelné zálohování dokumentů a uchovávání záloh dokumentů na jiném místě než na pevném disku, kde jsou umístěny původní dokumenty. Úložiště mimo lokalitu je ideální pro ochranu vašich dat před přírodními katastrofami (další důvod, proč je cloud skvělou volbou).
malé společnosti se zaměstnanci sdílejícími stejnou počítačovou síť mohou také chtít omezit přístup některých uživatelů, aby mohli používat nebo prohlížet pouze některé síťové zdroje. Například můžete mít sdílenou síť nebo cloudovou složku nazvanou „účetnictví“, která má přístup pouze pro správu. I když má uživatel oprávnění k přístupu ke zdroji, například k aplikaci, lze konkrétní dokumenty chránit heslem. Obsah dokumentu lze také zašifrovat, takže je přístupný pouze těm, kteří mají šifrovací klíč.
krádež informací zaměstnanci je další hrozbou pro bezpečnost dat. V rámci vnitřní politiky by malé firmy měly prověřit zaměstnance a získat prověrku.
implementace systému správy dokumentů
jakmile odpovíte na výše uvedené otázky a vytvoříte plán správy dokumentů, jste připraveni jej implementovat, čímž zajistíte, že celý váš tým zná podrobnosti systému správy dokumentů vaší společnosti a dodržuje správné postupy pro vytváření, ukládání a načítání dokumentů.
musíte se také ujistit, že všichni uživatelé, kteří přistupují a používají dokumenty ve vaší organizaci, jsou synchronizováni a pojmenovávají a ukládají dokumenty odpovídajícím způsobem. Chcete-li to zajistit, pravidelně kontrolujte, zda lze snadno najít konkrétní soubory a zda existují nějaké chyby v podání.
softwarová řešení pro malé společnosti
malé společnosti mohou také využívat výhod softwarového řešení pro správu dokumentů a aniž by na ně musely utrácet jmění. Možnosti jako software-as-a-service (SaaS) a školení prostřednictvím e-learningu minimalizují náklady a usnadňují implementaci.
Zjistěte více o SoftExpert ECM a objevte výhody, které toto řešení může nabídnout vaší společnosti. Zaručujeme, že vám ušetří peníze a poskytne rychlou návratnost vaší investice.
další informace o SoftExpert ECM
