Travailler numériquement n’est plus facultatif. C’est plutôt une nécessité. Avec la façon dont les grandes organisations internationales sont créées, les employés se retrouvent de plus en plus souvent à travailler et à communiquer avec des collègues qu’ils n’ont jamais rencontrés en face à face.
L’essor du travail international et à distance a renforcé l’importance de la communication numérique sur le lieu de travail. Les applications prenant en charge le chat instantané et le texte sont de plus en plus intégrées dans le lieu de travail et la vie personnelle. Mais cette facilité d’accès et cette communication rapide ne signifient pas toujours que les choses se passent bien. Si vous avez eu une relation quelconque, vous êtes bien que des « erreurs de communication » peuvent survenir fréquemment en personne. Maintenant, imaginez à quelle fréquence ces erreurs de communication se produisent lorsque vous n’entendez pas la voix de l’autre personne!
Les technologies sociales ont démoli les barrières de l’espace et du temps, nous offrant une communication presque instantanée, quel que soit le lieu ou le fuseau horaire. Mais avec toute innovation avancée, vient un ensemble de nouvelles barrières et menaces. Bien qu’il y ait des effets secondaires que nous ne pouvons pas complètement éviter, ils sont quelque chose que nous pouvons atténuer. Voici quelques-unes des barrières les plus courantes à la communication et certaines des meilleures façons de les franchir.
Barrière #1: Manque de perspective
Quiconque a déjà envoyé un message texte ou un e-mail sait exactement à quel point il peut être frustrant de ne pas savoir comment la personne que vous envoyez signifiait ses mots. Bien qu’une ponctuation appropriée puisse être utile, il y a beaucoup de fissures pour que la bonne interprétation se glisse. Ont-ils envoyé le message du bureau? Du lit? Étaient-ils malades et grincheux? Peut-être ont-ils été distraits, et le message n’abordait pas exactement ce dont vous discutiez?
Si vous ne parvenez pas à vous mettre à la place de l’expéditeur, la probabilité que votre réponse soit inappropriée augmente. Sans le contexte complet d’être dans la même pièce ou de connaître les antécédents de cet individu, les barrières à la communication sont trop facilement construites.
Percée:
Il n’y a aucun moyen de savoir exactement ce qui se passe dans la vie de quelqu’un d’autre à moins qu’il ne vous le dise. Heureusement, ils peuvent le faire avec un logiciel intranet social. Les possibilités de contribuer à des forums ou de créer des blogs permettent aux individus de partager des informations sur eux-mêmes qui remplissent les blancs de ces communications textuelles. Peut-être même incorporer des emojis. Bien qu’elles ne soient pas traditionnellement considérées comme faisant partie du vocabulaire du lieu de travail, ces formes universelles de communication peuvent faciliter une communication flexible. Maintenant, les collègues peuvent prendre des informations, avoir une meilleure idée de ce qu’il faut dire ou de la signification de leur dialogue par l’auteur et les appliquer aux futures communications numériques.
Barrière #2: Pas de langage corporel:
Il y a tellement de façons que les humains choisissent de communiquer et une grande partie de cela relève de la variété non verbale.
Alors, qu’est-ce qui compte exactement comme une communication non verbale?
En termes simples, la communication non verbale représente tout type de communication qui n’inclut pas l’utilisation de mots.
» Il comprend l’utilisation d’indices visuels tels que le langage corporel (kinésie), la distance (proxémies) et les environnements physiques / apparence, de la voix (paralangue) et du toucher (haptique). Il peut également inclure des chronologies (l’utilisation du temps) et des oculésiques (contact visuel et actions de regarder en parlant et en écoutant, fréquence des regards, schémas de fixation, dilatation de la pupille et taux de clignotement) »
Avec autant de types de communication non verbale, il est difficile de croire que les communications numériques comme le texte et le chat n’intègrent pas ces fonctions. Beaucoup de gens craignent que la technologie, en tant que partie intégrante de la façon dont les gens communiquent, prenne de plus en plus la place de la communication en face à face. Cela laisserait les gens trop immergés dans le monde numérique et pas assez présents dans le monde réel.
Sans ces indices non verbaux, les interprétations erronées sont une donnée. Ce point d’exclamation peut vous dérouter. Cette dernière déclaration était-elle sarcastique ou sérieuse? Cette réponse d’un mot signifie-t-elle qu’ils sont en colère ou assurés? Le langage corporel est une nécessité pour une communication fluide.
Percée:
Vous avez probablement entendu le Dr. La règle de communication 7-38-55 d’Albert Mehrabian: 55% de notre communication totale est délivrée par le langage corporel, 38% par les signaux vocaux et les 7 derniers% par les mots. Eh bien, une autre étude à l’UCLA a indiqué que jusqu’à 93% de l’efficacité de la communication est déterminée par des indices non verbaux.
Dans une interview de Barack Obama menée par le prince Harry, Obama aborde le thème des médias sociaux et de la connexion:
» Les médias sociaux sont un outil très puissant pour que les personnes ayant des intérêts communs se réunissent et apprennent à se connaître et à se connecter. Mais ensuite, il est important pour eux de se déconnecter, de se rencontrer dans un pub, de se rencontrer dans un lieu de culte, de se rencontrer dans un quartier et de se connaître. »
La communication numérique est brillante, mais nous devrions également suivre les conseils d’Obama. Dans la mesure du possible, faites un suivi. Sortez et rencontrez-vous face à face. Si une réunion en personne n’est vraiment pas envisageable – par exemple, si vous avez des collègues basés à Singapour pendant que vous opérez depuis la côte est des États–Unis – essayez de passer occasionnellement du TEXTE à la vidéoconférence ou à FaceTime. L’apprentissage des mouvements et des manières peut contribuer grandement à réduire le nombre d’erreurs de communication.
Source: Lifesize.com
Barrière #3: Aucune référence émotionnelle
La personnalité et les traits émotionnels seuls peuvent constituer un obstacle à la communication sur le lieu de travail. Il est difficile de comprendre vos collègues 100% du temps, surtout lorsque vous apprenez peut-être à les connaître. Le calcul dans des domaines tels que la distance et la communication numérique fait passer ces difficultés au niveau supérieur. Lorsque vous traitez avec quelqu’un à travers le visage d’un écran d’ordinateur, vous n’êtes pas au courant de ses traits émotionnels ou de ses préférences personnelles.
Tout le monde est différent! Certains collègues sont facilement frustrés. Certains ont besoin d’une explication approfondie avant de signer quoi que ce soit. D’autres peuvent être offensés à la baisse d’un chapeau. Une étude intitulée « La Technologie en ligne Nous rend-Elle Plus ou Moins Sociables? Un examen préliminaire et un appel à la recherche de l’Université Northwestern l’ont bien expliqué:
» Comparez la lecture du tweet de votre meilleur ami ou d’un étranger. Avec votre meilleur ami, vous comprenez déjà leurs pensées et sentiments typiques (voir Stinson & Ickes, 1992), donnant au tweet à la fois un contexte et une richesse émotionnelle qui approfondit encore votre compréhension des processus mentaux de votre ami – renforçant ainsi la sociabilité. En revanche, le tweet d’un étranger ne contient aucun contexte sous-jacent, donnant moins d’informations sur les états mentaux sous-jacents et sapant la sociabilité. »
La technologie numérique a un penchant pour laisser les communicateurs dans l’obscurité lorsqu’il s’agit de ces questions plus délicates d’intimité et de tempérament. Sans un certain niveau de familiarité ou de connaissance de la personnalité de vos collègues, vous êtes obligé de croiser vos fils à un moment donné.
Percée:
Apprenez à connaître les personnes avec lesquelles vous travaillez! Communication et travail d’équipe vont de pair. Profitez de choses comme les sorties d’entreprise et les blogs via l’intranet. De nombreuses technologies de travail modernes intègrent des fonctionnalités sociales en standard, reproduisant le succès rencontré sur le marché des consommateurs: utilisez ces outils pour aimer, partager, commenter. Toutes ces opportunités vous permettent de vous familiariser davantage avec les personnes avec lesquelles vous travaillerez en étroite collaboration à l’avenir et peuvent, espérons-le, vous aider à éliminer les incohérences que vous pourriez rencontrer.
Barrière #4: Urgence faible = Réponse retardée
Selon Domo, 913 242 000 SMS sont envoyés chaque heure de chaque jour dans le monde entier, sans compter la messagerie d’application à application. Mais malheureusement, le simple fait d’envoyer le message ne signifie pas que vous êtes assuré d’une réponse. Nous avons tous connu un message sans réponse, ce qui est logique de voir comment les textes ont un taux de réponse moyen de 45%. Les e-mails ont un taux encore plus bas.
Source: SlideShare.net
Nous sommes tous coupables d’ignorer cet e-mail marqué par une priorité ou de refuser d’envoyer ce reçu de lecture si nécessaire. En effet, lorsque nous sommes derrière la sécurité d’un écran, il n’y a personne pour vous traquer en personne ou vous pendre par-dessus votre épaule jusqu’à ce qu’ils obtiennent une réponse. Ils dépendent de vous pour taper et envoyer une réponse. Le sentiment d’urgence ne se transmet pas aussi facilement numériquement qu’en face à face, et sans cela, la rapidité des réponses peut en souffrir. Cela peut entraîner une perte de confiance du destinataire en vous, ou pire, le sentiment que vous ne les appréciez pas.
Percée:
La chose la plus importante à faire est de traiter les autres de la manière dont vous voudriez être traité. Bien qu’il existe des raisons légitimes de retarder les réponses, afin de les limiter, vous devez réaliser que tous les messages impliquent une urgence (sauf indication contraire). Si vous ne pouvez vraiment pas donner de réponse rapide, l’envoi d’une note rapide indiquant que vous aborderez le problème plus tard ou d’un « Je vous répondrai » peut contribuer grandement à améliorer la communication.
Barrière #5: Trop facile à déconnecter
L’une des distinctions les plus importantes entre la vie réelle et le monde numérique est la facilité avec laquelle les gens peuvent prendre leurs distances. Alors que la technologie numérique peut rassembler les gens du monde entier, il suffit d’appuyer sur un interrupteur ou d’appuyer sur un bouton pour s’éteindre et se déconnecter. Dans une conversation hors ligne, les conclusions sont tirées sur la base de peu ou pas d’informations. Contrairement à une conversation hors ligne, les lecteurs n’ont pas l’avantage de choses comme le ton, la hauteur, les pauses étranges. Cela nous laisse désavantagés lorsqu’il s’agit d’interagir numériquement.
Avez-vous remarqué qu’il est beaucoup plus facile de dire certaines choses par texte qu’en personne? C’est le même concept. Les conflits se produisent plus naturellement dans les conversations en ligne car il existe un type spécifique d’audace qui se produit lorsque le lecteur ne peut pas voir votre visage. Le web offre plus d’obscurité et d’anonymat, ce qui augmente souvent la distance sociale et entrave les liens interpersonnels profonds.
Percée:
La perception peut faire des merveilles dans ce cas. Souvent, le lecteur crée un contexte négatif là où il n’y en a pas. Le simple fait de donner à l’expéditeur le bénéfice du doute peut vous faire économiser beaucoup de chagrin et arrêter une mauvaise communication. Si vous sentez que votre communication numérique penche toujours vers une confrontation, prenez du recul et décrochez le téléphone. Il y a moins de chances que quelque chose soit mal communiqué de cette façon.
Surmonter les obstacles
Sur le lieu de travail, les communications numériques ont largement dépassé le contact en face à face. Ce changement a été motivé par de nombreuses forces, y compris l’augmentation du nombre de travailleurs à distance et mobiles et la population croissante des générations axées sur la technologie (génération Y et génération Z). Ironiquement, la chose même destinée à nous connecter a le potentiel de nous rendre moins sociaux, moins profondément connectés. Pour vraiment briser ces barrières de communication numérique, les communicateurs doivent faire attention à ne pas laisser le chat et le texte remplacer entièrement le contact humain sur le lieu de travail.
Il ne fait aucun doute que ces technologies numériques sont des concepts étonnants et progressifs. La clé réside dans la clarté de la communication.
