pokud má vaše nezisková organizace dobrý sbor dobrovolníků, přístup k vhodnému místu, dostatek zainteresovaných členů, aby se objevili a nabídli na přiměřeně vysoké úrovni, a kontakty s obchodníky, profesionály nebo zkušenými členy, kteří darují předměty pro nabízení nebo poskytují sponzorství a další pomoc, živá aukce může být skvělým způsobem, jak získat finanční prostředky. Můžete z něj udělat „hlavní událost“ nebo ji kombinovat s jinou událostí, jako je slavnostní večeře.
ale nepodceňujte práci předem. Budete muset začít plánovat asi pět až osm měsíců dopředu a postarat se o přípravné kroky popsané níže.
- stanovte cíle pro účast, zadávání veřejných zakázek a výdělky
- Naplánujte si rozpočet
- nastavte datum a místo
- vyberte dražitele
- Rozesílejte pozvánky
- vyžádejte si dary zboží a služeb
- připravte písemné materiály
- Propagujte a propagujte událost
- vytvořte tabulku sedadel
- 10.Nastavení zobrazení aukčních položek
- nastavení pokladního systému
- Naplánujte úkoly „den události“
stanovte cíle pro účast, zadávání veřejných zakázek a výdělky
Chcete-li se ujistit, že vaše aukce vydělá peníze, pomáhá určit realizovatelné cíle pro počet lidí, kteří se zúčastní, kolik položek bude k dispozici pro nabízení a kolik tyto položky vydělají při prodeji. Rady k tomu najdete v Q&A: „kolik může naše nezisková organizace očekávat, že vydělá, pokud uspořádáme živou aukci?“
Naplánujte si rozpočet
spusťte některá čísla, abyste se ujistili,že vaše událost bude zisková, a pomozte naplánovat, jaké položky budete muset požádat o půjčku nebo dar. Vaše hlavní výdaje, v závislosti na vašem stávajícím majetku a na tom, co jste darovali, pravděpodobně zahrnují pronájem haly, jídlo a nápoje, dekorace, vynikající zvukový systém, tisk katalogů a programů, schránky a pera a poplatek dražitele nebo webhostingu. Zeptejte se, zda člen poskytne jeden pro převoz aukčních předmětů do haly-pokud ne — možná budete muset jeden pronajmout.
na straně příjmů můžete plánovat účtování vstupného, prodávat reklamní prostor ve svém katalogu, získávat obchodní sponzorství (spolu s dary zboží), pořádat tomboly nebo balónky, prodávat podpisový nápoj a samozřejmě přinášet zisky z vydražených položek.
nastavte datum a místo
mnoho neziskových organizací se rozhodlo uspořádat aukce na podzim, pro lidi, kteří začínají kupovat sváteční dárky, ale ještě nejsou ve stavu nákupní únavy. Víkendové večery jsou obecně nejlepší, takže hostům nebude vadit zůstat pozdě. Pokud je důvod zvolit si pracovní den, zvažte začátek brzy, například v 5: 30. Plánuj jim nakrmit i večeři.
pokud již máte na mysli umístění, možná auditorium vaší školy nebo mimořádně velký obývací pokoj člena správní rady, skvělé, pokud ne, je to jedna z prvních podrobností, o které se budete muset postarat, abyste se ujistili, že místo je k dispozici, a tak to můžete oznámit v jakémkoli oznámení „uložit datum“ nebo na svých webových stránkách.
umístění je hlavním faktorem úspěchu vaší akce. Hledejte místo, které je uvnitř, dostatečně velké, aby nejen posadilo zamýšlené publikum a nechalo je socializovat, ale také zobrazovalo položky, které chcete prodat; přesto ne tak velké, aby se hosté cítili ztraceni nebo skladováni. Mělo by být také dobře osvětlené, vhodné pro vaše pravděpodobné účastníky, a jinak v souladu s zamýšlenou náladou události.
vyberte dražitele
služby profesionálního dražitele-který může ve skutečnosti přijít s personálem pomocníků-bude pravděpodobně stát několik tisíc dolarů(někdy v závislosti na vaší úrovni výdělků). Samozřejmě, skutečný profesionál bude vydělávat zpět plat a pak některé, prostřednictvím umění stimulace nabídky vhodně, inspirující nadšení publika, a vědět, jak se vypořádat s problémy, jako je klid v nabízení.
Rozesílejte pozvánky
charitativní aukce mají tendenci přitahovat členy vaší skupiny více než celý svět, takže aby to bylo úspěšné, pošlete členům uložit e—maily s datem, jakmile máte základní datum, čas a místo vypracované-až pět měsíců předem. Sledujte ty s tištěnými pozvánkami, z 60 na 90 dny před akcí.
požádejte lidi, aby RSVP kupovali vstupenky předem. Tím se zabrání tomu, aby si lidé na poslední chvíli rozmysleli, a snižuje množství hotovosti, které zpracovávají vaši registrační lidé.
vyžádejte si dary zboží a služeb
klíčem k tomu, aby vaše aukce byla zisková, je vydražit většinou nebo zcela darované zboží. Dokonce i položky, které přitahují nízké nabídky, jsou pro vás čistým ziskem—a v následujících letech přinesou zpět výhodné lovce.
začněte tento proces, jakmile znáte datum vaší události. Mít výbor dobrovolníků začít žádat položky tři až šest měsíců před akcí je optimální.
vaše aukce by měla mít něco pro každý typ publika. Mezi oblíbené položky patří vstupenky na cestování, rekreaci a sport; celebrity a sportovní memorabilia; dárkové certifikáty pro stolování, kulturu a zábavu; výrobky a služby pro zdraví a krásu (lázeňské dárkové certifikáty jsou oblíbené); umění a řemesla a domácí výzdoba; elektronika; profesionální služby; stáže pro mladé lidi; dárky pro děti; a balíčky nebo jedinečné zážitky kombinující některou z výše uvedených. Připravte si alespoň jednu nebo dvě velké položky, jako je výlet na Havaj.
připravte písemné materiály
jak pro interní účely, tak pro veřejnost, připravte některé nebo všechny následující:
- hlavní seznam položek dostupných pro nabízení
- aukční katalog
- program událostí
- pokyny k nabízení
- listy nabídek (pouze pro tichou aukci)
- listy rekordérů (pouze pro živou aukci) a
- formuláře potvrzení o vyzvednutí.
podrobnosti a ukázky z nich naleznete v příručce dobrovolníků k fundraisingu; Získejte peníze pro vaši školu, tým, knihovnu nebo komunitní skupinu (Nolo).
Propagujte a propagujte událost
pokud budete mít štěstí, vaše pozvánky budou stačit k přilákání lidí na Vaši akci—ale může být nutná další propagace. Při propagaci aukce, generovat vzrušení tím, že popisuje některé z hlavních položek pro nabízení. Také vyzvěte každého z vašich vůdců a základních dobrovolníků, aby prodali určitý počet vstupenek.
vytvořte tabulku sedadel
pokud vaše aukce nebude velmi neformální, možná s lidmi seřazenými v židlích, může tabulka sedadel pomoci maximalizovat potěšení lidí a ujistit se, že potenciální nejlepší uchazeči jsou v místnosti dobře umístěni.
10.Nastavení zobrazení aukčních položek
u živých aukcí je obvyklé zobrazovat položky samostatně při zahájení akce, než se přesunou na jeviště pro skutečnou aukci. Vaším cílem je vytvořit vizuálně přitažlivé displeje a dát lidem šanci rozhodnout se, co chtějí.
Chraňte předměty s vysokou hodnotou nebo snadno zvednutými položkami tím, že je vložíte do vitríny, budete mít dobrovolníka, který hlídá stůl, nebo je jednoduše uložíte do úložiště a umístíte fotografie nebo scénář. Ta je užitečná i pro dárkové certifikáty. Můžete také být kreativní, možná tím, že dobrovolník chodí kolem modelování drahého náhrdelníku.
konečným dotykem by měl být velký plakát nebo banner s názvem a logem vaší organizace umístěným na přední straně nebo nad pódiem, kde bude dražitel stát, aby divákům připomněl, že jejich nabídky jsou pro dobrou věc.
nastavení pokladního systému
jedna z největších výzev při pořádání aukce přichází na konci, kdy potřebujete vybírat platby a sjednotit uchazeče s jejich zbožím. Myšlenka je, že lidé ukazují své číslo uchazeče, potvrdit, co dluží poté, co dostal elektronicky vypočtenou částku, vyzvednout své položky, a odejít. Pokud je tento proces pomalý, lidé mohou vyjít ze dveří bez placení. Větší neziskové organizace běžně najímají někoho, kdo zvládne pokladnu, buď společnost poskytující dražitele, nebo služba, jako je greatergiving.
Naplánujte úkoly „den události“
Zjistěte všechny možné úkoly, které by lidé mohli potřebovat zvládnout v den aukce, a poté buď přiřaďte dobrovolníky, nebo najměte profesionály, kteří je provedou. Pro složitější role budete chtít pořádat školení. Mezi nejdůležitější pracovní úkoly patří například lidé pro nastavení, registraci, péči o děti, fotografie, pokladna, úklidová posádka a počítání a vklad peněz.
nyní vše, co musíte udělat, je uspořádat aukci! Podrobné informace o všem popsaném výše, stejně jako o samotné aukci, naleznete v příručce dobrovolníků k fundraisingu; Získejte peníze pro svou školu, tým, knihovnu nebo komunitní skupinu (Nolo).
