Como se preparar para uma reunião em 9 Passos | companheiro.app

você não correria uma maratona sem treinar antes do tempo ou assar uma torta de maçã pela primeira vez sem usar uma receita.

o mesmo pode ser dito por ter uma reunião. Você não ligaria para sua equipe para discutir algo importante sem planejar com antecedência, certo?

pelo menos — esperamos que você não. Preparação importa, especialmente quando se trata de executar uma reunião. Quando você não tomar o tempo para se preparar adequadamente, não importa o tipo de reunião que você está tendo, você vai acabar desperdiçando tempo e energia de todos.

se você não tem certeza de como se preparar da maneira certa, companheiro tem coberto com estas nove dicas para garantir que nada cai através das rachaduras.

como se preparar para uma reunião em 9 etapas

você está ansioso para iniciar sua reunião e não o culpamos. É provável que haja muito o que discutir, histórias de clientes para compartilhar e estratégias de negócios para concordar. Mas antes de mergulhar, certifique-se de fazer essas nove etapas para garantir que a reunião seja o mais produtiva possível.

• Criar uma reunião de modelo
• Peça aos participantes para contribuir
• ligar ou incorporar documentos comprovativos
• Dar às pessoas tempo para preparar
• Prática o que você vai dizer
• Decidir se outras pessoas estiverem se apresentando
• Definir reunião funções
• Note que quaisquer itens de ação
• Incentivar os participantes a ter câmeras em

1 Criar uma reunião de modelo

Primeiro de tudo — de começar por criar um modelo de reunião. Isso dá à sua estrutura de reunião, permitindo que a conversa permaneça focada e no tópico.

a agenda começará com a hora e o local (se você estiver se encontrando pessoalmente), seguido do propósito da reunião. Deve incluir informações como uma lista de tópicos, pontos de discussão, itens de ação e outras atividades que os participantes discutirão.Fornecer um esboço claro e abrangente do que ocorrerá quando a reunião ocorrer é crucial para o sucesso da reunião, pois todos sabem o que é esperado deles, quais perguntas ou histórias de clientes eles devem ter pronto para compartilhar e qual será seu papel à medida que se desenrola.

precisa de mais assistência? Aproveite os modelos da agenda da reunião, trazidos a você por colegas.

2 Peça aos participantes para contribuir para a agenda

o Que pode virar uma boa agenda para uma grande agenda? Pedir que os participantes contribuam e adicionem seus próprios itens da agenda. Talvez um participante tenha um gargalo ou desafio específico que precise de Ajuda para superar, uma atualização sobre um marco que a equipe está trabalhando para alcançar ou quaisquer mudanças significativas na política da empresa. Garantir que a agenda da reunião seja colaborativa e fácil de compartilhar com os participantes garante que nada caia nas rachaduras e que todos os itens de ação sejam discutidos.

pode também oferecer aos participantes um heads-up para perguntas e desafios que estão sendo discutidos, permitindo-lhes pensar sobre alguns desses gargalos de antecedência, para que talvez eles possam vir para a reunião com uma solução ou ideia pronto para compartilhar.

3 anexe ou incorpore documentos e gráficos de suporte

ao criar uma agenda, você terá uma ideia melhor de quais documentos e arquivos os participantes da reunião precisarão passar para se atualizar sobre quaisquer tópicos relevantes. Ele também irá ajudá-lo a criar um PowerPoint vencedor ou Slide Deck que é envolvente e informativo.

é importante que você dê aos participantes da reunião tempo suficiente para garantir que todos tenham a chance de examinar informações e métricas importantes. Portanto, se houver algum material que você queira que eles revisem com antecedência, certifique-se de enviá-lo pelo menos 24 horas antes do tempo. Expresse aos participantes que você gostaria que eles examinassem esses materiais com antecedência.Afinal, não há nada pior do que surpreender sua equipe com 50 slides quando a reunião começa. Saber o que eles estão prestes a entrar define o encontro para o sucesso.

4 dê às pessoas tempo para preparar comentários e perguntas

da mesma forma, anexar esses materiais dá à sua equipe tempo suficiente para preparar comentários, preocupações, perguntas e histórias. Se você não fizer isso, você vai ter uma reunião onde ninguém está preparado, com uma conversa que está em todo o lugar, e que provavelmente vai precisar de outra reunião para lidar com os objetivos.

quanto mais tempo sua equipe tiver para preparar esses comentários e perguntas com antecedência, melhor será a conversa na reunião! Também garante que todos permaneçam engajados e no assunto para que nada caia nas rachaduras.

5 Se você estiver apresentando, pratique o que você vai dizer

todas as grandes apresentações fazem um pouco de prática.

então, se você é o anfitrião da reunião, ou aquele que está chutando as coisas, certifique-se de praticar o que você vai dizer antes que todos os olhos estejam em você! Não importa se você está apresentando slides, liderando toda a conversa, ou simplesmente trazendo algumas perguntas ou pontos de discussão para o chão, pratique o que você vai dizer pelo menos uma vez. Você pode considerar percorrer diferentes maneiras de iniciar a reunião ou a conversa, seja com um quebra-gelo ou compartilhamento de histórias.

você também pode escrever pontos-chave em um pedaço de papel para levar com você para a sala de reuniões ou ter um documento puxado eletronicamente para você ler. Não importa o método que você escolher, isso garantirá que seu ponto seja o mais claro e conciso possível, e você minimizará a quantidade de divagações enquanto fala.

e, se você planeja simplesmente ler slides, não os leia literalmente, mas, em vez disso, alterne e adicione alguns comentários adicionais para não aborrecer os outros participantes.

6 decida se outras pessoas estão apresentando (e informe-as com antecedência)

o mesmo pode ser dito para outros participantes da reunião. Se eles estão apresentando os slides, deixe-os saber de antemão quais slides são até eles para entregar. Além disso, dê a eles a capacidade de fazer seus próprios slides ou materiais de apresentação para criar o conteúdo em sua própria voz e adicionar algum toque pessoal. Além disso, lembre-se de que a apresentação não é natural para todos, portanto, fornecer aos outros tempo suficiente para se preparar pode ajudar a aliviar seus nervos e se sentir mais confortável falando na frente de outros participantes.

você também deve considerar que é sempre melhor ter mais de uma pessoa lendo a apresentação ou alternando a voz da pessoa que fala em geral. Apenas dar a uma pessoa a chance de apresentar pode fazer a reunião parecer uma conversa unilateral. Isso faz com que pareça chato também.

7 Definir reunião funções, tais como redator e time-keeper

Ninguém gosta de ter uma reunião de papel surgiram em-los de última hora, portanto, descobrir com antecedência quem irá tomar as notas de reuniões, atas, e quem vai ser o time-keeper.

por exemplo, se alguém em sua equipe é grande em ser pontual, atribua-os a ser o time-keeper, cuja função é verificar se a reunião começa e termina a tempo e que todos os itens da agenda são discutidos em conformidade. Considerando que o guardião da nota deve ser organizado, pois eles registram as principais decisões e detalhes feitos durante a reunião. Também cabe a eles enviar as notas aos participantes assim que a reunião chegar ao fim.

lembre a essa pessoa que as anotações devem ser enviadas dentro de 24 horas após a reunião, para que tudo fique em mente.

8Note quaisquer itens de ação e pedidas

pode ser útil usar reunião software que faz o trabalho pesado para você — como o fornecimento de um local para escrever pedidas de conversas e itens de ação para o que precisa ser seguido em cima.

por exemplo, uma ferramenta de reunião como o Fellow facilita o controle de itens de ação com uma seção já disponível. Dessa forma, todas as informações relevantes e necessárias são organizadas em um só lugar. Você nunca sabe quando a ideia perfeita será criada, então você quer estar pronto com um lugar para anotá-la.

9 Se remoto, incentivar os participantes a ter câmeras em

pode ser complicado manter uma produtiva reunião virtual, mas uma forma de garantir que todos estão envolvidos, de audição, e uma parte da conversa é pedir que todos viram a sua câmara. Certifique-se de colocar esta regra em movimento antes do tempo, para que ninguém seja pego de surpresa parecendo menos do que pronto para a câmera. Ver sua equipe enquanto eles falam e saber que outras pessoas estão prestando atenção enquanto você fala torna a reunião mais pessoal.

você também pode incentivar os participantes a se certificar de que estão sentados em um lugar tranquilo, longe de distrações e silenciar as notificações recebidas, para que sua atenção permaneça na conversa.

pronto para qualquer coisa!

reuniões eficazes não acontecem de surpresa. É preciso tempo, esforço e muita preparação para ter certeza de que tudo se encaixa. Não importa o tipo de reunião, quantas pessoas estão presentes ou o que precisa ser discutido, é sempre uma boa ideia seguir estas etapas para que você possa estar pronto para o que está em jogo.