Comment créer un système de gestion de documents pour les petites entreprises

La gestion de documents est le processus par lequel l’information est créée, partagée, organisée et stockée de manière efficace et appropriée. Savoir créer un système de gestion de documents est essentiel pour les entreprises.

Pour de nombreuses entreprises, un système de gestion de documents se concentre sur l’organisation et le stockage des documents. Ils souhaitent stocker les documents de manière organisée et sécurisée, ce qui facilite la recherche de documents.

Si vous tapez « système de gestion de documents » dans un moteur de recherche, vous obtiendrez de longues listes de « solutions » de gestion de documents, dont beaucoup avec des logiciels ou des applications qui vantent les avantages d’un bureau sans papier.

Comment créer un système de gestion de documents

Que vous utilisiez un logiciel ou non, pour que la gestion de documents de votre entreprise fonctionne efficacement, elle doit suivre certaines bonnes pratiques. Répondre à ces quatre questions vous aidera à développer un système de gestion de documents:

Quelles sont les règles de création de documents?

Factures, rappels de paiement, contrats de vente, e–mails, bilans, feuilles de calcul, rapports – toutes les entreprises créent une variété de documents pendant le fonctionnement normal de leur entreprise. Pour garder les choses organisées, les entreprises doivent établir des règles de création de documents.

Par exemple:

• Existe-t-il des modèles internes pour certains de vos documents commerciaux standard, tels que les lettres et les factures? Où sont-ils situés ?
• Y a-t-il un guide de style interne à suivre?
• Les nouveaux documents doivent-ils inclure la date et l’heure?
• Quelles procédures faut-il suivre pour partager ou réviser ces documents?

Pour certaines petites entreprises, la seule chose qui compte dans la création de documents est l’emplacement des modèles des différents documents commerciaux et la façon dont ils doivent être utilisés. Cependant, si la création de documents dans votre entreprise implique la collaboration de différentes personnes, la révision ou la mise à jour de documents, vous devez passer du temps à décider comment ces choses doivent être faites pour assurer l’efficacité et la cohérence.

Comment allons-nous stocker les documents?

En fait, il y a deux aspects à cette question. Le premier concerne les aspects physiques du stockage. Même si votre petite entreprise stocke des documents dans des classeurs, il y a des coûts associés au stockage – pas seulement le coût des fichiers, mais le temps que vous ou vos employés passez à classer ou à récupérer des documents. En fait, pour la plupart des petites entreprises, le coût le plus élevé associé au stockage est probablement le coût du temps perdu lorsque les gens recherchent des documents.

Le deuxième aspect du stockage de documents est organisationnel. Comment les documents seront-ils archivés ? La clé de l’archivage des documents est de suivre de bonnes pratiques de gestion des fichiers. Comment allez-vous traiter les fichiers obsolètes ou prêts à être éliminés dans votre système de gestion de documents?

Au début de chaque année, par exemple, je passe en revue les différents fichiers liés au travail sur mon ordinateur, en supprimant ceux qui ne sont plus à jour, en créant de nouveaux dossiers étiquetés par année et / ou par sujet, en déplaçant les fichiers selon les besoins.

La même chose peut être faite avec les fichiers papier. Il n’est pas difficile de supprimer d’anciens documents d’un dossier et de créer une nouvelle étiquette avec « ancien » dans le titre. Certaines solutions logicielles offrent des options de dépôt automatique. Microsoft Outlook, par exemple, vous permet d’archiver d’anciens e-mails.

Comment simplifier la récupération de documents ?

Cette question est au cœur de votre système de gestion de documents. La recherche montre que le temps perdu à chercher des documents et des informations importants a un coût très élevé.

Encore une fois, de bonnes pratiques d’archivage peuvent aider à résoudre le problème. Si vous faites des choses telles que suivre systématiquement des pratiques de nommage strictes, les documents seront beaucoup plus faciles à trouver.

Que vous soyez le seul propriétaire travaillant seul ou un propriétaire d’entreprise avec des employés, créez une liste d’emplacements de fichiers qui rappellera aux utilisateurs où se trouvent des types de fichiers spécifiques et où trouver des documents spécifiques. N’oubliez pas d’indiquer si le fichier se trouve dans le système informatique, sur un serveur interne, dans le cloud ou, s’il est sur papier, archivé à un emplacement physique.

Par exemple, supposons que vous utilisiez des images, des vidéos ou même des photos papier dans votre entreprise. Une entrée dans votre liste d’emplacement de fichier peut être:

• Images/vidéos numériques : ordinateur (ou serveur) – lecteur E: / photos – fichier dans le dossier sujet approprié
  Photos papier: classeur 3 – Photos – par sujet

Les dossiers réseau ou cloud partagés doivent être étiquetés en fonction du contenu, tout comme les tiroirs d’un classeur doivent l’être.

Comment sécuriser nos documents ?

La première ligne de défense en matière de sécurité des documents consiste à protéger physiquement les installations de l’entreprise. Toutes les entreprises devraient avoir des systèmes de sécurité installés, tels qu’un système d’alarme, même les bureaux à domicile.

Les entreprises peuvent également vouloir (ou avoir besoin) d’investir dans d’autres mesures de sécurité, telles que l’installation de barres ou de caméras de sécurité, ou l’embauche de services de sécurité. Vous pouvez passer tout le temps dans le monde à créer des mots de passe et à crypter des fichiers pour protéger vos fichiers électroniques, mais ce ne sera pas très efficace si quelqu’un peut simplement s’introduire et voler votre ordinateur et le disque dur à l’intérieur.

Tous les classeurs devraient avoir des serrures et être gardés verrouillés après les heures de bureau (et verrouillés à l’heure du déjeuner si personne n’est là).

Les procédures générales de sécurité pour les documents électroniques comprennent la sauvegarde régulière des documents et la conservation des sauvegardes des documents à un emplacement différent de celui du disque dur où se trouvent les documents originaux. Le stockage hors site est idéal pour protéger vos données contre les catastrophes naturelles (une autre raison pour laquelle le cloud est une excellente option).

Les petites entreprises dont les employés partagent le même réseau informatique peuvent également vouloir restreindre l’accès de certains utilisateurs afin qu’ils puissent utiliser ou visualiser uniquement certaines des ressources du réseau. Par exemple, vous pouvez disposer d’un dossier réseau ou cloud partagé appelé  » Comptabilité  » qui dispose d’un accès réservé à la gestion. Même si un utilisateur est autorisé à accéder à une ressource, telle qu’une application, des documents spécifiques peuvent être protégés par mot de passe. Le contenu du document peut également être chiffré, le rendant accessible uniquement à ceux qui possèdent la clé de chiffrement.

Le vol d’informations par les employés est une autre menace pour la sécurité des données. En matière de politique interne, les petites entreprises devraient examiner leurs employés et vérifier leurs antécédents.

Mise en œuvre de votre système de gestion documentaire

Une fois que vous avez répondu aux questions ci-dessus et créé votre plan de gestion documentaire, vous êtes prêt à le mettre en œuvre, vous assurant ainsi que toute votre équipe connaît les détails du système de gestion documentaire de votre entreprise et suit les procédures appropriées pour créer, stocker et récupérer des documents.

Vous devez également vous assurer que tous les utilisateurs qui accèdent aux documents et les utilisent dans votre organisation sont synchronisés et nomment et stockent les documents de manière appropriée. Pour ce faire, vérifiez périodiquement si des fichiers spécifiques peuvent être facilement trouvés et s’il y a des erreurs de classement.

Solutions logicielles pour les petites entreprises

Les petites entreprises peuvent également profiter des avantages d’une solution logicielle de gestion de documents, et sans avoir à y dépenser une fortune. Des options telles que le logiciel en tant que service (SaaS) et la formation via l’apprentissage en ligne minimisent les coûts et facilitent la mise en œuvre.

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