Une analyse de travail détaille les tâches, les responsabilités et les compétences nécessaires pour effectuer un travail. Il fournit les faits dont vous avez besoin pour rédiger une description de poste précise et embaucher la bonne personne. Voici pourquoi les analyses de travail sont importantes et comment les préparer.
Rédiger une analyse d’emploi est quelque chose que les propriétaires de petites entreprises négligent souvent de faire avant d’embaucher un employé. Pressés de pourvoir un poste vacant ou de pourvoir de nouveaux emplois à mesure que l’entreprise se développe, les employeurs se rabattent souvent sur des titres de poste et des descriptions de poste génériques au lieu de considérer les tâches spécifiques que le nouvel employé devra accomplir ou les compétences dont le candidat aura besoin pour accomplir le travail avec succès.
Ne tombez pas dans ce piège. Cela peut conduire à embaucher la mauvaise personne. Les mauvaises embauches sont coûteuses, stressantes et longues à gérer. Ils sont également assez communs. Selon un sondage CareerBuilder, 74% des employeurs de petites entreprises disent avoir embauché la mauvaise personne pour un emploi. Que vous embauchiez votre premier employé ou votre dixième, vous pouvez améliorer vos chances d’embaucher le bon candidat en effectuant une analyse de l’emploi.
Qu’est-ce qu’une analyse d’emploi ?
Une analyse d’emploi est une étude approfondie des tâches, des responsabilités, des compétences et des compétences générales nécessaires pour réussir un travail. L’analyse de l’emploi devrait être effectuée comme première étape du processus de recrutement. La rédaction de l’analyse vous aide à clarifier vos besoins et vos attentes. Il rassemble également les informations dont vous aurez besoin pour rédiger une bonne description de poste.
Comment faire une analyse de travail
Pour analyser le travail, dressez une liste des tâches que vous attendez du nouvel employé et indiquez clairement ce que vous espérez accomplir en demandant à quelqu’un de faire ces tâches.
Pour chaque tâche, identifiez et énumérez les compétences, la formation, les capacités et les compétences générales nécessaires pour effectuer la tâche. Vous savez peut-être, par exemple, que vous avez besoin de quelqu’un pour vous aider à répondre aux téléphones, à prendre les commandes et à faire d’autres choses « routinières ». Mais le diable est dans les détails. Soyez clair sur la façon dont ce travail devra être fait.
L’employé aura-t-il besoin de compétences en informatique? Devra-t-il s’occuper des commandes qui arrivent via un panier d’achat en ligne ainsi que par téléphone? L’employé devra-t-il également emballer et expédier les commandes? Si oui, devront-ils soulever quelque chose de lourd? Ces « autres choses de routine » que vous voudrez faire comprendront-elles la commande de fournitures et la gestion des stocks? Que diriez-vous de répondre à des questions sur vos produits et services si les clients appellent ou répondent à des demandes par e-mail ou à des plaintes des clients? La personne que vous embauchez aura-t-elle besoin d’excellentes compétences en orthographe et en grammaire? Devront-ils également mettre à jour les feuilles de calcul, gérer vos rendez-vous et prendre des dispositions pour les déplacements et les réunions?
Comment trouver et embaucher des employés
Formulaires et modèles d’embauche
Qu’en est-il des compétences linguistiques? Le nouveau superviseur d’entrepôt que vous souhaitez embaucher devra-t-il parler couramment une autre langue que l’anglais afin de communiquer avec les personnes qu’il supervise? Si vous embauchez un serveur ou un cuisinier pour votre restaurant, devront-ils savoir lire et écrire l’anglais ou devront-ils être bilingues? (Un ami et moi avons dîné un soir dans un restaurant chinois de Long Island, dans l’État de New York, et lorsque nous avons reçu notre chèque, nous ne pouvions pas dire ce que chacun de nous devait. Le serveur avait écrit nos commandes en chinois.)
Ou peut-être avez-vous besoin d’un assistant administratif ou d’un secrétaire. Dans une petite entreprise, il n’est pas rare que l’administrateur ou le « secrétaire » soit un acteur clé qui sait remplir des documents pour les agences gouvernementales, filtrer les appels, configurer des comptes pour les fournitures, interagir avec les fournisseurs ou même faire la comptabilité. Cette personne s’occupera-t-elle du bureau en l’absence du propriétaire? Superviser et gérer les autres employés? De nombreux candidats peuvent taper 50 wpm, mais tout le monde n’est pas fait pour gérer ces autres tâches.
Embauche de personnel technique ou scientifique ? Dans quelle mesure doivent-ils être qualifiés? De quelles compétences spécifiques en programmation ce développeur web aura-t-il besoin ? Et quelle instrumentation le chimiste aura-t-il besoin de savoir? Combien de travail indépendant votre technicien ou scientifique sera-t-il censé faire? Devront-ils parler en public ou traiter directement avec les clients? Écrire des articles scientifiques? Ou vont-ils simplement suivre les ordres et faire un travail de routine?
Une analyse approfondie des postes est tout aussi importante pour le poste le plus élevé à pourvoir. Les ventes et la gestion sont essentielles au succès d’une entreprise, en particulier d’une petite entreprise ou d’une entreprise en croissance. Les candidats expérimentés apportent à l’entreprise des antécédents qui doivent être évalués. Ont-ils réussi? Étaient-ils des joueurs d’équipe? Ont-ils simplement suivi des instructions ou ont-ils pris le contrôle de leur environnement de travail précédent, en élaborant des solutions innovantes à des problèmes difficiles? Ont-ils atteint les résultats souhaités et peuvent-ils obtenir des résultats pour votre entreprise?
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Mettez votre analyse d’emploi sur papier
Ne vous contentez pas de « penser » aux compétences dont l’employé aura besoin et aux tâches que vous voudriez qu’ils effectuent. Créez un document d’analyse de travail formel.
Si quelqu’un d’autre que vous supervise ou interagit d’une manière ou d’une autre avec le nouvel employé, demandez à cette personne de terminer également une analyse de l’emploi. Le superviseur peut penser à des exigences qui vous ont échappé. Avant de continuer, comparez votre analyse avec la leur pour identifier les différences d’opinions sur ce qui est nécessaire. Cela vous aidera à vous assurer que vous n’avez omis aucun critère majeur.
Mettre vos besoins, vos désirs et vos attentes par écrit peut prendre du temps et de la réflexion, mais c’est l’une des étapes les plus importantes du processus d’embauche. Si vous n’êtes pas clair sur les compétences et les traits que vous devez posséder pour faire un bon travail, comment pouvez-vous trouver la bonne personne pour occuper ce poste? La documentation de vos besoins vous guidera tout au long du processus d’embauche, que vous fassiez le recrutement vous-même ou que vous engagiez un recruteur pour trouver le bon employé.
