jak vytvořit mzdový rozpočet

rozpočtování pomáhá předem určit, zda máte dostatek peněz na to, co potřebujete a chcete dělat. Ještě lepší je, že vám dává plán výdajů, abyste měli vždy peníze na věci, které potřebujete.

mzdové rozpočtování funguje podobně, ale místo toho se zaměřuje na pracovní sílu. To vám řekne, co personální budete potřebovat pomoci vaší společnosti dosáhnout požadovaných cílů v příštích 12 měsíců a zda máte peníze na jejich ubytování.

v této příručce se ponoříme hlouběji do nuancí mzdového rozpočtu a pokryjeme, jak jej můžete vytvořit s chutí, abyste mohli sledovat své peníze. Poskytneme také alternativy k této službě, které mohou být vhodnější pro různé scénáře.

podrobný návod k vytvoření mzdového rozpočtu

při vytváření mzdového rozpočtu můžete buď udělat sami, nebo najmout účetního. Alternativně můžete použít mzdovou službu k automatizaci manuálních úkolů a zajištění lepší přesnosti, bez úsilí.

níže je podrobný přehled přípravy mzdového rozpočtu.

Krok 1: Připravte seznam všech pozic ve vaší organizaci

Vytvořte seznam všech aktuálních pozic, včetně Vaší, a kategorizujte je na základě jejich kritičnosti a oddělení. Do seznamu musíte přidat každou osobu, kterou zaplatíte, počítaje v to:

• sami (pokud jste na výplatní listině)
• hodinoví zaměstnanci
• zaměstnanci na místě
• administrativní pracovníci
• prodejní tým (odhad splatných provizí, pokud je to možné)
• vzdálení zaměstnanci
• Smluvní/nezávislí zaměstnanci (protože za ně nemusíte platit daně nebo výhody, ujistěte se, že je označíte)
• dočasní zaměstnanci

tyto informace můžete shromáždit v jednoduché tabulce.

Krok 2: Zahrňte mzdové náklady pro každou uvedenou pozici

dalším krokem je zjistit náklady na každou pozici. To je místo, kde pomocí spolehlivé mzdové software jako Gusto může přijít vhod.

za předpokladu, že již máte své zaměstnance zřízené v gustu, můžete ze zpráv vytáhnout Historická čísla. Vzhledem k tomu, že můžete platit svým zaměstnancům prostřednictvím softwaru, budete mít kompletní záznam o odměňování zaměstnanců. Případně si můžete prohlédnout loňské údaje, aby se celkové náklady.

jakmile to uděláte, odhadnete roční odměnu za každou pozici po zohlednění případných navýšení a bonusů. Pokud si chcete vytvořit novou pozici, pro kterou ještě nemáte data, podívejte se na místní agentury práce nebo webové stránky, jako je Glassdoor, abyste získali představu o průměrných platech ve vaší oblasti nebo o tom, co nabízejí vaši konkurenti.

pamatujte, že je vždy lepší rozpočet více než to, co si myslíte, že budete potřebovat, než jít s nižší částkou. Pokud zjistíte, že bonusy a náhrady rostou, vylomte tato čísla z běžných mezd. To vám umožní vidět tato data pro každého zaměstnance a jako celek, v případě potřeby.

pokud zjistíte, že se zabýváte konkrétními výdaji, které se netýkají žádné pozice, můžete použít zobecněné jméno jako „firemní“ nebo něco podobného, abyste označili, že jde o obchodní náklady.

pojďme se podívat, jak to bude vypadat pro každou pozici.

pro placené a hodinové pracovníky

placené pracovníky a hodinové pracovníky se od sebe velmi liší. Zatímco první z nich je jednoduchý (vezměte si hrubou mzdu a vydělte 12, když děláte měsíční rozpočet), druhý je složitější. U hodinových pracovníků musíte odhadnout počet odpracovaných hodin každý měsíc, což nemusí být konzistentní po celý rok.

navíc, pokud platíte placené pracovníky na dvoutýdenním rozvrhu, některé měsíce budou mít tři výplaty. Musíte odpovídat za tyto měsíce.

pro daně ze mzdy

každý zaměstnavatel musí platit daně ze mzdy, takže je nutný rozpočet, abyste se ujistili, že tuto povinnost splníte.

měli byste zkontrolovat daňovou tabulku pokaždé před přípravou rozpočtu, abyste se ujistili, že čísla jsou správná. Zde jsou aktuální čísla:

• federální nezaměstnanost: 6% na první $ 7,000
• sociální zabezpečení: 6.2%
• Medicare: 1.45%
• další Medicare (pro zaměstnance, kteří vydělávají více $200,000): 0.9%

u nákladů na přesčasy projektu

Přemýšlejte o pozicích, které s větší pravděpodobností vzniknou přesčasy a kdy. Pokračujte v výpočtu předpokládaného přesčasu za daný měsíc a zadejte jej do rozpočtu.

zvažte následující otázky, abyste vytvořili přesnější rozpočet:

• je placení přesčasů některým pracovníkům lepší než najímání další pomoci?
• je práce vždy zaneprázdněna během určitých dnů v týdnu nebo určitých měsíců v roce?
• pracují určité pozice více přesčasů než jiné ve vaší organizaci?
• očekáváte jakoukoli událost, která způsobí zvýšení přesčasů, jako je uvedení produktu na trh, speciální událost v obchodě atd.?

pro bonusy zaměstnanců

musíte do svého mzdového rozpočtu zahrnout bonusy zaměstnanců.

pokud jsou bonusy založeny na výkonu, podívejte se na loňské metriky. Naopak, pokud jsou bonusy orientovány na události, zjistěte, kteří zaměstnanci obdrží bonus, a umístěte jej do odpovídajícího měsíce. Nezapomeňte si poznamenat, k čemu je bonus určen.

v případě ročních bonusů vyplácených plošně odhadněte, kolik to bude za rok, a vyčleňte část peněz na výplatu bonusu každý měsíc. Může to být standardní částka nebo procento zisku společnosti.

pro nezávislé / Smluvní / dočasné zaměstnance

měli byste rozpočet pro všechny své smluvní zaměstnance a nezávislé pracovníky. Obvykle by ale byly v jiné části rozpočtu než mzdy. Vaše jediná úvaha je celková částka, kterou zaplatíte za smlouvu, spolu s veškerými administrativními náklady na jejich získání, například poplatky za agentury, pokud k obsazení těchto rolí používáte personální agenturu.

u nákladů na zaměstnanecké benefity a účtu pro nové nebo otevřené pozice

zaměstnanecké benefity jsou pravidelné náklady na udržení zaměstnanců a zahrnují pojistné na zdravotní pojištění, 401 (k) atd. Budete se muset poradit se svými poskytovateli pojišťovacích a důchodových služeb, abyste získali co nejpřesnější poplatky za nadcházející rok. Zásadní je také zahrnutí administrativních a dalších poplatků do rozpočtové projekce.

dále přemýšlejte o nových pozicích, které chcete přidat. Nicméně, místo jejich předpokládané mzdy pouze v měsíci plánovat na najímání zaměstnance. Například, pokud máte v plánu otevřít nové místo v květnu, nemusíte rozpočtovat všechny zaměstnance pro toto místo od ledna do dubna.

ujistěte se, že upřednostňujete své stávající zaměstnance, protože to může být užitečné, pokud rozpočet neumožňuje všechny požadované zaměstnance. To vám umožní zjistit, které pozice můžete posunout na pozdější datum.

Krok 3: Přidejte každou kategorii výdajů

v této fázi byste měli mít všechna data vložená do svého mzdového programu. Můžete si prohlédnout své součty za každý měsíc, stejně jako celý rok.

myšlenka zde je vidět mzdové náklady součty pro každou pozici a kategorie, včetně hrubé mzdy, daně a výhody. Budete potřebovat součty za každý měsíc, stejně jako roční částku pro váš rozpočet.

Krok 4: Zkontrolujte svůj mzdový rozpočet

nyní máte čísla-vše, co zbývá k určení, zda jsou rozumná nebo ne. Zde je návod, jak na to:

• zkontrolujte přesnost informací. Projděte všechna čísla a zkontrolujte, zda jste udělali nějaké chyby. Pokud je to možné, spusťte rozpočet kolem vedoucích oddělení v případě, že mají více aktuálních informací.
• Porovnejte loňské předpokládané vs. skutečné výdaje. Poučení z minulých chyb je užitečné k odstranění potenciálních problémů týkajících se vaší současné mzdy. Pokud jste měli problémy se mzdami v předchozím roce, myslíte si, že budete mít podobné problémy s letošním rozpočtem? Pokud jste minule přepočítali konkrétní oblast, zkontrolujte, zda jste to letos udělali správně.
• Porovnejte rozpočet s předpokládanými příjmy. Očekáváte, že získáte dostatečný zisk na pokrytí všech výdajů, zejména pro nové zaměstnance? Jak upravíte rozpočet nebo jiné oblasti rozpočtu, abyste kompenzovali, pokud nemůžete?

důrazně doporučujeme vytvářet grafy a grafy pro pochopení toku dat. To vám umožní rychle se ponořit do dat a reorganizovat oblasti způsobem, který nejlépe odpovídá na vaše otázky.

3 hlavní výhody mzdového rozpočtu

od zaznamenávání historických mezd skutečných k úspoře času a energie k efektivnímu finančnímu řízení má mzdové rozpočtování několik výhod. Podívejme se na ně hlouběji.

Vylepšená organizace dat

vytvoření mzdového rozpočtu vyžaduje, aby uživatel zachytil své historické mzdové aktuality a další součásti svého plánovacího modelu.

můžete přinést výplatní listinu do svého skladu, uložit ji do jednoho zdroje a poté k ní přistupovat ze stejného zdroje. To vám také může poskytnout přístup k efektivnímu a automatizovanému rozpočtu na jednom místě-něco, co se může hodit. Skutečnost, že získáte přístup k několika zdrojům dat, je také zásadní.

vyšší transparentnost pro zaměstnance

zaměstnanci také těží z přesného rozpočtování mezd.

každý zaměstnanec vnímá svou výplatu jako reflexní měřítko individuální hodnoty jako zaměstnance. Je to lidská psychologie. To je důvod, proč ocení, že mají jasný přehled o svých platových pahýlech, včetně přesčasů, odborů/neunijních, diferenciálních směn a dalších konkrétních podrobností souvisejících s jejich platem.

Lepší správa financí

snad nejvýznamnějším přínosem mzdového rozpočtu je to, jak vás vybaví znalostmi, které usnadňují lepší rozhodování a řízení financí.

tyto informace můžete použít k předpovědi a správě financí jakéhokoli oddělení a společnosti jako celku. Všechny relevantní informace se shromažďují na jednom místě, což zase ponechává malý nebo žádný prostor pro chyby nebo lidské chyby. Na druhé straně ušetříte drahocenný čas, energii a peníze.

3 největší výzvy při vytváření mzdového rozpočtu a jejich řešení

vytvoření mzdového rozpočtu není nejjednodušší práce, kterou uděláte. Ale je to určitě práce, která stojí za vaše úsilí a čas. Zde jsou tři běžné výzvy, kterým uživatelé čelí při přípravě svého rozpočtu, spolu s řešeními, která vám pomohou vyhnout se jim:

Factoring Time Off

je neuvěřitelně důležité zohlednit placené volno nebo nemocné dny, abyste se vyhnuli chybám při zpracování mezd. Ale skutečnost, že výplatní listina je již poměrně komplikovaná a možná odsunutá kvůli svátkům nebo nemoci, může věci rychle zkomplikovat.

abyste tomu zabránili, musíte mít pracovní dobu všech svých zaměstnanců alespoň tři dny předem. Pokud výplata bude pozdě, ujistěte se, že informujete zaměstnance co nejdříve, abyste zabránili nedorozumění.

nesprávná klasifikace zaměstnanců

nesprávná klasifikace lidí může být noční můrou, pokud jde o mzdy. Mnoho společností si neuvědomuje, že každý, kdo pro ně pracuje, není vždy jejich zaměstnancem-mohou to být nezávislí pracovníci nebo dodavatelé. Tyto skupiny mají různé sady pravidel upravujících jejich výplatní listinu.

pokud vaše organizace najímá nezávislé pracovníky, dočasné zaměstnance nebo dodavatele, ujistěte se, že tito jednotlivci nejsou klasifikováni jako zaměstnanci na vaší výplatní listině. Nebudou mít nárok na stejné výhody jako vaši skuteční zaměstnanci, a ani nebudete muset držet část svých příjmů pro daňové účely. Zkontrolujte všechny uvedené pozice a ujistěte se, že jsou správně klasifikovány, abyste se vyhnuli zbytečným pokutám.

zachování důvěrnosti

všechny mzdové záznamy musí být udržovány a zpracovávány s důvěrností a měly by být uloženy v bezpečném prostředí. I když to může vypadat jednoduše, v této éře technologie se obavy o data a soukromí stále zvyšují.

neměli byste zveřejňovat žádné osobní informace o zaměstnancích bez jejich svolení a dodržovat soudní příkaz nebo vládní mandát. Můžete také použít vysoce zabezpečené mzdové služby-Gusto je vynikajícím příkladem-k ochraně vašich citlivých aktiv.

další možnosti pro vytvoření mzdového rozpočtu

tento příspěvek vám ukázal, jak vytvořit mzdový rozpočet pomocí Gusto, ale to není vaše jediná možnost.

pokud máte stejný počet zaměstnanců a dodavatelů na výplatní listině, můžete zvážit OnPay, který sleduje jak zaměstnance W-2, tak dodavatele 1099. Navíc tato služba může provozovat mzdy ve všech 50 státech USA bez dalších nákladů.

pokud dáváte přednost omezení pracovních nástrojů, můžete se rozhodnout pro ADP. Toto řešení 2 v 1 nabízí vynikající mzdová a HR řešení. A co víc, tento nástroj nabízí několik výhod, jako je automatizované sledování času zaměstnanců, online výplatní listina s výpočtem daně a řízení talentů(nábor, najímání a onboarding).

chcete podrobnější pohled na nejlepší mzdové služby? Zde je Našich pět nejlepších tipů:

• Gusto-nejlepší pro celkovou snadnost použití
• Paychex-nejlepší všestrannost
• ADP-nejlepší pro integraci HR
• OnPay-nejlepší pro zaměstnance i dodavatele
• Rippling-nejlepší pro automatizaci mezd