Jak napsat nabídku: kompletní průvodce

Poslední aktualizace: Prosinec 17, 2021 @ 9: 44 am

je bezpečné říci, že výběrové řízení na zakázky je skvělou příležitostí k rozvoji vašeho podnikání a poskytování služeb pro veřejný sektor. S více než 150 nabídkami nahranými na našich 11 portálech každý den existuje příležitost pro každý podnik – včetně vašeho.

Jakmile najdete svou příležitost, budete se chtít ujistit, že ji maximalizujete. Takže v tomto blogu si projdeme, jak správně vypsat výběrové řízení.

neskočte jen do

jedním z vyčerpávajících, ale nezbytných procesů před vypsáním výběrového řízení je zajistit, abyste věděli, o čem píšete – nemluvě o tom, že tento proces je často přehlížen mnoha uchazeči poprvé.

Ano, je snadné rychle skočit a pokusit se odpovědět na otázku před vámi bez chvilkového váhání, ale to může rychle sněhové koule do zmeškaných požadavků a navrhnout něco, co na otázku neodpovídá.

více často než ne, ti, kteří jsou v nabídkovém řízení noví, mohou často skončit ve své vlastní echo komoře-položit odpověď na otázku, o které si myslí, že by se hodnotitel měl ptát, ne to, co vlastně hledají.

tento přístup k vypsání výběrového řízení bude častěji než ne skóre špatně.

vědět, o čem píšete

než začnete psát nabídky – ujistěte se, že můžete skutečně splnit kritéria stanovená ve specifikaci a vyhnout se ztrátě času. Zvažte:

• splňujete minimální finanční kritéria?
• můžete splnit požadavky kupujícího?
• máte požadované akreditace a členství?
• máte příslušné zkušenosti k uzavření smlouvy?

odtud můžete učinit rozhodnutí o nabídce / ne-nabídce-pokud nemůžete splnit podobné výše uvedené, pravděpodobně budete z procesu zcela vyloučeni nebo skončíte špatně.

PQQs / SQs

takže nyní se můžeme dostat do základů, jak napsat nabídku. Takže jsme vyhodnotili specifikaci a nyní jsme připraveni se s předložením vypořádat.

PQQs nebo předkvalifikační dotazníky (nebo někdy označované jako výběrové dotazníky) obvykle kladou otázky týkající se toho, co jste v minulosti udělali dříve, a používají se jako první fáze výběru v rámci omezeného nabídkového řízení – otevřené výběrové řízení zřídka používají PQQs.

jak bylo uvedeno v předchozím bodě, budeme chtít vysvětlit, jak nás naše zkušenosti činí vhodnými pro dodání zakázky.

dokončení PQQ obvykle zahrnuje:

• vyplnění základních informací o společnosti, jako jsou registrační čísla
• potvrzující, že jste neporušili právní předpisy nebo jste se přes noc stali darebákem Jamese Bonda
• technické a profesionální schopnosti-nebo případové studie (viz další část)
• prohlášení a kontaktní údaje

některé PQQ se liší od ostatních, jedná se však o typický proces. Některé PQQ, například PAS91s ve stavebnictví, se skládají z několika dalších částí, což často vyžaduje mnohem podrobnější přístup založený na důkazech.

případové studie

případové studie, které jsou obvykle zahrnuty v části PQQ v části „technické a odborné schopnosti“, vás žádají, abyste popsali 2-3 smlouvy podobné povahy, které jste dokončili nebo v současné době uzavírají v posledních pěti letech.

tyto případové studie jsou příležitostí prodat se a prokázat předchozí úspěchy a jak můžete přinést podobné výsledky pro kupující.

s počtem slov obvykle v rámci značky 500 slov, můžete zvážit:

• jaký je Rozsah smlouvy? Například, kolik nemovitostí renovujete v daném období?
• jaká je povaha vztahu? Jak to začalo?
• jak jsme zmobilizovali a dodali smlouvu?
• měli jste nějaké klíčové výzvy a jak jsme se z nich poučili?
• Chcete-li shrnout, jaké jsou výsledky? Dokončili jste včas a v rámci rozpočtu, a byla smlouva obnovena nebo prodloužena?

itt sekce

nyní přejdeme do sekce ITT. To je místo, kde vědět, jak napsat nabídku, přijde vhod, protože to je část návrhu. To je to, co uděláme.

otázky ve výběrovém řízení se obvykle mohou týkat:

• řízení kvality
• zdraví a bezpečnost
• životní prostředí a udržitelnost
• sociální hodnota
• mobilizace
• poskytování služeb
• zkušenosti
• vyřizování stížností
• neustálé zlepšování
• řízení dodavatelského řetězce a subdodavatelů

Dekonstruujte řízení dodavatelského řetězce a subdodavatelů otázka

nabídkové otázky se často skládají z několika klíčových bodů, které kupující bude chtít, abyste se obrátili, se značkami rozloženými rovnoměrně v každé sekci. Proto, abyste maximalizovali své známky, měli byste otázku vždy dekonstruovat tak, aby byly řešeny všechny body. Nemůžete vědět, jak napsat nabídku, aniž byste nejprve rozebrali jednotlivé prvky nabídkových otázek. Podívejme se na tento příklad:

hlavní dodavatel musí poskytnout podrobnosti o tom, jak navrhujete spravovat své subdodavatele a dodavatelský řetězec (včetně umístění objednávek, aby byla zajištěna vhodná dodací lhůta).

ve své odpovědi uveďte podrobnosti níže:

• uveďte 2 příklady problému, ke kterému došlo při dokončení podobné práce a jak jste to překonali?
• uveďte 2 příklady problémů, kterým jste v minulosti čelili se subdodavateli a jak jste to překonali?

takže-pojďme dekonstruovat tento. Odvážné části jsou mini-otázky, řekněme, které by měly informovat naši strukturu. Všimněte si, že kupující byl k nám laskavý i v tomto, s některými odrážkami, které poukazují na některé další body, které chtějí vidět.

mohli bychom proto přijmout následující nadpisy a podpoložky:

• řízení našich subdodavatelů a dodavatelského řetězce
• umístění objednávek s cílem zajistit odpovídající dodací lhůty
• problémy vyskytující se během podobné práce
• problémy se subdodavateli

to jasně zdůrazňuje kupujícímu, že jsme se zabývali každým bodem otázky a usnadnili jim život. Nemluvě o tom, že zajistí, že pokryjeme body, které žádají!

Usnadněte život kupujícímu: buďte struční

kupující budou mít potenciálně stovky nabídek k vyhodnocení, a jako takový chcete psát obsah, který je snadno čitelný a jasně zdůrazňuje shodu se specifikací. Některé ukazatele, aby vaše příspěvky co nejjednodušší čtení patří:

• použijte nadpisy odpovídající dekonstruovaným částem otázky
• nepoužívejte obsah výplně nebo chmýří, to nepřidává nic hodnotného a místo toho by mohlo zmařit hodnotitele
• na podobné poznámce, buďte k věci – pokud můžete něco říci méně slovy, udělejte to
• odrážky jsou vaším přítelem – jsou snadno čitelné a často vám umožňují říci mnohem více s těsným počtem slov

stále se chcete ujistit, že i když jste struční, že to, co píšete oba:

1. je koherentní, dává smysl a odpovídá na otázku
2. je gramaticky správná, bez hovorových slov a chyb

výše uvedené zanechá negativní dojem s hodnotitelem; všichni jsme lidé, takže je nechceme dát do špatné nálady. Nešťastný hodnotitel je ten, který s větší pravděpodobností odečte známky.

vyhýbání se obsahu výplně

tato myšlenka bytí k věci je obzvláště důležitá, když vezmeme v úvahu počty slov. Není neobvyklé vidět tyto omezené na pouhých 200 slov, například, zatímco žádá o několik věcí, které mají být zahrnuty v odpovědi. Zde je důležité být stručný a vyhýbat se obsahu „výplně“ nebo „chmýří“ – viz příklad níže:

„zde v nabídkové společnosti Ltd Jsme nadšení pro kvalitu a snažíme se implementovat kvalitu do všeho, co děláme“

Toto je obzvláště prázdné prohlášení, které neodpovídá na otázku, zejména v souvislosti s krátkou odpovědí. Přemýšlejte o tom-to je 19 zbytečných slov, téměř 10% počtu slov neříká absolutně nic. Žádná společnost neřekne, že jim nezáleží na kvalitě, že?

kontrola a korektura

takže jakmile napíšete svou odpověď, měli byste se vždy ujistit,že byla korektura. Koneckonců, pravopisné a gramatické chyby se špatně odrážejí ve vašem podání, což zdůrazňuje nedostatek pozornosti k detailům.

zeptejte se kolegy, manažera nebo ředitele-další pár očí se vždy ukáže jako užitečný, když:

• identifikace chyb, jako jsou věty, které nedávají smysl
• rozpory nebo body, které se mohou negativně setkat
• další obsah nebo body, které by mohly být podávány v

například zde v Hudson Succeed používáme třífázový kontrolní proces pro všechny odpovědi na nabídky:

• spisovatel provede vlastní kontrolu před odesláním ke korektuře
• to bude předáno jinému členovi našeho týmu nabídek ke kontrole
• náš vedoucí správy nabídek nebo Správce nabídek zkontroluje obsah před dokončením

podání

podání nabídek mohou kupující požadovat různými způsoby:

• odeslání e-mailu

• Poštovní podání

• nahrávání na portál pro zadávání zakázek

ten je zdaleka nejběžnější. Chcete-li zmírnit šanci na případné chyby v IT, vždy je nejlepší zajistit, abyste podání zvládli předem-obvykle dny-abyste vyloučili šanci na chyby a stres na poslední chvíli. Pozdní podání-dokonce o 1 sekundu-jsou často ignorovány a nebudou hodnoceny. Tak, plánovat dopředu, a dostat ji předloženy včas. Vždy se snažíme, aby nabídky byly podány alespoň den před termínem pro podání.

Posaďte se s naší generální ředitelkou Jill Hudson

Jill má více než 20 let zkušeností s psaním nabídek. Ví, jak osamělé to může být, když uvidíte odmítnutí v prvních dnech.

docela rychle jsem šel z úspěšného záznamu <15% V mých velmi raných dnech psaní nabídek na >70% jen tím, že jsem strávil čas potřebný k trávení zpětné vazby a odstranění hloupých chyb. Chyby, které jsem dělal pořád, aniž bych si uvědomil, že to dělám.“

věc, kterou si musíte uvědomit velmi brzy, je, že zpětná vazba je cesta k úspěchu.

nikdo opravdu rád čte zpětnou vazbu o tom, jak zmeškali bod zadávací dokumentace. Odpověď nezasáhla značku-vůbec, nebo jste zapomněli korekturu a vaše odpověď na otázku je plná chyb. Fronta-kopněte se pod stůl a nasaďte konvici. Je důležité vrátit se k „základům tendru“ pokaždé, když píšete nabídku.

nicméně, bez této zpětné vazby, budete i nadále dělat tyto chyby. Nejčastější chybou, kterou uděláte, je nepochopení času potřebného k správné reakci na nabídku. Za předpokladu, že napíšete vítězný příspěvek za 2 hodiny, je nereálné, zatímco ABC Ltd využívá všechny své zdroje.

základy tendru:

musíte si rychle uvědomit, že jediný způsob, jak začít vyhrávat, je vrátit se k základům tendru:

1. věřte, že můžete vyhrát-zajistit, že máte správné pověření.
2. Udělejte si domácí úkoly-výzkum je klíčový.
3. věnujte čas potřebný k napsání vítězného příspěvku.
4. nenechávejte to až na poslední chvíli – takto se stávají chyby. Řízení času, kdy je výběrové řízení klíčové.
5. ujistěte se, že rozumíte mechanismům bodování, abyste zajistili, že maximalizujete své odpovědi na položené otázky.
6. odpovězte na otázku informacemi, které požadovali, nikoli informacemi, o kterých si myslíte, že by měli vědět o vaší firmě.

jsme si jisti, že jste zjistili, že naše hlavní rada nad mnoha blogy, které jsme napsali, je být rozumný s vašimi očekáváními. Pokud obrat kolem £100,000 ročně, nebudete vyhrát £ 2,000,000 kontrakt . Stejně tak byste neměli chtít dát všechna vejce do jednoho košíku. Tak, pokud se jedná o postup, který užíváte, budete i nadále dostávat odmítací dopisy.

Tender psaní je umělecká forma. Není to pro každého, ale budete sklízet odměny, pokud budete trávit čas učení a posuzování toho, co potřebujete, aby se vyhrát.

Jill uvádí: „pevně věřím, že jediná osoba, se kterou byste měli někdy soutěžit, jste vy sami. Tímto způsobem budete vždy lepší.“

odstraňte hluk a … zaostřete!

6 nejčastějších chyb při nabídkovém řízení

během našich 60 let zkušeností s nabídkami jsme viděli mnoho chyb dodavatelů, kteří nechápou, jak vypsat nabídku. Chceme se o ně s vámi podělit, abychom zajistili, že do těchto pastí nikdy nespadnete.

1. neodpovídá na položenou otázku

mnoho společností odpovídá na otázku na základě toho, jaké informace si myslí, že by nabídková společnost měla vědět o svém podnikání, jejich procesech a zkušenostech. Místo toho, o co vlastně žádali. Pokud jste vyzváni k odeslání odpovědi na otázku, zkontrolujte, zda jste odpověděli na to, co od vás požádali.

1. nedělat svůj výzkum

výzkum je král! Nabídková organizace bude chtít vidět, že jste si udělali čas na domácí úkoly. Vaše nabídka reakce bude silnější pro něj.

1. nebere čas, aby předložila svou nejlepší odpověď

pokud do toho nechcete dát všechno, je zbytečné podávat nabídku. Někdo jiný vynaloží veškeré úsilí své společnosti na vítězství v této práci, a je to opravdu dojem, který chcete nechat pro své podnikání? Všichni jsme tam byli, když jsme viděli odpověď nabídky 24 hodin před jejím splatností, ale někdy je opravdu nejlepší projít, než zadat odpověď, která není vaší nejlepší prací.

1. chybí termín, ale stejně ho pošlete

to ukazuje na nedostatek respektu k výběrovému řízení, takže to vypadá, že nemůžete nebo nebudete dosáhnout termínů. Vaše nabídková odpověď by stejně nebyla brána v úvahu, takže pokud jste udělali chybu a zmeškali termín, neposílejte svou odpověď a použijte ji jako zkušenost s učením.

1. ignorování požadavků nabídkového řízení

mnoho zadávací dokumentace vás požádá o vyplnění zadávací dokumentace konkrétním způsobem. Neignorujte tyto požadavky. Pokud vás ITT požádá o odeslání odpovědi pomocí předem definovaného dotazníku, neignorujte to, použijte jej. Klient může selhat vaši odpověď za nedodržení uvedených pokynů. Je to hodně práce, aby vaše výběrové řízení bylo zrušeno.

1. nabízení absolutně všeho

tolik podniků dělá tu chybu, že se ucházejí o absolutně každý kus práce a diví se, proč nic nevyhrají. Mnohem lépe reagujete na pět tendrů velmi dobře, pak 15 tendrů rychle a rychle. Vytvořte kontrolní seznam nabídek, který vám umožní porozumět nabídkám, které chcete vyhrát, může dobře doručit a držet se ho.

Potřebujete Podporu?

pomocí těchto tipů a ukazatelů byste měli být na dobré cestě k tomu, abyste zjistili, jak správně napsat nabídku a převzít kontrolu nad správou nabídek. Pokud se potýkáte s psaním nabídek a potřebujete trochu pomoci-nabízíme čtyři služby psaní nabídek.

náš úspěch

nabízení nabídek je životně důležitý proces pro zajištění nových smluv a růst vašeho podnikání. V závislosti na vašem odvětví je pravděpodobné, že vaši konkurenti se ucházejí o smlouvy, které zajišťují. Stejně jako další strategie, jako je marketing, nabídkové řízení je jedním z nejúčinnějších způsobů, jak růst vaší organizace.

Hudson Succeed je poradenství pro rozvoj podnikání založené na Durhamu. Založili nás manželé Jill a John Hudsonovi. Jill podporuje globální organizace svým úsilím o růst podnikání téměř dvě desetiletí. Hudson byla založena na základě svých zkušeností z výběrových řízení a zadávání veřejných zakázek.

napříč skupinou Hudson je naším posláním učinit výběrové řízení spravedlivějším a transparentnějším pro všechny podniky.

při práci s více než 700 podniky, které podporujeme, jsme si všimli běžné mylné představy zejména malých a středních podniků. Zdá se, že některé malé a střední podniky mají dojem, že jsou příliš malé na to, aby mohly nabídnout práci. To není tento případ.

náš vedoucí správy nabídek Daniel Hall řekl:

“ musíte být realističtí při rozhodování o nabídce / ne-nabídce. Před nabídkou byste měli vždy zvážit hodnotu smlouvy a posoudit požadavky na zkušenosti.

nicméně, tam jsou výhody být malým a středním podnikům při výběrovém řízení na práci. Například vláda Spojeného království má cíl utratit £1 v £ 3 s malými a středními podniky. To znamená, že organizace veřejného sektoru chtějí spolupracovat s menšími společnostmi.

malé a střední podniky mají také tu výhodu, že nekonkurují průmyslovým gigantům na menších projektech. Větší podniky nemají tendenci ucházet se o smlouvy s menšími hodnotami, a proto zvyšují vaše šance na výhru.“

od spuštění naší Hudson Succeed suite nabídek psaní služeb, jsme byli nadšeni pracovat s podniky po celém světě. Jako společnost se silnými kořeny na severovýchodě je však vždy potěšením podporovat místní podniky.

zajištění 4letého příjmu pro Imagine you Can UK

Představte si, že můžete UK je předním poskytovatelem Národní občanské služby (NCS) v Redcar a East Cleveland. Pracují také na severu Anglie, přináší příležitosti pro osobní rozvoj a dovednosti zaměstnatelnosti pro mladé lidi.

ředitel společnosti oslovil tým Hudson Succeed a zeptal se na naše služby psaní nabídek. Požadovaly podporu při podání nabídky na poskytnutí dodatečných dodacích partnerů, aby zajistily kapacitu pro poskytování programu NCS.

výzvy

při podávání nabídek budou nevyhnutelně existovat výzvy, které jste nepředpokládali. Se zkušenostmi se tyto překážky snáze zmírňují. Vzhledem k povaze tohoto výběrového řízení jsme věděli, že se setkáme s problémy s citlivými informacemi. Práce vyžadovala podrobné informace týkající se postupů ochrany a správy dat ve Velké Británii.

přísné lhůty také představovaly problém pro naše časové řízení. Vzhledem k tomu, že společnost byla novým klientem, neměli jsme po ruce informační banku, jako to děláme s vracejícími se organizacemi. To znamenalo, že tým musel v krátkém časovém rámci získat potřebné informace, aby zajistil maximální známky kvality.

byl proto vytvořen podrobný komunikační postup pro získání potřebných informací. Tým poté prošel důkladným nabídkovým plánem a nastínil potřebnou aktivitu pro obě strany.

vzhledem k termínu výběrového řízení byla práce přidělena napříč naším týmem autorů nabídek. Aktivně se postarali o každou odpověď a vytvořili vysoce kvalitní, dobře prozkoumané a podrobné odpovědi na nabídky.

výsledky

náš tým produkoval 5 000 slov během více než 24 hodin od zadání práce.

v důsledku toho si představte, že můžete UK byli úspěšní s jejich snahou a byli přijati do rámce. To jim zajistilo udržitelný, trvalý příjem pro příští čtyři roky. Díky tomuto úspěchu jsme se společností vytvořili vynikající vztah a těšíme se na spolupráci s nimi v budoucnu.

“ Daniel a tým mi dali vynikající pokyny k obsahu, který potřebovali k dokončení tohoto výběrového řízení. Celý proces byl bezproblémový a jsem rád, že jsme byli přijati do rámce. Bylo mi potěšením spolupracovat s Hudsonem a těšíme se na spolupráci v budoucnu.“- Dave King, ředitel společnosti Imagine you Can UK.

Najděte více případových studií.

získání místa DPS pro APM Cleaning Ltd

APM Cleaning poskytuje komerční a domácí úklidové služby v národním měřítku. Společnost kontaktovala Hudson Succeed pro podporu poté, co určila nabídkovou příležitost. Vyjádřili obavy z vývoje odpovědí na kvalitu a poskytnutí důkazů potřebných k získání místa v rámci.

po naší počáteční konzultaci s APM Cleaning našel tým Hudson další smluvní příležitost pomocí našeho portálu nabídek zařízení. Tým informoval klienta o druhém otevření, kterým byl DPS správy zařízení s Prosper Housing.

jakmile byla práce dohodnuta, náš tým začal pracovat na obou nabídkách pro klienta.

výzvy

lhůty byly velmi blízko u sebe, což znamenalo, že obě podání musela být vypracována v tandemu, což vyžadovalo rozdělení pracovní zátěže mezi dva pisatele nabídek. To v kombinaci s probíhajícími tendry, které jsme již sestavovali pro další klienty, představovalo výzvu pro náš time management.

APM byl také novým klientem s Hudson Succeed, což znamenalo, že je třeba extrahovat požadované údaje o společnosti.

vytvořením Hudsonova plánu staple bid byl mezi námi a klientem implementován komunikační postup. Dva přidělení autoři nabídek spolupracovali efektivně, aby zajistili, že se nebudou překrývat žádosti o informace od APM.

po dokončení byla odpověď na nabídku podrobena důkladnému internímu přezkumu. Náš vedoucí správy nabídek se ujal vedení ve všech fázích vývoje obsahu.

výsledky

obě nabídky byly podepsány a předloženy čtyři dny před uplynutím lhůty.

v důsledku společného úsilí našeho týmu jsme úspěšně zajistili APM místo na druhém DPS. Byli jsme úspěšní ve všech přihlášených partiích.

stále čekáme na výsledky výběrového řízení.

díky tomuto úspěchu můžeme s potěšením říci, že náš pracovní vztah s APM Cleaning pokračoval. Od té doby jsme podpořili podání dalších čtyř nabídek. Jeden byl úspěšný. Čekáme na výsledky pro ostatní. Těšíme se také na spolupráci s klientem na budoucí nabídce, později v tomto roce.

“ tým Hudson byl velmi reaktivní ve svých způsobech práce a zpracoval veškerou komunikaci velmi efektivně a efektivně. Toto partnerství je zásluhou nedávného vítězství pro Prosper DPS pro správu zařízení, které jsme byli úspěšní ve všech přihlášených šaržích. Doporučujeme Hudson každé společnosti, která vyžaduje podporu nabídky jakéhokoli druhu!“- Samantha Reid, ředitelka společnosti APM Cleaning Ltd.

najít další reference.

poradenství pro malé a střední podniky

chápeme, že podávání nabídek se může během pandemie zdát skličující. Je však důležité si uvědomit, že podniky stále aktivně hledají dodavatele.

je pochopitelné, že některé malé a střední podniky nevědí, jak se ucházet o práci. Tato praxe je v některých průmyslových odvětvích častější než v jiných. Například ve stavebnictví většina podniků buď aktivně vypisuje výběrová řízení, nebo se do procesu zapojila už dříve.

nabídka nabídek však přináší výhody. Příklad:

1. zakázky ve veřejném sektoru garantují platy

mohlo by se zdát divné podepsat smlouvu a není zaručena odměna. Bohužel slyšíme o tom, že se to děje v soukromém sektoru častěji, než bychom chtěli.

rychlý platební kód společnosti Crown Commercial Service znamená, že k tomu ve veřejném sektoru nedojde. Kodex stanoví, že faktury musí být zaplaceny do 60 dnů. To dává dodavatelům klid, protože vědí, že příjem je zaručen a zisk může být účtován.

1. Sestavte si svůj zážitek

pokud jste relativně nový podnik, budování portfolia zkušeností je zásadní, než půjdete po velkých smlouvách. Zajištěním projektů s menší hodnotou můžete prokázat relevantní a působivý zážitek, když přijde čas na „větší nabídku“.

také budování portfolia zkušeností znamená budování banky kontaktů. Nabízení nabídek vám pomůže spojit se s kupujícími, ke kterým jste dříve neměli přístup.

1. rámce mohou pomoci vaší udržitelnosti

vítězná místa v dlouhodobých rámcích zvyšují vaše šance na udržitelné zajištění smluv. Některé rámce mohou trvat až 10 let nebo více. Nechcete si nechat ujít příležitost ucházet se o tuto práci při zveřejňování projektů.

takže, čas se dostat praskání

náš tým zkušených bid spisovatelů a manažerů jsou na straně poskytnout jakoukoli úroveň podpory budete potřebovat s kvalitativní podání, od psaní nabídek, na pomoc s Inklinující proces.