9 Étapes pour traiter avec des participants à une réunion difficile

Traiter avec des participants à une réunion difficile est une compétence essentielle pour tout professionnel. Apprendre à gérer les conflits lors d’une réunion vous aidera non seulement à devenir un communicateur plus efficace, mais vous aidera également à devenir un leader plus efficace.

Parfois, vous devrez peut-être travailler avec des personnes peu coopératives ou hostiles qui peuvent ne pas être agréables à côtoyer. Ou, il peut y avoir des situations ponctuelles où vous constatez que quelqu’un lors d’une réunion domine soudainement chaque discussion, dévie l’ordre du jour et met en péril les objectifs de la réunion.

Lorsqu’il s’agit de personnes difficiles en réunion, il y a 9 facteurs clés à prendre en compte pour contrôler efficacement tout conflit.

< h-circle > 1 < h-circle > Essayez de comprendre pourquoi ils agissent comme ils le sont.

Assurez-vous de vous concentrer sur le fait que ce n’est pas personnel. C’est juste la façon dont ils choisissent d’agir. Parfois, un conflit lors d’une réunion résulte de conflits entre types de personnalité. Vous pourriez être tenté de juger de la personnalité d’une personne, mais ce n’est pas productif.

Évitez les jugements personnels et réfléchissez plutôt au comportement. Comment leur comportement vous affecte-t-il, vous et l’équipe ? La notion de personnalités et de types de personnalités sont des outils pour aider les gens à mieux se comprendre, mais dans le monde réel, nous devons regarder ce que les gens disent et font plutôt que quelques généralisations sur qui nous pensons qu’ils pourraient être.

< h-circle > 2 < h-circle > Demandez-vous comment vous pouvez améliorer la communication avec la personne.

Les gens sont parfois constamment difficiles parce qu’ils ont l’impression de ne pas être entendus. Ont-ils besoin de temps en dehors de la réunion pour parler de certaines de leurs idées? Essayez de comprendre d’où vient l’énergie difficile. Concentrez-vous sur l’avenir et sur la façon dont vous pouvez améliorer vos relations personnelles à l’avenir.

< h-circle > 3 < h-circle > Considérez les conséquences directes de la façon dont vous agissez lors d’une réunion.

Rappelez-vous que lors d’une réunion, vous êtes dans un environnement public. Vous pouvez aggraver une mauvaise situation en réagissant de manière trop agressive, mais vous devrez peut-être être agressif pour arrêter quelqu’un qui est également agressif.

Quoi que vous fassiez, vous le ferez devant le groupe, ce qui donne l’exemple à votre organisation. Par exemple, si un employé est manifestement impoli envers les autres membres de l’équipe, répondez avec assurance au problème. Traitez l’incident avec sérieux, plutôt que de le faire passer de manière occasionnelle, pour donner l’exemple à toutes les personnes présentes.

< h-circle > 4 < h-circle > Gardez une quille uniforme.

Lorsque quelqu’un est difficile dans une réunion, essayez d’être amical, mais pas trop amical. Ne souriez pas trop, mais ne soyez pas agressif ou ouvertement grossier non plus. Parfois, un objectif inconscient du comportement difficile est d’obtenir une élévation de vous et des autres participants à la réunion. En ne réagissant pas trop fortement dans n’importe quelle direction, vous évitez de nourrir ce désir.

< h-circle > 5 < h-circle > Sont-ils « venant d’un bon endroit »?

Certaines personnes sont difficiles à gérer parce qu’elles interagissent d’une manière qui les énerve. Par exemple, ils peuvent sembler malhonnêtes ou constamment inutiles, mais ils ne sont en fait pas malveillants.

Soyez toujours à l’affût des personnes qui veulent bien dire, mais la livraison s’annonce difficile. La plupart du temps, des collègues et des partenaires essaient d’aider. Ils sont difficiles parce qu’ils ont de la passion, des opinions fortes, une bonne idée (dans leur esprit), ou ils essaient de faire valoir un point. Peut-être veulent-ils prendre le contrôle d’une discussion pour s’assurer que certains commentaires ou points sont pris au sérieux.

Mais au cœur du problème, tout le monde veut la même chose: un client heureux, une entreprise rentable, un produit sans bug.

Les experts en conflit suggèrent d’utiliser ces phrases pour désamorcer:
– Je sais que vous êtes en colère / frustré / confus / irrité et je respecte cela. Serait-ce correct d’en parler avec vous?
– J’aimerais vraiment vous parler de ce qui se passe entre nous et essayer de le mettre derrière nous. Nous sommes à la fois en colère et bouleversés, mais je pense que cela nous aiderait à passer à autre chose si nous pouvions parler honnêtement de la façon dont nous pouvons aller de l’avant.
– Je suis sincère dans mes tentatives pour essayer de trouver une résolution avec vous dans l’espoir que nous puissions reconstruire notre relation. Seriez-vous ouvert à cela?

< h-circle > 6 < h-circle > Faites une pause.

Dans une longue réunion où une décision doit être prise pour l’entreprise, une rencontre difficile peut bousiller le flux. Parfois, la meilleure chose à faire est d’appuyer sur reset lors de la réunion, de faire une pause et de laisser l’énergie négative se dégager de la pièce.

Encouragez les membres de l’équipe à se promener dans le bureau (physique ou virtuel). Avec quelques minutes de silence, une personne perturbatrice pourrait avoir un aperçu de son problème et revenir à la session rafraîchie et avec une perspective différente. Qui sait, ils peuvent même réussir à revenir avec des excuses.

< h-circle > 7 < h-circle > Ayez des attentes raisonnables pour le moment.

Sachez qu’avec certaines personnes, vos actions n’auront qu’un impact limité sur le changement de comportement. Au mieux, vous pourrez peut-être arrêter le comportement à court terme et passer à travers la réunion, mais une interaction ne changera pas la vie.

Cependant, l’exercice de bonnes compétences en communication à chaque fois entraînera un changement dans votre culture de réunion et réduira le nombre de rencontres problématiques.

< h-circle > 8 < h-circle > Savoir quand c’est la responsabilité du gestionnaire

La gestion des conflits en milieu de travail doit souvent être abordée lors d’une conversation individuelle entre le gestionnaire et son rapport direct. Si certains des conseils de ce blog ne fonctionnent pas (et même s’ils le font), il y a souvent une autre conversation à avoir séparément.

Certains membres de l’équipe peuvent avoir besoin d’une formation pour exprimer efficacement leurs idées. Ils peuvent avoir tendance à parler aux autres sans s’en rendre compte. Encore une fois, s’il y a un problème de type de personnalité ici, la personne peut ne pas se rendre compte qu’il existe ou avoir les compétences nécessaires pour y remédier.

Mais, si un gestionnaire peut indiquer une action perturbatrice spécifique que quelqu’un prend et ensuite fournir des compétences ou une formation pour aider à s’adapter, ce sera mieux pour tout le monde dans l’entreprise. Vous abordez le problème à la base, plutôt que dans un seul incident.

< h-circle > 9 < h-circle > Comprenez quand de nouvelles règles sont nécessaires.

C’est bien quand tout le monde fait ce qu’il est censé faire. Nous ne sommes généralement pas fans de mettre trop de politiques en place, mais parfois quelques règles de base sont ce qu’il faut pour créer un signal d’alarme.

Par exemple, vous pouvez avoir une équipe où certains participants sont systématiquement en retard aux réunions. Ensuite, la plupart des réunions durent longtemps.

Vous pourriez adopter une attitude de confrontation face à ce mauvais comportement et vous mettre en face à chaque fois qu’ils sont en retard. Mais cela ne sera efficace que pour quelques réunions et cela ne les rendra certainement pas plus excités d’être ponctuels à l’avenir.

À la place, à long terme, mettez en place des stratégies de planification qui traitent du problème. Abordez-le comme un problème d’équipe, pas un problème personnel, en disant que les réunions sont longues, ce que personne n’aime. Montrez les avantages de vous présenter à temps, comme partir tôt, et éventuellement couplez le changement avec d’autres améliorations, comme un ordre du jour de réunion simplifié, afin que la politique ne semble pas cibler quelqu’un en particulier.

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