Hur man förbereder sig för ett möte i 9 steg / kollega.app

du skulle inte springa ett maraton utan träning i förväg eller baka en äppelpaj för första gången utan att använda ett recept.

detsamma kan sägas för att ha ett möte. Du skulle inte ringa ditt team tillsammans för att diskutera något viktigt utan att planera framåt, eller hur?

åtminstone — vi hoppas att du inte skulle göra det. förberedelser är viktiga, särskilt när det gäller att driva ett möte. När du inte tar dig tid att förbereda dig ordentligt, oavsett vilken typ av möte du har, kommer du att slösa bort allas tid och energi.

om du är osäker på hur du förbereder dig på rätt sätt, har du täckt med dessa nio tips för att säkerställa att ingenting faller genom sprickorna.

hur man förbereder sig för ett möte i 9 steg

du är angelägen om att få ditt möte igång, och vi klandrar dig inte. Det finns sannolikt mycket att diskutera, kundhistorier att dela och affärsstrategier att gå med på. Men innan du dyker in, se till att du gör dessa nio steg för att säkerställa att mötet är så produktivt som möjligt.

• skapa en mötesmall
• Be deltagarna att bidra
• bifoga eller bädda in stöddokument
• ge människor tid att förbereda
• öva vad du ska säga
• Bestäm om andra personer presenterar
• definiera mötesroller
• notera alla åtgärdsposter
• uppmuntra deltagarna att ha kameror på

1 Skapa en mötesmall

första saker först — börja med att skapa en mötesmall. Om du gör det ger din mötesstruktur, så att konversationen kan hålla fokus och på ämnet.

dagordningen börjar med tid och plats (om du träffas personligen), följt av syftet med mötet. Den bör innehålla information som en lista över ämnen, samtalspunkter, åtgärdsposter och andra aktiviteter som deltagarna kommer att diskutera.

att ge en tydlig och omfattande översikt över vad som kommer att hända när mötet äger rum är avgörande för mötets framgång, eftersom alla vet vad som förväntas av dem, vilka frågor eller kundhistorier de borde ha redo att dela och vad deras roll kommer att bli när det utvecklas.

behöver du ytterligare hjälp? Dra nytta av mötes dagordning mallar, Presenteras av kolleger.

2 Be deltagarna att bidra till agendan

vad kan göra en bra agenda till en bra agenda? Be deltagarna att bidra och lägga till sina egna agendaposter.

kanske har en deltagare en specifik flaskhals eller utmaning som de behöver hjälp med att övervinna, en uppdatering om en milstolpe som teamet arbetar för att uppnå eller några betydande förändringar i företagets policy. Att se till att mötesagendan är samarbetsvillig och lätt att dela med deltagarna säkerställer att ingenting faller igenom sprickorna och alla åtgärdspunkter diskuteras.

det kan också ge deltagarna en heads up för frågor som ställs och utmaningar diskuteras, så att de kan tänka på några av dessa flaskhalsar i förväg så att de kanske kan komma till mötet med en lösning eller idea redo att dela.

3 bifoga eller bädda in stöddokument och diagram

när du skapar en agenda får du en bättre uppfattning om vilka dokument och filer mötesdeltagarna behöver gå över för att vara snabba på alla relevanta ämnen. Det kommer också att hjälpa dig att skapa en vinnande PowerPoint eller bild däck som är engagerande och informativ.

det är viktigt att du ger mötesdeltagarna tillräckligt med tid för att säkerställa att alla har en chans att se över viktig information och mätvärden. Så, om det finns något material du vill att de granskar i förväg, var noga med att skicka ut det minst 24 timmar i förväg. Uttryck för deltagarna att du vill att de ska titta på dessa material i förväg.

när allt kommer omkring finns det inget värre än att överraska ditt team med 50 bilder när mötet börjar. Att veta vad de är på väg att gå in sätter mötet upp för framgång.

4 ge människor tid att förbereda kommentarer och frågor

på samma sätt ger bifogade Material ditt team tillräckligt med tid att förbereda kommentarer, problem, frågor och berättelser. Om du inte gör det kommer du att ha ett möte där ingen är beredd, med konversation som är överallt, och det kommer sannolikt att behöva ett annat möte för att hantera målen.

ju mer tid ditt team har att förbereda dessa kommentarer och frågor i förväg, desto bättre blir konversationen i mötet! Det säkerställer också att alla förblir engagerade och på ämnet så att ingenting faller genom sprickorna.

5 om du presenterar, öva vad du ska säga

alla fantastiska presentationer tar lite övning.

så, om du är Möte värd, eller en sparka saker, se till att öva vad du ska säga innan alla ögon är på dig! Oavsett om du presenterar bilder, leder hela konversationen eller helt enkelt tar med några frågor eller pratar på golvet, öva på vad du ska säga minst en gång. Du kan överväga att gå igenom olika sätt att starta mötet eller konversationen, vare sig med en isbrytare eller story-share.

du kan också skriva viktiga punkter på ett papper för att ta med dig till mötesrummet eller få ett dokument upptaget elektroniskt för dig att läsa av. Oavsett vilken metod du väljer, detta kommer att säkerställa att din punkt kommer över så tydligt och koncist som möjligt, och du minimera mängden vandring som du talar.

och om du planerar att helt enkelt läsa av bilder, läs inte dem ordentligt, men istället, byt upp det och Lägg till några ytterligare kommentarer så att du inte borrar de andra deltagarna.

6 Bestäm om andra personer presenterar (och låt dem veta i förväg)

detsamma kan sägas för andra mötesdeltagare. Om de presenterar bilderna, låt dem veta i förväg vilka bilder som är upp till dem att leverera. Ge dem också möjlighet att skapa egna bilder eller presentationsmaterial för att skapa innehållet i sin egen röst och lägga till lite personlig känsla. Kom dessutom ihåg att presentationen inte kommer naturligt för alla, så att ge andra tillräckligt med tid att förbereda kan hjälpa till att lindra nerverna och känna sig mer bekväma att prata framför andra deltagare.

du bör också överväga att det alltid är bäst att ha mer än en person som läser av presentationen eller byter upp rösten för den som talar i allmänhet. Att bara ge en person chansen att presentera kan få mötet att känna sig som en ensidig konversation. Det gör att det känns tråkigt, för.

7 definiera mötesroller som not-taker och time-keeper

ingen gillar att ha en mötesroll sprungen på dem sista minuten, så ta reda på i förväg vem som ska ta mötesanteckningarna, protokollet och vem som kommer att vara time-keeper.

till exempel, om någon i ditt team är bra på att vara punktlig, tilldela dem att vara tidshållare, vars roll det är att verifiera att mötet börjar och slutar i tid och att alla punkter på dagordningen diskuteras i enlighet därmed. Medan nothållaren bör organiseras, eftersom de registrerar de viktigaste besluten och detaljerna som fattats under mötet. Det är också upp till dem att skicka ut anteckningarna till deltagarna när mötet har avslutats.

Påminn den här personen om att anteckningar ska skickas ut inom 24 timmar efter mötet, så allt stannar i sinnet.

8notera alla åtgärdsposter och viktiga takeaways

det kan vara till hjälp att använda mötesprogramvara som gör en del av de tunga lyft för dig — som att ge en plats att skriva ner viktiga takeaways från konversationerna och åtgärdsposterna för vad som behöver följas upp.

till exempel gör ett mötesverktyg som Fellow det enkelt att hålla reda på åtgärdsposter med ett avsnitt som redan finns tillgängligt. På så sätt organiseras all relevant och nödvändig information på ett ställe. Du vet aldrig när den perfekta ideen kommer att tas upp, så du vill vara redo med en plats att skriva ner den.

9 Om fjärrkontrollen, uppmuntra deltagarna att ha kameror på

det kan vara svårt att hålla ett produktivt virtuellt möte, men ett sätt att se till att alla är engagerade, lyssnar och en del av konversationen är att be att alla slår på kameran. Var noga med att sätta denna regel i rörelse i förväg, så att ingen är överrumplad och ser mindre ut än kameraklar. Att se ditt team medan de pratar och veta att andra är uppmärksamma medan du pratar gör mötet mer personligt.

du kan också uppmuntra deltagarna att se till att de sitter på ett lugnt ställe borta från distraktioner och stänga av inkommande meddelanden, så deras uppmärksamhet kvarstår på konversationen.

redo för allt!

effektiva möten sker inte överraskande. Det tar tid, ansträngning och mycket förberedelser för att vara säker på att allt faller på plats. Oavsett typ av möte, hur många som är närvarande eller vad som behöver diskuteras är det alltid bra att följa dessa steg så att du kan vara redo för vad som står på spel.