Comment faire de la facturation et du codage pour l’optométrie

Lorsque vous commencez votre pratique d’optométrie, la facturation et le codage peuvent sembler un sujet intimidant, ce qui conduit beaucoup à chercher de l’aide et des conseils. Malheureusement, ce sujet n’est pas complètement abordé dans votre scolarité, ou du moins pas régulièrement. Cet article offrira une brève explication sur la question, mais pour des conseils ou un mentorat plus approfondis sur le sujet, nous suggérons fortement d’apprendre d’autres optométristes ou de rejoindre un groupe de réseau d’optométristes comme PECAA.

Introduction à la facturation et au codage de l’optométrie

Un vieil adage de facturation médicale stipule que « Si ce n’est pas documenté, ce n’est pas fait », et cela sonne toujours vrai aujourd’hui. Comme tous les autres domaines de spécialité médicale, l’optométrie a des directives, des procédures et des politiques de documentation et de rapports très spécifiques à suivre. Bien que très strictes en termes de précision et de rapidité, toutes les pratiques sont liées par ces règles et les compagnies d’assurance ne manqueront pas de les appeler si elles ne suivent pas.

Pour être intégralement remboursés par une agence d’assurance, toutes les réclamations doivent être très détaillées et exemptes d’erreurs. Les compagnies d’assurance ne sont pas étrangères aux règles et règlements, car elles sont elles-mêmes tenues de respecter des normes et des attentes élevées de la part des patients et des cliniques. Pour les meilleures relations entre le médecin, le patient et l’agence d’assurance, une documentation complète, opportune et précise de toutes les conversations et actions est essentielle.

Démarrage des services de facturation et de codage en optométrie

Pour démarrer le processus, vous devez d’abord décider quels panels d’assurance conviennent à votre pratique et devenir accrédités ou reconnus par chacun. Un panel d’assurance est un groupe de médecins qui travaillent avec une compagnie d’assurance pour fournir des services de santé aux clients inscrits. Chaque compagnie d’assurance fonctionne au sein de son propre panel, les médecins devraient donc travailler avec plusieurs panels d’assurance pour être plus accessibles à un plus grand nombre de patients.

Choisir les bons panels d’assurance est une décision importante qui nécessite une recherche minutieuse des fournisseurs locaux et des concurrents. Tout d’abord, déterminez les plus grands employeurs de votre zone cible, puis déterminez quelle assurance est principalement utilisée pour chacun. La prochaine étape consisterait à examiner les plans de remboursement de chaque entreprise et à les intégrer aux plans de vision que vous envisagez de fournir. Il est important de noter que les règles d’accréditation d’assurance varient d’un État à l’autre, il est donc préférable de parler avec d’autres optométristes travaillant dans le même domaine.

Erreurs courantes dans la facturation et le codage de l’optométrie

Au cours des 10 dernières années, le domaine de l’optométrie a élargi son champ de pratique, ce qui a entraîné des pratiques de facturation de l’optométrie plus étendues et un manque de codes précis pour facturer. Qu’il y ait encore un code pour un diagnostic ou non, les clients continueront à venir pour les urgences et les soins de routine. Le plus souvent, certaines des erreurs les plus coûteuses commises par les cabinets médicaux finissent par être le résultat d’une facturation incorrecte qui est faite innocemment, sans malice ni mauvaises intentions.

Mais les compagnies d’assurance n’analysent pas les demandes d’intention, elles les examinent pour l’exactitude du diagnostic et la cohésion avec les examens fournis. Lorsqu’une situation se présente où le code d’une condition médicale n’existe pas encore, le médecin traitant peut être placé dans un endroit difficile. La meilleure façon de lutter contre les erreurs de facturation et de codage optométriques comme celles-ci est de rester à jour sur tous les codes de la CIM-10 et les procédures pertinentes et acceptées.

Les exemples suivants sont quelques-unes des erreurs les plus courantes commises par les cliniques d’optométrie nouvelles et à venir:

• Soumettre une réclamation à un assureur de routine: Les assureurs de routine traitent des millions de réclamations, ce qui entraîne un remboursement beaucoup plus faible. Avec le temps, ces petits sacrifices peuvent devenir un énorme fardeau financier pour votre pratique. La meilleure façon d’éviter des remboursements inférieurs à ceux acceptables est de trouver le panneau d’assurance adapté à votre région et de fournir des réclamations toujours précises et détaillées.
• Utilisation de modificateurs incorrects : Les modificateurs sont des codes à deux chiffres liés au CPT et utilisés pour décrire plus précisément les services complétés. Ces codes peuvent être très utiles pour justifier des procédures nuancées, mais lorsqu’ils sont utilisés de manière incorrecte, ils peuvent entraîner un rejet complet de la demande.
• Soumettre des réclamations avant une accréditation appropriée: Soumettre des réclamations aux comités d’assurance avant d’être correctement accrédités ralentit non seulement le processus de remboursement à votre cabinet, mais ralentit également les plans de traitement continus pour vos patients. Les médecins doivent vérifier leurs informations d’identification avant de soumettre des réclamations à de nouvelles compagnies d’assurance.

Codes CIM-10 pour la facturation de l’optométrie

Les codes CIM-10 sont des codes alphanumériques utilisés par les médecins, les compagnies d’assurance maladie et les agences de santé publique pour représenter les symptômes et les diagnostics. La CIM-10 signifie Classification Statistique Internationale des Maladies et des Problèmes de Santé Connexes 10e Révision. Si vous commencez tout juste votre parcours de facturation et de codage et que vous ne connaissez pas le fonctionnement du processus de réclamation, il peut être un peu difficile d’essayer de comprendre comment les codes de la CIM-10 s’intègrent dans le mélange.

Une fois qu’un patient entre au cabinet et remplit tous les documents d’identification et d’assurance requis, l’examen peut commencer. Après l’examen, un rapport détaillé de tous les symptômes, traitements, résultats et diagnostics est fourni au service des réclamations ou aux codeurs internes. Sur la base de la documentation recueillie par tous les fournisseurs de soins concernés, y compris les médecins, les infirmières et les techniciens médicaux, le codeur résume les informations facturables et fournit des codes pertinents pour chacun. Une fois le processus de codage terminé, l’agent de facturation saisira ensuite les codes dans les formulaires appropriés, car chaque compagnie d’assurance a son processus de réclamation, puis ils se soumettront au remboursement.

Connaître les codes de la CIM-10 spécifiques à l’industrie de l’optométrie est une étape très importante et qui vous fera gagner beaucoup de temps. En tant qu’optométriste, vous êtes susceptible de vous familiariser avec des centaines, voire des milliers, de codes CIM-10 tout au long de votre carrière. Une ressource utile pour mémoriser les codes ou en apprendre davantage sur chacun est ICD10data.com . Ce site Web vous permet de rechercher tous les codes de diagnostic et peut vous aider à choisir le code le plus spécifique pour chaque scénario.

La formation exclusive de PECAA: Comment faire de la facturation et du codage pour l’optométrie

Nous espérons que cette brève introduction à la facturation et au codage pour l’optométrie vous a été utile, mais il est important de noter que le sujet nécessite beaucoup plus de recherches que la lecture d’un article de blog. Heureusement, les membres de notre réseau ont accès au programme de facturation et de codage de PECAA qui aide les membres à apprendre à facturer et à coder correctement les services médicaux et de vision de leur cabinet avec des consultations personnalisées et des opportunités de formation exclusives et personnalisées.

Le programme de facturation et de codage de PECAA est divisé en trois catégories:

1. Facturation optométrique: La section facturation optométrique de notre formation se concentre sur la cohérence des processus de facturation optique. Cela fait une grande différence pour recevoir des paiements exacts et en temps opportun. Cette section couvrira les sujets suivants:

• Comprendre les politiques individuelles des payeurs pour une soumission de réclamation réussie
• Conseiller sur des processus de facturation efficients et efficaces
• Comprendre l’explication du paiement des payeurs d’assurance
• Résolution efficace des réclamations et gestion des refus
• Rester à jour sur les règles et réglementations CMS (Centers for Medicare and Medicaid Services) pour maintenir vos pratiques de facturation conformes

2. Codage Optométrique: La section Codage optométrique vous tiendra au courant des informations relatives au CPT, à la CIM-10 et aux initiatives de paiement de qualité. Cette section comprend:

• Prise en charge du codage optique
• Utilisation correcte du modificateur
• Documentation de conformité
• Prise en charge de la CIM-10-CM
• Compréhension des exigences en matière de rapports de qualité

3. Gestion du cycle des revenus : La troisième section du programme de facturation et de codage de PECAA propose des recommandations pour assurer une gestion complète et prévisible du cycle des réclamations en améliorant les éléments suivants:

• Processus de vérification de l’assurance
• Saisie des revenus des patients au moment du service
• Optimisation du flux de travail du cycle de réclamation
• Surveillance et gestion des comptes clients
• Gestion des soldes des patients vieillissants

Aide à la facturation et au codage de l’optométrie

Si vous débutez dans la facturation et le codage de l’optométrie, notre conseil est de commencer lentement, d’être minutieux et de dialoguer avec d’autres optométristes pour un apprentissage croisé. Si vous souhaitez en savoir plus sur le programme exclusif de facturation et de codage de PECAA, n’hésitez pas à nous contacter!