Il y a pas si longtemps, il semblait que je travaillais sans arrêt mais que je n’avais toujours rien accompli. Pire encore, je regardais l’horloge et je m’exclamais : » Où est passée la journée? »J’aurais souhaité qu’il y ait un génie qui puisse comme par magie me donner une heure ou deux de plus.
À moins d’être Aladdin, aucun génie n’exaucera un tel souhait. Au lieu de cela, vous devez vous attacher et découvrir des moyens intelligents de trouver plus de temps dans votre journée. Bien que cela puisse sembler impossible, vous pouvez trouver ce temps si vous utilisez ces 10 tactiques.
- Gardez un journal de votre temps.
- Rendez vos listes de tâches plus efficaces.
- Dormez une heure de moins.
- Organisez-vous.
- Ne manipulez pas les choses plus d’une fois.
- Reconfigurez votre smartphone.
- Planifier moins.
- Devenez plus proactif.
- Soyez créatif avec le temps d’attente.
- Regroupez des tâches similaires.
Gardez un journal de votre temps.
Si vous voulez trouver plus de temps dans votre journée, vous devez d’abord savoir comment vous passez votre temps. La meilleure façon de le faire est de démarrer un journal de temps et de suivre toutes vos minutes.
Un journal de temps est juste un cahier où vous notez ce que vous faites et combien de temps cela prend. Ce processus peut sembler lourd, et c’est le cas, mais faites-le pendant une semaine environ. À la fin de la semaine, vous pourrez identifier le temps que les tâches prennent réellement à accomplir et le temps que vous consacrez à des activités improductives. En conséquence, vous arrêterez de sous-estimer et de surestimer le temps que certaines choses prennent. Vous pouvez même découvrir des blocs de temps perdus, comme lors de votre trajet du matin.
Si vous n’êtes pas un fan de transporter un ordinateur portable avec vous en tout temps, il existe un certain nombre d’outils numériques qui peuvent suivre le temps pour vous.
Rendez vos listes de tâches plus efficaces.
Des entrepreneurs comme Richard Branson considèrent les listes de tâches comme des outils qui les ont aidés à réussir. Le problème est que la plupart des listes de tâches sont fades, vagues et sans intérêt. Cependant, il existe plusieurs façons de rendre votre liste plus puissante et utile. En écrivant pour Wise Bread, Kentin Waits suggère les techniques suivantes pour améliorer vos listes de tâches:
- Attachez une émotion à chaque élément car cela agit comme un motivateur.
- Associez une récompense à l’achèvement de chaque tâche.
- Utilisez des verbes précis par opposition aux verbes larges et vagues.
- Comprendre comment les petites actions ont un impact sur l’ensemble de l’image.
- Passez plus de temps à identifier vos « Tâches les plus précieuses » pour la journée.
Dormez une heure de moins.
Je ne préconise en aucun cas que quiconque dorme si peu qu’il devient privé de sommeil. Ne pas avoir huit heures de sommeil complet entraîne des problèmes de santé – c’est également contre-productif pour la productivité.
Une recherche de la National Sleep Foundation a révélé que les adultes ont besoin de sept à neuf heures de sommeil par nuit. Si vous dormez régulièrement pendant huit ou neuf heures, commencez à vous réveiller une heure plus tôt. Vous aurez encore suffisamment de repos pour rester en bonne santé et énergique. Mais, vous aurez également une heure supplémentaire pour faire de l’exercice, lire, travailler sur une agitation latérale ou nettoyer votre boîte de réception.
Je dois ajouter que vous ne voulez pas simplement régler votre alarme une heure plus tôt demain. Facilitez votre chemin. Levez-vous 15 minutes plus tôt pendant quelques jours, puis 30 minutes, 45 minutes et enfin une heure plus tôt. Je vous suggère de régler votre alarme pour votre heure de réveil régulière et de vous dire simplement l’heure de vous réveiller. Vous pouvez vous surprendre en vous réveillant plus tôt sans cette alarme retentissante.
Organisez-vous.
Cela nous arrive à tous une fois ou une autre. Vous vous préparez à sortir pour le travail pour vous rendre compte que vous n’avez pas vos clés ou votre portefeuille. En conséquence, vous arrivez au bureau en retard. Ensuite, lorsque vous vous asseyez pour commencer la journée de travail, vous recherchez frénétiquement un document important sur votre bureau.
La personne moyenne passe plus de cinq minutes à chercher des objets égarés. Nous perdons 2,5 jours par an à la recherche de choses perdues.
La solution simple est de s’organiser. Donnez à tout une maison et remettez les objets lorsque vous avez terminé de les utiliser. Vous saurez exactement où tout se trouve et ne perdrez pas de temps à chercher ces objets. Je passe les 30 dernières minutes de ma journée de travail à redresser mon lieu de travail afin que lorsque j’arrive au bureau le lendemain, tout soit là où j’en ai besoin.
Ne manipulez pas les choses plus d’une fois.
Selon Jana Kemp, une Boise, Idaho, « architecte du temps » et l’auteur de, Non! Comment Un Mot Simple Peut Transformer Votre Vie, manipuler le même élément plusieurs fois est inefficace. Kemp dit : » Lorsqu’il s’agit de courrier électronique, de messagerie vocale ou de paperasse, prenez des mesures instantanées – par exemple, lisez, répondez, supprimez, classez–vous – pour ne pas avoir à y revenir. Le temps accumulé économisé peut totaliser jusqu’à dix heures par mois. »
Un système efficace est le 4Ds:
- Supprimer (ou supprimer). Par exemple, analysez rapidement vos messages de boîte de réception et de corbeille qui ne vous sont d’aucune utilité ni d’aucun intérêt.
- Délégué. Dans la mesure du possible, attribuez la plupart des tâches administratives à quelqu’un d’autre, comme un assistant personnel.
- Reporter. Enregistrez les articles importants, mais pas urgents, pour plus tard lorsque vous en aurez la disponibilité.
- Faites-le. S’il y a un e-mail urgent et essentiel d’un client, répondez-y dès que possible.
Reconfigurez votre smartphone.
Saviez-vous que l’Américain moyen vérifie son téléphone toutes les 12 minutes? Instagram Facebook, Twitter, Snapchat et YouTube ont révélé que nous passons environ la moitié de notre temps de téléphone sur les plateformes de médias sociaux telles que Facebook, Instagram, Twitter et YouTube. Pas étonnant que nous ne tirions pas le meilleur parti de nos journées.
Alors que certaines personnes ont assez de volonté pour simplement ignorer leur téléphone lorsqu’elles reçoivent des notifications, la plupart d’entre nous ne peuvent résister à cette tentation. Pour résoudre ce problème, vous pouvez mettre votre smartphone en mode avion ou utiliser un outil pour bloquer les sites distrayants pendant des périodes spécifiques.
Qu’en est-il des moments où vous utilisez votre téléphone pour éviter les interactions, par exemple pendant votre trajet en transport en commun ou lorsque vous attendez dans un bureau occupé pour un rendez-vous. Nous allons automatiquement sur nos téléphones et nous nous faisons aspirer. Ensuite, vous venez de passer 30 minutes à regarder des vidéos ou à voir ce que vos amis et votre famille ont fait.
Pour lutter contre cela, réorganisez votre téléphone. J’ai supprimé de nombreuses applications de mon téléphone et j’essaie d’utiliser les médias sociaux à partir de mon bureau afin d’avoir un moyen plus contrôlé de le gérer. Je ne veux pas me laisser distraire dans un temps nul de cinq heures. De cette façon, je ne vérifie mes comptes que lorsque je suis sur mon bureau – généralement après avoir consulté ma boîte de réception à intervalles réguliers. Si c’est trop extrême, supprimez au moins les applications de votre écran d’accueil afin de ne pas vérifier vos comptes sociaux toutes les deux minutes.
Planifier moins.
Mettre moins d’articles sur votre emploi du temps peut sembler évident, mais les entrepreneurs ont tendance à mordre plus qu’ils ne peuvent mâcher. Avant de vous engager dans une tâche ou un événement et de l’ajouter à votre calendrier, demandez-vous si cela déplace ou non l’aiguille vers vos objectifs. Peut-être que faire partie d’une organisation commerciale locale vous a aidé à créer un réseau lors du démarrage de votre entreprise. Aujourd’hui, cependant, il peut s’agir d’un engagement qui vous laisse un sentiment de surmenage.
En d’autres termes, arrêtez d’emballer votre emploi du temps si serré qu’il est sur le point d’éclater. N’assumez que des responsabilités qui servent un but. Commencez à dire non à tout le reste – du moins pour l’instant.
De plus, Chris Guillebeau vous suggère de supprimer votre calendrier et d’éliminer les choses qui ne vous intéressent pas. « C’est un excellent moyen de libérer des heures, des blocs de temps ou des soirées entières de votre vie », écrit-il.
Devenez plus proactif.
« Tant de nos journées sont passées en mode réactif. Nous répondons constamment aux e-mails, assistons à des réunions inutiles et traitons les « urgences » des autres « , écrit Chris Winfield dans un article pour Time. » Tout cela rend de plus en plus difficile d’accomplir quoi que ce soit. »
Winfield recommande d’utiliser la technique Pomodoro où vous passez 25 minutes sur une tâche pour devenir moins réactif aux interruptions. Vous ne vous concentrez que sur cette tâche jusqu’à la fin des 25 minutes. Après ce bloc de temps, faites une pause de cinq minutes. Lorsque vous avez terminé quatre cycles, vous pouvez avoir une pause plus longue pour vous aider à vous rafraîchir et à vous concentrer.
Après avoir tiré parti de cette technique, Winfield déclare qu’il peut « faire la quantité de travail qui me prenait auparavant 40 heures en seulement 16,7. »
Soyez créatif avec le temps d’attente.
Rappelez-vous ce journal de temps que vous avez créé? Vous avez peut-être remarqué qu’il y a des morceaux de temps libre disponibles. Par exemple, si vous êtes assis dans le covoiturage ou le métro pendant 30 minutes chaque matin, vous pouvez utiliser ce temps pour lire et répondre à des courriels plus longs, écouter un podcast ou un livre audio, ou écrire dans votre journal de gratitude. Si vous regardez trois heures de télévision à votre retour à la maison, réduisez cela à seulement une heure et consacrez les deux autres heures à un passe-temps ou à l’apprentissage d’une nouvelle compétence.
Le fait est que nous avons tous des moments tout au long de la journée qui pourraient être mieux consacrés à quelque chose de productif.
Regroupez des tâches similaires.
Assembler un travail similaire est une tactique connue sous le nom de dosage. C’est l’un des moyens les plus efficaces de maximiser la productivité. Le regroupement de toutes les tâches similaires réduira le temps passé à changer de vitesse (les engrenages de meulage peuvent ressembler davantage à cela – comme avec l’encombrement quotidien). Le dosage vous encourage à vous concentrer sur une tâche à la fois.
Par exemple, préparez tous vos repas le dimanche après-midi ou faites toutes vos courses en même temps. Au travail, il peut s’agir de planifier toutes vos réunions le même jour et de réserver des horaires spécifiques pour envoyer des e-mails et passer des appels téléphoniques.
