dacă organizația dvs. nonprofit are un corp de voluntari de dimensiuni bune, acces la un loc adecvat, suficienți membri interesați să apară și să liciteze la niveluri rezonabil de ridicate și contacte cu comercianți, profesioniști sau membri calificați care vor dona articole pentru licitație sau vor oferi sponsorizări și alte tipuri de asistență, o licitație live ar putea fi o modalitate excelentă de a strânge fonduri. Îl puteți face „evenimentul principal” sau îl puteți combina cu un alt eveniment, cum ar fi o cină de gală.
dar nu subestimați munca implicată înainte de timp. Va trebui să începeți planificarea cu aproximativ cinci până la opt luni înainte și să aveți grijă de pașii pregătitori descriși mai jos.
- stabiliți obiective pentru participare, achiziții și câștiguri
- planificați un buget
- setați o dată și o locație
- alegeți un adjudecător
- trimiteți invitații
- Solicitați donații de bunuri și servicii
- pregătiți materiale scrise
- promovați și publicați evenimentul
- creați o diagramă de scaune
- 10.Configurați afișaje ale articolelor de licitație
- Configurarea unui sistem de Checkout
- planificați misiuni „ziua evenimentului”
stabiliți obiective pentru participare, achiziții și câștiguri
pentru a vă asigura că licitația dvs. va câștiga bani, vă ajută să identificați obiective viabile pentru numărul de persoane care vor participa, câte articole vor fi disponibile pentru licitare și cât vor câștiga aceste articole la vânzare. Veți găsi sfaturi în acest sens în Q & A, ” cât de mult se poate aștepta nonprofit-ul nostru să câștige dacă organizăm o licitație live?”
planificați un buget
rulați câteva numere pentru a vă asigura că evenimentul dvs. va fi profitabil și ajutați la planificarea articolelor pe care va trebui să le solicitați pentru împrumut sau donație. Cheltuielile dvs. majore, în funcție de activele existente și de ceea ce primiți donat, sunt susceptibile de a include o închiriere de săli, alimente și băuturi, decorațiuni, un sistem de sunet excelent, tipărirea de cataloage și programe, Clipboard-uri și pixuri și taxa de licitație sau gazdă Web. Întrebați în jur pentru a vedea dacă un membru va oferi unul pentru transportul obiectelor de licitație în sală — dacă nu, poate fi necesar să închiriați unul.
pe partea de venit, s-ar putea planifica pentru a percepe admitere, vinde spațiu publicitar în catalogul dvs., solicita sponsorizări de afaceri (împreună cu donații de bunuri), dețin tombole sau pop balon, vinde o băutură semnătură, și, desigur, aduce profituri din elementele scoase la licitație off.
setați o dată și o locație
multe organizații non-profit aleg să organizeze licitații în toamnă, pentru ca oamenii să înceapă să cumpere cadouri de vacanță, dar nu încă într-o stare de oboseală la cumpărături. Serile de Weekend sunt, în general, cele mai bune, astfel încât oaspeții să nu se deranjeze să rămână târziu. Dacă există un motiv pentru a alege o zi săptămânală, luați în considerare începerea devreme, cum ar fi la 5:30. Planul de a le hrăni cina, de asemenea.
dacă aveți deja o locație în minte, poate sala școlii dvs. sau camera de zi foarte mare a membrilor Consiliului, minunat, dacă nu, acesta este unul dintre primele detalii de care va trebui să aveți grijă, atât pentru a vă asigura că locația este disponibilă, cât și pentru a o putea anunța în orice notificări „Salvați data” sau pe site-ul dvs. web.
locația este un factor major în succesul evenimentului dvs. Căutați un loc care este în interior, suficient de mare pentru a nu numai să vă așezați publicul dorit și să-i lăsați să socializeze, ci și să afișeze articolele pe care intenționați să le vindeți; dar nu atât de mare încât oaspeții să se simtă pierduți sau depozitați. De asemenea, ar trebui să fie bine luminat, convenabil pentru participanții dvs. probabili și, în caz contrar, în conformitate cu starea de spirit intenționată a evenimentului.
alegeți un adjudecător
serviciile unui adjudecător profesionist — care poate, de fapt, să vină cu un personal de ajutoare — vor costa probabil câteva mii de dolari (uneori în funcție de nivelul câștigurilor dvs.). Desigur, un adevărat profesionist va câștiga înapoi salariul și apoi unii, prin arta de a stimula licitarea în mod corespunzător, inspirând entuziasmul publicului și știind cum să se ocupe de probleme precum o acalmie în licitare.
trimiteți invitații
licitațiile caritabile tind să atragă membrii grupului dvs. mai mult decât lumea în general, astfel încât să reușească, trimiteți membrilor Salvați e—mailurile de dată imediat ce aveți Data, ora și locul de bază elaborate-cu până la cinci luni înainte. Urmați-le pe cele cu invitații tipărite, cu 60 până la 90 de zile înainte de eveniment.
cere oamenilor să RSVP prin cumpararea de bilete înainte de timp. Acest lucru evită ca oamenii să se răzgândească în ultimul moment și reduce cantitatea de numerar gestionată de persoanele dvs. de înregistrare.
Solicitați donații de bunuri și servicii
cheia pentru ca licitația dvs. să fie profitabilă este să scoateți la licitație bunuri donate în mare parte sau în întregime. Chiar și elementele care atrag oferte mici sunt profit pur pentru dvs.—și vor aduce înapoi vânătorii de chilipiruri în anii următori.
începeți acest proces de îndată ce cunoașteți data evenimentului. A avea un comitet de voluntari începe să solicite articole cu trei până la șase luni înainte ca evenimentul să fie optim.
licitația dvs. ar trebui să aibă ceva pentru fiecare tip de membru al audienței. Articolele populare includ bilete pentru călătorii, recreere și sport; celebrity and sports memorabilia; certificate de cadou pentru mese, cultură și divertisment; produse și servicii de sănătate și frumusețe (certificatele de cadouri spa sunt populare); arte și meserii și Home d centictcor; electronică; servicii profesionale; stagii pentru tineri; Cadouri pentru copii; și pachete sau experiențe unice care combină oricare dintre cele de mai sus. Pregătiți cel puțin unul sau două articole cu bilete mari, cum ar fi o excursie în Hawaii.
pregătiți materiale scrise
atât pentru scopuri interne, cât și pentru public, pregătiți unele sau toate dintre următoarele:
- lista principală a articolelor disponibile pentru licitare
- catalog de licitații
- program de evenimente
- instrucțiuni de licitare
- fișe de ofertă (numai pentru o licitație silențioasă)
- fișe de înregistrare (numai pentru o licitație live) și formulare de primire pentru preluare
- .
detalii și mostre ale acestora pot fi găsite în consultați Ghidul voluntarilor pentru strângerea de fonduri; strângeți bani pentru școala, echipa, biblioteca sau grupul comunitar (Nolo).
promovați și publicați evenimentul
dacă aveți noroc, invitațiile dvs. singure vor fi suficiente pentru a atrage oamenii la evenimentul dvs.—dar poate fi necesară o promovare suplimentară. Când faceți publicitate unei licitații, generați entuziasm descriind unele dintre elementele majore pentru licitare. De asemenea, provocați fiecare dintre liderii și voluntarii dvs. de bază să vândă un anumit număr de bilete.
creați o diagramă de scaune
cu excepția cazului în care licitația dvs. va fi foarte informală, poate cu oameni aliniați în scaune, o diagramă de scaune poate ajuta la maximizarea plăcerii oamenilor și vă poate asigura că potențialii ofertanți de top sunt bine plasați în cameră.
10.Configurați afișaje ale articolelor de licitație
cu licitațiile live, este obișnuit să afișați articolele separat, la deschiderea evenimentului, înainte de a fi mutate pe scena licitației efective. Scopul dvs. este de a crea afișaje atrăgătoare din punct de vedere vizual și de a oferi oamenilor șansa de a decide ce vor.
protejați obiectele de mare valoare sau ușor de ridicat fie punându-le într-o vitrină, având un voluntar să păzească masa, fie pur și simplu păstrându-le în depozit și punând fotografii sau un storyboard. Acesta din urmă este util și pentru certificatele de cadou. De asemenea, puteți deveni creativ, poate făcând o plimbare voluntară în jurul modelării unui colier scump.
atingerea finală ar trebui să fie un poster mare sau un banner cu numele și logo-ul organizației dvs. plasate pe partea din față sau deasupra podiumului unde va sta licitatorul, pentru a reaminti publicului că ofertele lor sunt toate pentru o cauză bună.
Configurarea unui sistem de Checkout
una dintre cele mai mari provocări în organizarea unei licitații vine la sfârșit, când trebuie să colectați plata și să uniți ofertanții cu bunurile lor. Ideea este ca oamenii să-și arate numărul ofertantului, să confirme ceea ce datorează după ce li s-a dat un total calculat electronic, să-și ridice articolele și să plece. Dacă acest proces este lent, oamenii pot ieși pe ușă fără să plătească. Organizațiile nonprofit mai mari angajează în mod obișnuit pe cineva care să se ocupe de checkout, fie compania care furnizează licitatorul, fie un serviciu precum greatergiving.
planificați misiuni „ziua evenimentului”
Aflați fiecare sarcină posibilă pe care oamenii ar putea avea nevoie să o ocupe în ziua licitației și apoi fie alocați voluntari, fie angajați profesioniști pentru a le îndeplini. Pentru rolurile mai complexe, veți dori să organizați cursuri de formare. Cele mai importante sarcini de locuri de muncă includ, de exemplu, persoane pentru Configurare, înregistrare, îngrijire a copilului, fotografii, checkout, echipaj de curățare și numărare și depunere de bani.
acum, tot ce trebuie să faceți este să țineți licitația! Pentru informații detaliate despre tot ceea ce este descris mai sus, precum și despre licitația în sine, consultați Ghidul voluntarilor pentru strângerea de fonduri; strângeți bani pentru școala, echipa, biblioteca sau grupul comunitar (Nolo).
