Comment Automatiser 70 % de Votre Processus de Reporting de Gestion

Imaginez un monde où vos rapports mensuels se mettent à jour eux-mêmes. Un monde plus simple. Un monde meilleur. Dans ce monde, vous n’avez plus besoin de suivre les gens pour faire leurs mises à jour ou entrer leurs données. Vous n’avez pas à vous soucier de télécharger les dernières informations ou les personnes se présentant à la réunion avec des copies contradictoires des mêmes rapports.

Dans ce monde, votre équipe capture les actions en direct et un rapport est automatiquement généré après la réunion pour rappeler les décisions prises. Ensuite, des rappels sont envoyés automatiquement aux responsables des prochaines étapes. Dans ce monde, les rapports réguliers peuvent commencer par une analyse transparente des données et se terminer par des réunions régulièrement programmées, plutôt que de consommer une semaine de préparation et de coordination d’équipe.

Que pourriez-vous faire avec tout ce temps supplémentaire?

Ce monde plus simple et meilleur existe. Avec les fonctionnalités de planification et de notification de ClearPoint, vous pouvez faire tout cela et plus encore. Maintenant que vous pouvez automatiser 70 % de votre processus de reporting, vous pouvez terminer vos réunions mensuelles et envoyer des éléments d’action moins de deux semaines après le mois suivant. Cliquez pour tweeter

Avec tout ce temps, vous et votre équipe pouvez prendre connaissance des progrès récents bien à l’avance et venir à la réunion préparée pour la discussion et la prise de décision. Une fois la réunion commencée, vous pouvez suivre les éléments d’action dans ClearPoint au fur et à mesure que vous les décidez. Une fois la réunion terminée, vous pouvez demander au système de rappeler automatiquement à votre équipe ce dont elle est responsable. Selon la complexité de votre processus de reporting, vous pourriez même préparer votre prochain rapport dans quelques jours.

En tant que partenaires de la gestion de la stratégie, nous pensons qu’il est extrêmement important d’avoir un processus de reporting documenté. Nous avons décrit le nôtre dans notre Guide de reporting de gestion, qui détaille nos conseils et astuces pour simplifier et réussir votre processus de reporting. C’est le même document que nous utilisons en interne pour suivre nos propres objectifs et mesures, et nous avons automatisé nos processus pour garantir le bon fonctionnement de nos rapports.

Consultez le calendrier et les descriptions ci-dessous pour tous les événements (indiqués en bleu) que vous pouvez automatiser pour simplifier votre processus. Les workflows de création de rapports permettent à un administrateur de configurer toutes les automatisations et de planifier des rappels, des rapports et des réunions en un seul endroit. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration des flux de travail de reporting dans ClearPoint ici. Pour l’instant, ClearPoint ne peut pas tout faire pour vous, nous avons donc laissé 30% du processus à votre équipe et à vous. 😊

Téléchargement automatisé de données qui alimente et déclenche vos calculs et évaluations.

Dans ce nouveau monde, vos paquets de chargeur de données sont déjà configurés pour fonctionner le premier jour de chaque mois. Pour commencer, le chargeur de données extraira les données de vos autres sources et référentiels et les téléchargera dans vos mesures stratégiques. Une fois que les données sont là, tous vos calculs s’exécuteront pour que vos données soient mises à jour automatiquement. Ensuite, les graphiques seront mis à jour avec les nouvelles données et vos évaluations passeront au rouge, au jaune ou au vert en fonction de la comparaison de vos valeurs réelles avec vos valeurs cibles. La prochaine fois que vos utilisateurs se connecteront, ils disposeront de données à jour, de graphiques, d’évaluations et de rapports sommaires prêts à être examinés et analysés. Ils recevront même des alertes personnalisées si les données ont dévié de leur trajectoire pendant cette période.

Rappel automatique envoyé pour mettre à jour les données manuelles, les projets et les informations qualitatives.

En parlant de vos utilisateurs qui se connectent, une fois les données téléchargées, ils recevront un rappel automatisé par e-mail leur demandant de mettre à jour toute donnée supplémentaire et analyse qualitative de leurs mesures et projets dans ClearPoint. Chaque utilisateur recevra un e-mail personnalisé qui comprend une liste des éléments à mettre à jour et même des liens pour accéder à chaque page dans ClearPoint. En tant qu’administrateur, vous pouvez personnaliser le message avec des instructions spéciales et rappeler aux utilisateurs la date limite de mise à jour.

Les utilisateurs mettent à jour leurs informations.

C’est la première étape de votre processus de reporting qui nécessite quoi que ce soit de la part des membres de votre équipe. Une fois que les utilisateurs ont reçu l’e-mail de rappel, ils peuvent se connecter pour mettre à jour leurs projets et ajouter une analyse qualitative à leurs mesures. Chaque utilisateur dispose d’une vue personnalisée qui le guide tout au long du processus de mise à jour, ce qui lui permet d’ajouter rapidement et facilement du contexte aux éléments dont il est responsable. Ils peuvent effectuer des mises à jour sur quelques jours en fonction des délais que vous déterminez. Les rappels automatiques s’ajusteront ensuite pour n’envoyer que des rappels supplémentaires aux utilisateurs qui doivent encore effectuer des mises à jour.

Deuxième rappel envoyé aux propriétaires qui doivent encore effectuer des mises à jour.

Parfois, les e-mails sont enfouis dans votre boîte de réception; cela arrive à tout le monde. Une fois les rappels initiaux envoyés à tous les utilisateurs, un rappel automatisé sera envoyé à tous vos utilisateurs qui n’ont pas encore effectué de mises à jour, leur donnant un petit coup de pouce et leur rappelant la date limite. Vous pouvez personnaliser ce message, et les utilisateurs qui ont déjà fait leurs mises à jour ne seront pas dérangés.

Période de rapport verrouillée.

Personne n’aime les surprises de dernière minute. Planifiez que ClearPoint se verrouille automatiquement afin que les mises à jour ne puissent pas être effectuées après la date limite de saisie des données. Cela garantira non seulement que tout le monde examine les mêmes informations, mais donnera également au bureau de la stratégie le temps de préparer l’ordre du jour pour que l’équipe de direction puisse l’exécuter. Vous pourriez avoir des retards la première fois, mais après cela, vous pouvez être assuré que les gens recevront leurs informations à temps.

Cahier de briefing généré et envoyé aux administrateurs pour examen.

Une fois que toutes les données sont dans ClearPoint et que la période est verrouillée, le bureau de la stratégie (ou celui que vous choisissez) recevra un rapport généré automatiquement avec un aperçu des résultats du mois. Chaque utilisateur peut personnaliser le rapport qu’il reçoit afin d’avoir toutes les informations dont il a besoin envoyées directement dans sa boîte de réception.

Les administrateurs se connectent et ajustent les informations si nécessaire.

Si les administrateurs constatent qu’il y a des informations qui doivent être ajustées lors de leur examen, ils peuvent se connecter à ClearPoint et apporter des modifications. Cela pourrait inclure des analyses supplémentaires, des questions sur lesquelles se concentrer lors des réunions ou même des modifications aux graphiques.

Cahier d’information généré et envoyé à l’équipe de direction.

Avant la réunion d’examen de la stratégie, ClearPoint générera automatiquement le cahier de briefing à utiliser lors de la réunion et l’enverra aux participants à la réunion. Ils peuvent être assurés qu’il n’y a pas de surprises à la réunion, et avec un document lu à l’avance, ils sont plus susceptibles d’être prêts à discuter de la stratégie et à prendre des mesures. Ce rapport peut être personnalisé comme vous le souhaitez, qu’il s’agisse d’un résumé ou de tous les détails, ce qui convient le mieux à vos dirigeants.

Capturez les éléments d’action en direct pendant la réunion d’examen de la stratégie.

Tous les participants se présenteront à la réunion avec la même version du rapport (car il leur a été automatiquement envoyé par e-mail plus tôt), et vous pouvez projeter ClearPoint pour exécuter la réunion. Tout au long de la réunion, vous pouvez ajouter des éléments d’action, les lier à des objectifs, des mesures et des projets, attribuer des responsabilités et fixer une date d’échéance. Assurez-vous de convenir des décisions prises et des mesures prises avant l’ajournement.

Briefing Book of action items généré et envoyé à l’équipe.

ClearPoint générera automatiquement un Cahier de briefing avec vos actions de la réunion et l’enverra à votre équipe. Si quelqu’un a manqué la réunion, il aura une mise à jour des éléments d’action assignés, et il n’y aura plus d’excuse pour manquer les échéances des éléments d’action.

Tableau de bord du Workflow de reporting

Les processus de reporting comportent de nombreuses étapes. En tant qu’administrateur, le tableau de bord du Workflow de reporting vous offre une visibilité sur les progrès réalisés par votre équipe sur leurs mises à jour chaque mois. Affichez le nombre global d’éléments mis à jour et voyez le statut individuel de chaque personne. Vous pouvez même envoyer des rappels supplémentaires à vos coéquipiers dont vous savez qu’ils ont besoin d’un petit coup de pouce supplémentaire ou qui perdent souvent des e-mails dans leur boîte de réception.

Les administrateurs peuvent également afficher toutes les étapes de leur processus dans la vue Calendrier. Vous pouvez voir quand vos données seront mises à jour, vos e-mails de rappel envoyés et vos rapports générés. Le calendrier affichera les flux de travail de reporting individuels, ou tous vos flux de travail sur le même calendrier (code couleur!).

Nous sommes tous occupés, et il y a beaucoup de choses à faire pour prendre des décisions stratégiques au sein d’une organisation.

En automatisant certaines parties de votre processus de reporting, vous pourrez consacrer plus de temps à l’exécution de vos initiatives stratégiques et aider votre organisation à atteindre ses objectifs. Personne ne veut passer son temps à saisir des données, à créer des rapports, à envoyer des e-mails ou à rédiger des éléments d’action. Avec ClearPoint, vous pouvez automatiser de nombreuses parties du processus et prendre le temps d’aider votre organisation à s’exécuter.

Vous avez plus de temps maintenant que vous ne savez quoi en faire? Planifiez un appel avec ClearPoint pour voir à quel point il est facile d’automatiser vos rapports avec ClearPoint ! Nous sommes impatients de parler bientôt. En attendant, bon reportage !