13 modalități dovedite de a crește participarea la evenimente

ca planificator de evenimente, prezența scăzută este cel mai rău coșmar al tău.

ai petrecut luni din viata ta, mii de dolari, și nenumărate ore înființarea cel mai bun eveniment din istoria companiei. Dar a doua zi vine, și participarea la eveniment este mai puțin de jumătate din ceea ce ai planificat pentru.

scaunele sunt goale—iar atmosfera este letargică în cel mai bun caz.

nu contează cât de bine planificat este evenimentul tău; dacă nu înțelegi cum să faci oamenii să apară, totul va fi degeaba.

de aceea, în această postare, vom acoperi cei 13 pași esențiali pentru creșterea participării la următorul dvs. eveniment.

vom acoperi totul, de la planificarea în mod corect, prin marketing-ul și stimularea înscrierilor, până la desfășurarea unui eveniment de succes și captivant, care va fi discuția industriei dvs. pentru anii următori.

motive comune pentru participarea redusă la eveniment

este posibil ca oaspeții să nu se prezinte la evenimentul dvs. din tot felul de motive. Oamenii ratează zboruri, au probleme de îngrijire a copiilor și se îmbolnăvesc tot timpul. Marketingul evenimentelor poate fi sub-par sau conflictele de programare apar între două evenimente concurente.

pe de altă parte, oamenii pot apărea, dar evenimentul dvs. întâmpină probleme care provoacă un exod în masă.

microfoanele sau difuzoarele dvs. pot glitch, wifi-ul poate ieși sau prezentarea pe ecranul mare poate să nu se redea. Procesul de check-in ar putea merge razna și provoca ridicol de mult timp așteptați ori pentru a obține chiar și în eveniment.

sau dacă evenimentul tău este în aer liber, s-ar putea să plouă și să-ți strice planurile.

în ciuda numărului de lucruri care pot provoca participarea redusă la evenimente, există câteva strategii pe care le puteți adopta pentru a avea cea mai bună șansă de a vedea numere mari la următorul eveniment.

toate se rezumă la planificare, marketing și realizarea evenimentului dvs. cât mai unic și captivant posibil.

să le analizăm mai detaliat.

înțelegeți de ce publicul dvs. dorește să participe în primul rând

de ce publicul dvs. vrea chiar să fie acolo? Potrivit Asociației Internaționale de expoziții și evenimente:

– 92% participă pentru a învăța ceva

– 78% apar pentru că locația este atrăgătoare

– 76% participă pentru a găsi oportunități de rețea

oferă extrageri care vor satisface aceste nevoi.

aveți sesiuni de breakout sau mixere sociale care vă vor oferi participanților o mulțime de oportunități de a se amesteca și de a face rețea?

cum rămâne cu vorbitorul invitat sau cu sesiunile educaționale—vor oferi publicului dvs. acea experiență bogată de învățare pe care o doresc?

în ceea ce privește locația dvs., asigurați-vă că valorificați ceea ce îl face un loc minunat pentru a organiza un eveniment.

concentrați-vă pe obiectivele evenimentului și pe rezultatele cheie pe care le vizați. Ce valori promovați—și ce fel de membri ai audienței ar rezona cu acel mesaj?

Imaginați-vă acest scenariu de coșmar: planificați un eveniment uimitor conceput pentru a determina factorii de decizie din întreprinderile locale să vă cumpere produsul. În ziua în sine, evenimentul dvs. este bine participat și sunteți sigur că sunteți pe cale să rupeți toate înregistrările de vânzări ale companiei dvs.

dar nimic nu vine din ea.

îți dai seama că publicul tău era format aproape în întregime din pensionari și studenți—nimeni în poziția de a cumpăra ceea ce vinzi.

înțelegerea publicului țintă vă ajută să definiți un plan pentru eveniment care să corespundă motivațiilor lor.

folosiți date reale din evenimente, sondaje și interviuri anterioare pentru a determina persoana unui client.

nu uitați să cereți oamenilor din alte departamente din cadrul organizației dvs. informații, cum ar fi vânzări sau servicii pentru clienți, pentru a obține o imagine completă.

ce trăsături precum vârsta, nivelul venitului, educația și locația are acest participant țintă?

lăsați informațiile pe care le adunați să dicteze modul în care comercializați, marcați și proiectați evenimentul.

oferiți stimulente pentru înregistrări sau sosiri timpurii

Oferirea de reduceri de înregistrare timpurie sau avantaje de sosire timpurie ar putea contribui la creșterea participării la eveniment. De fapt, 64% dintre planificatorii de evenimente susțin că reducerile early bird sunt cea mai reușită tactică promoțională.

luați în considerare oferirea unui sistem de reduceri pe niveluri, cu stimulente precum:

– upgrade– uri VIP gratuite

– reduceri pentru primii 100 de solicitanți ai înregistrării sau persoane care împărtășesc evenimentul dvs. pe social media

-avantaje precum scaunele din primul rând la prezentarea principală

– reduceri de grup sau programe de recomandare, cum ar fi BOGO (cumpărați unul obțineți unul) promoții la bilete

oferirea de stimulente arată publicului dvs. că nu le luați de la sine înțeles și că apreciați participarea lor.

de asemenea, oamenii sunt întotdeauna încântați să obțină premii sau reduceri, așa că le veți atrage atenția (cel puțin pentru puțin timp).

treaba ta după aceea este să păstrezi această atenție.

Related: cum să obțineți mai multe persoane care se înregistrează pentru evenimentele dvs.

donați bilete sau organizați Cadouri de Social Media

poate părea contraintuitiv, dar uneori oferirea de bilete gratuite este mai bună decât încercarea de a vinde până la ultimul.

cu excepția cazului în care emisiunea sau evenimentul dvs. are o cerere extrem de mare, șansele sunt bune că veți avea cel puțin câteva bilete ne-achiziționate.

acele locuri goale vor fi vizibile publicului, chiar dacă în subconștient.

oferirea biletelor poate avea și beneficii tangibile.

cu cât aveți mai mulți oameni în audiență, cu atât este mai probabil să vindeți oferte suplimentare, cum ar fi concesii. Dacă promovați un nou serviciu sau produs, asta înseamnă mai mulți ochi și potențiali clienți viitori.

încercați următoarele tactici:

– cadouri de Social media—rulați o promoție pentru primul grup de adepți care să vă placă sau să vă împărtășească evenimentul pe social media.

– Radio giveaways—navetiștii construiesc o relație de încredere cu DJ-ul lor preferat de radio, așa că auzind despre un eveniment de pe buzele acelui DJ îi va face mai probabil să creadă că evenimentul merită.

în fiecare caz, oferirea de bilete gratuite generează o bună publicitate pentru dvs. și pentru evenimentul dvs.

trimiteți invitații personale

în timp ce campaniile de marketing generalizate, reclamele și promoțiile de pe rețelele sociale își au locul, nu există nicio potrivire pentru șabloanele de invitație personalizate trimise direct la adresele de e-mail ale potențialilor participanți.

pentru a genera cel mai bun răspuns, asigurați-vă că trimiteți e-mailuri profesionale și captivante.

începeți prin segmentarea publicului și trimiterea de e-mailuri personalizate pe baza datelor demografice.

e-mailul trebuie să se simtă personalizat și relevant pentru fiecare destinatar.

asigurați-vă că introduceți numele destinatarului în linia de subiect sau salut („o invitație specială pentru dvs., Sally”). Indiferent de linia de subiect pe care o alegeți, ar trebui să prindă ochiul și să ajungă la subiect.

corpul mesajului dvs. ar trebui să fie plin de informații, dar suficient de scurt pentru a fi citit în doar un minut sau două.

concentrați-vă pe valoarea pe care evenimentul dvs. o va oferi participanților și nu uitați să includeți un apel la acțiune (CTA).

o grafică atrăgătoare va contribui, de asemenea, mult la menținerea publicului dvs. implicat-dar asigurați—vă că este receptiv pe mobil, ca acest exemplu de la Hubspot.

Alăturați-vă site-urilor de descoperire a evenimentelor

acum un deceniu, oamenii au căutat pe Google Cuvinte cheie pentru a găsi evenimente relevante în apropierea lor. Cu toate acestea, utilizatorii de internet de astăzi apelează la site-uri de descoperire care sugerează evenimente care le pot atrage.

pentru a optimiza descoperirea evenimentului, asigurați– vă că:

– listați evenimentul pe cât mai multe site-uri, cum ar fi Facebook Events, Eventful și Goldstar.

– Faceți posibil ca vizitatorii să se înregistreze pentru evenimentul dvs. fără a părăsi site– ul discovery

– încurajați utilizatorii să RSVP pe Facebook, care va personaliza recomandările și vă va ajuta să vă faceți evenimentul mai vizibil

– includeți locația evenimentului dvs. pentru a crește șansele de a fi curatoriat pe fluxurile utilizatorilor din apropiere

– utilizați un hashtag atrăgător și Partajabil

folosind site-uri de descoperire, creșteți gradul de conștientizare a evenimentului dvs. în publicul țintă.

mențineți participanții entuziasmați

este esențial să vă entuziasmați participanții cu privire la evenimentul viitor—și să îi păstrați așa. Gândiți-vă la modalități de a menține interesul publicului dvs. de la etapele de planificare până la e-mailul de urmărire după eveniment.

iată câteva idei.

teasere și Sneak Peeks

Excite participanții potențiali cu e-mailuri teaser aluzie la mai multe avantaje pentru a veni.

construiește suspansul și fă-i să anticipeze cu nerăbdare informații suplimentare despre evenimentul tău pe măsură ce dezvălui mai multe detalii.

eliberați în mod regulat aceste teasere în perioada premergătoare evenimentului pentru a construi anticipare.

Content Marketing

înainte de eveniment, eliberați conținut legat de acesta. Anunțați detalii specifice pe blogul dvs., cum ar fi:

– Data și ora

– locația

– itinerariul evenimentului

– invitați și bios– ul lor

– unele dintre subiectele care vor fi abordate la evenimentul dvs.

creșteți numărul de ochi asupra evenimentului dvs. prin aterizarea câtorva postări de oaspeți și pe alte site-uri web.

oferiți articole utile altor bloguri din industria dvs. pe care le puteți conecta la evenimentul dvs. viitor. Cititorii care ar putea fi interesați să participe pot da clic pe pagina dvs. de destinație pentru a afla mai multe despre evenimentul dvs.

Postează și pe social media! Puneți hashtag-ul dvs. de marcă pentru a utiliza și a posta ceva în fiecare zi înainte de eveniment.

puteți include cadouri, sondaje de audiență, o numărătoare inversă, un chat sau un webinar care răspunde la întrebări despre eveniment și videoclipuri promoționale.

la evenimentul

fii original! Dacă evenimentul dvs. se simte ca același lucru pe care participanții l-au experimentat de o sută de ori înainte, vor fi departe de a fi încântați.

încercați să găsiți o modalitate de a pune un spin unic pe eveniment. Încorporați o temă creativă sau o nouă tehnologie strălucitoare (cum ar fi realitatea augmentată/virtuală sau tehnologia de interacțiune a publicului).

Simplificați înregistrarea

pentru a evita crearea de bariere la intrare, păstrați procesul de înregistrare cât mai simplu posibil.

– includeți prețuri automate: Software-ul care ajustează automat prețurile pe baza reducerilor timpurii sau a nivelurilor de membru diferențiate păstrează lucrurile simple. Dacă sunteți deja epuizat, oferirea de liste de așteptare automate poate ajuta oamenii să intre pe lista de oaspeți dacă alții renunță.

– nu trimiteți solicitanții înregistrării departe de site-ul dvs: Oamenii ezită să furnizeze informații de plată unui site web necunoscut, deci alegeți software-ul de înregistrare care integrează procesul direct în propriul site.

obiectivul dvs. ar trebui să fie să păstrați lucrurile ușor de utilizat și simplu.

Obțineți mass-Media pentru a acoperi evenimentul dvs.

este important să vă promovați evenimentul cu o notificare suficient de avansată pentru a obține cuvântul suficient.

o regulă bună este să începeți promovarea evenimentului cu cel puțin 3-6 luni înainte de dată.

cu cât mass-media poate acoperi mai mult evenimentul dvs., cu atât mai mulți oameni vor ști despre el, ceea ce înseamnă că vor exista șanse mai mari de participare mai mare.

faceți o listă cu mass-media din zona dvs. și anunțați-le despre evenimentul dvs. viitoare.

este util să scrieți un comunicat de presă sau două, astfel încât să puteți avea un anumit control asupra modului în care sunt prezentate informațiile despre eveniment.

utilizați marketingul prin e—mail pentru a transmite cuvântul abonaților dvs. și nu uitați să includeți linkuri înapoi la site-ul evenimentului dvs. și butoane de partajare, astfel încât să poată transmite cuvântul propriilor adepți.

nu subestimați puterea marketingului organic din gură în gură.

potrivit Sprout Social, 75% dintre oameni sunt mai predispuși să plătească pentru un bilet de eveniment dacă îl văd promovat pe social media.

dacă aveți sponsori sau invitați de profil, cereți-le să promoveze evenimentul pe propriile feed-uri.

încurajați partajarea evenimentului

partajarea nu trebuie să se oprească atunci când începe evenimentul.

configurați Geofiltre Snapchat (lentile de realitate augmentată care acoperă imagini distractive sau elemente de recuzită peste viața reală) sau zone foto-op pentru ca participanții dvs. să se distreze și să le partajeze pe social media.

aveți un colț neutilizat în spațiul dvs. de evenimente?

agățați un fundal întunecat și scoateți câteva elemente de recuzită simple cu iluminare dedicată pentru fotografii și aveți o activitate ușoară pentru Instagram pentru oaspeții dvs.

Vino cu un hashtag dedicat și tipărește-l pe semne la eveniment pentru a încuraja orice postare de pe rețelele sociale legate de evenimente să o includă.

folosiți acel hashtag prin configurarea unui perete de socializare care transmite un flux live de postări conexe la evenimentul dvs.

de asemenea, puteți închiria o imprimantă hashtag, care imprimă automat orice fotografii postate pe Twitter sau Instagram cu un anumit hashtag.

participanții pot fixa o fotografie de grup în afara holului sau un selfie la bar—atâta timp cât Postează fotografia cu hashtag-ul, pot merge să ridice suvenirul tipărit la stația de imprimantă.

investiți în fotografie profesională

evenimentul dvs. este momentul perfect pentru a investi în fotografie de înaltă calitate, atât pentru oaspeții dvs., cât și pentru organizația dvs.

la urma urmei, când mai aveți iluminare excelentă, difuzoare interesante, dezvăluiri de produse și invitați care sunt probabil îmbrăcați mai formal decât de obicei (și, sperăm, într-o dispoziție festivă)?

aceste fotografii pot fi extrem de utile. S-ar putea:

– trimiteți– le oaspeților într-un e-mail de urmărire amintindu-le de distracția pe care au avut-o

– trimiteți-le persoanelor care nu au participat (pentru a le arăta ce au ratat)

– folosiți-le în campanii de marketing și materiale de branding care arată implicarea clientului/publicului.

da, fotografiile sunt grozave-dar trebuie să angajezi un profesionist? De ce nu trimite doar un intern cu smartphone-ul lor pentru a fixa câteva poze?

deși aceasta este o opțiune dacă nu aveți fonduri, este mai bine să investiți în calitate dacă vă puteți permite.

un fotograf profesionist va ști ce să caute și cum să obțină cele mai bune fotografii. Vor avea un ochi bun pentru iluminare, încadrarea fotografiilor și prinderea oamenilor în cele mai bune momente.

profesioniștii își pot edita, de asemenea, fotografiile pentru a vă oferi un rezultat mai lustruit, de înaltă calitate, pe care să îl utilizați ulterior în materialele dvs.

pârghie puterea Video

promovare video poate amplifica participarea eveniment prin adăugarea de valoare exponențială. În loc de prezentări de diapozitive plictisitoare, videoclipul poate oferi publicului dvs. o experiență captivantă.

de asemenea, puteți transmite live, ceea ce va oferi și mai multor persoane opțiunea de a participa virtual la evenimentul dvs.

vă permite să oferiți valoare celor care nu au putut participa, ceea ce vă sporește credibilitatea și sentimentele pozitive față de marca dvs.

Livestreamingul face, de asemenea, conținutul evenimentului dvs. mai Partajabil, deoarece totul este înregistrat și transmis în flux așa cum se întâmplă.

luați în considerare transmiterea în flux a următoarelor tipuri de videoclipuri:

– videoclipuri promoționale pentru a conduce entuziasmul care a dus la eveniment

– interviuri cu membri, voluntari și personal

– actualizări de evenimente și anunțuri

– previzualizări și sneak peeks ale locației, divertismentului și spațiului evenimentului

– Live Q&sesiuni A

înainte și după evenimentul, conținutul dvs. video poate ajuta la atragerea participanților, la îmbogățirea experiențelor lor și la furnizarea de conținut valoros pentru a fi împărtășit ulterior cu alții.

conectați difuzoarele cu participanții

fără îndoială, gama de difuzoare la evenimentul dvs. va fi unul dintre principalii factori care stimulează participarea publicului dvs. De ce nu lăsați acest stimulent să funcționeze puțin mai mult în favoarea voastră?

în loc să vă prezentați pur și simplu vorbitorul invitat pentru a susține o discuție, luați în considerare să le cereți să se implice mai mult cu participanții.

invitați-i să rămână pentru un panou Q &A înainte sau după prezentarea lor, unde participanții pot interacționa direct cu vorbitorul.

sau poate că vorbitorul dvs. ar fi dispus să participe la un chat sau forum online din aplicația evenimentului dvs.

și ce se întâmplă în timpul sesiunii de vorbire în sine? Luați în considerare furnizarea de tehnologie pentru ca vorbitorul să ruleze un sondaj live sau să solicite feedback public în timp real.

orice lucru care îi va ajuta pe participanți să simtă că interacționează personal și să învețe de la vorbitor va crește impresia că au primit cel mai mult bang pentru buck.

nu vrei ca ei să ingereze pasiv o discuție pe care să o poată căuta la fel de ușor pe YouTube. Pentru a rula o sesiune Q&a cu adevărat impresionantă, asigurați-vă că o tratați ca o porțiune intenționată a evenimentului, nu ca o gândire ulterioară.

încurajați participanții să pună întrebări concise și substanțiale și să evite incoerența cu orice preț.

planificați ca personalul sau moderatorii să navigheze prin mulțime cu microfoane pentru a menține desfășurarea fără probleme a procedurilor.

Faceți orașul parte a evenimentului

mai ales dacă mulți dintre participanții dvs. provin de la distanță, o parte din extragerea evenimentului dvs. este probabil locația sa. Profitați din plin de ea!

orașul tău are probabil multe atracții de oferit.

luați în considerare postarea unei liste utile de lucruri de făcut în timp ce vă aflați în oraș pentru campania dvs. de marketing prin e-mail, fluxurile de socializare și site-ul web al evenimentului.

faceți o listă cu muzeele, restaurantele și viața de noapte sugerate de vizitat în timp ce participanții dvs. sunt în oraș.

evidențiați atracțiile turistice pe care orașul dvs. le poate oferi.

dacă evenimentul dvs. are loc într-o locație distractivă sau unică (cum ar fi un muzeu local, un teatru de epocă sau un centru cultural), profitați de el!
de exemplu, discutați despre caracteristicile interesante ale locului ca parte a materialelor dvs. promoționale.

creșteți participarea la evenimente cu Regpack

planificarea unui eveniment necesită mult timp și efort—nu doriți să ajungeți la ziua respectivă și să constatați că prezența dvs. este mult mai mică decât se anticipase.

făcând efortul de a înțelege motivațiile publicului dvs., oferind stimulente și promovând evenimentul dvs. pe toate canalele potrivite pentru a menține participanții entuziasmați, vă veți configura evenimentul pentru succes.

unul dintre cei mai importanți factori prezenți este facilitarea unui proces ușor de înregistrare, motiv pentru care Regpack este aici pentru a sprijini nevoile evenimentului Dvs. cu facturare automată și integrare de înregistrare pe propriul site web. Încercați un demo gratuit astăzi!