13 beprövade sätt att öka din händelse närvaro

som en händelse planerare, låg närvaro är din värsta mardröm.

du har spenderat månader av ditt liv, tusentals dollar och otaliga timmar på att skapa den bästa händelsen i företagets historia. Men dagen kommer, och evenemangets närvaro är mindre än hälften av vad du hade planerat för.

sätena är tomma-och atmosfären är i bästa fall slö.

det spelar ingen roll hur välplanerat ditt evenemang är; om du inte förstår hur man får folk att dyka upp, kommer allt att vara för ingenting.

det är därför vi i det här inlägget täcker de 13 viktiga stegen för att öka närvaron vid ditt nästa evenemang.

vi täcker allt från att planera det på rätt sätt, genom att marknadsföra det och stimulera registreringar, till att driva ett framgångsrikt och engagerande evenemang som kommer att prata om din bransch i många år framöver.

vanliga orsaker till låg Evenemangsdeltagande

gäster kanske inte dyker upp till ditt evenemang av alla möjliga skäl. Människor saknar flyg, har problem med barnomsorg och blir sjuka hela tiden. Evenemangsmarknadsföring kan vara sub-par, eller schemaläggningskonflikter uppstår mellan två konkurrerande händelser.

å andra sidan kan människor dyka upp, men din händelse upplever problem som orsakar en massflykt.

dina mikrofoner eller högtalare kan glitch, wifi kan gå ut, eller presentationen på den stora skärmen kan inte spela. Incheckningsprocessen kan gå haywire och orsaka löjligt långa väntetider för att ens komma in i evenemanget.

eller om ditt evenemang är utomhus kan det regna och förstöra dina planer.

trots antalet saker som kan orsaka låg händelse närvaro, finns det några strategier du kan anta för att ha den bästa chansen att se höga siffror på din nästa händelse.

de kommer alla att planera, marknadsföra och göra ditt evenemang så unikt och engagerande som möjligt.

Låt oss titta på dem mer detaljerat.

förstå varför din publik vill delta i första hand

Varför vill din publik ens vara där? Enligt International Association of utställningar och evenemang:

– 92% deltar för att lära sig något

– 78% dyker upp eftersom platsen är tilltalande

– 76% deltar för att hitta nätverksmöjligheter

ge dragningar som uppfyller dessa behov.

har du breakout sessioner eller sociala mixers som ger dina deltagare gott om möjligheter att mingla och nätverk?

vad sägs om din gästtalare eller utbildningssessioner—kommer de att ge din publik den rika inlärningsupplevelsen de längtar efter?

när det gäller din plats, se till att dra nytta av vad som gör det till ett bra ställe att hålla ett evenemang.

fokusera på dina evenemangsmål och de viktigaste resultaten du siktar på. Vilka värderingar marknadsför du—och vilka typer av publikmedlemmar skulle resonera med det meddelandet?

Föreställ dig detta mardrömsscenario: du planerar en fantastisk händelse som är utformad för att leda beslutsfattare på lokala företag att köpa din produkt. På dagen själv, ditt evenemang är välbesökt, och du är säker på att du är på väg att bryta alla företagets försäljningsrekord.

men ingenting kommer av det.

du inser att din publik bestod nästan helt av pensionärer och studenter—ingen i stånd att köpa det du säljer.

att förstå din målgrupp hjälper dig att definiera en plan för evenemanget som matchar deras motiv.

Använd verkliga data från tidigare händelser, undersökningar och intervjuer för att bestämma en kundpersona.

glöm inte att be personer i andra avdelningar inom din organisation om input, till exempel försäljning eller kundservice, för att få en fullständig bild.

vilka egenskaper som ålder, inkomstnivå, utbildning och plats har denna måldeltagare?

låt informationen du samlar diktera hur du marknadsför, varumärke, och utforma ditt evenemang.

erbjuda incitament för tidiga registreringar eller ankomster

att erbjuda tidiga registreringsrabatter eller förmåner för tidig ankomst kan hjälpa till att öka evenemangets närvaro. Faktum är att 64% av evenemangsplanerare hävdar att tidiga fågelrabatter är deras mest framgångsrika kampanjtaktik.

överväg att erbjuda ett differentierat rabattsystem med incitament som:

– gratis VIP uppgraderingar

– rabatter för de första 100 registranter eller personer som delar ditt evenemang på sociala medier

– förmåner som Front-row sittplatser vid keynote presentation

– grupprabatter eller remiss program som BOGO (köp en få en) kampanjer på biljetter

erbjuder incitament visar din publik att du inte tar dem för beviljas och att du värdesätter deras deltagande.

dessutom är människor alltid glada över att få priser eller rabatter, så du kommer att fånga deras uppmärksamhet (åtminstone en liten stund).

ditt jobb efter det är att hålla den uppmärksamheten.

RELATERAD: Hur man får fler personer att registrera sig för dina evenemang

donera biljetter eller organisera sociala medier Giveaways

det kan verka kontraintuitivt, men ibland är det bättre att ge bort gratisbiljetter än att försöka sälja varenda en.

om inte din show eller händelse är extremt hög efterfrågan är oddsen bra att du har åtminstone några oköpta biljetter.

de tomma platserna kommer att märkas för publiken, om bara undermedvetet.

att ge bort biljetter kan också ha konkreta fördelar.

ju fler människor du har i din publik, desto mer sannolikt är det att du säljer extra erbjudanden som eftergifter. Om du marknadsför en ny tjänst eller produkt betyder det fler ögon och potentiella framtida kunder.

prova följande taktik:

– sociala medier giveaways—kör en kampanj för den första gruppen av följare att gilla eller dela ditt evenemang på sociala medier.

i varje fall ger bort gratisbiljetter bra publicitet för dig och ditt evenemang.

skicka personliga inbjudningar

medan generaliserade marknadsföringskampanjer, annonser och kampanjer på sociala medier har sin plats, finns det ingen matchning för personliga inbjudningsmallar som skickas direkt till din potentiella deltagares e-postadresser.

för att skapa det bästa svaret, var noga med att skicka professionella och engagerande e-postmeddelanden.

börja med att segmentera din publik och skicka anpassade e-postmeddelanden baserat på demografiska data.

e-postmeddelandet måste känna sig personligt och relevant för varje mottagare.

var noga med att infoga mottagarens namn i ämnesraden eller hälsningen (”en speciell inbjudan till dig, Sally”). Oavsett ämnesrad du väljer bör den fånga ögat och komma till saken.

kroppen av ditt meddelande bör packas med information men tillräckligt kort för att läsa på bara en minut eller två.

fokusera på det värde som ditt evenemang kommer att ge deltagarna, och glöm inte att inkludera en call to action (CTA).

en iögonfallande grafik kommer också att gå långt för att hålla din publik engagerad—men se till att den är lyhörd på mobilen, som det här exemplet från Hubspot.

gå med i Event Discovery Sites

för ett decennium sedan googlade folk nyckelord för att hitta relevanta händelser nära dem. Dagens Internetanvändare vänder sig dock till upptäcktswebbplatser som föreslår händelser som kan vädja till dem.

för att optimera din händelse upptäckt, se till att:

– lista ditt evenemang på så många webbplatser som möjligt, till exempel Facebook Events, Eventful och Goldstar.

– gör det möjligt för besökare att registrera sig för ditt evenemang utan att lämna discovery– webbplatsen

– uppmuntra användare att RSVP på Facebook, som kommer att anpassa rekommendationer och hjälpa till att göra ditt evenemang mer synligt

– inkludera ditt evenemangsplats för att öka chansen att bli kurerad på närliggande användares flöden

– använd en catchy och delbar hashtag

genom att använda discovery-webbplatser, du ökar medvetenheten om ditt evenemang i din målgrupp.

Håll deltagarna upphetsade

det är viktigt att få dina deltagare glada över det kommande evenemanget—och behåll dem så. Tänk på sätt att hålla publikens intresse från planeringsstadierna hela vägen till uppföljningsmeddelandet efter evenemanget.

här är några förslag.

Teasers och Sneak Peeks

Excite dina potentiella deltagare med teaser-e-postmeddelanden som antyder fler förmåner att komma.

Bygg upp spänningen och få dem att ivrigt förutse ytterligare information om ditt evenemang när du avslöjar mer information.

släpp regelbundet dessa teasers i upptakten till evenemanget för att bygga förväntan.

innehållsmarknadsföring

fram till evenemanget, släpp innehåll relaterat till det. Meddela specifika detaljer på din blogg, till exempel:

– platsen

– evenemangets resplan

– gästtalare och deras bios

– några av de ämnen som kommer att behandlas vid ditt evenemang

öka antalet ögon på ditt evenemang genom att landa några gästinlägg på andra webbplatser också.

erbjud användbara artiklar till andra bloggar i din bransch som du kan länka tillbaka till ditt kommande evenemang. Läsare som kan vara intresserade av att delta kan klicka över till din målsida för att lära dig mer om ditt evenemang.

inlägg på sociala medier, för! Sätt din märkta hashtag att använda och posta något varje dag fram till evenemanget.

du kan inkludera giveaways, publikundersökningar, en nedräkning, en chatt eller ett webinar som svarar på frågor om evenemanget och kampanjvideor.

vid evenemanget

var original! Om ditt evenemang känns som samma sak som deltagarna har upplevt hundra gånger tidigare, kommer de att vara långt ifrån upphetsade.

försök hitta ett sätt att sätta en unik snurr på ditt evenemang. Inkorporera ett kreativt tema eller prickig ny teknik (som augmented/virtual reality eller audience interaction tech).

förenkla registreringen

för att undvika att skapa några hinder för inträde, håll din registreringsprocess så enkel som möjligt.

– Acceptera flera betalningsalternativ: se till att tillåta kreditkort, PayPal och andra säkra betalningsformer. Acceptera utländska banker och kreditkort om vissa deltagare kan komma från utanför ditt land.

– inkludera automatisk prissättning: programvara som automatiskt justerar prissättningen baserat på tidiga fågelrabatter, eller differentierade medlemsnivåer håller sakerna enkla. Om du redan är slutsåld kan erbjuda automatiserade väntelistor hjälpa människor att komma på gästlistan om andra hoppar av.

– Håll registreringen kort och enkel: begränsa dina registreringssidor till enkel information som namn, kontaktinformation och faktureringsinformation. Lägg till några preferensfrågor i slutet (till exempel handikappboende, kostpreferenser eller T-shirtstorlek om du planerar att ge dem ut) och lämna det där.

ditt mål bör vara att hålla saker användarvänliga och enkla.

få Media för att täcka ditt evenemang

det är viktigt att marknadsföra ditt evenemang med tillräckligt avancerat meddelande för att få ordet ut tillräckligt.

en bra tumregel är att börja marknadsföra evenemanget minst 3-6 månader före datumet.

ju mer media kan täcka ditt evenemang, desto fler människor kommer att veta om det, vilket innebär att det blir en bättre chans att högre närvaro.

gör en lista över medier i ditt område och meddela dem om ditt kommande evenemang.

det är bra att skriva ett pressmeddelande eller två så att du kan ha viss kontroll över hur din händelseinformation presenteras.

använd e-postmarknadsföring för att få ordet ut till dina prenumeranter också—och glöm inte att inkludera länkar tillbaka till din evenemangswebbplats och delningsknappar så att de kan få ordet ut till sina egna följare.

underskatta inte kraften i organisk mun-till-mun-marknadsföring.

enligt Sprout Social är 75% av människor mer benägna att betala för en evenemangsbiljett om de ser det främjas på sociala medier.

om du har sponsorer eller högprofilerade gäster, be dem att marknadsföra evenemanget på sina egna flöden.

uppmuntra delning av ditt evenemang

delningen ska inte sluta när ditt evenemang startar.

Ställ in Snapchat geofilters (augmented reality linser som lager roliga bilder eller rekvisita över verkliga livet) eller foto-op zoner för dina deltagare att ha kul och dela på sociala medier.

har du ett oanvänt hörn i ditt evenemangsutrymme?

häng en mörk bakgrund och lägg ut några enkla rekvisita med dedikerad fotovänlig belysning, och du har en enkel Instagram-vänlig aktivitet för dina gäster.

kom med en dedikerad hashtag och skriv ut den på skyltar vid evenemanget för att uppmuntra alla evenemangsrelaterade sociala medier att inkludera det.

använd den hashtaggen genom att skapa en social media-vägg som strömmar ett liveflöde av relaterade inlägg vid ditt evenemang.

du kan också hyra en hashtag-skrivare, som automatiskt skriver ut alla foton som publiceras på Twitter eller Instagram med en viss hashtag.

deltagare kan knäppa ett gruppfoto utanför lobbyn eller en selfie i baren—så länge de lägger upp fotot med hashtaggen kan de hämta det tryckta minnessaken på din skrivarstation.

investera i professionell fotografering

ditt evenemang är den perfekta tiden att investera i högkvalitativ fotografering, både för dina gästers skull och för din organisations skull.

när allt kommer omkring, när annars har du bra belysning, intressanta högtalare, produkt avslöjar, och gäster som förmodligen klädd mer formellt än vanligt (och förhoppningsvis i en festlig stämning)?

dessa bilder kan vara oändligt användbara. Du kan:

– skicka dem till gäster i ett uppföljningsmeddelande som påminner dem om det roliga de hade

-skicka dem till personer som inte deltog (för att visa dem vad de missade)

– Använd dem i marknadsföringskampanjer och varumärkesmaterial som visar klient/publikengagemang.

ja, bilderna är fantastiska – men behöver du anställa ett proffs? Varför inte bara skicka en praktikant med sin smartphone för att knäppa några bilder?

även om detta är ett alternativ om du har ont om pengar, är det bäst att investera i kvalitet om du har råd med det.

en professionell fotograf vet vad man ska leta efter och hur man får de bästa bilderna. De kommer att ha ett bra öga för belysning, inramning skotten, och fånga människor på sina bästa stunder.

proffs kan också redigera sina foton för att ge dig ett mer polerat, högkvalitativt resultat att använda i ditt material senare.

utnyttja kraften i Video

video marknadsföring kan förstärka händelse närvaro genom att lägga exponentiellt värde. Istället för tråkiga bildspel kan video ge din publik en uppslukande upplevelse.

du kan också livestream, vilket ger ännu fler människor möjlighet att praktiskt taget delta i ditt evenemang.

det låter dig ge värde till dem som inte kunde delta, vilket ökar din trovärdighet och positiva känslor gentemot ditt varumärke.

Livestreaming gör också ditt evenemangsinnehåll mer delbart, eftersom allt spelas in och strömmas när det händer.

överväg att strömma följande typer av videor:

– Promo– videor för att driva spänning fram till evenemanget

– intervjuer med medlemmar, volontärer och personal

– Evenemangsuppdateringar och meddelanden

– förhandsvisningar och smyga på platsen, underhållningen och evenemangsutrymmet

– Live Q&A-sessioner

före och efter händelsen, ditt videoinnehåll kan hjälpa till att locka deltagare, berika sina erfarenheter och ge värdefullt innehåll att dela med andra senare.

Anslut högtalare med deltagare

utan tvekan kommer högtalaruppställningen vid ditt evenemang att vara en av de viktigaste faktorerna som stimulerar publikens närvaro. Varför inte låta det incitamentet fungera lite mer till din fördel?

snarare än att bara ha din gästtalare dyker upp för att hålla ett föredrag, överväga att be dem att engagera sig mer med deltagarna.

Bjud in dem att stanna för en Q& en panel före eller efter presentationen, där deltagarna kan engagera sig direkt med talaren.

eller kanske din talare skulle vara villig att delta i en chatt eller online-forum på ditt evenemang app.

och vad sägs om under själva talarsessionen? Överväg att tillhandahålla teknik för talaren att köra en liveundersökning eller be om feedback från publiken i realtid.

allt som hjälper deltagarna att känna att de personligen interagerar med och lär sig av talaren kommer att öka intrycket att de fick mest valuta för pengarna.

du vill inte att de passivt tar ett samtal som de lika lätt kan slå upp på YouTube. För att köra en riktigt imponerande Q&en session, var noga med att behandla den som en avsiktlig del av händelsen, inte en eftertanke.

uppmuntra deltagarna att ställa kortfattade, materiella frågor och undvika vandring till varje pris.

planera för personal eller moderatorer att navigera genom publiken med mikrofoner för att hålla förfarandet smidigt.

gör staden till en del av evenemanget

speciellt om många av dina deltagare kommer på avstånd, är en del av dragningen av ditt evenemang förmodligen dess plats. Gör det mesta av det!

din stad har förmodligen många attraktioner att erbjuda.

överväg att lägga upp en användbar lista över saker att göra i stan till din e-postmarknadsföringskampanj, sociala medier och din evenemangswebbplats.

gör en lista över föreslagna museer, restauranger och nattliv att besöka medan dina deltagare är i stan.

markera turistattraktionerna din stad har att erbjuda.

om ditt evenemang äger rum på en rolig eller unik plats (som ett lokalt museum, vintageteater eller kulturcenter), dra nytta av det!
diskutera till exempel arenans spännande funktioner som en del av ditt reklammaterial.

öka evenemangets närvaro med Regpack

att planera ett evenemang tar mycket tid och ansträngning—du vill inte komma fram till dagen och upptäcka att din närvaro är mycket lägre än förväntat.

genom att försöka förstå publikens motivationer, erbjuda incitament och marknadsföra ditt evenemang på alla rätt kanaler för att hålla deltagarna upphetsade, ställer du in ditt evenemang för framgång.

en av de viktigaste faktorerna i närvaro är att underlätta en enkel registreringsprocess, varför Regpack är här för att stödja ditt evenemangsbehov med automatiserad fakturering och registreringsintegration på din egen webbplats. Prova en gratis demo idag!