meeting a Event Planners Časová osa a kontrolní seznam
ke stažení Meeting Planners Checklist PDF zde
Destination Colorado je standardem pro nejpamátnější a nejproduktivnější setkání. Colorado se může pochlubit 300 dny slunečního svitu s nekonečnými možnostmi pro aktivity, včetně prohlížení volného výběhu bizonů v pláních poblíž Denveru a Fort Collins na vinice poblíž Grand Junction a pohlednice-perfektní vrcholy Aspen, Telluride a Buena Vista. Se vším, co Colorado nabízí, vaše první otázka by měla být, “ Proč nejsou vaše schůzky v Coloradu.“?“
nástroje pro plánování událostí: Destination Colorado vytvořil tento seznam plánovačů schůzek ke stažení, aby zajistil, že Vaše příští schůzka bude nejen úspěšná, ale nezapomenutelná.
18 měsíců
Ano, 18 měsíců (rok a půl před schůzkou) byste měli plánovat schůzku nebo událost. Vypadá to jako dlouhá doba? Říkejte tomu stabilita práce. Po všem, říkají tomu plánování schůzek z nějakého důvodu? Poté, co jste se rozhodli, že Colorado je místem pro váš cíl Setkání vaše další otázka by měla být, “ o čem je schůzka.“?“Odpověď na tuto otázku pomůže zajistit splnění vašich cílů a udržet vás na správné cestě během celého procesu plánování.
interní komunikace
nejprve identifikujte cíle a cíle vaší akce. Jak říká známé pořekadlo, “ nemůžete zasáhnout cíl, který nevidíte.“.“Kromě toho se ujistěte, že vaše cíle jsou měřitelné, abyste mohli po dokončení zkontrolovat úspěch vaší akce a v případě potřeby provést jakékoli úpravy. Taky, připravit předběžnou agendu, seznam hostů, a vytvořit protokol se svými zaměstnanci, sponzoři, vystavovatelé, reproduktory, lis, a žadatelé o registraci, aby byla zajištěna jasná očekávání, aby byly otázky směrovány vhodně. Vytvoření propagačních akčních plánů (pamatujte si svůj pracovní název jako plánovač schůzek?) v tuto chvíli pomůže objasnit „kdo-je-manipulace-co“, takže si můžete prohlédnout, aktualizovat a připravit veškeré zásady upravující událost a udržet všechny příslušné zaměstnance informováni.
jedním ze způsobů, jak vám a vašim zaměstnancům pomoci zůstat na správné cestě, je vytvořit kalendář schůzek zaměstnanců, konferenčních hovorů a webinářů. Kalendář by měl obsahovat všechny známé požadavky na tisk, jízdní řády, a termíny pro každého, kdo je zapojen. Naplánujte si úkoly, které souvisejí s událostí, abyste se mohli ujistit, že jsou splněna očekávání a jsou sdělovány odpovědnosti.
mnoho událostí zahrnuje výzkum a hlavní řečníky. Osmnáctiměsíční známka je vynikajícím časem pro stanovení pokynů pro předkládání příspěvků, které vám a vašemu týmu umožní dostatek času na kontrolu a výběr řečníků a také jim poskytne čas na plánování Vaší akce.
Finance
nikdy není příliš brzy začít připravovat předběžné rozpočtové kategorie pro stanovení celkové návratnosti investic. To zahrnuje vaše AP/AR a finanční postupy, registrační poplatky a struktury zrušení, výstavní poplatky a nové zdroje financování v případě potřeby. Dobrý předběžný rozpočet bude také zahrnovat vaše zjištění minulých, současných a potenciálních zdrojů financování a je dobré stanovit pojistné krytí. Nechcete, aby účastníci akce uplatňovali nároky na whiplash kvůli vašim úžasným vystavovatelským displejům.
místo události
s mnoha místy, které Colorado nabízí, byste neměli mít problém s výběrem webu, který překračuje vaše očekávání a očekávání vašich účastníků. Určete možná data schůzky co nejdříve a získejte obecnou představu o tom, kolik hostů očekáváte, že se vaší akce zúčastníte. Další krok? Zamiřte do www.destinationcolorado.com Chcete-li najít perfektní místo. Po odeslání požadavků na splnění na vybrané weby – vaše žádosti o návrhy (RFP) – můžete začít sestavovat seznam vyhlídek účastníků. Jakmile se vaše návrhy stránek začnou nalévat, nezapomeňte přemýšlet o potřebách ubytování pro své účastníky. Nemá smysl mít perfektní místo a zároveň vyžadovat, aby vaši účastníci spali na lavičkách chodby kongresového centra. Pokud tomu tak je, pak mi dovolte doporučit váš další plánovaný krok; Zkontrolujte klasifikované seznamy pracovních míst.
Jakmile vyberete několik míst, udělejte místo k provedení návštěv na místě, abyste zajistili přesnost informací o místě konání a identifikovali potenciální ceny hotelů a bloky. Po dokončení jste připraveni zveřejnit předběžné informace o události na svém webu a zahájit marketing vaší akce.
patnáct měsíců ven
patnáctiměsíční známka je ideální čas zaměřit se na marketing vaší akce. Marketingové úkoly by měly zahrnovat vývoj propagační strategie, přípravu tiskových zpráv a nastínění konkrétních požadavků na různé dodavatele, jako je reklama, stravování, dekoratéři, zábava, zpracovatelé nákladu, nábytek, tisk a rekvizity, zabezpečení a další poskytovatelé služeb. Nevyhýbejte se delegování, protože v nadcházejících měsících budete muset vytvořit výbory a vykonávat mnoho funkcí PR. Počáteční PR povinnosti by měly zahrnovat rozesílání oznámení o první schůzce a propagačních materiálů potenciálním účastníkům a vystavovatelům, pokud je to vhodné.
Sledujte svůj rozpočet. Jakmile potvrdíte své místo konání a identifikujete potřeby svých dodavatelů, začnete si uvědomovat své skutečné náklady. Pokračováním v pobytu v rámci rozpočtu získáte chválu od svých nadřízených a důvěru ve své schopnosti (a možnou jistotu zaměstnání). Jak zůstáváte v rámci svého rozpočtu? Dvěma způsoby: buď zvýšením financování, nebo vyjednáváním s poskytovateli služeb. Čím dříve můžete nastavit své záruky, tím lépe se vám bude předpovídat konečné výdaje. To půjde dlouhou cestu v zajištění potřeby vaší akce jsou splněny a umožní vám nějaký dýchací místnost zaměřit se na další důležité informace, jako jsou potřeby vašich hlavních řečníků, zařízení, a ubytování.
dvanáct měsíců z
dvanáctiměsíční známka je vhodná doba pro přezkoumání hotelových smluv a jejich souvisejících termínů. Vytvořte konečný rozpočet schůzky a v případě potřeby proveďte revize svých účetních postupů. Můžete také chtít připravit předběžný plán schůzek pro média, která nastiňují příštích dvanáct měsíců, aby se zajistilo, že váš marketingový plán je na dobré cestě. Mezi další úkoly by měla patřit příprava konferenční brožury aplikace pro telefon, včetně kopírování, rozvržení a stanovení kategorií pro ocenění a kritéria výběru.
deset měsíců
to je ten správný čas, aby i nadále své marketingové úsilí prostřednictvím organizačních časopisů a zpravodajů. Nezapomeňte zahrnout biografie, headshoty, a představení vašich přednášejících, abyste efektivně dosáhli svých cílových účastníků.
pokračujte v úklidu tím, že připravíte hlavní seznam navrhovaných témat programu, vylepšíte hlavní formát pro vaše obecná zasedání, workshopy a pomocné akce a porovnáte ubytovací prostory. To vám umožní získat představu o funkčních oblastech vašeho místa konání a předpovědět předběžné přiřazení místností pro události a aktivity. Vědět co nejvíce o vašem místě konání vám pomůže stanovit a sledovat postupy a kontroly relací a přijetí do vašich akcí.
pokud chcete být před hrou, proveďte své konečné výběry od všech zbývajících dodavatelů a sledujte všechny dokumenty, které zvažujete pro prezentaci. Udělejte si čas na přehodnocení vašich cílových trhů a přípravu materiálů pro vaši brožuru se také připravte na úspěch později.
osm měsíců ven
pokud jste udělali domácí úkoly a splnili své termíny, osmiměsíční známka je čas, abyste si to vy a váš tým vzali snadno, řekl Nikdo nikdy. Humor stranou, toto je doba, kdy se veškeré vaše úsilí začne spojovat. Nicméně, následná opatření zůstávají klíčem k zajištění hladkého průběhu Vaší akce. Začněte konečný výběr příspěvků a určete seznamy nominovaných. Pošlete e-mail své první brožuře o schůzce a připravte si druhé žádosti vystavovatelů, pokud je to vhodné. To vás bude informovat o všech změnách, které je třeba řešit, než sdělíte aktualizace svému místu konání.
pokud jde o vaše účastníky, jakmile obdržíte registrační formuláře, budete je chtít zpracovat a začít zasílat potvrzení před registrací. Zvažte také přípravu registračních seznamů a jmenovek a vytvořte protokol o tom, jak vaši hosté získají své přihlašovací údaje.
Mezi další administrativní povinnosti patří příprava prostorových diagramů funkcí hotelu pro registraci, obecná zasedání, workshopy, sociální funkce atd. Určete konečný plán pro všechny události a aktivně požádejte inzerenty o svou programovou knihu, abyste mohli zajistit saturaci trhu pro své konkrétní demografické údaje.
čtyři měsíce ven
je čas poslat svou druhou propagační brožuru potenciálním účastníkům a provést konečné výběry vašich příjemců ocenění. Pokračováním v získávání a sledování vystavovatelů, sponzorů a inzerentů můžete zajistit, aby byly splněny všechny potřeby. To je také čas identifikovat materiály pro registrační pakety a objednávat konferenční pakety. Nezapomeňte navrhnout a vytisknout všechny vstupenky pro vstup do funkce schůzky a objednat veškerý potřebný nábytek a vybavení na místě včetně výzdoby místnosti, jako je značení a květiny pro banketové stoly. Všechny výběry jídel a nápojů budou muset být potvrzeny, a objednávky by měly být zadány pro ocenění s souvisejícími materiály. Pokud jde o personální obsazení, začněte identifikovat a přiřadit personální odpovědnosti na místě a připravit instruktážní poznámky pro všechny zaměstnance zapojené do akce.
pokud si přejete přidat k Vaší akci nějaký panache, zvažte, zda je vhodné prezentovat dárky svým řečníkům a dalším významným hostům. Je to vynikající způsob, jak jim ukázat své uznání, a může povzbudit vaše řečníky, aby se vrátili pro budoucí události.
dva až čtyři měsíce ven
jste skoro tam. Věci se začínají zahřívat, ale jako důvtipný plánovač schůzek jste připraveni a přesvědčeni o zajištění úspěchu vaší akce, že jo?
dvou – až čtyřměsíční známka je doba, kdy budete muset připravit speciální číslo schůzky ve svém zpravodaji nebo v jiných periodikách, abyste svým divákům připomněli vaši událost. Můžete také zkontrolovat a potvrdit plán relace, přiřazení místnosti, a diagramy funkčních místností s vybavením vašeho místa konání a vhodnými dodavateli událostí. Určení seznamu vyzvednutí na spaní, bezpečnostních potřeb, vytvoření protokolu řízení rizik a potvrzení, že vaše událost je v souladu s americkým zákonem o zdravotním postižení (ADA), je také dobrý nápad.
Mezi další následné povinnosti patří: kontrola rozpočtu vaší akce a provedení úprav podle potřeby, výběr tiskárny pro vaši programovou knihu, pokud jste tak již neučinili, a příprava a tisk hodnotících formulářů vaší události pro zpětnou vazbu.
den události
věříte tomu? Posledních osmnáct měsíců jste tvrdě pracovali a den je konečně tady! Máš štěstí, že máš ještě práci.
na místě
ujistěte se, že setkat se svým konferenčním manažerem a provést průchod jejich zařízení při příjezdu. To vám dá dobrou představu o velikosti místností, kapacita k sezení, dostupnost energie, a požární východy. Potvrďte také preferované styly nastavení (divadlo, učebna, banket) a výběr stolů (6′ -10 ‚ nožní stoly, kulaté stoly).
každý pokoj
po dokončení vašeho návodu potvrďte, že každá banketová místnost je vybavena příslušnými službami, jako jsou; stoly / prádlo, židle, barmani, likér, kuchaři, a alespoň jeden konzultant zvládnout speciální potřeby a otázky ze strany účastníků. Nalezení vhodných oblastí pro značení a prémie je také dobrý nápad určit během instalace.
registrační stůl
vaše místo může mít předem stanovenou oblast pro váš registrační stůl, takže konzultace s konferenčním manažerem o místě je zásadní (protože vaše místo může mít více událostí, které se konají ve stejný den). Konzultujte registrační rámec a metodiku, platby, jmenovky, registrační seznamy, zprávy, a personál. Jako plánovač schůzek budete muset dohlížet na zpracování, potvrzení a hlášení registrací, plateb, vkladů, náhrad a zrušení. Pokud vaše akce přijímá platby na místě, je vhodné určit protokol, který zajistí bezpečnost plateb. Sledujte také přípravu registračních seznamů a odznaků a nezapomeňte sestavit registrační pakety před zahájením vaší akce.
personální
provádějte předkonferenční a denní schůzky zaměstnanců a poskytujte instruktážní briefingy pro vaše registrační zaměstnance, sběratele dat, dobrovolníky a další. Ujistěte se, že váš personál zná linii velení a úrovně autority, aby zajistil odpovídající úroveň odpovědnosti. Vždy je dobré přezkoumat požadavky každého dne a upozornit na potřeby následujícího dne také se zaměstnanci. Zkontrolujte odpovědnosti, postupy a překrývající se oblasti, jako je registrace, záruky na jídlo, reproduktory,VIP, nastavení mediálních místností, události manžela / hosta / dětí, exponáty, sponzoři atd.
zboží
zajistěte si u svého facility manažera denní kontrolu faktur, abyste potvrdili a sledovali doručení a vyzvednutí všech materiálů souvisejících s událostmi. Poraďte se s podpůrným personálem schůzky podle potřeby pro vydávání spropitného a podle potřeby uspořádejte setkání po konferenci s odděleními a dodavateli zařízení.
Ostatní
další oblasti zájmu o Vaši akci určují potřeby vašeho fotografa, kameramana, potvrzují hotelové rezervace a dopravu, dodávají uvítací dárky pro účastníky, dekorace včetně uvítacích značek, kulis moderátora, směrového značení, zábavních potřeb a stravování.
bezprostředně po události
vaše následné sledování po události je stejně, ne-li důležitější, jako vaše úsilí před plánováním. Ujistěte se, že jste si připravili seznam děkovných dopisů a po dokončení vaší akce je neprodleně pošlete. Získejte hodnocení konference od účastníků a zaměstnanců, zabalte a proveďte soupis všech vašich materiálů a sladte své finanční prostředky, abyste zajistili, že vaše organizace bude řádně vyúčtována. Dejte si pozor na skryté náklady zahrnuté do dodavatelských faktur. Před poskytnutím služeb je vždy důležité, abyste své smlouvy s dodavateli dostali písemně, takže jste neúčtovali poplatky za služby, které nebyly dříve dohodnuty.
proveďte kontrolu výkonu po rozpočtu a shromažďujte a organizujte svá data pro závěrečné zprávy o schůzce. Vaše zprávy o schůzce by měly obsahovat souhrn všech hodnotících formulářů s vhodnými nákladovými středisky a rozpisy plateb.
