jak automatizovat 70% procesu podávání zpráv o řízení

Představte si svět, ve kterém se vaše měsíční zprávy aktualizují. Jednodušší svět. Lepší svět. V tomto světě již nemusíte sledovat lidi, abyste mohli provádět jejich aktualizace nebo zadávat jejich data. Nemusíte se obávat, že nahrajete nejnovější informace nebo se lidé objeví na schůzce s protichůdnými kopiemi stejných zpráv.

v tomto světě váš tým zachycuje akční položky naživo a po schůzce se automaticky vygeneruje zpráva jako připomínka přijatých rozhodnutí. Poté se připomenutí automaticky zobrazí těm, kteří jsou odpovědní za další kroky. V tomto světě může pravidelné podávání zpráv začít bezproblémovou analýzou dat a končit pravidelně plánovanými schůzkami, spíše než náročnou týdenní přípravou a koordinací týmu.

co byste mohli dělat se vším tím časem navíc?

že jednodušší, lepší svět existuje. S funkcemi plánování a oznámení ClearPoint můžete udělat vše a další. Nyní, když můžete automatizovat 70% procesu podávání zpráv, můžete mít své měsíční schůzky kompletní a akční položky odeslané méně než dva týdny do příštího měsíce. Kliknutím Tweet

po celou tu dobu si můžete vy a váš tým přečíst nedávný pokrok v dostatečném předstihu a přijít na schůzku připravenou k diskusi a rozhodování. Jakmile Schůzka začne, můžete sledovat akční položky v ClearPoint, jak se o nich rozhodnete. Po skončení schůzky můžete nechat systém automaticky připomenout vašemu týmu, za co je zodpovědný. V závislosti na složitosti procesu podávání zpráv můžete mít dokonce další zprávu připravenou za několik dní.

jako vaši partneři v oblasti řízení strategie se domníváme, že je kriticky důležité mít zdokumentovaný proces podávání zpráv. Naše jsme nastínili v naší příručce pro podávání zpráv o řízení, která podrobně popisuje naše tipy a triky k tomu, aby byl váš proces podávání zpráv zefektivněn a úspěšný. Je to stejný dokument, který používáme interně ke sledování našich vlastních cílů a metrik, a automatizovali jsme naše procesy, abychom zajistili hladký průběh hlášení.

podívejte se na kalendář a popisy níže pro všechny události (zobrazené modře), které můžete automatizovat pro zjednodušení procesu. Pracovní postupy podávání zpráv umožňují správci nastavit veškerou automatizaci a naplánovat připomenutí, zprávy a schůzky na jednom místě. Více o tom, jak nastavit pracovní postupy podávání zpráv v ClearPoint, si můžete přečíst zde. Od této chvíle ClearPoint nemůže zcela udělat veškerou vaši práci za vás, takže jsme nechali 30% procesu pro vás a váš tým na práci. 😊

automatizované nahrávání dat, které krmí a spouští vaše výpočty a hodnocení.

v tomto novém světě jsou vaše balíčky pro načítání dat již nastaveny tak, aby fungovaly první den každého měsíce. Chcete-li začít, zavaděč dat vytáhne data z vašich dalších zdrojů a úložišť a nahraje je do vašich strategických opatření. Jakmile jsou data k dispozici, všechny vaše výpočty se provedou tak, aby se vaše data aktualizovala automaticky. Dále se grafy aktualizují s novými daty a vaše hodnocení se aktualizují na červenou, žlutou nebo zelenou v závislosti na tom, jak se vaše skutečné hodnoty porovnávají s cílovými hodnotami. Až se vaši uživatelé příště přihlásí, budou mít k dispozici aktuální data, grafy, hodnocení a souhrnné zprávy pro jejich kontrolu a analýzu. Budou dokonce dostávat vlastní upozornění, pokud se data za toto období stočila mimo trať.

Automatické připomenutí odesláno k aktualizaci manuálních dat, projektů a kvalitativních informací.

když už mluvíme o přihlášení vašich uživatelů, jakmile jsou data nahrána, obdrží automatizovanou e-mailovou připomínku s žádostí o aktualizaci dalších dat a kvalitativní analýzy svých opatření a projektů v ClearPoint. Každý uživatel obdrží vlastní e-mail, který obsahuje seznam prvků, které potřebují aktualizovat, a dokonce i odkazy pro přístup ke každé stránce v ClearPoint. Jako správce můžete zprávu přizpůsobit jakýmikoli zvláštními pokyny a připomenout uživatelům lhůtu pro provedení aktualizací.

Uživatelé aktualizují své informace.

Toto je první krok ve vašem procesu hlášení, který vyžaduje od členů vašeho týmu cokoli. Jakmile uživatelé obdrží e-mail s připomenutím, mohou se přihlásit, aby aktualizovali své projekty a přidali ke svým opatřením kvalitativní analýzu. Každý uživatel má vlastní pohled, který je provede procesem aktualizace, takže je pro ně rychlé a snadné přidat kontext k prvkům, za které jsou zodpovědní. Mohou provádět aktualizace během několika dnů v závislosti na termínech, které určíte. Automatické připomenutí se pak upraví tak, aby zasílalo další připomenutí pouze těm uživatelům, kteří stále potřebují provádět aktualizace.

druhé připomenutí zaslané majitelům, kteří stále potřebují provádět aktualizace.

někdy jsou e-maily pohřbeny ve vaší doručené poště; stává se to každému. Po počátečních upomínkách, které vyšly všem aktualizátorům, bude automatizované připomenutí zasláno kterémukoli z vašich uživatelů, kteří dosud neprovedli aktualizace, což jim trochu pošťuchuje a připomene jim termín. Tuto zprávu můžete přizpůsobit a uživatelé, kteří již provedli aktualizace, se nebudou obtěžovat.

vykazované období uzamčeno.

nikdo nemá rád překvapení na poslední chvíli. Plán ClearPoint se automaticky uzamkne, takže aktualizace nelze provést po termínu zadávání dat. To nejen zajistí, že každý zkontroluje stejné informace, ale také poskytne vaší strategické kanceláři čas na přípravu agendy pro vedoucí tým. Možná budete mít poprvé nějaké zpoždění, ale poté, můžete si být jisti, že lidé dostanou své informace včas.

Briefing kniha vygenerována a odeslána správcům ke kontrole.

jakmile jsou všechna data v ClearPoint a období je uzamčeno, strategy office (nebo kohokoli si vyberete) obdrží automaticky vygenerovaný přehled s náhledem výsledků měsíce. Každý uživatel si může přizpůsobit zprávu, kterou obdrží, aby měl všechny potřebné informace zaslané přímo do své doručené pošty.

administrátoři se přihlašují a v případě potřeby upravují informace.

pokud Administrátoři zjistí, že během kontroly jsou informace, které je třeba upravit, mohou se přihlásit do ClearPoint a provést změny. To by mohlo zahrnovat další analýzu, otázky, na které je třeba se během schůzek zaměřit, nebo dokonce změny grafů.

Briefing kniha vygenerována a odeslána do vedení týmu.

před schůzkou o přezkoumání strategie ClearPoint automaticky vygeneruje briefingovou knihu, která bude použita na schůzce, a odešle ji účastníkům schůzky. Mohou si být jisti, že na schůzce nejsou žádná překvapení, a s připraveným dokumentem, s větší pravděpodobností budou připraveni diskutovat o strategii a podniknout kroky. Tuto zprávu lze přizpůsobit, jak chcete, ať už se jedná pouze o shrnutí nebo všechny podrobnosti-co nejlépe vyhovuje vašim vůdcům.

Zachyťte akční položky živě během schůzky pro kontrolu strategie.

všichni účastníci se objeví na schůzce se stejnou verzí zprávy (protože jim byla automaticky zaslána e-mailem dříve) a můžete Projekt ClearPoint spustit schůzku. Po celou dobu schůzky, můžete přidat akční položky, propojit je s cíli, opatření, a projekty, přiřadit odpovědnost, a nastavit datum splatnosti. Nezapomeňte se dohodnout na přijatých rozhodnutích a opatřeních přijatých před odročením.

Briefing Book of action položek generovaných a odeslaných týmu.

ClearPoint automaticky vygeneruje Instruktážní knihu s vašimi akčními položkami ze schůzky a odešle ji vašemu týmu. Pokud někdo zmeškal schůzku, bude mít přiřazenou aktualizaci akčních položek, a již nebude existovat omluva pro chybějící termíny akčních položek.

Reporting workflow Dashboard

existuje mnoho kroků k procesům vykazování. Jako správce vám řídicí panel workflow Reporting poskytuje přehled o tom, jak velký pokrok váš tým dosáhl v aktualizacích každý měsíc. Podívejte se na celkový počet aktualizovaných prvků a podívejte se na individuální stav každé osoby. Můžete dokonce poslat další připomenutí spoluhráčům, o kterých víte, že potřebují trochu extra šťouchnutí nebo kteří často ztrácejí e-maily ve své doručené poště.

Administrátoři mohou také zobrazit všechny kroky svého procesu v zobrazení kalendáře. Můžete vidět, kdy budou vaše data aktualizována, odeslané e-maily s připomenutím a vygenerované zprávy. Kalendář zobrazí jednotlivé pracovní postupy hlášení nebo všechny vaše pracovní postupy ve stejném kalendáři (barevně odlišeny!).

všichni jsme zaneprázdněni a je tu spousta věcí, které je třeba udělat, aby se strategická rozhodnutí v celé organizaci.

automatizací částí procesu podávání zpráv budete moci trávit více času prováděním strategických iniciativ a pomáháním vaší organizaci dosáhnout jejích cílů. Nikdo nechce trávit čas zadáváním dat, vytvářením sestav, odesíláním e-mailů nebo psaním akčních položek. S ClearPoint můžete automatizovat mnoho částí procesu a vzít zpět čas, který pomůže vaší organizaci provést.

máte více času, než víte, co dělat? Naplánujte si hovor s ClearPoint a zjistěte, jak snadné je automatizovat hlášení pomocí ClearPoint! Těšíme se, až si brzy promluvíme. Mezitím, šťastné hlášení!