L’établissement de règles de base, la documentation des violations, l’utilisation d’un processus disciplinaire formel et la reconnaissance de problèmes plus importants en milieu de travail peuvent contribuer grandement à résoudre les problèmes de retard.
Par Tracy Morley
Les employeurs s’attendent à ce que leurs employés viennent travailler à temps et comprennent qu’il est important d’être ponctuel et fiable dans la relation de travail. Les problèmes de circulation excessive, les trains ou les bus en retard ou les problèmes familiaux peuvent parfois rendre les employés en retard, et lorsque les employés arrivent parfois avec quelques minutes de retard, ce n’est généralement pas un gros problème. Le retard chronique, en revanche, est différent, et pour les propriétaires de petites entreprises, le personnel arrivant en retard peut avoir des répercussions importantes sur le temps et les coûts. Cela peut affecter négativement la productivité et la rentabilité d’une petite entreprise.
Les cas répétés de retard doivent être traités avec fermeté et professionnalisme. Il est important que les propriétaires de petites entreprises établissent des attentes claires avec leurs employés afin qu’ils comprennent et respectent cette règle importante en milieu de travail, et qu’ils comprennent parfaitement quelles sont les conséquences si le retard continue d’être un problème.
Voici quelques mesures que les propriétaires de petites entreprises peuvent prendre pour mieux gérer les problèmes de retard avant qu’ils ne deviennent un problème plus important.
Étape 1: Définir les règles de base
Il est important que les employés sachent ce qu’on attend d’eux. Cela peut être fait en établissant et en communiquant une politique de retard. Voici quelques éléments à inclure dans la politique :
• Les conséquences d’une arrivée tardive au travail.
• Comment le temps sera suivi (par exemple, cartes à balayage, poinçonnage d’une horloge ou signature d’une feuille de présence).
• Une procédure de déclaration de retard, y compris qui l’employé doit aviser s’il va être en retard et à quel moment.
• Comment les employés seront tenus de rattraper le temps manqué (le cas échéant).
• Un aperçu des mesures disciplinaires qui seront prises pour les employés qui ne respectent pas la politique.
De plus, la politique doit être suffisamment souple pour tenir compte de situations particulières qui pourraient survenir.
Gardez à l’esprit que pour qu’une politique soit efficace, elle doit être appliquée de manière équitable et uniforme sur l’ensemble du lieu de travail et que les employés doivent faire l’objet de mesures disciplinaires équitables. Des employés spécifiques ne devraient pas être ciblés. L’application incohérente des politiques laisse l’employeur ouvert aux plaintes des employés pour traitement injuste.
Avertissement:
Il est important de s’assurer que la politique d’un employeur en matière de retard est conforme et coordonnée avec les lois étatiques et fédérales applicables telles que l’indemnisation des travailleurs, la Loi sur les congés familiaux et médicaux et la Loi sur les Américains handicapés.
Conseil:
Afin de communiquer les attentes, il est important que les employés connaissent leurs horaires. Les horaires de travail prévisibles doivent être fixés longtemps à l’avance afin que les employés puissent se préparer en conséquence.
Étape 2 : Document et avocat
Il est important d’avoir des documents appropriés pour les violations des règles du travail qui pourraient entraîner une sanction disciplinaire pour un employé. Lorsqu’un employé arrive en retard au travail, cette arrivée doit être enregistrée par le superviseur en service. La formation des superviseurs peut aider à s’assurer que les superviseurs connaissent leurs rôles et responsabilités lorsqu’il s’agit de documenter les retards, de conseiller et de discipliner les employés.
Souvent, le retard chronique peut être résolu de manière informelle. Une fois qu’un modèle de retard est identifié, rappelez à l’employé pourquoi il est important d’être à l’heure pour travailler et assurez-vous qu’il comprend la différence entre les attentes de l’employeur et son comportement réel. Donnez à l’employé l’occasion d’expliquer pourquoi il est régulièrement en retard et encouragez-le à développer une solution qui fonctionne à la fois pour l’employé et pour l’employeur, le résultat final étant que l’employé arrive au travail à temps.
Aborder le problème de cette manière aidera à s’assurer que l’employé trouve une solution qu’il accepte et peut aider à résoudre le problème sans avoir besoin de mesures disciplinaires supplémentaires.
Conseil:
Discutez avec un employé avant que le retard ne devienne excessif. Aider l’employé à découvrir la raison pour laquelle il est en retard et fournir un soutien et des conseils peut faire une grande différence. Faire preuve d’une attitude bienveillante peut aider à améliorer l’engagement des employés.
Étape 3: Utiliser des mesures disciplinaires formelles
Si le retard persiste, il peut être nécessaire de prendre des mesures disciplinaires plus formelles. Il est important de signaler aux employés l’importance d’arriver au travail à temps et d’énoncer clairement les conséquences s’ils arrivent continuellement en retard.
Certains employeurs choisissent d’adopter un système de discipline progressive qui utilise des mesures disciplinaires croissantes pour tenter de corriger la conduite d’un employé. Les mesures progressives dépendent de la nature et de la fréquence du problème et les étapes vont généralement du counseling à la cessation d’emploi.
Si la documentation et le conseil discutés à la deuxième étape n’atteignent pas les résultats souhaités, l’employé doit être clairement informé des conséquences d’un retard persistant. Par exemple:
• Le premier cas de retard après la séance de conseil pourrait entraîner un rappel de ce que l’employé a accepté lors de la séance de conseil.
Avertissement:
Il est important de se rappeler que les employés ne doivent pas faire l’objet de mesures disciplinaires ou de représailles si la raison de leur retard est protégée par la loi. Par exemple, arriver plus tard que les autres employés en raison d’un accommodement protégé par la Loi sur les Américains handicapés.
Conseil:
Conservez la discrétion et la flexibilité dans toute politique concernant la conduite et la discipline des employés. Ces politiques devraient être rédigées de manière à permettre à l’employeur de réagir de manière appropriée et efficace en toutes circonstances. Il est important de se réserver le droit de combiner, de sauter ou d’ajouter des étapes dans tout processus disciplinaire et de conserver le droit et la discrétion de mettre fin immédiatement.
Étape 4: Reconnaître un problème plus important en milieu de travail
Si un employeur compte de nombreux employés qui arrivent régulièrement en retard au travail, il est peut-être temps de prendre des mesures supplémentaires. Pensez à organiser des séances de formation sur l’importance de la ponctualité en milieu de travail. Le renforcement des rôles et des responsabilités de supervision et la nouvelle communication périodique de la politique aideront à garder les choses en tête.
Donnez l’exemple. Si les superviseurs sont souvent en retard, cela enverra un message aux employés qu’il s’agit d’un comportement acceptable. Le personnel de supervision devrait s’assurer qu’il arrive au travail à temps et démontrer qu’il comprend l’importance d’être à l’heure.
Dans l’ensemble, gardez à l’esprit que les employés qui arrivent au travail en retard peuvent avoir un impact négatif sur les résultats de l’employeur et sur le moral des collègues. La gestion efficace de ce problème sur le lieu de travail peut entraîner des économies importantes et une main-d’œuvre plus efficace, plus efficiente et plus engagée.
Codes vestimentaires des employés
Un employeur a le droit de s’attendre à ce que ses employés maintiennent certaines normes vestimentaires et d’apparence personnelle. La mise en place d’un code vestimentaire et l’obligation pour les employés de s’habiller de manière professionnelle aident à véhiculer une image positive auprès du public et fournissent aux employés des lignes directrices sur ce qui est, ou non, considéré comme une tenue de travail acceptable.
Les codes vestimentaires peuvent différer en fonction du travail d’un employé ou de l’industrie dans laquelle l’employeur exerce ses activités et doivent tenir compte des besoins opérationnels de l’employeur, des besoins spécifiques à l’emploi et des considérations de sécurité et de santé. Les différents types de politiques de code vestimentaire d’un employeur peuvent inclure:
• Code vestimentaire d’affaires – Généralement approprié pour une atmosphère professionnelle dans laquelle il y a une interaction significative avec les clients et les clients.
• Code vestimentaire décontracté pour les entreprises – Généralement mis en œuvre lorsqu’un employeur souhaite que les employés s’habillent confortablement tout en projetant une image professionnelle aux clients. Un employeur établit généralement des lignes directrices claires sur les vêtements qui sont et ne sont pas autorisés en vertu de la politique.
• Code vestimentaire d’été – Peut être mis en œuvre lorsque le port d’un costume pour travailler en été est extrêmement inconfortable pour les employés.
• Code vestimentaire décontracté du vendredi – Peut être utilisé par les employeurs qui souhaitent conserver une image professionnelle au travail, mais qui comprennent également le désir des employés de s’habiller. Peut être utilisé pour remonter le moral des employés tout en évitant de modifier la politique globale.
La politique devrait être suffisamment souple pour permettre tout accommodement dû aux croyances ou à l’observance religieuses de l’employé (y compris les pratiques vestimentaires et de toilettage religieuses), à son état de santé ou à son handicap.
De nombreux employeurs ont besoin d’une main-d’œuvre en uniforme afin de présenter une certaine image au public. Un employeur qui exige des uniformes doit s’assurer que les uniformes sont abordables et pratiques et qu’ils sont disponibles dans toutes les tailles. Les avantages découlant du fait que tous les employés soient habillés uniformément seront perdus si les employés se sentent mal à l’aise dans ce qu’ils portent.
Un employeur devrait veiller à l’application équitable et cohérente des politiques sur l’ensemble du lieu de travail afin de ne pas donner lieu à des plaintes d’employés pour traitement injuste.
Tracy Morley est la rédactrice juridique de XpertHR. Trouvez-le à fransocial.franchise.org .
