många talare fruktar publikfrågor eller försöker undvika dem. Att låta din publik ställa frågor under din presentation håller dock din publik engagerad. Det ger dig också värdefull feedback om presentationsinnehållet.
måste du inkludera Q& en session i din presentation?
kort sagt-ja. Om du gör en snabb, informell presentation, din Q& en session kan ta bara några minuter och vara mer avslappnad, men det är fortfarande en bra ide att se till att ditt meddelande var väl mottaget och förstått. Officiella presentationer är mer strukturerade och bör ha lite tid tillägnad publikfrågor.
att svara på dina publikfrågor kan förbättra din presentation och få dig att se mer trovärdig ut. Å andra sidan, en dåligt hanterad Q&en session kan förstöra din ansträngningar och skada din presentation.
vissa presentatörer tycker att en bra presentation täcker 100% av ämnet och lämnar inget utrymme för ytterligare frågor. De skulle till och med säga något som ”allt borde vara klart och jag hoppas att det inte kommer några frågor”. Jag håller inte med om detta tillvägagångssätt. Jag skulle aldrig avskräcka min publik från att delta aktivt i min presentation. Att inte få några frågor i slutet av presentationen kan tyda på att publiken var uttråkad och inte lyssnade eller att presentationen inte var tydlig alls och lämnade dem förvirrade och mållösa.
Förbered dig för din Q&a
Tänk på din presentation och försök att förutse de frågor du kan få och förbereda dina svar. Helst, när frågan tillåter, införliva i ditt svar några av de viktigaste meddelandena eller uppmaningarna från din presentation.
har du redan presenterat samma ämne och kommer ihåg några av de vanliga frågorna? Redigera din presentation och inkludera svaren på dessa frågor i dina bilder eller tal. Presenterar för första gången och kan inte tänka på några frågor? Du kan be dina kollegor eller vänner om hjälp eller göra en snabb internetsökning.
du kanske också vill tänka på vilka frågor du inte vill eller inte kan svara och förbereda ditt svar om de kommer upp. Dessa kan innehålla ett ämne som endast är avlägset relaterat till din presentation eller eventuella frågor som kräver att personuppgifter lämnas i ditt svar. Om du är orolig för att sätta på plats, föreställ dig den värsta frågan du kan bli ombedd. Utarbeta dina svar för sinnesfrid. De kommer förmodligen aldrig att komma upp, men du kommer att känna dig mindre orolig.
om det finns ett känsligt ämne som du vet att folk kommer att fråga om, adressera det i början av din presentation. Det visar att du inte gömmer någonting och gör det lättare för alla att fokusera på resten av din presentation.
när ska du svara på frågor under din presentation?
beroende på din presentation, publikstorlek och dina önskemål kan du välja att hantera publikfrågor vid olika tidpunkter:
- när som helst under presentationen: Du ber dina lyssnare att räcka upp handen och ställa frågor när något inte är klart för dem och du svarar omedelbart på dessa frågor. Det kan fungera bra under små möten där du inte förväntar dig många frågor. Om det finns många avbrott hantering av frågor på detta sätt kan vara störande för presentatören och deras publik.
- vid specifika tider under din presentation: du planerar några platser för att svara på frågor under din session. De kan till exempel vara efter varje del av din presentation. Det låter dig gruppera frågor om ett visst ämne och klargöra allt oklart innan du fortsätter till nästa del.
- i slutet av din presentation: du svarar på alla frågor i slutet av din presentation. Detta är den vanligaste metoden för hantering av Q&A och den mest praktiska för möte med stor publik.
om du planerar att svara på frågor i slutet, se till att du reserverar tid och håller dig till ditt schema. Att be din publik att behålla alla frågor i slutet av din presentation och inte svara på åtminstone några är inte professionellt och visar brist på respekt för din publik. Av samma anledning bör du inte förlänga Q&en session mycket utöver det ursprungliga schemat, även om du har tid.
Tänk på förhand när du vill svara på frågor. Kommunicera det till din publik i början av din presentation. Om du presenterar på en konferens eller ett möte som anordnas av någon annan, kontrollera det med arrangörerna i förväg.
under en onlinepresentation kan du be din publik att ställa frågor på chatten under sessionen. Du kan läsa och svara på dem i slutet av din presentation. Se bara till att människor är medvetna om det och vet var de ska lägga upp sina frågor.
om du presenterar ett känsligt ämne kanske din publik inte har modet att ställa frågor om de inte kan göra det enhälligt. Tänk om detta kan vara ett problem för din presentation och om du kan tillåta anonyma frågor. Förklara din publik i början av din presentation hur de kan skicka in sådana frågor.
om du svarar på frågor i slutet av din presentation, gör det inte till den allra sista delen. Håll 1-2 minuter i slutet för avslutande anmärkningar. Använd dem för att sammanfatta dina nyckelmeddelanden och upprepa uppmaningen. Din publik kommer ihåg bäst början och slutet av din presentation, så vill behålla kontrollen över dessa delar och inte låta en ointressant eller negativ fråga stjäla fokus.
hur man hanterar frågor under Q &en session?
detta kan verka ganska uppenbart: någon ställer en fråga om din presentation, du svarar på frågan, någon annan ställer en annan fråga etc.
men om du tittar noga finns det lite mer i denna process och några saker du kan göra för att maximera värdet på Q &en session:
- lyssna noga på frågan, avbryt inte eller låt någon annan avbryta personen som ställer frågan. Om du inte är säker på att du förstod frågan korrekt, be om förtydligande. Du kan uppmuntra personen att stå upp så att hela publiken kan höra frågan.
- om du tycker att frågan är intressant, tveka inte att kreditera frågeställaren (”det var en bra fråga” eller ”Glad att du ställde den frågan”). Om du inte gillar frågan, försök att inte visa den, attackera inte personen eller gör några negativa kommentarer.
- du kan upprepa frågan för att se till att hela publiken hörde det och ge dig själv lite tid att tänka. Gör det med dina egna ord för att bekräfta att du förstod.
- när du har hört frågan Behöver du inte rusa med ditt svar. Du kan pausa i några sekunder för att reflektera och ge dig tid att värdera frågan och frågeställaren.
- svara på frågan-du kan svara på det eller använda någon av de andra teknikerna som beskrivs nedan. När du svarar, se till att du håller ögonkontakt med hela publiken och inte bara personen som ställde frågan.
- kontrollera om ditt svar är tillfredsställande, var väl förstått och väl svarat på frågan. Du kan göra det genom att titta på frågeställarens kroppsspråk eller Fråga dem.
hur svarar du på frågor om din presentation?
många presentatörer är rädda för Q&A-sessioner eller försöker undvika dem. De är rädda för aggressiva frågor, obekväma ämnen eller frågas om något de inte vet. Det händer inte ofta, men som presentatör bör du vara medveten om att det bara är ett av dina möjliga svar att ge ett omedelbart och fullständigt svar på en fråga från publiken. Låt oss titta på olika alternativ:
- svar – i de flesta fall får du intressanta och relevanta frågor om din presentation och vill svara på dem. Det är perfekt. Om möjligt, försök att införliva några av de viktigaste meddelandena i din presentation och ring till åtgärder i dina svar.
- hänvisa till en annan talare eller material – om frågan redan besvarades av dig eller en annan presentatör eller kommer att täckas av nästa del av din presentation behöver du inte svara.
- returnera frågan-om du behöver lite tid att tänka på ditt svar kan du fråga publikens åsikt eller Fråga frågeställaren om deras åsikt (eller vad de skulle göra etc.)
- svara senare-om du behöver mer tid att svara eller om frågan inte är relevant för hela publiken kan du ta den offline. Se bara till att notera frågan och informera personen hur du ska svara eller var de kan kontakta dig.
- neka att svara – Du borde svara på eventuella frågor, som inte är omfattande, personliga eller felaktiga. Se till att du förstod frågan väl och artigt förneka att svara.
