Cum să vă pregătiți pentru o întâlnire în 9 pași | colegi.app

nu ați alerga un maraton fără să vă antrenați din timp sau să coaceți o plăcintă cu mere pentru prima dată fără a utiliza o rețetă.

același lucru se poate spune pentru a avea o întâlnire. Nu ți-ai chema echipa împreună pentru a discuta ceva important fără să planifici din timp, nu?

cel puțin — sperăm că nu. pregătirea contează, mai ales când vine vorba de organizarea unei întâlniri. Când nu vă faceți timp pentru a vă pregăti în mod corespunzător, indiferent de tipul de întâlnire pe care îl aveți, veți ajunge să pierdeți timpul și energia tuturor.

dacă nu sunteți sigur cum să vă pregătiți calea cea bună, colegii v-au acoperit cu aceste nouă sfaturi pentru a vă asigura că nimic nu cade prin fisuri.

cum să vă pregătiți pentru o întâlnire în 9 pași

sunteți nerăbdători să începeți întâlnirea și nu vă învinovățim. Există probabil multe de discutat, povești despre clienți de împărtășit și strategii de afaceri cu care să fiți de acord. Dar înainte de a vă scufunda, asigurați-vă că faceți acești nouă pași pentru a vă asigura că întâlnirea este cât mai productivă posibil.

• creați un șablon de întâlnire
• cereți participanților să contribuie
• atașați sau Încorporați documente justificative
• acordați oamenilor timp pentru a pregăti
• exersați ceea ce veți spune
• decideți dacă alte persoane prezintă
• definiți rolurile întâlnirii
• notați orice elemente de acțiune
• încurajați participanții să aibă camere pornite

1 Crearea unui șablon de întâlnire

primele lucruri mai întâi — începeți prin crearea unui șablon de întâlnire. Acest lucru oferă structura întâlnirii dvs., permițând conversației să rămână concentrată și pe subiect.

ordinea de zi va începe cu ora și locația (dacă vă întâlniți personal), urmată de scopul întâlnirii. Ar trebui să includă informații precum o listă de subiecte, puncte de discuție, elemente de acțiune și alte activități pe care participanții le vor discuta.

furnizarea unei schițe clare și cuprinzătoare a ceea ce va avea loc atunci când va avea loc întâlnirea este crucială pentru succesul întâlnirii, deoarece toată lumea știe ce se așteaptă de la ei, ce întrebări sau povești ale clienților ar trebui să aibă gata să împărtășească și care va fi rolul lor pe măsură ce se desfășoară.

aveți nevoie de asistență suplimentară? Profitați de șabloanele agendei de întâlnire, aduse de colegi.

2 cereți participanților să contribuie la agenda

ce poate transforma o agendă bună într-o agendă grozavă? Solicitarea participanților de a contribui și de a adăuga propriile Puncte de pe ordinea de zi.

poate că un participant are un anumit blocaj sau o provocare pe care trebuie să o depășească, o actualizare a unei etape pe care echipa lucrează pentru a o realiza sau orice modificări semnificative ale politicii companiei. Asigurarea faptului că agenda întâlnirii este colaborativă și ușor de împărtășit cu participanții asigură că nimic nu cade prin fisuri și că toate elementele de acțiune sunt discutate.

de asemenea, poate oferi participanților un heads-up pentru întrebările adresate și provocările discutate, permițându-le să se gândească la unele dintre aceste blocaje în avans, astfel încât poate să poată veni la întâlnire cu o soluție sau o idee gata de împărtășit.

3 Atașați sau Încorporați documente și grafice justificative

pe măsură ce creați o agendă, veți avea o idee mai bună despre documentele și fișierele pe care participanții la întâlnire vor trebui să le parcurgă pentru a fi la curent cu orice subiecte relevante. Acesta va ajuta, de asemenea, să creați un PowerPoint câștigătoare sau punte de diapozitive, care este angajarea și informativ.

este important să acordați participanților la întâlnire suficient timp pentru a vă asigura că toată lumea are șansa de a examina informații și valori importante. Deci, dacă există vreun material pe care doriți să îl revizuiți din timp, asigurați-vă că îl trimiteți cu cel puțin 24 de ore înainte. Exprimați participanților că doriți să aruncați o privire la aceste materiale în avans.

la urma urmei, nu este nimic mai rău decât să-ți surprinzi echipa cu 50 de diapozitive când începe întâlnirea. Știind ce sunt pe cale să meargă în stabilește întâlnirea pentru succes.

4 acordați oamenilor timp pentru a pregăti comentarii și Întrebări

în mod similar, atașarea acestor materiale oferă echipei dvs. suficient timp pentru a pregăti comentarii, preocupări, întrebări și povești. Dacă nu, veți avea o întâlnire în care nimeni nu este pregătit, cu o conversație care este peste tot și care va avea nevoie probabil de o altă întâlnire pentru a gestiona obiectivele.

cu cât Echipa dvs. are mai mult timp pentru a pregăti aceste comentarii și întrebări din timp, cu atât conversația va fi mai bună în ședință! De asemenea, se asigură că toată lumea rămâne angajată și pe subiect, astfel încât nimic să nu cadă prin fisuri.

5 dacă prezentați, practicați ceea ce veți spune

toate prezentările grozave necesită puțină practică.

deci, dacă sunteți gazda întâlnirii sau cel care dă lucrurile, asigurați-vă că practicați ceea ce veți spune înainte ca toți ochii să fie asupra voastră! Indiferent dacă prezentați diapozitive, conduceți întreaga conversație sau pur și simplu aduceți câteva întrebări sau puncte de discuție pe podea, practicați ceea ce veți spune cel puțin o dată. Puteți lua în considerare rularea prin diferite moduri de a începe întâlnirea sau conversația, fie cu un spărgător de gheață, fie cu o poveste.

puteți scrie, de asemenea, puncte cheie în jos pe o bucată de hârtie pentru a aduce cu tine la sala de ședințe sau au un document tras în sus electronic pentru tine de a citi de pe. Indiferent de metoda pe care o alegeți, acest lucru vă va asigura că punctul dvs. se va întâlni cât mai clar și concis posibil și veți minimiza cantitatea de incoerență în timp ce vorbiți.

și, dacă intenționați să citiți pur și simplu diapozitivele, nu le citiți textual, ci, în schimb, schimbați-le și adăugați câteva comentarii suplimentare, astfel încât să nu plictisiți ceilalți participanți.

6 decideți dacă alte persoane prezintă (și anunțați-le în avans)

același lucru se poate spune și pentru alți participanți la întâlnire. În cazul în care acestea sunt prezentarea de pe slide-uri, să le știu în prealabil care slide-uri sunt de până la ei pentru a livra. De asemenea, dați-le posibilitatea de a-și crea propriile diapozitive sau materiale de prezentare pentru a crea conținutul în propria voce și pentru a adăuga un anumit fler personal. În plus, amintiți-vă că prezentarea nu vine în mod natural pentru toată lumea, astfel încât să oferiți altora suficient timp pentru a se pregăti poate ajuta la ușurarea nervilor și să vă simțiți mai confortabil vorbind în fața altor participanți.

ar trebui să luați în considerare, de asemenea, că este întotdeauna cel mai bine să aveți mai multe persoane care citesc prezentarea sau să schimbe vocea persoanei care vorbește în general. Doar oferind o singură persoană șansa de a prezenta poate face întâlnirea să se simtă ca o conversație unilaterală. Se face să se simtă plictisitor, de asemenea.

7 definiți roluri de întâlnire, cum ar fi cel care ia notițe și cel care ține timpul

nimănui nu-i place să aibă un rol de întâlnire pe ele în ultimul moment, așa că aflați din timp cine va lua notițele întâlnirii, procesele verbale și cine va fi cel care ține timpul.

de exemplu, dacă cineva din echipa dvs. este excelent în a fi punctual, desemnați-l să fie deținătorul timpului, al cărui rol este de a verifica dacă întâlnirea începe și se termină la timp și că toate punctele de pe ordinea de zi sunt discutate în consecință. În timp ce deținătorul de note ar trebui să fie organizat, deoarece înregistrează deciziile și detaliile cheie luate în timpul întâlnirii. De asemenea, depinde de ei să trimită notele participanților odată ce întâlnirea s-a încheiat.

amintește-i acestei persoane că notele ar trebui trimise în termen de 24 de ore de la întâlnire, astfel încât totul să rămână în minte.

8Note orice elemente de acțiune și takeaways cheie

acesta poate fi util pentru a utiliza software — ul de întâlnire care face unele dintre ridicarea grele pentru tine-ca oferind un loc pentru a scrie takeaways cheie de conversații și elemente de acțiune pentru ceea ce trebuie să fie urmat pe.

de exemplu, un instrument de întâlnire precum Fellow facilitează urmărirea elementelor de acțiune cu o secțiune deja disponibilă. În acest fel, toate informațiile relevante și necesare sunt organizate într-un singur loc. Nu știi niciodată când va fi adusă ideea perfectă, așa că vrei să fii gata cu un loc unde să o scrii.

9 Dacă sunteți la distanță, încurajați participanții să aibă camere pe

poate fi dificil să organizați o întâlnire virtuală productivă, dar o modalitate de a vă asigura că toată lumea este angajată, ascultă și o parte a conversației este să cereți tuturor să pornească camera. Asigurați-vă că ați pus această regulă în mișcare din timp, astfel încât nimeni să nu fie prins cu garda jos, arătând mai puțin decât pregătit pentru cameră. Văzând echipa ta în timp ce vorbesc și știind că alții sunt atenți în timp ce vorbești face întâlnirea mai personală.

de asemenea, puteți încuraja participanții să se asigure că stau într-un loc liniștit, departe de distrageri și să dezactiveze notificările primite, astfel încât atenția lor să rămână asupra conversației.

gata pentru orice!

întâlnirile eficiente nu se întâmplă prin surprindere. Este nevoie de timp, efort și multă pregătire pentru a fi sigur că totul se încadrează în loc. Indiferent de tipul de întâlnire, câți oameni sunt prezenți sau ce trebuie discutat, este întotdeauna o idee bună să urmați acești pași, astfel încât să puteți fi gata pentru ceea ce este în joc.