Doze Etapas para a Preparação de um bem-Sucedido Leilão de Angariação de fundos

Se sua organização sem fins lucrativos tem um bom tamanho de corpo de voluntários, o acesso a um local apropriado, o suficiente membros interessados e lance razoavelmente altos níveis, e os contatos com os comerciantes, de profissionais, qualificados membros que irão doar itens para licitar ou fornecer patrocínios e outras formas de assistência, um leilão ao vivo pode ser uma ótima maneira de arrecadar fundos. Você pode torná-lo o” evento principal ” ou combiná-lo com algum outro evento, como um jantar de gala.

mas não subestime o trabalho envolvido antes do tempo. Você precisará começar a planejar cerca de cinco a oito meses antes do tempo e cuidar das etapas preparatórias descritas abaixo.

Estabeleça metas para participação, aquisição e ganho

Para garantir que seu leilão ganhe dinheiro, ajuda a identificar metas viáveis para o número de pessoas que comparecerão, quantos itens estarão disponíveis para licitação e quanto esses itens ganharão À venda. Você encontrará conselhos sobre isso no Q & A, ” quanto nossa organização sem fins lucrativos pode esperar ganhar se realizarmos um leilão ao vivo?”

planeje um orçamento

execute alguns números para garantir que seu evento seja lucrativo e ajude a planejar quais itens você precisará solicitar um empréstimo ou doação. Suas principais despesas, dependendo de seus ativos existentes e do que você está sendo doado, provavelmente incluirão um aluguel de salão, alimentos e bebidas, Decorações, um excelente sistema de som, impressão de catálogos e programas, pranchetas e canetas e a taxa do leiloeiro ou host da Web. Pergunte ao redor para ver se um membro irá fornecer um para transportar itens de leilão para o salão — se não, você pode precisar alugar um.

no lado da renda, você pode planejar cobrar a admissão, vender espaço publicitário em seu catálogo, solicitar patrocínios de negócios (junto com doações de mercadorias), realizar sorteios ou estouros de balão, vender uma bebida exclusiva e, claro, trazer lucros dos itens leiloados.

defina uma data e local

muitas organizações sem fins lucrativos optam por realizar leilões no outono, para as pessoas que começam a comprar presentes de Natal, mas ainda não estão em estado de fadiga nas compras. As noites de fim de semana são geralmente melhores, para que os hóspedes não se importem em ficar até tarde. Se houver um motivo para escolher um dia da semana, considere começar cedo, como às 5:30. Planeje alimentá-los com o jantar também.

se você já tem um local em mente, talvez o auditório da sua escola ou a sala de estar extragrande do membro do Conselho, ótimo, se não, este é um dos primeiros detalhes que você precisará cuidar, tanto para garantir que o local esteja disponível quanto para que você possa anunciá-lo em qualquer notificação de “salvar a data” ou em seu site.

a localização é um fator importante no sucesso do seu evento. Procure um local que seja dentro de casa, grande o suficiente para não apenas acomodar seu público-alvo e deixá-lo socializar, mas também para exibir itens que você planeja vender; mas não tão grande que os hóspedes se sintam perdidos ou armazenados. Também deve ser bem iluminado, conveniente para seus prováveis participantes e, de outra forma, de acordo com o clima pretendido do evento.

escolha um leiloeiro

os Serviços de um leiloeiro profissional — que pode, de fato, vir com uma equipe de ajudantes-provavelmente custarão vários milhares de dólares (às vezes dependendo do seu nível de ganhos). Claro, um verdadeiro profissional vai ganhar de volta o salário e, em seguida, alguns, através da arte de pacing a licitação de forma adequada, inspirando o entusiasmo do público, e saber como lidar com questões como uma calmaria na licitação.

envie convites

os leilões de caridade tendem a atrair membros do seu grupo mais do que o mundo em geral, portanto, para torná—lo um sucesso, envie aos membros salvar os e-mails de data assim que você tiver a data, hora e local básicos trabalhados-até cinco meses antes. Siga aqueles com convites impressos, de 60 a 90 dias antes do evento.

peça às pessoas para RSVP comprando ingressos com antecedência. Isso evita que as pessoas mudem de ideia no último minuto e reduz a quantidade de dinheiro tratada por suas pessoas de registro.

solicite doações de bens e serviços

a chave para tornar seu leilão lucrativo é leiloar bens em sua maioria ou inteiramente doados. Mesmo itens que atraem lances baixos são puro lucro para você-e trarão de volta os caçadores de pechinchas nos anos subsequentes.

inicie este processo assim que souber a data do seu evento. Ter um comitê de voluntários começa a solicitar itens de três a seis meses antes que o evento seja ideal.

seu leilão deve ter algo para cada tipo de membro do público. Artigos populares incluem bilhetes para viagens, recreação e esportes, celebridades e esportes recordações; certificados de presente para o jantar, cultura e entretenimento; produtos de saúde e beleza e serviços (spa certificados de presente são populares); artes e artesanato e de decoração; electrónica; serviços profissionais; estágios para jovens; presentes para crianças; e pacotes ou experiências únicas combinando qualquer um dos itens acima. Prepare pelo menos um ou dois itens de grande valor, como uma viagem ao Havaí.

Preparar Materiais Escritos

tanto Para fins internos e para o público, preparar algumas ou todas as seguintes:

• mestre lista de itens disponíveis para a licitação
• leilão catálogo
• programa do evento
• edital
• lance de folhas (para um leilão silencioso apenas)
• gravador de folhas (para um leilão ao vivo) e
• recebimento o recebimento de formulários.

detalhes e amostras destes podem ser encontrados em Veja o Guia dos voluntários para angariação de fundos; arrecadar dinheiro para sua escola, equipe, biblioteca ou grupo comunitário (Nolo).

promova e divulgue o evento

se você tiver sorte, seus convites por si só serão suficientes para atrair as pessoas para o seu evento—mas promoção adicional pode ser necessária. Ao divulgar um leilão, gere entusiasmo descrevendo alguns dos principais itens para licitação. Desafie também cada um de seus líderes e voluntários principais a vender um certo número de ingressos.

crie um gráfico de assentos

a menos que seu leilão seja muito informal, talvez com pessoas alinhadas em cadeiras, um gráfico de assentos pode ajudar a maximizar o prazer das pessoas e garantir que os possíveis licitantes de topo estejam bem colocados na sala.

10.Configurar exibições de itens de leilão

com leilões ao vivo, é costume exibir itens separadamente, na abertura do evento, antes de serem movidos para o palco para o leilão real. Seu objetivo é criar exibições visualmente atraentes e dar às pessoas a chance de decidir o que querem.

Proteja itens de alto valor ou facilmente levantados, colocando-os em uma vitrine, tendo um voluntário guardando a mesa ou simplesmente mantendo-os armazenados e colocando fotos ou um storyboard. Este último também é útil para certificados de presente. Você também pode ser criativo, talvez fazendo um passeio voluntário modelando um colar caro.

o toque final deve ser um grande pôster ou banner com o nome e o logotipo da sua organização colocados na frente ou sobre o pódio onde o leiloeiro estará, para lembrar ao público que seus lances são todos por uma boa causa.

configurar um sistema de Checkout

um dos maiores desafios na realização de um leilão vem no final, quando você precisa coletar o pagamento e unir os licitantes com seus produtos. A ideia é que as pessoas mostrem seu número de Licitante, confirmem o que devem depois de receberem um total calculado eletronicamente, pegem seus itens e saiam. Se esse processo for Lento, as pessoas podem sair pela porta sem pagar. As organizações sem fins lucrativos maiores geralmente contratam alguém para lidar com o checkout, seja a empresa que fornece o leiloeiro ou um serviço como o greatergiving.

Planeje tarefas de “Dia do evento”

descubra todas as tarefas possíveis que as pessoas podem precisar realizar no dia do leilão e, em seguida, atribua voluntários ou Contrate profissionais para realizá-las. Para os papéis mais complexos, você vai querer realizar treinamentos. As tarefas de trabalho mais importantes incluem, por exemplo, pessoas para configuração, registro, creche, fotografias, checkout, equipe de limpeza e contagem e depósito de dinheiro.

agora, tudo que você precisa fazer é realizar o leilão! Para obter informações detalhadas sobre tudo o que foi descrito acima, bem como o leilão em si, consulte o Guia dos voluntários para angariar fundos; arrecadar dinheiro para sua escola, equipe, biblioteca ou grupo comunitário (Nolo).