Comment créer un Budget de paie

La budgétisation permet de déterminer à l’avance si vous avez assez d’argent pour faire les choses dont vous avez besoin et que vous souhaitez faire. Mieux encore, il vous donne un plan de dépenses pour vous assurer que vous avez toujours de l’argent pour les choses dont vous avez besoin.

La budgétisation de la paie fonctionne de la même manière, mais elle se concentre plutôt sur la main-d’œuvre. Il vous indique le personnel dont vous aurez besoin pour aider votre entreprise à atteindre les objectifs que vous souhaitez atteindre au cours des 12 prochains mois et si vous avez l’argent nécessaire pour les accommoder.

Dans ce guide, nous allons approfondir les nuances d’un budget de paie et expliquer comment vous pouvez en créer un avec enthousiasme pour garder une trace de votre argent. Nous fournirons également des alternatives à ce service qui peuvent être mieux adaptées à différents scénarios.

Guide étape par étape pour créer un budget de paie

Lors de la création d’un budget de paie, vous pouvez le faire vous-même ou embaucher un comptable. Vous pouvez également utiliser un service de paie pour automatiser les tâches manuelles et assurer une meilleure précision, sans effort.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu étape par étape de la préparation d’un budget de paie.

Étape 1: Préparez une liste de tous les postes de votre organisation

Dressez une liste de tous les postes actuels, y compris les vôtres, et classez-les en fonction de leur criticité et de leur département. Vous devez ajouter chaque personne que vous payez à votre liste, y compris:

• Vous-même (si vous êtes sur la liste de paie)
• Employés horaires
• Employés sur place
• Personnel administratif
• Équipe de vente (estimation des commissions payables, le cas échéant)
• Employés distants
• Employés contractuels / indépendants (puisque vous êtes ne pas avoir à payer d’impôts ou d’avantages pour eux, assurez-vous de les signaler)
• Employés temporaires

Vous pouvez rassembler ces informations dans une simple feuille de calcul.

Étape 2: Inclure les dépenses salariales pour chaque poste répertorié

L’étape suivante consiste à calculer les dépenses pour chaque poste. C’est là que l’utilisation d’un logiciel de paie fiable comme Gusto peut être utile.

En supposant que vos employés soient déjà configurés dans Gusto, vous pouvez extraire des chiffres historiques des rapports. Puisque vous pouvez payer vos employés via le logiciel, vous aurez un enregistrement complet de la rémunération de vos employés. Vous pouvez également consulter les chiffres de l’année dernière pour totaliser toutes les dépenses.

Une fois cela fait, vous estimerez la rémunération annuelle de chaque poste après avoir pris en compte les augmentations et les bonus éventuels. Si vous souhaitez créer un nouveau poste pour lequel vous n’avez pas encore de données, consultez les agences de placement locales ou des sites Web comme Glassdoor pour avoir une idée des salaires moyens dans votre région ou de ce que proposent vos concurrents.

N’oubliez pas qu’il est toujours préférable de budgétiser plus que ce dont vous pensez avoir besoin plutôt que d’opter pour un montant inférieur. Si vous constatez que les primes et la rémunération augmentent, séparez ces chiffres des salaires réguliers. Cela vous permettra de voir ces données pour chaque employé et dans son ensemble, en cas de besoin.

Si vous vous trouvez face à des dépenses spécifiques qui ne se rapportent à aucun poste, vous pouvez utiliser un nom généralisé comme « Entreprise » ou quelque chose de similaire pour indiquer qu’il s’agit d’une dépense d’entreprise.

Regardons à quoi cela ressemblera pour chaque position.

Pour les travailleurs salariés et les Travailleurs horaires

Les travailleurs salariés et les travailleurs horaires sont très différents les uns des autres. Alors que le premier est simple (prendre leur salaire brut et diviser par 12 lors d’un budget mensuel), le second est plus complexe. Pour les travailleurs horaires, vous devez estimer le nombre d’heures travaillées chaque mois, ce qui peut ne pas être cohérent tout au long de l’année.

De plus, si vous payez des salariés sur un horaire de deux semaines, certains mois auront trois chèques de paie. Vous devez rendre compte de ces mois.

Pour les charges sociales

Chaque employeur doit payer des charges sociales, un budget est donc nécessaire pour vous assurer de pouvoir remplir cette obligation.

Vous devriez vérifier le tableau des taxes à chaque fois avant de préparer le budget pour vous assurer que les chiffres sont corrects. Voici les chiffres actuels:

• Chômage fédéral: 6% sur les premiers 7 000 $
• Sécurité sociale: 6,2%
• Assurance-maladie: 1,45%
• Assurance-maladie supplémentaire (pour les employés gagnant plus de $200,000): 0.9%

Pour les coûts des heures supplémentaires du projet

Pensez aux postes les plus susceptibles d’accumuler des heures supplémentaires et à quel moment. Procédez au calcul des heures supplémentaires prévues pour ce mois et inscrivez-les dans le budget.

Considérez les questions suivantes pour établir un budget plus précis:

• Est-il préférable de payer des heures supplémentaires à certains travailleurs plutôt que d’embaucher de l’aide supplémentaire?
• Le travail est-il toujours occupé pendant certains jours de la semaine ou certains mois de l’année?
• Certains postes font-ils plus d’heures supplémentaires que d’autres dans votre organisation?
• Prévoyez-vous un événement qui entraînera une augmentation des heures supplémentaires, comme un lancement de produit, un événement spécial en magasin, etc.?

Pour les primes aux employés

Vous devez inclure les primes aux employés dans votre budget de paie.

Si les bonus sont basés sur la performance, jetez un coup d’œil aux indicateurs de l’année dernière pour obtenir des conseils. Au contraire, si les bonus sont axés sur les événements, découvrez quels employés recevront le bonus et placez-le dans le mois correspondant. N’oubliez pas de noter à quoi sert le bonus.

Dans le cas de primes annuelles versées à tous les niveaux, estimez combien ce sera pour l’année et mettez de côté une partie de l’argent pour payer la prime chaque mois. Cela peut être un montant standard ou un pourcentage du bénéfice de l’entreprise.

Pour les employés indépendants / Contractuels / Temporaires

Vous devez établir un budget pour tous vos employés contractuels et pigistes. Mais ils seraient généralement dans une partie du budget différente de celle de la paie. Votre seule considération est le montant total que vous paierez par contrat, ainsi que les frais administratifs liés à leur acquisition, tels que les frais d’agence si vous utilisez une agence de dotation pour remplir ces rôles.

Pour les coûts des avantages sociaux des employés et Compte Pour les postes nouveaux ou ouverts

Les avantages sociaux des employés sont le coût régulier du maintien des employés et comprennent les primes d’assurance maladie, 401 (k), etc. Vous devrez vérifier auprès de vos fournisseurs d’assurance et de services de retraite pour obtenir les frais les plus précis pour l’année à venir. Il est également essentiel d’inclure les frais administratifs et autres dans les projections budgétaires.

Ensuite, pensez aux nouvelles positions que vous souhaitez ajouter. Cependant, placez leurs salaires projetés uniquement dans le mois pour planifier l’embauche de l’employé. Par exemple, si vous prévoyez d’ouvrir un nouvel emplacement en mai, vous n’avez pas besoin de budgétiser tous les employés pour cet emplacement de janvier à avril.

Assurez-vous de prioriser vos employés actuels, car cela peut être utile si le budget ne permet pas toutes les embauches que vous souhaitez. Cela vous permettra de voir quelles positions vous pouvez pousser à une date ultérieure.

Étape 3: Ajoutez chaque Catégorie de dépenses

À ce stade, vous devriez avoir toutes les données introduites dans votre programme de paie. Vous pouvez afficher vos totaux pour chaque mois ainsi que pour l’année entière.

L’idée ici est de voir les totaux des dépenses salariales pour chaque poste et catégorie, y compris les salaires bruts, les impôts et les avantages sociaux. Vous aurez besoin des totaux pour chaque mois ainsi que de la somme annuelle pour votre budget.

Étape 4: Passez en revue Votre budget de paie

Vous avez les chiffres maintenant — il ne reste plus qu’à déterminer s’ils sont raisonnables ou non. Voici comment s’y prendre:

• Vérifiez l’exactitude des informations. Parcourez tous les numéros pour vérifier si vous avez commis des erreurs. Lorsque cela est possible, passez votre budget devant les chefs de département au cas où ils auraient des informations plus à jour.
• Comparez les dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles de l’année dernière. Apprendre des erreurs passées est utile pour éliminer les problèmes potentiels liés à votre paie actuelle. Si vous avez eu des problèmes de paie l’année précédente, pensez-vous que vous aurez des problèmes similaires avec le budget de cette année? Si vous avez mal calculé un domaine spécifique la dernière fois, vérifiez si vous l’avez bien fait cette année.
• Comparez le budget aux bénéfices projetés. Vous attendez-vous à faire suffisamment de bénéfices pour couvrir toutes les dépenses, en particulier pour les nouvelles embauches? Comment allez-vous modifier le budget ou d’autres secteurs du budget pour compenser si vous ne pouvez pas?

Nous vous recommandons fortement de créer des tableaux et des graphiques pour comprendre le flux de données. Cela vous permettra de creuser rapidement les données et de réorganiser les zones de manière à répondre le mieux à vos questions.

3 Principaux avantages du budget de la paie

Qu’il s’agisse de noter l’historique de la paie réelle, d’économiser du temps et de l’énergie ou d’une gestion financière efficace, la budgétisation de la paie présente plusieurs avantages. Examinons-les plus en profondeur.

Amélioration de l’organisation des données

La création d’un budget de paie nécessite qu’un utilisateur capture ses données réelles historiques de paie et d’autres composantes de son modèle de planification.

Vous pouvez apporter votre paie dans votre entrepôt, la stocker dans une source unique, puis y accéder à partir de la même source. Cela peut également vous donner accès à un budget simplifié et automatisé en un seul endroit — quelque chose qui peut être utile sur toute la ligne. Le fait que vous ayez accès à plusieurs sources de données est également crucial.

Transparence accrue pour les employés

Les employés bénéficient également d’une budgétisation précise de la paie.

Chaque employé considère son chèque de paie comme une mesure réflexive de la valeur individuelle en tant qu’employé. C’est de la psychologie humaine. C’est pourquoi ils apprécieront d’avoir un examen clair de leurs talons de paie, y compris les heures supplémentaires, les syndicats / non syndiqués, la différence de quart de travail et d’autres détails spécifiques liés à leur rémunération.

Meilleure gestion des finances

Peut-être que l’avantage le plus important d’un budget de paie est de vous doter des connaissances nécessaires pour faciliter une meilleure prise de décision et une meilleure gestion financière.

Vous pouvez utiliser les informations pour prévoir et gérer les finances de n’importe quel département et de l’entreprise dans son ensemble. Toutes les informations pertinentes sont collectées en un seul endroit, ce qui, à son tour, laisse peu ou pas de place aux erreurs ou aux erreurs humaines. À son tour, vous gagnez un temps précieux, de l’énergie et de l’argent.

3 Les plus grands défis Liés à la Création d’un budget de paie et à la Façon de les résoudre

La création d’un budget de paie n’est pas la tâche la plus facile que vous ferez. Mais c’est certainement un travail qui vaut bien vos efforts et votre temps. Voici trois défis courants auxquels les utilisateurs sont confrontés lors de la préparation de leur budget, ainsi que des solutions pour vous aider à les éviter:

Affacturage des congés

Il est extrêmement important de prendre en compte les congés payés ou les jours de maladie pour éviter les erreurs lors de la gestion de la paie. Mais le fait que la paie soit déjà assez compliquée et peut-être repoussée en raison de vacances ou de maladie peut rapidement rendre les choses délicates.

Pour éviter cela, vous devez avoir les heures de travail de tous vos employés au moins trois jours à l’avance. Si un chèque de paie est en retard, assurez-vous d’en informer les employés dès que possible pour éviter toute erreur de communication.

Classification erronée des employés

La classification erronée des personnes peut être un cauchemar en matière de paie. De nombreuses entreprises ne réalisent pas que tous ceux qui travaillent pour elles ne sont pas toujours leurs employés — ils peuvent être des pigistes ou des entrepreneurs. Ces groupes ont différents ensembles de règles régissant leur paie.

Si votre organisation embauche des pigistes, des employés temporaires ou des entrepreneurs, assurez-vous que ces personnes ne sont pas classées comme des employés sur votre paie. Ils ne seront pas admissibles aux mêmes avantages que vos employés actuels, et vous n’aurez pas non plus à détenir une partie de leur revenu aux fins de l’impôt. Revérifiez toutes vos positions répertoriées et assurez-vous qu’elles sont correctement classées pour éviter de payer des amendes inutiles.

Maintien de la confidentialité

Tous les dossiers de paie doivent être conservés et traités en toute confidentialité et doivent être conservés dans un environnement sécurisé. Bien que cela puisse paraître simple, en cette ère de technologie, les préoccupations en matière de données et de confidentialité ne cessent de croître.

Vous ne devez divulguer aucun renseignement personnel sur les employés sans leur permission et vous conformer à une ordonnance du tribunal ou à un mandat du gouvernement. Vous pouvez également utiliser des services de paie hautement sécurisés – Gusto en est un excellent exemple – pour protéger vos actifs sensibles.

Autres options pour créer un budget de paie

Cet article vous a montré comment créer un budget de paie à l’aide de Gusto, mais ce n’est pas votre seule option.

Si vous avez un nombre égal d’employés et d’entrepreneurs sur la paie, vous pouvez envisager OnPay, qui garde une trace des employés W-2 et des entrepreneurs 1099. De plus, ce service peut exécuter la paie dans les 50 États américains sans frais supplémentaires.

Si vous préférez limiter vos outils de travail, vous pouvez opter pour ADP. Cette solution 2-en-1 offre d’excellentes solutions de paie et de ressources humaines. De plus, l’outil offre plusieurs avantages, tels que le suivi automatisé du temps des employés, la paie en ligne avec calcul des taxes et la gestion des talents (recrutement, embauche et intégration), pour n’en nommer que quelques-uns.

Vous voulez un examen plus approfondi des meilleurs services de paie? Voici nos cinq meilleurs choix:

• Gusto – Meilleur pour la facilité d’utilisation globale
• Paychex – Meilleure polyvalence
• ADP – Meilleur pour l’intégration des ressources humaines
• OnPay – Meilleur pour les employés et les sous-traitants
• Rippling – Meilleur pour l’automatisation de la paie